辦公室行政管理

《行政總務(wù)管理》主講：鄭健教授《行政總務(wù)管理》中國(guó)石油天然氣勘探開發(fā)公司首屆行政辦公系統(tǒng)培訓(xùn)班總目錄一、行政管理者的核心職能二、行政管理者的素質(zhì)要求三、目標(biāo)管理與工作的計(jì)劃性四、時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧五、溝通管理與人際關(guān)系協(xié)調(diào)六、高績(jī)效團(tuán)隊(duì)的精神激勵(lì)1、管理企業(yè)管理規(guī)則的建立和執(zhí)行企業(yè)資源管理——供給、保管、維護(hù)、更新企業(yè)文化塑造——辦公室行為系統(tǒng)建設(shè)輿論導(dǎo)向——團(tuán)隊(duì)建設(shè)、企業(yè)形象企業(yè)內(nèi)部管理制度一、行政管理者的核心職能2、協(xié)調(diào)與控制物力協(xié)調(diào)——資源調(diào)配與控制

人力協(xié)調(diào)——部門協(xié)作與危機(jī)處理成本控制——經(jīng)濟(jì)學(xué)的基本原理一、行政管理者的核心職能毛利潤(rùn)總收入總成本=3、服務(wù)為“企業(yè)的前線”傾斜服務(wù)——市場(chǎng)導(dǎo)向企業(yè)內(nèi)部的服務(wù)——管理就是服務(wù)4、公共關(guān)系處理政府事務(wù)——中國(guó)傳統(tǒng)文化與人際特色一、行政管理者的核心職能1、行政管理者職業(yè)化的素質(zhì)特征

復(fù)合性——知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的必然——一專多能：“德、才、學(xué)、識(shí)、質(zhì)、體”

層次性——不同層次人員綜合性能力不同（高層、中層和基層）

動(dòng)態(tài)性——在學(xué)習(xí)化生存的今天，能力是個(gè)變量二、行政管理者的素質(zhì)要求2、新時(shí)期行政管理者素質(zhì)模型能技能專業(yè)技能、情商、經(jīng)營(yíng)人生智智商知識(shí)、文化、思考力、決策品道德仁、善、正直、職業(yè)道德性氣質(zhì)性格特征、承壓、逆境商心靈商事業(yè)心、積極心態(tài)、熱情二、行政管理者的素質(zhì)要求2、新時(shí)期行政管理者素質(zhì)模型心靈商事業(yè)心、積極心態(tài)、熱情萬事皆由心

——心能：心靈智力沒有理由的理由

——生命意志的表現(xiàn)——事業(yè)心強(qiáng)的人把事業(yè)當(dāng)愛人創(chuàng)造力永不枯竭的源泉執(zhí)行力持久不倦的燃料二、行政管理者的素質(zhì)要求2、新時(shí)期行政管理者素質(zhì)模型性氣質(zhì)性格特征、承壓、逆境商性格天成，與生俱來

——江山易改，本性難移性格沒有好壞之分四種應(yīng)用型性格的劃分心為性之先

——天將降大任于斯人也…——意志力修煉二、行政管理者的素質(zhì)要求2、新時(shí)期行政管理者素質(zhì)模型品道德仁、善、正直、職業(yè)道德人生之初，品性如何？隱惡揚(yáng)善——社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展現(xiàn)代人的品德修養(yǎng)

——仁愛之心——忠誠(chéng)敬業(yè)——職業(yè)道德二、行政管理者的素質(zhì)要求2、新時(shí)期行政管理者素質(zhì)模型智智商知識(shí)、文化、思考力、決策

智慧的頭腦——基礎(chǔ)智力(IQ)——敏銳的目光(觀察力)——邏輯思維能力——敏捷的反應(yīng)力

潛能挖掘——勤能補(bǔ)拙——巧干是智慧的體現(xiàn)二、行政管理者的素質(zhì)要求2、新時(shí)期行政管理者素質(zhì)模型能技能專業(yè)技能、情商、經(jīng)營(yíng)人生知識(shí)素質(zhì)——知識(shí)結(jié)構(gòu)、范圍、層次、專業(yè)知識(shí)

