辦公室主任如何當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手

第辦公室主任如何當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手

辦公室是政府（企事業(yè)單位）的綜合辦事部門，其主要職責(zé)是參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)。因此，辦公室既是單位工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐，是溝通上下、聯(lián)絡(luò)各方的橋梁和紐帶，又是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀部。辦公室的地位和作用顯而易見。

當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，要在如下幾個方面下功夫：

一、著力抓“三辦”，演好重頭戲

“三辦”，即辦文、辦會、辦事。這是辦公室工作的主要任務(wù)，是辦公室的看家本領(lǐng)?！叭k”的工作效率和工作質(zhì)量如何，不僅直接反映出辦公室的工作水平，而且直接影響到政府機(jī)關(guān)或單位在公眾社會的形象。

（一）辦文。即公文辦理，在“三辦”工作中分量最大。因為不但辦會、辦事離不開辦文,就是參與政務(wù)、管理事務(wù)，搞好服務(wù)，也要通過公文來實現(xiàn)。所以，辦文在辦公室工作中有著舉足輕重的作用。公文辦好了，是辦公室參謀助手作用發(fā)揮的一個重要表現(xiàn)。

如何辦好公文？總的原則是:嚴(yán)格按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《廣西壯族自治區(qū)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法實施細(xì)則》的要求規(guī)范辦理。

公文的草擬和審核，是衡量辦公室人員工作能力和水平的尺碼，也是對辦公室工作人員文字能力和政策理論水平的檢驗。

公文毛病在各級行政機(jī)關(guān)中普遍存在，企事業(yè)單位公文不規(guī)范的問題更是屢見不鮮。最常見的是公文格式不規(guī)范、亂用標(biāo)點、錯用文種等，這是屬于“低級錯誤”的一類。還有的是屬于文字表述和語法、修辭等方面的“高級錯誤”。

請看下面例子：

例1.為下一步工作的開展奠定并創(chuàng)造了良好的條件和基礎(chǔ)。

例2.此問題在性質(zhì)上和違法犯罪決然不同，應(yīng)慎重處理。

例3.有了家政行業(yè)，家庭清掃、凈菜配送、兒童接送、糧油購買、費用結(jié)算、照顧老人、護(hù)理病人、家庭廚師等等瑣碎雜事可以請家政管理人員為你統(tǒng)一安排。

例4.思想和品德修養(yǎng)好壞是青少年健康成長、一生有所作為的重要條件。

例5.這樣做是為了教育他，避免他今后不再犯錯誤。

例6.在某市政府向社會發(fā)布的一份《通告》中，有這樣的內(nèi)容表述：“依法將海域還給當(dāng)?shù)厝罕姟薄?/p>

例7.某市質(zhì)監(jiān)系統(tǒng)技術(shù)機(jī)構(gòu)整合工作方案，對“整合的意義”寫了4點，其內(nèi)容都是對現(xiàn)狀問題的羅列，沒有一句涉及“意義”的話，且整篇結(jié)構(gòu)邏輯混亂，是一篇典型的“問題公文”。

公文的擬辦，是考驗辦公室工作人員能否當(dāng)好參謀助手的試金石。

（二）辦會。即會議的籌備、組織工作。開好各種會議,辦公室負(fù)有重要責(zé)任,也是當(dāng)好參謀助手的具體體現(xiàn)。

籌備組織會議的工作(包括接待工作)是否慎密，各個環(huán)節(jié)、細(xì)節(jié)考慮是否周全，決定著組織工作的成功與否。成也細(xì)節(jié)，敗也細(xì)節(jié)。

實踐說明，不斷提高辦會的質(zhì)量和效率，是辦公室履行“參謀部”職責(zé)的必然要求。

(三）辦事。如何處理好辦公室具體事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供參謀助手服務(wù)，是辦公室的主要職責(zé)之一。辦公室工作事無巨細(xì)，經(jīng)常面對繁雜的事務(wù)，大事、小事、雜事纏身，要把事情都辦好確實不容易。把該辦的事情辦好，要把握好如下原則：

