采購合同管理制度

采購合同管理制度總則為規(guī)范公司對(duì)采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改等工作，使其符合采購管理的要求及公司的利益，特制定本制度。本制度適用于對(duì)采購合同管理的相關(guān)事宜。采購合同的編寫公司采購部是采購合同的對(duì)口管理單位，負(fù)責(zé)公司采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、控制等管理事項(xiàng)。公司一次性采購物品金額高于元，必須簽訂采購合同；外地采購（成都市外）必須簽訂合同。采購合同的編寫程序。1） 選擇供應(yīng)商。必須是公司認(rèn)可合格供應(yīng)商。2） 進(jìn)行談判。采購部應(yīng)與合適的供應(yīng)商展開談判，談判內(nèi)容包括采購物料的價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、供貨方式、貨款支付等方面的談判，并根據(jù)談判所形成的方案選擇對(duì)公司最有利的供應(yīng)商。3） 擬定草案并評(píng)審。采購部應(yīng)根據(jù)談判所形成的方案擬定采購合同草案，報(bào)送法律顧問審核及總經(jīng)理\分管副總進(jìn)行審批。4） 擬寫正式的采購合同。采購部應(yīng)根據(jù)各相關(guān)部門、法律顧問及總經(jīng)理\分管副總的意見對(duì)采購合同草案進(jìn)行修訂，并據(jù)此形成正式的采購合同。正式的采購合同必須包括以下九個(gè)方面的主要內(nèi)容。1） 合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。2） 采購物品的單價(jià)、總價(jià)。3） 采購物品的數(shù)量與規(guī)格型號(hào)。4） 采購物品的品質(zhì)和技術(shù)要求。5） 采購物品的履約方式、期限、到貨地點(diǎn)。6） 采購物品的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式。7） 付款方式和期限。8） 售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條件。9） 違約責(zé)任和解決爭議的方法。采購合同的條款內(nèi)容必須齊備、明確、具體，表達(dá)必須嚴(yán)謹(jǐn)。采購合同的簽訂與公司簽訂采購合同的供應(yīng)商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽訂采購合同，如果委托別人代簽，采購部應(yīng)審驗(yàn)其委托證明。公司與供應(yīng)商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。對(duì)于金額在10萬元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進(jìn)行簽訂，即公司將合同擬訂好后傳送給供應(yīng)商，供應(yīng)商進(jìn)行蓋章簽字后回傳，公司蓋章簽字后發(fā)給供應(yīng)商回執(zhí)，視為合同成立。簽訂后的合同由財(cái)務(wù)部保管。采購合同的執(zhí)行與控制合同簽訂后即具有了法律約束力，采購部應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)送訂貨單，使供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備公司所需的物品。采購部應(yīng)配合質(zhì)量管理部做好采購物料的進(jìn)廠驗(yàn)收工作，當(dāng)所采購的物料不符合合同所約定的質(zhì)量要求時(shí)，采購部應(yīng)積極聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行處理。采購部應(yīng)建立合同履約的管理臺(tái)賬，對(duì)雙方的履約進(jìn)程逐次、詳細(xì)地進(jìn)行書面登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。對(duì)于供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工過程周期長、變數(shù)多、監(jiān)控過程比較復(fù)雜的現(xiàn)象，要求供應(yīng)商提供進(jìn)度安排，采購部根據(jù)進(jìn)度安排與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，進(jìn)行積極的協(xié)商，確保物料能夠及時(shí)運(yùn)送到公司。如果供應(yīng)商提供的物料將延緩公司的生產(chǎn)，采購部應(yīng)減少在供應(yīng)商處的采購數(shù)量并與其他供應(yīng)商聯(lián)系，增加采購數(shù)量。在合同的執(zhí)行過程中采購部要處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，將供應(yīng)商視為公司的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴，便于在生產(chǎn)旺季加大物料采購時(shí)能夠及時(shí)供應(yīng)，在生產(chǎn)淡季時(shí)能夠縮減或取消物料采購的數(shù)量。采購部應(yīng)本著經(jīng)濟(jì)型的原則做好物料的采購進(jìn)度控制工作，既保證倉庫中的采購物料庫存最低，同時(shí)還能保證采購物料滿足生產(chǎn)的需求。采購合同的修改與終止在合同執(zhí)行過程中，因供應(yīng)商的原因造成無法按量供應(yīng)的采購物料，采購部經(jīng)調(diào)查核實(shí)，可與供應(yīng)商簽訂新的采購物料的數(shù)量規(guī)定，作為采購合同的附件進(jìn)行執(zhí)行。在合同執(zhí)行過程中，若外部市場環(huán)境發(fā)生變化（例如原材料價(jià)格或工資出現(xiàn)上漲，供應(yīng)商無法按合同規(guī)定的價(jià)格交貨）采購部可與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂新的供貨價(jià)格的條款，作為采購合同的附件執(zhí)行。在合同執(zhí)行過程中，若因不可抗力導(dǎo)致供應(yīng)商無法按時(shí)交貨，采購部經(jīng)過核實(shí)后，可與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商簽訂雙方的延期交貨規(guī)定，作為采購合同的附件執(zhí)行。有下列情形之一者，視為合同終止。1） 因不可抗力導(dǎo)致合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。2） 因市場環(huán)境或需求的變化一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事宜。3） 出現(xiàn)違背合同條款的狀況。4） 逾期沒有履行合同約定的。5） 發(fā)生符合合同條款中合約解除的事項(xiàng)。合同糾紛的處理與合同管理當(dāng)公司與供應(yīng)商所簽訂的合同出現(xiàn)糾紛時(shí)，其一般采取如下處理方法。1） 與供應(yīng)商協(xié)商解決2） 請(qǐng)第三方協(xié)調(diào)解決。3） 由仲裁機(jī)構(gòu)進(jìn)行仲裁。4） 通過法律途徑解決。采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀(jì)律，有下列情形之一者，公司將根據(jù)情節(jié)的輕重進(jìn)行相應(yīng)的處理。1） 泄露合同內(nèi)容。2） 私自更改合同內(nèi)容。3） 丟失合同。4） 在合同簽訂做資料保管中損害公司利益。參與采購合同履行與監(jiān)督的人員違反公司的相關(guān)規(guī)定，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失