高校研究生教育中的工藝流程優(yōu)化研究

高校研究生教育中的工藝流程優(yōu)化研究

研究生管理是高校管理的重要組成部分。近年來,在來自外部用戶(學生、導師和相關職能部門)和部門內部管理的各種需求的驅動之下,研究生管理工作中的各項業(yè)務正在不斷改進,而其中的信息化建設則是提高管理和服務效率最重要的手段之一。過去由于缺乏有效的理論指導,研究生管理中的各項信息化建設往往只是強調信息管理系統(tǒng)為管理服務,而未能從業(yè)務流程的角度來分析現(xiàn)有業(yè)務流程存在的瓶頸問題,進而通過信息化建設來改進業(yè)務流程并提高工作效率。因此,包括研究生管理在內的高等學校內部的各項管理改革中,業(yè)務流程管理已開始受到重視。本文首先對研究生管理中的主要業(yè)務流程進行分析,然后簡要介紹研究生學籍管理的各項業(yè)務流程,并給出具體的優(yōu)化案例。需要說明的是,為便于業(yè)務流程的描述,文中采用了與文獻相似的流程描述圖符體系。一、與招生管理相關的流程是,分為專業(yè)和專業(yè)兩圖1給出了研究生管理中的主要業(yè)務流程。從圖中可以看出,研究生管理的業(yè)務流程主要包括招生管理流程、教學管理流程、科研管理流程、學籍管理流程、學位管理流程、就業(yè)管理流程以及校園生活輔助支撐管理流程等。招生管理主要關注招生相關工作,主要活動包括招生簡章制作流程、招生宣傳流程、招生計劃編制及上報流程、接收推免生流程、博士生和碩士生招考管理流程等,其中招考管理流程又可以進一步分解為招生報名、材料審核、命題、考試、評卷、復試、錄取、簽訂培養(yǎng)協(xié)議等子流程。教學管理流程的主要活動包括培養(yǎng)方案制(修)定流程、課程建設管理流程、排課流程、教學效果評估流程、成績管理流程、創(chuàng)新計劃管理流程等?？蒲泄芾砹鞒痰闹饕顒影ㄑ芯可鷦?chuàng)新基金管理流程、學術交流資助流程、各類競賽管理流程、專利申請管理流程和學科評估管理流程等。學籍管理主要涵蓋學籍相關的學生管理工作,主要活動包括新生報到流程、學籍異動流程、出入境管理流程、畢業(yè)離校流程、學歷證書頒發(fā)和電子注冊流程、助研助教崗位管理流程、檔案管理流程等。學位管理以學位授予有關的工作為核心,主要活動包括學位條例制(修)訂流程,學位論文送審和答辯流程,各類學位申請受理和資格審核流程,頒發(fā)和上報學位證書信息流程、博導遴選和上崗審定流程等。就業(yè)管理的主要任務是就業(yè)指導和畢業(yè)生派遣,主要活動包括就業(yè)政策宣傳和咨詢流程、舉辦校內招聘會流程、三方協(xié)議簽訂流程、就業(yè)計劃制定和報到證辦理流程、就業(yè)情況統(tǒng)計流程等。二、研究生持續(xù)學生黨員在大學中的主要地位在管理從各流程的具體功能和工作周期可以看出,學籍管理流程是幾乎貫穿整個研究生教育生命周期的主線,在研究生管理工作中占有重要的地位。圖2給出了研究生學籍管理涉及的主要業(yè)務流程。從圖中可用看出,研究生學籍管理包含的流程數(shù)量很多。雖然這些業(yè)務通常由研究生院學籍辦公室具體負責,但是實施起來卻涉及學校各院系和其他部門的大量工作人員,屬于跨部門流程。因此,只有對其進行認真且細致的分析,才能改進和優(yōu)化業(yè)務流程,明確各自職責,提高工作效率。三、基于該報的業(yè)務分析和優(yōu)化1.窗口窗口網(wǎng)絡營銷服務迎新報到是研究生學籍管理的第一個重要環(huán)節(jié)。在學校高度重視服務型管理的今天,能否為新生報到提供方便、快捷的服務是檢驗管理水平的一個窗口。迎新報到工作涉及到了負責入學資格審查的各院系、負責住宿的社區(qū)辦、負責收費的財務處、負責校園卡的一卡通中心、負責轉接組織關系的組織部和團委、負責體檢的校醫(yī)院和負責心理測驗的心理咨詢中心等多個部門。學籍管理部門需要向以上部門提供各類新生名單,組織迎新現(xiàn)場,記錄新生報到情況,指導新生完成相應流程,并實時提供報到情況統(tǒng)計。2.