第一，不因事小而不為。辦公室工作無小事。抓小事要做到：一是知大知小；二是小中見大；三是舉輕若重。

第二，不因事多而亂為。

第三，不因事急而盲為。

第四，不因事難而怕為。

二、凡事重協(xié)調(diào)，多方解難題

協(xié)調(diào)是辦公室的一項重要職責(zé)。辦公室的協(xié)調(diào)工作無時不有，無處不在。

做好協(xié)調(diào)工作，要從如下幾個方面入手：

（一）要把握好協(xié)調(diào)原則。

1.依法、依規(guī)協(xié)調(diào)原則。

2.實事求是、客觀公正原則。

3.立足全局、服從總體目標(biāo)原則。

4.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌兼顧原則。

5.為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)與為基層服務(wù)相一致原則。

（二）要講究協(xié)調(diào)藝術(shù)和方法。

1.以落實有關(guān)政策為切入點進(jìn)行協(xié)調(diào)。

2.運用思想政治工作方式進(jìn)行協(xié)調(diào)。

3.以“避其鋒芒，以柔克剛”的方式進(jìn)行協(xié)調(diào)。

4.用“熱加工”的方式進(jìn)行協(xié)調(diào)。

5.用會議形式進(jìn)行協(xié)調(diào)。

6.用個別商談的方式進(jìn)行協(xié)調(diào)。

這些方法總括起來講，就是“軟硬兼施”，“冷熱并用”，“明暗齊上”。協(xié)調(diào)問題特別是復(fù)雜的問題，往往要用幾種方法。開什么鎖用什么鑰匙，這就是運用協(xié)調(diào)藝術(shù)的原則。

（三）協(xié)調(diào)要注意的幾個問題。

第一，抓好三個環(huán)節(jié)。一是做好協(xié)調(diào)前的準(zhǔn)備工作；二是組織好協(xié)調(diào)會議；三是抓好協(xié)調(diào)后的督查落實。

第二，處理好三個關(guān)系。一是協(xié)調(diào)工作快與慢的關(guān)系；二是領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系；三是務(wù)實與務(wù)虛的關(guān)系。

第三，民主協(xié)調(diào)，科學(xué)決斷。

第四，要講究協(xié)調(diào)中的語言藝術(shù)。

三、深入搞調(diào)研，決策提建議

調(diào)查研究的目的，是要為領(lǐng)導(dǎo)分析問題、作出決策、指導(dǎo)工作提供及時、準(zhǔn)確、全面的情況材料，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。這應(yīng)該是辦公室發(fā)揮參謀助手作用的一項基礎(chǔ)性、經(jīng)常性的工作。要圍繞改革發(fā)展中出現(xiàn)的矛盾，特別是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注，群眾關(guān)心的、急需解決的熱點、難點問題，適時開展調(diào)查研究，提出解決問題的建設(shè)性建議和意見，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

調(diào)查研究的實踐說明：加強調(diào)查研究工作，圍繞中心工作為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，是辦公室當(dāng)好參謀助手的又一重要體現(xiàn)。辦公室工作是大有作為的。

在事務(wù)多的情況下，辦公室如何搞好調(diào)查研究？

第一，要見縫插針擠時間。

第二，要選好調(diào)研課題。一是要選擇領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問題。二是要選擇群眾普遍關(guān)心、急需解決的熱點、難點問題。三是選題既要注重現(xiàn)實性又要注意預(yù)見性。

第三，要組織安排好人力。

第四，要撰寫好調(diào)研報告。撰寫調(diào)研報告應(yīng)注意三點：一是內(nèi)容要實，材料要真，要實事求是，正確反映事情的本來面目。二是觀點要鮮明，事例要典型，文字要簡練，對問題的分析判斷要有說服力。三是提出的意見和建議要可切實行，具有操作性。

