檔案實(shí)務(wù)操作ppt

歸檔文件整理操作實(shí)務(wù)

檔案工作培訓(xùn)課程內(nèi)容文書檔案以件為單位整理要點(diǎn)科技檔案整理要點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案整理要點(diǎn)特殊載體檔案整理要點(diǎn)實(shí)物檔案整理要點(diǎn)1文書檔案以件為單位整理要點(diǎn)文書檔案以件為單位整理要點(diǎn)以“件”為單位整理的前提：適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文件歸檔整理工作需要件，是指因某一事由而直接形成的單份文件的計(jì)量單位

形成是自然的形式是單個(gè)獨(dú)立成冊(cè)的（實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)體現(xiàn)為一條目錄）效用是獨(dú)立可用的是文件歸檔時(shí)的基本保管單位文書檔案以件為單位整理要點(diǎn)按“件”裝訂

分類

排列

編號(hào) （室編件號(hào)）

編目 （歸檔文件目錄）

裝盒排架①按“件”裝訂一般情況：以自然形成的每份文件，為一件。特殊情況：正文與定稿，為一件；原件與復(fù)制件，為一件；正文與附件，為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，為一件；式樣相同、內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的未裝訂成冊(cè)的各種表、單（如每周安排、統(tǒng)計(jì)表、介紹信等），可以裝訂在一起作為一件;正文與文件處理單，為一件；正文與發(fā)文稿紙，為一件；①按“件”裝訂特殊情況：來文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函），原則上各為一件，也可合為一件；會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要，原則上各為一件；一次會(huì)議形成的會(huì)議通知、與會(huì)名單、會(huì)議議程、領(lǐng)導(dǎo)講話、新聞報(bào)道稿等文件各為一件；歸檔前已自然成本（冊(cè)）的會(huì)議記錄本、各種簿冊(cè)（名冊(cè)、圖冊(cè)等），按其固有的裝訂方式，每本（冊(cè)）各為一件；重要文件須保留歷次修改稿的，正文與歷次修改稿各為一件；裝訂前對(duì)文件的修整：整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。例如不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫字跡等。裝訂前的整修內(nèi)容主要有：修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物、大紙張折疊。①按“件”裝訂注：保管10年的文件可保持原狀，已經(jīng)成冊(cè)不易拆釘?shù)目杀３衷瓲?，減少不必要?jiǎng)趧?dòng)

裝訂方式：采用不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)或左上角，一般只訂一釘；注：一個(gè)單位的裝訂方式應(yīng)該統(tǒng)一①按“件”裝訂裝訂順序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；中文版本在前，其它文種版本在后；發(fā)文稿紙?jiān)谇?，正文在后；文件處理單在前，正文在后；①按“件”裝訂一般采取“保管期限—年度—組織機(jī)構(gòu)（問題）”的復(fù)式分類法。

即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下面按機(jī)構(gòu)（問題）分類。采用這種分類方法，在庫房管理時(shí)，不同保管期限分別排架，便于今后檔案移交進(jìn)館、鑒定銷毀。

②分類按年度分類：（1）以每年1月1日至12月31日為一個(gè)自然年度（2）跨年度形成文件的處理：請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年；規(guī)劃放在針對(duì)的第一年；總結(jié)、決算、報(bào)表，放在針對(duì)的最后一年；會(huì)議文件，放在開幕年；兩個(gè)內(nèi)容文件，歸入主要內(nèi)容針對(duì)的年度；②分類按組織機(jī)構(gòu)分類：（1）按單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將歸檔文件分類，組織機(jī)構(gòu)按黨、政、工、團(tuán)順序排列，綜合性機(jī)構(gòu)在前，專業(yè)職能部門列后（2）跨部門形成文件的處理：業(yè)務(wù)部門起草單位名義發(fā)文，歸綜合部門聯(lián)合辦理文件，歸主辦部門；單位名義召開綜合性會(huì)議文件，歸綜合部門；參加上級(jí)會(huì)議文件，全局性歸辦公部門，業(yè)務(wù)性歸業(yè)務(wù)部門；領(lǐng)導(dǎo)人兼任職務(wù)文件，分別歸有關(guān)部門或企業(yè)；②分類歸檔文件分類后，遵循“事由原則”為主，參考時(shí)間和重要程度等因素進(jìn)行排列。不同保管期限的文件，需分別排列。不同機(jī)構(gòu)（問題）的文件，按分類方案設(shè)置的機(jī)構(gòu)（問題）序列排列。

