辦公室檔案管理規(guī)范化對策研究獲獎科研報告

辦公室檔案管理規(guī)范化對策研究獲獎科研報告【摘

要】檔案管理就是用科學(xué)的原則與方法管理檔案，提供檔案為各項社會實踐活動服務(wù)的一項工作，具有理論性和應(yīng)用型的統(tǒng)一，綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一，社會性與服務(wù)性統(tǒng)一的特點。檔案是構(gòu)成國家記憶、社會記憶、民族記憶不可或缺的重要信息資源。檔案管理擔負著記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會的歷史重任，是各類機關(guān)、團體進行各項管理工作的重要組成部分，具有輔助管理的性質(zhì)。同時，檔案作為一種原始文獻資料，蘊含了大量信息資源，需要及時進行鑒定和開發(fā)以挖掘其深層次的價值，發(fā)揮其強大的信息資源的作用。隨著社會對檔案利用的需求的日益提高，檔案管理的重心逐步從保管好檔案實體向檔案信息的開發(fā)利用方向發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;規(guī)范化;信息化

一、引言

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展以及行政辦公室職能的不斷轉(zhuǎn)變，辦公室的檔案管理制度、管理方式以及人員結(jié)構(gòu)等逐漸發(fā)生了變化。檔案管理作為一項耗費眾多人力物力的工作，其根據(jù)時代的發(fā)展而逐漸更新管理方式、簡化管理程序等是其獲得持續(xù)發(fā)展的重要方向。辦公室的檔案作為單位的重要信息資源載體，其管理工作是辦公室的職能之一，是公共管理的一部分，因此研究當前辦公室檔案管理情況具有重要的意義。有利于辦公室檔案管理工作相關(guān)理論的進一步完善。檔案管理是一門歷史比較悠久的學(xué)科，國內(nèi)外己經(jīng)對其概念進行了系統(tǒng)的、全面的界定，但是辦公室檔案管理作為檔案管理的特殊形式，當前學(xué)術(shù)界對其概念還沒有形成統(tǒng)一的界定。本文通過對辦公室檔案工作概述、現(xiàn)狀以及存在的問題等的研究，有利于辦公室檔案管理更加的明確，有利于更加深入的剖析辦公室檔案管理的內(nèi)涵，有利于辦公室檔案管理相關(guān)理論的豐富和發(fā)展。

二、辦公室檔案管理工作規(guī)范化面臨的問題

（一）檔案管理信息化方面的標準化程度較低

為了提高辦公室的檔案管理效率，辦公室管理逐步信息化，另外還傳統(tǒng)的方式相比，效率明顯提升，和傳統(tǒng)的方式相比，無論是硬件還是軟件方面，都需要更加規(guī)范化，不能滿足檔案管理的基本規(guī)范，檔案信息就不能共享，開發(fā)，利用，檔案的價值不能發(fā)揮出來，另外不同辦公室的檔案管理工作是不同的，需要結(jié)合更多屬性來分析。

（二）檔案管理工作作用體現(xiàn)不明顯

現(xiàn)如今對當前檔案管理工作的重要性認識不足，而且重視程度不高，不能合理的利用檔案資源，很多問題遇到瓶頸，不能通過檔案中獲取有用的方式來解決，不熟悉檔案工作的基本流程，不了解工作歷史和過往歷史，無法合理的利用檔案推動當前工作，不能發(fā)揮檔案工作作用，影響了對檔案工作管理，長此以往，將會降低對檔案的潛力發(fā)掘。

（三）從業(yè)人員專業(yè)水平較低

檔案管理工作逐漸規(guī)范化，對于工作人員而言，其能力要求比較高，但是從目前辦公室檔案的建設(shè)情況來看，部分檔案工作管理人員一般都是兼職或者非專業(yè)，缺少專業(yè)技能，阻礙了辦公室檔案工作的長遠發(fā)展。

三、推進辦公室檔案管理規(guī)范化的對策

（一）提高認識程度，樹立管理意識

隨著工作的逐步推進，辦公室的工作推進離不開規(guī)范化，嚴謹?shù)墓芾?，從根本出發(fā)就是讓檔案管理人員具備檔案已是，通過定期的學(xué)習(xí)，宣傳讓管理人員工作更加規(guī)范化，需要提升檔案管理人員的工作積極性，自覺地加強檔案管理工作，全面推進檔案管理，辦公室要加強管理，在硬件，軟件方面給與最大的支持，另外還需要配套行之有效的管理制度，要讓管理工作更加流暢的開展，檔案管理工作可以納入到考評的標準中。檔案管理工作人員無論是學(xué)習(xí)能力和技術(shù)要求，還是整體素質(zhì)上都提出了更高、更全面的要求，不僅要有認真負責的工作態(tài)度，更要具備基本的電腦操作技能以及相關(guān)的檔案管理工作的數(shù)據(jù)信息處理能力。檔案管理工作人員要以服務(wù)理念為先，按照單位對檔案管理提出的新要求，來不斷提高自身的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。然而，現(xiàn)下大多數(shù)檔案管理人員計算機和數(shù)字化處理能力水平還不能滿足當前檔案信息管理的要求，數(shù)據(jù)處理設(shè)備的更新也不是很及時，所使用的設(shè)備完全不能滿足當前檔案信息管理的要求。

（二）構(gòu)建完善的檔案管理體系，明確管理職責

在信息化時代，可以建立現(xiàn)代化的的檔案管理標準，首先要明確領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理公祖的職責，建立任務(wù)分解制度，要將檔案管理納入到具體的工作中，第二要督促內(nèi)部建立檔案管理工作監(jiān)督小組，要細化管理，提高規(guī)范，科學(xué)化管理。

（三）加強信息化管理

辦公室在尋找資料的過程各種，需要更多的現(xiàn)代化技術(shù)，可以有效的選取歷史數(shù)據(jù)，讓辦公室的發(fā)展有據(jù)可依，字啊開展工作的過程中，選取歷史數(shù)據(jù)，制定完善的計劃，針對檔案管理工作結(jié)合發(fā)展現(xiàn)狀，要制定實施措施，嚴格的按照計劃執(zhí)行。信息技術(shù)一定程度上已經(jīng)覆蓋覆蓋越來越廣泛，檔案信息化的發(fā)展趨勢勢不可擋。而單位檔案管理工作是促進單位發(fā)展的基礎(chǔ)，它為單位的各種業(yè)務(wù)提供必要的信息數(shù)據(jù)。由此可知單位檔案管理工作是為單位服務(wù)工作的。單位檔案管理相關(guān)機構(gòu)應(yīng)根據(jù)單位發(fā)展的目標，科學(xué)定位檔案信息資源，轉(zhuǎn)變以保存檔案為目的的思想，進行服務(wù)理念的革新，堅持“以人為本”的服務(wù)原則，根據(jù)用戶的個性化需求將被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，將單一的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣姆?wù)，為用戶提供更加方便快捷的信息服務(wù)。

結(jié)語

結(jié)合上述