新生報到流程優(yōu)化圖3給出了傳統(tǒng)的研究生迎新報到流程。從圖中可以看出,傳統(tǒng)的迎新報到流程中的具體活動主要包括新生填寫報到單(A1)、總報到處工作人員錄入新生學號并確認報到(A2)、院系核實新生身份及驗學歷學位證(A3)、新生領取學習和生活相關介紹材料(A4)、轉入黨團關系(A5)、繳納學費(A6)、領取一卡通(A7)、辦住宿卡(A8)、交入戶材料(A9)、學生在總報到處提交報到單(A10)等。對于迎新報到流程,由于新生人數(shù)較多,旅途勞累,因此希望每個新生所花費的時間越少越好,要辦的環(huán)節(jié)盡量簡化。換句話說,該流程優(yōu)化的主要目標是要縮短流程所耗時間。對于某一環(huán)節(jié)A,不妨假設該活動需要耗費的時間為Te(A)。因此,對應于迎新流程P,新生在報到時需要耗費的時間T(P)為T(P)=∑i=110Te(Ai)(1)Τ(Ρ)=∑i=110Τe(Ai)(1)由公式(1)可知,如果活動Ai(1≤i≤10)占用的時間減少,則T(P)將減少。但是,仔細觀察整個迎新報到流程P,可以發(fā)現(xiàn),由于新生報到是集中辦理業(yè)務,同一時間段內可能同時有大量新生來辦理報到手續(xù),因此可能需要較長的等待時間。對于某一環(huán)節(jié)A,若假設新生完成該環(huán)節(jié)的等待時間為Tw(A),則公式(1)應改寫為T(P)=∑i=110(Tw(Ai)+Te(Ai))(2)Τ(Ρ)=∑i=110(Τw(Ai)+Τe(Ai))(2)因此,若減少等待時間Tw(Ai)(1≤i≤10),T(P)將大大減少。然而,要減少Tw(Ai),必須充分減少Te(Ai)。再次觀察圖2所示的傳統(tǒng)的新生報到流程,可以發(fā)現(xiàn),活動“新生填寫報到單(A1)”、“總報到處工作人員錄入新生學號并確認報到(A2)”和“學生在總報到處提交報到單(A10)”是全體新生需要在同一地點統(tǒng)一辦理的手續(xù),而其余環(huán)節(jié)(A3、A4、A5、A6、A7、A8和A9)則是由各個院系或相關部門單獨辦理。因此,減少“新生填寫報到單(A1)”、“總報到處工作人員錄入新生學號(A2)”和“學生在總報到處提交報到單(A10)”等活動占用的時間是提高該流程效率的關鍵?？紤]到“學生在總報到處提交報到單(A10)”占用的時間非常少,因此,應該重點減少活動“新生填寫報到單(A1)”和“總報到處工作人員錄入新生學號并確認報到(A2)”占用的時間。通過分析實際情況,又可以發(fā)現(xiàn),由于各個學生的情況不同,各新生需要辦理的事務也不盡相同。例如,有的學生無需執(zhí)行“交入戶材料(A9)”活動,非黨團員無需執(zhí)行“轉入黨團關系(A5)”活動等。但是,由于以往采用的是全部新生使用同一種報到單的作法,絕大多數(shù)新生存在或多或少的多余步驟,而新生本人并不知情,往往也在該部門前排隊等候處理,浪費了大量時間,也導致了秩序的混亂。3.改進的迎預防流程在對傳統(tǒng)的研究生迎新報到流程進行分析的基礎上,提出的改進方法為:(1)盡量提高每環(huán)節(jié)處理速度,尤其是要減少“新生填寫報到單(A1)”和“總報到處工作人員錄入新生學號并確認報到(A2)”占用的時間。(2)利用信息管理系統(tǒng)生成個性化報到單,指導學生只走必辦環(huán)節(jié),避免盲目排隊浪費時間。圖4給出了改進后的迎新報到流程。對比圖3和圖4,可以發(fā)現(xiàn),傳統(tǒng)的迎新報到流程中的活動“新生填寫報到單(A1)”、“總報到處工作人員錄入新生學號并確認報到(A2)”已變?yōu)椤皩W生出示錄取通知書(B1)”、“總報到處工作掃描通知書上的條形碼(B2)”和“總報到處的工作人員打印報到單給學生(B3)”。優(yōu)化后的流程通過掃描條形碼來打印報到單,不僅提高了學號信息錄入速度,也避免了手工錄入易造成的失誤。