電算會計(jì)與手工會計(jì)比較分析

電算會計(jì)與手工會計(jì)比較分析

電算會計(jì)將會計(jì)的手工處理方法轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)處理方法。計(jì)算機(jī)存儲量大，處理速度快，所以電計(jì)算會計(jì)來自手工會計(jì)，超越手工會計(jì)。這是因?yàn)殡娝銜?jì)和手工會計(jì)之間存在許多相似之處和差異。本文試就電算會計(jì)與手工會計(jì)進(jìn)行比較分析,簡要分析兩者之間的異同點(diǎn)。一、電算會計(jì)和自動會計(jì)的共同特征會計(jì)數(shù)據(jù)處理采用手工方式或電算化方式,這是核算手段的差異,兩種數(shù)據(jù)處理模式存在許多相同之處。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:(一)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的功能會計(jì)本質(zhì)上是一個(gè)以提供財(cái)務(wù)信息為主的信息管理系統(tǒng),不論是手工會計(jì)信息系統(tǒng)還是電算化會計(jì)信息系統(tǒng),其最終目標(biāo)都是為信息使用者提供全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的會計(jì)信息。會計(jì)信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)的重要組成部門,不僅要為外部的與企業(yè)有利害關(guān)系的單位或個(gè)人提供信息,而且要為企業(yè)管理當(dāng)局加強(qiáng)經(jīng)營管理、提高決策水平服務(wù)。(二)會計(jì)理論和方法的變化會計(jì)理論是會計(jì)學(xué)科的結(jié)晶,會計(jì)方法是會計(jì)工作的總結(jié)。會計(jì)工作實(shí)現(xiàn)電算化,會引起會計(jì)理論和會計(jì)方法的變化,例如電算化環(huán)境下的審計(jì)理論和實(shí)務(wù)的產(chǎn)生與發(fā)展、責(zé)任會計(jì)實(shí)現(xiàn)模式的選擇等。但是這種變化是漸進(jìn)型的,而不是突變型的。目前,電算會計(jì)仍然要遵循基本的會計(jì)理論和會計(jì)方法。(三)指導(dǎo)會計(jì)工作的準(zhǔn)則會計(jì)法規(guī)是進(jìn)行會計(jì)工作的法律依據(jù),會計(jì)準(zhǔn)則是指導(dǎo)會計(jì)工作的規(guī)范。電算會計(jì)不能置會計(jì)法規(guī)和會計(jì)準(zhǔn)則而不顧,相反應(yīng)當(dāng)更嚴(yán)格地執(zhí)行,從措施上、技術(shù)上杜絕可能的失誤。(四)會計(jì)的基本工作要求電算會計(jì)和手工會計(jì)都應(yīng)該包括以下的基本工作:1.審核原始會計(jì)數(shù)據(jù)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后,兩者都需要及時(shí)采集原始會計(jì)數(shù)據(jù)(如各種發(fā)票、收料單、領(lǐng)料單)等,會計(jì)人員對原始會計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核,然后據(jù)此編制記賬憑證,最后把記賬憑證中的會計(jì)數(shù)據(jù)過入有關(guān)的總賬、明細(xì)賬簿。2.會計(jì)數(shù)據(jù)分類例如,需要根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容,按資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤等會計(jì)要素設(shè)置相應(yīng)賬戶進(jìn)行會計(jì)數(shù)據(jù)分類反映;對企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生的生產(chǎn)費(fèi)用耗費(fèi)要進(jìn)行匯總、計(jì)算、分配。以便正確地反映產(chǎn)品的生產(chǎn)成本:月末需要結(jié)清各賬戶,以便開始反映和記錄下個(gè)月的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)等等。