同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；事由之間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序隨辦隨歸。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等成套性文件一般應(yīng)集中排列在一起。因故未及時(shí)歸檔的零散文件，在整理時(shí)可以排在文件形成年度的相應(yīng)保管期限最后，并在備考表中說明。

③排列檔案室在分類方案的最低一級(jí)類目里，依據(jù)排列順序逐件編號(hào)：例如：按“保管期限-年度”分類，其最低一級(jí)類目為“年度”，即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列順序從“１”開始逐件編號(hào)，形成一個(gè)流水號(hào)。（即每年3個(gè)流水號(hào)）④編號(hào)（室編件號(hào)）在文件首頁的上端空白處蓋統(tǒng)一刻制的歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。注：文件處理單隨同文件一并歸檔的，歸檔章一般蓋在文件處理單上。歸檔章④編號(hào)（加蓋歸檔章）歸檔章檔案移交進(jìn)館時(shí)填寫

機(jī)構(gòu)（問題）按機(jī)構(gòu)分類的，用中文填寫分類方案類目的機(jī)構(gòu)名稱或其規(guī)范化簡(jiǎn)稱；（按問題分類的，用中文填寫類目名稱）

檔案室填寫

④編號(hào)（歸檔章）歸檔章室編件號(hào)：在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列順序從“１”開始逐件編號(hào)，形成一個(gè)流水號(hào)。注：不同類目之間不能交叉編號(hào)。編號(hào)必須與分類方案一致。④編號(hào)（歸檔章）依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。它是檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的基本條件。⑤編目（歸檔文件目錄）歸檔文件目錄用紙采用Ａ4型；

歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)。應(yīng)包括目錄封面和歸檔文件目錄二部分。

⑤編目（歸檔文件目錄）將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，數(shù)量適度并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。

注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜裝入同一檔案盒內(nèi)；同一年度、同一保管期限但不同機(jī)構(gòu)（問題）的歸檔文件可放入同一盒中；

⑥裝盒盒脊

年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）起止件號(hào)盒號(hào)2010永久辦公室1-71⑥裝盒歸檔文件裝盒后，上架排列應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，盒脊朝外，便于實(shí)體管理。

一般先按保管期限、再按年度、機(jī)構(gòu)或問題排列，具體排列順序根據(jù)分類方案。

⑦排架2科技檔案整理要點(diǎn)科技檔案整理要點(diǎn)分項(xiàng)目、組卷、排序

修整、編號(hào)

編目（卷內(nèi)目錄、備考表）

裝訂、裝盒編制封面編制案卷目錄入庫上架科技檔案一般有產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備四大類。特點(diǎn)：具有成套性。方法：按項(xiàng)目形成階段組卷、排序產(chǎn)品檔案一般有：市場(chǎng)調(diào)研、立項(xiàng)；設(shè)計(jì)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)；圖紙、工藝；工裝、包裝；鑒定、檢驗(yàn)；創(chuàng)優(yōu)；質(zhì)量分析。科研檔案一般有：調(diào)研、申報(bào)立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、總結(jié)、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用。①分項(xiàng)目、組卷、排序基建檔案一般有：依據(jù)性文件（可行性研究、立項(xiàng)、審批）；基礎(chǔ)性文件（勘探、測(cè)繪、征遷、招投標(biāo)）；設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件；竣工驗(yàn)收文件；評(píng)獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)文件；使用維修改擴(kuò)建文件。設(shè)備檔案一般有：隨機(jī)文件；合同發(fā)票（或復(fù)印件）開箱驗(yàn)收；安裝調(diào)試；使用維護(hù)、更新改造。①分項(xiàng)目、組卷、排序②修整編號(hào)修整：去釘和折疊。大于A4的圖紙采用“手風(fēng)琴”式折疊，使標(biāo)題欄外露。②修整編號(hào)檔號(hào)具體的編制方法，參照各單位相關(guān)檔案編制說明。下圖是某基建項(xiàng)目檔案檔號(hào)編制的例子：其施工階段的第3卷檔案（項(xiàng)目中第104卷檔案）表示為：JJ?sbh—III—3/104③編目（卷內(nèi)目錄、備考表）、④裝盒采用不裝訂方式的，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技擋案盒內(nèi)保存。須每份文件材料上依次標(biāo)注順序號(hào)。⑤編制封面案卷題名：編制在卷盒或軟卷皮的正面特別提示：采用軟卷皮裝訂后裝盒的，編制軟卷皮的封面，檔案盒可只編盒內(nèi)檔案的起止檔號(hào)不編制封面；采用不裝訂方式的，要編制檔案盒的封面。3會(huì)計(jì)檔案整理要點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案整理要點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍是會(huì)計(jì)核算