四、廣泛收信息，當(dāng)好咨詢員

為領(lǐng)導(dǎo)提供信息咨詢，是辦公室當(dāng)好參謀助手的又一重要職責(zé)。

信息咨詢是一種基于對各種信息的有效利用和反饋的業(yè)務(wù)活動。它通過利用各種信息處理技術(shù)，對各類信息進(jìn)行搜集、加工、整理、分析、傳遞，向決策者充當(dāng)顧問、參謀和外腦的作用。

辦公室是承上啟下、聯(lián)系各方的中心樞紐，每天都有大量的信息通過，有可能捕捉到更多的有重大價值的信息。

隨著改革發(fā)展的不斷深入，信息工作的任務(wù)將越來越重，搞好信息咨詢工作已成為辦公室做好參謀助手工作的一項突出任務(wù)。

(一)信息收集的基本要求。

1.準(zhǔn)確。真實、準(zhǔn)確是信息的生命，只有真實準(zhǔn)確的信息，才能使領(lǐng)導(dǎo)決策建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上。

2.及時。信息的時效性決定了信息的生命力在于流動，信息流動的速度越快，它在實踐中獲得的價值就越高。

3.廣泛。在收集信息時，必須從上下、左右、四面八方各不同的角度，廣泛收集。

4.適用。即要有針對性，適合領(lǐng)導(dǎo)利用。

5.綜合。綜合就是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需要，對一些重大問題、牽涉面廣的問題，收集相關(guān)信息，從總體上進(jìn)行系統(tǒng)地歸納、整理、綜合處理，以專題的形式，形成較為全面、系統(tǒng)的材料。

（二）信息收集的內(nèi)容及加工。

1.經(jīng)濟(jì)社會性信息。

2.政策性信息。

3.科技性信息。

4.經(jīng)驗性信息。

5.民生性信息。

信息的加工有如下幾種方法：

一是“點”、“面”結(jié)合法。

二是定量、定性結(jié)合法。

三是反映、預(yù)測結(jié)合法。

信息傳遞要把握好時機(jī)和速度。

信息的傳遞是指把篩選和加工后的信息通過各種傳播途徑，提供給領(lǐng)導(dǎo)使用。

信息傳遞要注意兩點：一是要迅速；二是要保密。

五、隊伍須過硬，“班長”要稱職

作為領(lǐng)導(dǎo)“參謀部”的辦公室，發(fā)揮好參謀助手作用，要有一個特別能戰(zhàn)斗的團(tuán)隊。這個團(tuán)隊有如下幾個特點：

第一，政治上堅定。

第二，思想上敏銳。

第三，業(yè)務(wù)上精良。

第四，工作上勤奮

第五，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)。

第六，從政上廉潔。

有了一支政治上堅定、思想上敏銳、業(yè)務(wù)上精良、工作上勤奮、作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)、從政上廉潔的團(tuán)隊，就沒有打不勝的仗。

辦公室主任作為這個團(tuán)隊的領(lǐng)頭人，應(yīng)具備如下素質(zhì)：

第一，要有較高的政策理論水平。

第二，要有較深的文字功底。

第三，要有較強的協(xié)調(diào)能力。

第四，要有相當(dāng)?shù)慕M織才干。一是善當(dāng)“不管部長”；二是要“有忍有謀”；三是既要會“搬道岔”，又要會“彈鋼琴”；四是態(tài)度上要做到“殷勤而不自卑”;五是在工作方式上要做到：謀劃上求早，步調(diào)上求快，方法上求活，作風(fēng)上求實。

第五，要有較廣的知識面。

第六，要有良好的個人修養(yǎng)。

一是要有胸懷全局、愛崗敬業(yè)的觀念。

二是要有“三從”“四得”的服務(wù)意識?！叭龔摹?，即服從、聽從、侍從；“四得”，即吃得苦、受得氣、坐得住、管得嚴(yán)。

三是要有“三心”“四勤”的熱情?！叭摹?，即對同志要熱心、誠心、耐心?！八那凇保磳ぷ饕錆M自信，腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。