3.有關(guān)數(shù)據(jù)存儲的描述兩者都需要在會計(jì)憑證、總賬、明細(xì)賬、實(shí)物卡片、備查簿等中存儲會計(jì)數(shù)據(jù),以便提供連續(xù)、系統(tǒng)、全面的會計(jì)信息。4.成果及一定時(shí)間財(cái)務(wù)狀況的書面文件會計(jì)報(bào)表是綜合反映企業(yè)一定時(shí)期經(jīng)營成果及一定時(shí)間財(cái)務(wù)狀況的書面文件。兩者都需要通過編制會計(jì)報(bào)表向會計(jì)報(bào)表的使用者提供其在經(jīng)濟(jì)決策中有用的信息。(五)會計(jì)檔案的物理性質(zhì)會計(jì)檔案是會計(jì)的重要?dú)v史資料,必須按照規(guī)定妥善保管。實(shí)行電算會計(jì),大部分會計(jì)檔案的物理性質(zhì)發(fā)生了變化。由手工會計(jì)下的紙質(zhì)會計(jì)檔案變?yōu)榇判越橘|(zhì)的會計(jì)檔案,磁性介質(zhì)的特性,要求我們必須加強(qiáng)電算化環(huán)境下會計(jì)檔案的安全性管理。二、會計(jì)和自動會計(jì)的差異會計(jì)數(shù)據(jù)處理由手工方式變?yōu)殡娮佑?jì)算機(jī)處理方式,兩者存在較大差異,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:(一)人工運(yùn)算工具手工會計(jì)使用的運(yùn)算工具主要是算盤、計(jì)算器等,算盤需要人工操作才能完成計(jì)算工作,電算會計(jì)所使用的運(yùn)算工具則是電子計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)可按預(yù)先設(shè)置的會計(jì)軟件,自動完成會計(jì)數(shù)據(jù)處理工作,數(shù)據(jù)處理過程可不需要人工干涉。(二)數(shù)據(jù)文件為主手工會計(jì)處理的所有數(shù)據(jù)和信息都是以紙張為載體,電算會計(jì)環(huán)境下,會計(jì)數(shù)據(jù)和信息的存儲方式由單一的紙介質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)橐源沤橘|(zhì)存儲的數(shù)據(jù)文件為主,以計(jì)算機(jī)輸出的紙介質(zhì)證、賬、表為輔的形式。磁介質(zhì)存儲信息具有存取、傳遞速度快、占用空間小、成本低、檢索、傳遞及再處理方便,可以保留更豐富完整的會計(jì)信息等優(yōu)點(diǎn)。但是,另一方面,由于磁介質(zhì)存儲的數(shù)據(jù)文件容易復(fù)制、篡改與刪除并且不留痕跡,為使用者無意或不法分子的有意破壞創(chuàng)造了條件,因此,電算會計(jì)環(huán)境下,會計(jì)信息的安全性問題必須引起廣大會計(jì)人員的高度重視。(三)擴(kuò)大相關(guān)會計(jì)領(lǐng)域電子計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力,不論是在處理速度、準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)檢索等方面,還是數(shù)據(jù)的深加工開發(fā)利用方面,手工處理是無法比擬的。電算會計(jì)信息系統(tǒng)中大量會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)后,在會計(jì)軟件的控制下能夠及時(shí)進(jìn)行處理,并反饋處理結(jié)果,而且通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可迅速傳遞到信息使用者手中。對存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)能夠隨時(shí)根據(jù)管理者的需要進(jìn)行查詢和再加工,進(jìn)一步擴(kuò)大會計(jì)信息的應(yīng)用領(lǐng)域,多層次滿足管理的要求,極大提高會計(jì)信息的應(yīng)用領(lǐng)域,多層次滿足管理的要求,極大提高會計(jì)信息的使用價(jià)值。在手工會計(jì)條件下,由于受到人的效率、財(cái)力等因素的制約,難以高效率地提供全面的、系統(tǒng)的、可靠的財(cái)務(wù)會計(jì)信息和管理信息。