由于去掉了“新生填寫報到單(A1)”和“總報到處工作人員錄入新生學號并確認報到(A2)”等兩個活動,使得每個新生在總報到處所耗的時間大為減少,達到了提高該環(huán)節(jié)的效率和準確性的目的。與此同時,每個學生在個性化報到單的指引下,迅速進入其它并行環(huán)節(jié),現(xiàn)場擁堵狀況得到改善,報到秩序大為好轉。因此,改進后的迎新報到流程通過降低等待時間、提高流程效率達到了改善服務質量、增進用戶滿意度的目的。四、圖像采集流程的分析和優(yōu)化1.學生職高生的證書情況。現(xiàn)身份證為維護國家學歷制度和學歷證書的嚴肅性,從2001年開始,教育部對全國高等教育學歷證書實行電子注冊制度,學生畢業(yè)時所取得的畢(結)業(yè)證書信息要報教育部電子注冊并上網(wǎng)供社會查詢。2002年,有關部門又要求增加圖像信息。此項圖像信息采集工作涉及到高等教育學歷信息的安全性、保密性和準確性,由教育部統(tǒng)一部署,委托新華社(中國圖片社及國內各省分社)進校采集,統(tǒng)一拍攝和制作。2.大學生“出入群”流程圖5給出了原有的學歷證書電子注冊圖像采集流程。從圖中可以看出,該流程主要包括如下活動:學生填涂包含個人信息的機讀卡(A1)、手工按順序登記拍攝隊列學生學號(A2)、收機讀卡并填上序號(A3)、拍照(A4)、轉換機讀卡信息并與圖像信息合成(A5)、沖印照片(A6)、照片返回學校和電子圖像入庫(A7)。從該流程所涉及的各項活動來看,真正產生價值的環(huán)節(jié)(增值活動)只有A4、A6,而輔助活動數(shù)量多又耗費時間(每年畢業(yè)生通常都有幾千人)。因此,這一業(yè)務流程的效率是比較低下的,具體表現(xiàn)在如下幾個方面。(1)活動“學生填涂機讀卡(A1)”需要查閱漢字區(qū)位碼字典,需要預先提供介紹材料和進行一定的輔導,成本較高、耗費時間長、差錯率高。(2)活動“手工按順序登記拍攝隊列學生學號(A2)”需按順序根據(jù)機讀卡寫下學生學號、姓名等信息,勞動強度大,耗費時間長,且容易出錯。(3)活動“收機讀卡并填上序號(A3)”需在機讀卡上寫下A2所編序號,并監(jiān)控學生嚴格按此順序依次拍攝,使得A2所編序號和實際拍照順序的完全一致。為了提高學歷證書電子注冊圖像采集流程的效率,減輕學生、現(xiàn)場工作人員的勞動量,應重新考慮記錄隊列信息的方式方法,充分利用信息技術來去除舊的活動,并用新的高效且準確的活動來代替。3.采集特征過程對比圖6給出了改進后的學歷證書電子注冊圖像采集流程。從圖6可以看出,新的業(yè)務流程去除了原有的耗時且易出錯的活動“學生填涂包含個人信息的機讀卡(A1)”、“手工按順序登記拍攝隊列學生學號(A2)”、“收機讀卡并填上序號(A3)”,主要包括如下活動:學生刷一卡通(B1)、核對身份證(B2)、系統(tǒng)自動校驗或升級身份證號(B3)、自動編號(B4)、拍照(B5)、導出編號和學生信息的對應表(B6)、圖像信息與學生信息對應合成(B7)、照片返回和電子圖像入庫(B7)。對比改進前后的學歷證書電子注冊圖像采集流程,可以發(fā)現(xiàn)新的流程從以下幾個方面提高了效率。(1)通過活動“學生刷一卡通(B1)”自動讀取本地數(shù)據(jù)庫中預存的學生信息,包括學生照片和身份證號等關鍵信息。與原有流程相比,這一活動不僅省去了現(xiàn)場收集學生信息的步驟,也避免了手工查詢耗時費力的缺點,減少了學生排隊等候時間。(2)在核對身份證號的同時,通過活動“系統(tǒng)自動校驗或升級身份證號(B3)”讀取系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中所存的原身份證信息,由軟件按國家新身份證標準[ISO7064:1983,MOD11-2]校驗碼系統(tǒng)的要求檢查18位身份證號,提高了所收集學生信息的準確性。如果系統(tǒng)中的身份證號為15位,自動將其升級為18位。(3)通過活動“自動編號(B4)”由軟件自動地為拍照學生按順序進行編號,減輕了手工編號的勞動,提高了速度和準確率。(4)通