拓展：和領(lǐng)導(dǎo)相處的技巧

一、敬業(yè)樂業(yè)。

敬業(yè)精神是個常談常新的老話題。從與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的角度講，當(dāng)前有相當(dāng)一部分人就嚴(yán)重缺乏敬業(yè)精神，而同時還有相當(dāng)一部分人不善于表現(xiàn)敬業(yè)精神。我們提倡敬業(yè)，但也提倡會敬業(yè)，這里有三方面的技巧需要注意。第一，對工作要有耐心、恒心和毅力。第二，苦干要加巧干。勤勤懇懇，埋頭苦干的敬業(yè)精神值得提倡，但必須注意效率，注意工作方法。第三，敬業(yè)有道。道就是讓領(lǐng)導(dǎo)知道或感受到你付出的努力。

二、學(xué)會尊重。

一般來說，領(lǐng)導(dǎo)相對具有較強的能力、較高的聲望，作為下級，首先應(yīng)當(dāng)尊重領(lǐng)導(dǎo)，切不可目無領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該服從領(lǐng)導(dǎo)安排，恪守本分，服從命令，支持領(lǐng)導(dǎo)的工作。對于領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，不能過分計較干多干少。遵從領(lǐng)導(dǎo)就是維護(hù)團(tuán)隊，沒有任何公司歡迎個人英雄主義。那種對領(lǐng)導(dǎo)的安排陰奉陽違，甚至有意抵制的做法，是任何公司都不允許的。有些人對領(lǐng)導(dǎo)不滿，雖不當(dāng)面發(fā)泄，卻在背后亂嘀咕，有意詆毀領(lǐng)導(dǎo)的名譽，揭領(lǐng)導(dǎo)的家底，孰不知紙里藏不住火，沒有不透風(fēng)的墻，被領(lǐng)導(dǎo)知道的后果可想而知。因為領(lǐng)導(dǎo)需要把握的是全局，所以不管自己和領(lǐng)導(dǎo)的個人關(guān)系怎樣，對他的看法怎樣，工作場合中，領(lǐng)導(dǎo)就是領(lǐng)導(dǎo)，要以實際行動維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信。如果和領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生意見分歧，不能當(dāng)面頂撞，而應(yīng)從尊重領(lǐng)導(dǎo)、維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)威信的角度出發(fā)，婉轉(zhuǎn)地表示自己的意見、看法。領(lǐng)導(dǎo)也是人，難免失誤。這時下級應(yīng)注意體諒，不能得理不饒人。特別要注意的是，提建議和意見應(yīng)選在私下里或以書面形式，切忌當(dāng)眾提出，給領(lǐng)導(dǎo)難堪。在外人面前，對領(lǐng)導(dǎo)更要注意以禮相待，絕不能囂張放肆。如果遇到不關(guān)心下級、以權(quán)壓人，甚至給人穿小鞋的領(lǐng)導(dǎo)，也不要消極怠工或壓不住火而到處發(fā)泄，要冷靜對待，使自己的言行更加有理、有節(jié)。工作時遇到問題，不宜越過你的直接領(lǐng)導(dǎo)而去請示更高一層的領(lǐng)導(dǎo)，這是初入職場者容易忽視的一點。遇到問題，首先要向你的直接領(lǐng)導(dǎo)匯報，除非遇到特殊情況，否則不要輕易越級匯報工作。這樣的舉動，對你的直接領(lǐng)導(dǎo)來說，是一種不尊重。從高一級的領(lǐng)導(dǎo)的角度來看，你間接傳達(dá)的是你的直接領(lǐng)導(dǎo)工作有問題，或者讓人覺得你有特別的目的，這樣的舉動會給你的職場生涯帶來許多麻煩。要想有效地同領(lǐng)導(dǎo)打交道，考慮一下他的工作目標(biāo)和他所承受的壓力是非常重要的。如能把自己放在領(lǐng)導(dǎo)的一個伙伴的'位置上設(shè)身處地想問題，那么他自然就會同你合作，直到達(dá)到你的目的。當(dāng)然，對領(lǐng)導(dǎo)的尊重并不等于唯命是從、唯唯諾諾，一味附和領(lǐng)導(dǎo)的看法，這樣的下屬領(lǐng)導(dǎo)并不欣賞。一個聰明的領(lǐng)導(dǎo)者，真正看中的是那種既懂得尊重自己，忠于職守，又有獨立見解，自尊自重，不卑不亢的下屬。