(四)建立了理想的數(shù)據(jù)庫賬戶,方便用戶在手工會計(jì)中,要為會計(jì)要素設(shè)置資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用、利潤等六大類賬戶,并要設(shè)置總分類賬和明細(xì)分類賬。總賬要求采用訂本式賬簿,明細(xì)賬可以采用活頁式賬簿;賬簿記錄的錯(cuò)誤要求采用劃線更正法、補(bǔ)充登記法或紅字沖銷法更正。在電算會計(jì)中,雖然也有總賬和明細(xì)賬的概念,但是,設(shè)置賬戶實(shí)質(zhì)上是為了將來取得某種信息,預(yù)先設(shè)置好存儲數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)(包括設(shè)置賬戶的數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)中的字段名、字段寬度、字段類型等),以便在進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢時(shí),能夠按用戶的習(xí)慣輸出總賬、明細(xì)賬、日記賬等。計(jì)算機(jī)會計(jì)的賬戶設(shè)置方式,打破了手工會計(jì)下各種賬簿的不同處理方式和核對方法,實(shí)現(xiàn)了數(shù)出一門(即會計(jì)數(shù)據(jù)都從憑證輸入產(chǎn)生)、數(shù)據(jù)共享(即同時(shí)產(chǎn)生日記賬、總賬、明細(xì)賬、多欄式明細(xì)賬、報(bào)表等)。另一方面,電算會計(jì)打印出的賬頁是卷帶狀的,平時(shí)只能是活頁式保存,只有到年末,再裝訂成訂本式賬冊作為會計(jì)檔案保管。由于會計(jì)軟件對輸入的數(shù)據(jù)有嚴(yán)格的校驗(yàn),能夠杜絕如非法科目、借貸不平的分錄等非法數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng),而且根據(jù)財(cái)政部制定的《計(jì)算機(jī)會計(jì)管理辦法》的有關(guān)規(guī)定,已經(jīng)處理登賬的會計(jì)數(shù)據(jù)不允許會計(jì)人員直接進(jìn)行再修改,只能采用紅字沖銷法或補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正,以便留下改動的痕跡,為日后審計(jì)留下線索。(五)．基于會計(jì)人員的財(cái)務(wù)管理功能,建議將商事請求權(quán)集中指向財(cái)務(wù)處理和輸出在手工會計(jì)下,各單位根據(jù)本單位規(guī)模、數(shù)據(jù)量、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、管理要求及核算的繁簡程度等因素,確定一種較好的、實(shí)用的會計(jì)數(shù)據(jù),從憑證到賬簿,再到報(bào)表的賬務(wù)處理程序。賬務(wù)處理程序有:記賬憑證、科目匯總表、日記總賬、多欄式日記賬、匯總記賬憑證等。這些記賬程序的設(shè)立,無外乎就是減輕手工勞動強(qiáng)度。但無論采用何種賬務(wù)處理程序,財(cái)會人員都避免不了重復(fù)轉(zhuǎn)抄,隨之而來的是財(cái)會人員和處理環(huán)節(jié)的增多,若不加強(qiáng)內(nèi)部牽制和相互核對,難免發(fā)生差錯(cuò)和舞弊。在電算會計(jì)下,軟件開發(fā)人員可以設(shè)計(jì)科學(xué)的賬務(wù)處理程序和核算方法,使整個(gè)處理過程分為輸入、處理、輸出三個(gè)環(huán)節(jié),從輸入記賬憑證到輸出會計(jì)報(bào)表一氣呵成,全部處理過程由計(jì)算機(jī)控制自動完成。因此,在會計(jì)實(shí)務(wù)中,財(cái)會人員可以不再像手工會計(jì)一樣關(guān)注賬務(wù)處理程序。財(cái)會人員需要的會計(jì)信息,都可以通過打印或屏幕查義獲得,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理一體化,有利于會計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化。