會議管理全面論述

第六講會議溝通為什么會議如此重要?為什么會議會失敗? 如何在會前作充分的準(zhǔn)備?如何方案會議影響會議成效的因素有哪些？什么是有效會議溝通的策略？

經(jīng)常困惑人們的會議溝通問題群體或組織中相互交流意見的一種形式，它是一種常見的群體活動(dòng)。會議的定義

交流信息通過會議，管理者可以將有關(guān)政策和指示傳達(dá)給下屬或員工。同時(shí)，管理者也可以從他們那里及時(shí)得到反響及獲得其他方面的有關(guān)信息。給與指導(dǎo)企業(yè)通過把員工組織起來進(jìn)行培訓(xùn)，以提高他們某個(gè)方面或某些方面的技能。使他們更好地適合工作環(huán)境。解決問題會議可以幫助澄清誤會，處理各種沖突并利用他人的知識和技巧來解決問題。作出決策會議可以幫助營造民主的氣氛，給管理者提供共同參與和共同討論的時(shí)機(jī)，最終作出良好的決策。會議的目的談判目的是解決雙方在利益上的沖突，采用互動(dòng)的方式討論，力求達(dá)成一致的意見。通知目的是為了傳播信息，采取單項(xiàng)的方式，一般沒有討論。解決問題目的是為了利用團(tuán)體的力量解決問題。通常，要將待解決的問題擺在桌面上，與會者應(yīng)提出解決的方法。在這類會議上，人們奪回未探求解決的方法而努力，不會停留在過去的狀態(tài)中。決策目的是為了在不同的方案中權(quán)衡利弊做出抉擇。與會者不僅會討論和決策，而且還要遵守會議的決議。交流目的是在于集思廣益，常采用“頭腦風(fēng)爆法〞討論，即安排5-7人，每一位與會者都可以將自己對問題的看法，并從相互間的發(fā)言中得到啟發(fā)，激發(fā)靈感，產(chǎn)生創(chuàng)意。這類會議鼓勵(lì)討論。會議的種類精品資料網(wǎng)會議的組織

會前準(zhǔn)備會議過程控制會后工作會前準(zhǔn)備明確會議的必要性確定會議的目標(biāo)準(zhǔn)備會議文件確定會議主持人確定與會人員預(yù)定會議場所不開會的原那么如果已經(jīng)有每周的例會如果會議的本錢過高如果還有比開會更好的方法如果沒什么特別重要的事如果你是唯一能做決策且知道該怎樣正確處理的人如果必須把信息同是傳達(dá)給很多人如果需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評一些人如果要讓多些人參與決策的問題如果需要聽取部門匯報(bào)工作如果要給小組委派任務(wù)

開會的原那么精品資料網(wǎng)會議文件

會議議程會議記錄會議議程的設(shè)計(jì)原那么說明議題確定主次注重實(shí)效適時(shí)調(diào)整提供背景資料會議議程的設(shè)計(jì)步驟突出問題提出新議題選擇重要議題分清主次順序確定時(shí)間說明順序結(jié)束議程會議記錄會議名稱地點(diǎn)、日期起止時(shí)間主辦者出席人員缺席人員會議主席致開幕詞并宣布會議議程會議過程會議決議下次會議的時(shí)間及地點(diǎn)

會議記錄必須注意充分了解會議主題、目的及議程可以采用多種記錄方式緊跟會議進(jìn)程及時(shí)確認(rèn)要點(diǎn)防止主觀意識會后及時(shí)打印并校對

精品資料網(wǎng)會場布置禮堂型U型圓桌型長桌型課堂式V型會議過程控制宣布會議的主題和目的根據(jù)會議議程順序提出議題給予每個(gè)人闡述觀點(diǎn)的時(shí)機(jī)控制討論進(jìn)程遵守預(yù)定時(shí)間討論結(jié)束后概括觀點(diǎn)確定下次會議議題和時(shí)間。

會后工作會議記錄應(yīng)該準(zhǔn)確無誤下發(fā)會議記錄或會議簡報(bào)決議要突出任務(wù)責(zé)任人姓名、時(shí)間及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)說明下次會議的日期和時(shí)間對執(zhí)行工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查

會議中的角色會議主持人會議秘書其他與會者

精品資料網(wǎng)主持人的素質(zhì)思維清晰敏銳善于言詞表達(dá)良好的溝通能力積極傾聽的能力較強(qiáng)應(yīng)變能力很好的分析能力公正公開幽默主持人的主要職責(zé)做好會前的準(zhǔn)備宣布會議準(zhǔn)時(shí)開始提出會議的議題控制會議進(jìn)程總結(jié)會議追蹤會議的結(jié)果會議秘書的職責(zé)準(zhǔn)確記錄會議要點(diǎn)發(fā)放會議紀(jì)要確認(rèn)執(zhí)行人、完成時(shí)間以及所需資源在主持人右手落座精品資料網(wǎng)其他與會者明確會議目的了解會議內(nèi)容作好發(fā)言準(zhǔn)備遵守會議制度.會議溝通中常見的障礙外在環(huán)境傳遞過程語言精品資料網(wǎng)影響會議成效的因素會議時(shí)間不當(dāng)會議目的不明確會議持續(xù)太久簡單問題復(fù)雜化發(fā)言者過于健談

繁忙的周一周五下午會議時(shí)間沖突已經(jīng)有約在先準(zhǔn)備不充分或根本來不及準(zhǔn)備

會議時(shí)間不當(dāng)精品資料網(wǎng)有效會議的策略不搞形式主義明確會議的目的和目標(biāo)選擇適宜的與會者合理安排會議議程合理安排會務(wù)控制好會議分發(fā)會議簡報(bào)會議溝通的技巧建立正面態(tài)度學(xué)會傾聽消除抱怨與