三、把握分寸。

與領(lǐng)導(dǎo)相處，一定要把握分寸，分清場合。即便你跟你的領(lǐng)導(dǎo)私下里關(guān)系不錯，在工作中仍然要保持嚴(yán)肅的上下級關(guān)系，不要和其過于隨便、親近。例如稱呼上，要稱呼姓氏加職務(wù);舉止上要對領(lǐng)導(dǎo)表示出敬意，不要上下不分，比如不能在工作場合和領(lǐng)導(dǎo)勾肩搭背等;不能因為你與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系甚好，就可以有事沒事地隨意進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)辦公室閑聊。不維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，在企業(yè)內(nèi)部看來，是沒有團(tuán)隊意識和合作精神的表現(xiàn)，在商務(wù)伙伴看來，不會維護(hù)自己企業(yè)利益、連領(lǐng)導(dǎo)都不懂得尊重的人，肯定不會懂得尊重商務(wù)伙伴。另外，上下級的關(guān)系首先是工作關(guān)系，對領(lǐng)導(dǎo)的私人要求則可酌情拒絕，不必?fù)?dān)心拒絕領(lǐng)導(dǎo)會帶來麻煩。在向領(lǐng)導(dǎo)提出不同意見之前，應(yīng)先向領(lǐng)導(dǎo)的秘書或其他知情人了解領(lǐng)導(dǎo)的情緒如何。如果他情緒欠佳，你最好免開尊口。領(lǐng)導(dǎo)忙得不可開交時不要去找他;快吃午飯時也不要進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，因為他在這時事務(wù)尤其繁雜，情緒也容易煩躁。自己心情不好時，別去找領(lǐng)導(dǎo)，此時只會讓領(lǐng)導(dǎo)也跟著你一起憤怒，因此自己首先要心平氣和。跟領(lǐng)導(dǎo)說話，要避免采用過分膽小、拘謹(jǐn)、謙恭、服從，甚至唯唯諾諾的態(tài)度講話，改變誠惶誠恐的心理狀態(tài)，而要活潑、大膽和自信。要尊重，要慎重，但不能一味附和。抬轎子吹喇叭等等，只能有損自己的人格，卻得不到重視與尊敬，倒很可能引起領(lǐng)導(dǎo)的反感和輕視。

四、善于匯報。

關(guān)鍵處多向領(lǐng)導(dǎo)請示，征求他的意見和看法，是下級主動爭取領(lǐng)導(dǎo)的好辦法，也是下級做好工作的重要保證。進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室，一定要輕輕敲門，經(jīng)允許后才能進(jìn)門。即使門開著，走到門口的時候，也要用適當(dāng)?shù)姆绞?，比如敲敲開著的門，或向領(lǐng)導(dǎo)打個招呼，提示一下有人進(jìn)來了，這也給領(lǐng)導(dǎo)一個及時調(diào)整體態(tài)、心理的準(zhǔn)備。在遞送資料、文件時，要正面朝向領(lǐng)導(dǎo)，雙手恭敬地遞送，以便對方觀看。匯報時，站在領(lǐng)導(dǎo)辦公桌前方1～1.5米處，不遠(yuǎn)不近。身體姿態(tài)要莊重、優(yōu)雅。站著匯報時，應(yīng)該身體直立，不可手舞足蹈或在領(lǐng)導(dǎo)面前走來走去說話;如果領(lǐng)導(dǎo)請你入座匯報，才可以坐著匯報工作，還要表示感謝。匯報工作時，說話