(六)用“賬”“賬”的形式來標(biāo)識手工會計(jì)下,按現(xiàn)行制度規(guī)定,需要根據(jù)會計(jì)要素分別設(shè)置資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、費(fèi)用、收入、利潤這六大類賬戶,并開設(shè)總分類賬和明細(xì)分類賬反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。在電算會計(jì)中,所有賬戶均用科目代碼來標(biāo)識,其一級科目(由財(cái)政部門統(tǒng)一規(guī)定)的第一位就代表了賬戶的類別,并且所有“賬”的明細(xì)記錄可以存儲在同一個(gè)數(shù)據(jù)文件,根據(jù)每一記錄的科目代碼及其隸屬關(guān)系就可以方便地進(jìn)行分類或匯總,隨時(shí)生成所要的日記賬或明細(xì)賬;有下屬明細(xì)科目的一級賬和二級賬則通過對下屬明細(xì)科目的匯總得到,以表代賬,甚至還可不保留日記賬和明細(xì)賬,所謂記賬就只是根據(jù)憑證去更新對應(yīng)科目的發(fā)生額與余額,并對該憑證作已記賬的標(biāo)志。需要“賬簿”記錄時(shí),根據(jù)保留的記賬憑證及明細(xì)科目的期初余額就可以隨時(shí)方便地生成所要的總賬與明細(xì)賬。電算會計(jì)真正實(shí)現(xiàn)了數(shù)出一門(都是從憑證來)和數(shù)據(jù)共享。(七)信息傳遞,相互林守在手工會計(jì)中,會計(jì)工作組織體制以會計(jì)事務(wù)的不同性質(zhì)為主要依據(jù)。一般手工會計(jì)劃分如下專業(yè)組:材料組、成本組、工資組、綜合組等,它們之間通過信息資料傳遞、交換、建立聯(lián)系,相互稽核牽制,使會計(jì)工作正常運(yùn)行。在電算會計(jì)中,會計(jì)工作的組織體制以數(shù)據(jù)的不同形態(tài)作為主要依據(jù)。通?？稍O(shè)置數(shù)據(jù)(信息)收集組、數(shù)據(jù)處理組、信息分析組、系統(tǒng)維護(hù)組等。很明顯,這兩種組織機(jī)構(gòu)是截然不同的。電算會計(jì)將手工會計(jì)對數(shù)據(jù)分散收集、分散處理、重復(fù)記錄的操作方式,改變成集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方式,使會計(jì)信息提取、應(yīng)用更適應(yīng)于企業(yè)現(xiàn)代化管理的要求。(八)計(jì)算機(jī)軟件設(shè)計(jì)手工會計(jì)的業(yè)務(wù)人員均是會計(jì)專業(yè)人員,在電算會計(jì)中的人員應(yīng)由會計(jì)專業(yè)人員、電子計(jì)算機(jī)軟件、硬件和操作人員組成。會計(jì)人員的知識結(jié)構(gòu)發(fā)生了較大的變化,不僅要精通會計(jì)專業(yè)的知識,而且要熟悉電子計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù),需要的是復(fù)合型人才。(九)利用內(nèi)部控制保證會計(jì)數(shù)據(jù)的合法性在手工會計(jì)中,內(nèi)部控制主要是通過憑證傳遞程序,規(guī)定每個(gè)工作環(huán)節(jié)步驟應(yīng)完成的作業(yè)任務(wù),并在傳遞過程中選擇控制點(diǎn),使在日常賬務(wù)處理中,通過相互核驗(yàn)、定期稽核來實(shí)現(xiàn)。此外,還通過對賬檢查是否賬證相符、賬賬相符、賬實(shí)相符等內(nèi)部控制方式來保證會計(jì)數(shù)據(jù)的正確性、合法性。在電算會計(jì)中,會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)后,在程序的控制下連續(xù)地自動化處理,中間一般不需要人工干預(yù),許多傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方法失去了作用,由人工控制變?yōu)槿藱C(jī)控制。因此,內(nèi)部控制的重點(diǎn)應(yīng)是把好原始會計(jì)數(shù)據(jù)的入口,以便把非法數(shù)據(jù)排除在系統(tǒng)之外。在電算會計(jì)中,主要通過操作員授權(quán)、提供運(yùn)行標(biāo)志,軟件上采用容錯(cuò)、檢錯(cuò)和糾錯(cuò)技術(shù),重要處理前自動保留副本,數(shù)據(jù)定期備份,設(shè)置并控制運(yùn)行狀態(tài)等手段來加強(qiáng)內(nèi)部控制,