讓審計報告更有影響力的6條建議

讓審計報告更有影響力的6條建議讓審計報告更有影響力的6假設(shè)問及內(nèi)部審計人員寫審計報告的理由，有些人可能會說，這是為了溝通審計業(yè)務(wù)的目標、范圍和結(jié)果；也有人可能會說，這是為了描述審計覺察并提出改進建議。我認為，寫內(nèi)部審計報告的最終目標，不是描述我們的覺察或提出改進建議，而是為了說服讀者實行行動。影響讀者實行行動是必要的。然而，并不是全部的內(nèi)部審計人員都能意識到，不同寫作風格對實施乃至準時實施訂正措施有關(guān)鍵影響。報告的內(nèi)容讀者很輕易可以獲知，但鼓舞讀者實行行動的因素是寫作風格。例如，當年美國陸軍作過一個測試，使用兩個不同版本的業(yè)務(wù)郵件要求收件人執(zhí)行一樣的任務(wù)，結(jié)果顯示，那些收到認真撰寫并極具感染力郵件的收件人，在收到郵件當天就完成任務(wù)的概率是比照組的兩倍。在我作為內(nèi)部審計人員的職業(yè)生涯中，我編寫或編輯了數(shù)百份內(nèi)部審計報告，其中一些是好的，另一些則可能需要進展一輪的編輯。下面這些建議，可以幫助大家有效提升審計報告的影響力——它們不僅會轉(zhuǎn)變報告閱讀者的觀念，而且會發(fā)出行動的號召，從而到達目的。01讓報告變得更為簡短(IG)里·克林頓(HillaryClinton)子郵件效勞器的調(diào)查報告，你就會覺察它與一般的內(nèi)部審計報告截然不同。它超過25500左右才開頭。我既不評論這份報告的調(diào)查覺察，也不爭論與這一大事相關(guān)的政治。作為一名前檢查官，我能體會到司法調(diào)查對細節(jié)的需要。審查的范圍令人生畏，問題很簡潔，業(yè)務(wù)的每個領(lǐng)域都布滿了爭議。但是，確定要敬重讀者的需求，對于一個大型的IG整一個晚上嘗試(也失敗了)閱讀IG溫斯頓·丘吉爾(WinstonChurchill)的名言:“這份報告篇幅很長，可以使自己遠離被閱讀的風險?！?(1);(2)漫灌讀者，那報告的影響力就會變小。報告中的每個單詞、每個思考甚至整個句子，假設(shè)不能直接說明問題，就應(yīng)當考慮刪掉它。02讓報告變得更加平實最好的內(nèi)部審計報告是用更平實的詞語來表達更繁雜的觀點，而不是用更繁雜的詞語表達更平實的觀點。當我們使用清楚、直接和生疏的語言時，我們的文章最有說服力。這并不意味著讓我們的報告變得“淺薄”;平實的語言意味著清楚有效的溝通——與法律術(shù)語相反。正如我在之前的一篇博文《內(nèi)部審計報告中不該說的十件事》中提到的。假設(shè)這十件事聽起來讓你印象深刻，意味著你的報告可能需要重寫。令人信服的證據(jù)說明，通俗易懂的語言更簡潔在更短的時1989了一項調(diào)查，他們閱讀的商務(wù)備忘錄要么是簡明平實，要么是官僚作風。結(jié)果顯示，看到這份平實易懂備忘錄的官員們：明顯有更高的理解力。1723%。覺得沒必要再讀一遍備忘錄。很多內(nèi)部審計師使用Flesch-ReadingEase或Flesch-Kincaid等級測試等工具來確定他們的報告是否可讀。這些測試可以在網(wǎng)上免費獲得。假設(shè)你使用MicrosoftWord預(yù)備報告，你也可以選擇在檢查完拼寫和語法后顯示有關(guān)閱讀水平的信息。內(nèi)部審計人員可以吸取的教訓(xùn)：在營銷材料中，很少看到官僚主義語言或法律術(shù)語，這是有緣由的：平實的語言能更好地推銷觀點。即使你全部的利益相關(guān)者都有力氣閱讀和理解博士論文，這并不意味著他們想去讀這類文章。假設(shè)你的文章既不浮夸，又沒有不必要的繁復(fù)，更非布滿了技術(shù)詞匯，那么你的文章更有可能具有說服力。03讓報告的重點更加突出我們需要讓勞碌的高管們更簡潔閱讀、吸取并依據(jù)我們的工作成果實行行動。讓報告變得更為簡短是有幫助的，但我們還必需組織我們的報告，讓最重要的觀點脫穎而出。消息樣式的標題、副標題和標注框可以吸引他人留意到報告中最重要的信息。不要遲疑使用例子、表格、顏色、圖表或圖片來修飾和強調(diào)重要的問題。還可以考慮使用內(nèi)容摘要、名目和/或索引來幫助讀者輕松地在報告中找到信息。對于較長的報告，內(nèi)容摘要是必不行少的。內(nèi)部審計人員可以吸取的教訓(xùn)：不同的利益相關(guān)者有不同的需求，我們需要幫助每個讀者快速訪問到他們需要的特定信息。假設(shè)關(guān)鍵信息被細節(jié)所漂移，我們的文章就不會有說服力。04不要無視細節(jié)曾經(jīng)收到過包含拼寫或語法錯誤的簡歷或商業(yè)打算書嗎?對于發(fā)送這類郵件的個人或公司，你可能會三思而行。審計報告也是如此。假設(shè)文章中消滅拼寫錯誤、語法或標點符號錯誤，讀者可能會覺得你不留意細節(jié)，更糟糕的是，他們會認為你的工作不夠認真。哪怕只是一個小小的錯誤，都會對你的可信度造成負面影響。這可能不公正，但假設(shè)你的報告中有錯誤(馬虎或其他)，你理性的論點可能會落空。內(nèi)部審計人員可以吸取的教訓(xùn)：留意細節(jié)。假設(shè)你由于無視了最根本的東西而失去了信譽，你就很難有說服力。05語言更加客觀公正我們都試圖不帶偏見，但有時我們無視了我們的話的含意。假設(shè)我們想讓讀者承受我們的想法，我們的語氣需要客觀——即使我們傳達的是負面信息。在《清楚、影響、速度：提交重要的審計報告》(Clarity,Impact,Speed:deliverAuditReportsThatMatter)一書中，我的好朋友薩莉 卡特勒(SallyCutler)供給的以下幾個例子，從治理層的角度來看，可能會顯得不必要的偏見或負面影響。偏見和更負面的表達:-審計客戶未能編制文件以證明符合政策。-承受詢問時，經(jīng)理們對供給商核查過程給出了相互沖突的解釋。-未能供給證明文件以證明該政策的符合性。-治理人員對供給商驗證過程有不同的解釋。內(nèi)部審計人員可以吸取的教訓(xùn)：我們無法通過讓別人感到敵意或防范來說服別人。假設(shè)我們的報告看起來有偏見或不公正，客戶很可能會無視我們的存在。065CIIA5C-標準(應(yīng)當是什么)。-條件(當前實際狀態(tài)如何)。-緣由(兩者存在區(qū)分的緣由)。-后果(當前條件的影響后果)。-訂正行動打算/建議。5C是假設(shè)沒有這五個C，你成功的幾率就會直線下降。你對潛在后果的描述尤其重要：一句表達嚴謹?shù)摹斑@將導(dǎo)致……后果”，說明誰將受益，他們將如何受益，以及