表達(dá)：交際溝通能力——文字、口語(yǔ)技術(shù)素質(zhì)——某一領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)操作能力——?jiǎng)幽X和動(dòng)手的執(zhí)行能力領(lǐng)導(dǎo)能力——戰(zhàn)略、決策、計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制二、行政管理者的素質(zhì)要求3、素質(zhì)模型中潛能與顯能？？？表現(xiàn)出來的人的語(yǔ)言和思想表現(xiàn)出來的人的行為和成果？？二、行政管理者的素質(zhì)要求技術(shù)能力人事能力判斷能力備注

高層領(lǐng)導(dǎo)中層干部代表含義：很重要較重要次重要不重要基層管理者一線操作者

4、

各層次人員必要技能分析提問：從上表中你看出什么樣的規(guī)律來？二、行政管理者的素質(zhì)要求

行政人員素養(yǎng)能力構(gòu)成行政文秘技術(shù)修養(yǎng)相關(guān)行業(yè)知識(shí)修養(yǎng)行政人員素質(zhì)思想素質(zhì)心理素質(zhì)文化素質(zhì)身體素質(zhì)修養(yǎng)理論修養(yǎng)知識(shí)修養(yǎng)其他社會(huì)常識(shí)修養(yǎng)品質(zhì)修養(yǎng)性格修養(yǎng)藝術(shù)修養(yǎng)文秘技術(shù)能力邏輯思維能力執(zhí)行能力能力口頭表達(dá)能力交際能力OAINTERNET辦事辦會(huì)公文寫作文檔管理口頭文字學(xué)習(xí)能力二、行政管理者的素質(zhì)要求1、目標(biāo)管理的內(nèi)涵

目標(biāo)管理概念——目標(biāo)管理是使所有人員的努力都集中到目標(biāo)上來，用最適當(dāng)?shù)姆椒?、最短的時(shí)間、最少的費(fèi)用，取得最佳成果的一種管理方法。

目標(biāo)管理功能——可提高企業(yè)計(jì)劃——管理控制與協(xié)調(diào)——人力運(yùn)用——決定公平待遇三、目標(biāo)管理與工作的計(jì)劃性2、目標(biāo)管理的五要素內(nèi)容

評(píng)價(jià)

什么目標(biāo)？

是如何實(shí)現(xiàn)的？

完成的怎么樣？

什么時(shí)間完成？

達(dá)到什么程度？

ACDEB三、目標(biāo)管理與工作的計(jì)劃性3、目標(biāo)的設(shè)定與分解設(shè)定大目標(biāo)——什么是大目標(biāo)？——與文化理念、發(fā)展戰(zhàn)略、長(zhǎng)期愿景是怎樣的關(guān)系？大目標(biāo)分解為多級(jí)目標(biāo)——通常的三種方法A、自上而下法B、自下而上法C、自然形成法三、目標(biāo)管理與工作的計(jì)劃性3、目標(biāo)的設(shè)定與分解大目標(biāo)分解的最有效方法——最高層目標(biāo)公司總目標(biāo)制訂小組總經(jīng)理采購(gòu)副總經(jīng)理銷售副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理財(cái)務(wù)副總經(jīng)理人事副總經(jīng)理三、目標(biāo)管理與工作的計(jì)劃性3、目標(biāo)的設(shè)定與分解大目標(biāo)分解的最有效方法——下一級(jí)目標(biāo)總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理財(cái)務(wù)副總經(jīng)理銷售副總經(jīng)理地區(qū)銷售經(jīng)理地區(qū)銷售經(jīng)理地區(qū)銷售經(jīng)理三、目標(biāo)管理與工作的計(jì)劃性3、目標(biāo)的設(shè)定與分解大目標(biāo)分解的最有效方法——連鎖目標(biāo)——最低一級(jí)目標(biāo)甲組總經(jīng)理財(cái)務(wù)副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理地區(qū)銷售經(jīng)理地區(qū)銷售經(jīng)理丁組事業(yè)部銷售經(jīng)理地區(qū)銷售經(jīng)理丙組地區(qū)銷售經(jīng)理乙組銷售副總經(jīng)理事業(yè)部銷售經(jīng)理事業(yè)部銷售經(jīng)理地區(qū)銷售經(jīng)理地區(qū)銷售經(jīng)理三、目標(biāo)管理與工作的計(jì)劃性3、目標(biāo)的設(shè)定與分解大目標(biāo)分解的結(jié)果公司總目標(biāo)高層管理人員目標(biāo)中層管理人員目標(biāo)第一線基層工作人員目標(biāo)三、目標(biāo)管理與工作的計(jì)劃性課程導(dǎo)入：時(shí)間是怎樣產(chǎn)生的■日常的時(shí)間概念——年、月、日、時(shí)、分、秒——地球自轉(zhuǎn)、公轉(zhuǎn)與月球公轉(zhuǎn)太陽(yáng)地球地球公轉(zhuǎn)軌道月球四、時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧1、時(shí)間的基本特性時(shí)間恒久性時(shí)間特性客觀公正性時(shí)間的剛性不可逆轉(zhuǎn)性時(shí)間一維性54321四、時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧2、什么是時(shí)間管理■概念——由于時(shí)間所具備的基本特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象并不是時(shí)間本身，而是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)?！鼋Y(jié)論——通過計(jì)劃統(tǒng)籌而相對(duì)合理利用和節(jié)約時(shí)間。四、時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧3、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法■準(zhǔn)備之一：長(zhǎng)期準(zhǔn)備（4）——購(gòu)買工具書/增加知識(shí)儲(chǔ)備/提高能力——訓(xùn)練你的快速閱讀能力——把常用的文件/文具放好——養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣

——凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。四、時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧3、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法■準(zhǔn)備之二：臨時(shí)準(zhǔn)備（5）——明天的工作前晚進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序——將相關(guān)的工作列在一起——把工作計(jì)劃放到隨時(shí)可見的地方——每天早晨比規(guī)定時(shí)間起早十分鐘——做好正式工作前的準(zhǔn)備工作四、時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧3、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法■要培養(yǎng)的好習(xí)慣（7）——利用各種裝備如電話/信件等節(jié)省時(shí)間——把最困難的事放在效率最高的時(shí)候——利用零碎時(shí)間處理例行性事務(wù)——午餐或下班前開會(huì)效率最高/避免上午開會(huì)——休息片刻/伸個(gè)懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料——報(bào)刊放在晚上看——每晚沉思片刻/回顧與總結(jié)四、時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧3、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法■與外部產(chǎn)生聯(lián)系時(shí)的應(yīng)變能力（4）——站著接待一向健談的來訪者——從不主動(dòng)閑聊/盡量回避來閑聊者——管理電話：A、主動(dòng)撥號(hào)B、被動(dòng)接聽——如遇瑣事纏身能快速擺脫四、時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧４、工作優(yōu)先級(jí)綜合分析——分清工作的輕重緩急重要度緊迫性A

重要而且緊迫Ｃ

緊迫但不重要D

不重要不緊迫Ｂ重要但不緊迫四、時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧1、組織協(xié)調(diào)與溝通

溝通的定義——溝通是人與人之間通過語(yǔ)言、文字、符號(hào)或其它的表達(dá)形式，進(jìn)行信息傳遞和交換的過程。

組織與溝通——組織是由社會(huì)中的人組成的群體，成員之間是相互依賴的關(guān)系，組織中的溝通是信息在組織成員中的傳送者和接收者之間交換的過程。五、溝通管理與人際關(guān)系協(xié)調(diào)1、組織協(xié)調(diào)與溝通

溝通模型理解傳