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文檔簡介
高等學(xué)校檔案工作規(guī)范
2007-11-3015:36:02
(1993年11月16日國家教委發(fā)布,自1994年1月1日起執(zhí)行)第一章編制說明一、為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要,實(shí)現(xiàn)高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,提高檔案干部的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì),加強(qiáng)對高校檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)。更好地開發(fā)利用檔案信息資源,有效地為高校和社會主義建設(shè)服務(wù),特編制本規(guī)范。二、本規(guī)范以辯證唯物主義和檔案學(xué)基本理論為指導(dǎo),以檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章為依據(jù),引入系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和現(xiàn)代化管理的方法,把高校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來,充分吸取我國高校檔案工作數(shù)十年發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),源于實(shí)踐,高于實(shí)踐,既尊重歷主,又有所創(chuàng)新;既突出共性,又照顧個性;既統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),又靈活運(yùn)用。三、本規(guī)范是一個較重大的系統(tǒng)工程,涉及面廣,熔法律、法規(guī)、規(guī)章、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施細(xì)則于一爐,把檔案基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn),業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)、管理工作程序標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)代化設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合用到規(guī)范中,使之符合高等學(xué)校檔案工作的現(xiàn)實(shí)需要和長遠(yuǎn)發(fā)展。四、本規(guī)范是《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的某些重要原則的具體化。上述法規(guī)屬宏觀、原則、概括的導(dǎo)向,偏重于“做什么”;規(guī)范則是根據(jù)高等學(xué)校檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn),進(jìn)行微觀、具體、量化的落實(shí),偏重于“怎樣做”。五、本規(guī)范與《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》配套使用,互為補(bǔ)充。引人、采用“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念,編制了偏重于業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)的總體規(guī)范《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》;同時,根據(jù)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇,結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì),按黨群、行政管理、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財會十個一級類目設(shè)10個具體工作規(guī)范。聲像載體檔案由于其載體和幅面尺寸不同,有特殊的形成規(guī)律、內(nèi)容特點(diǎn)和特殊的管理要求,我們?yōu)樗鼏为?dú)列出工作規(guī)范。六、本規(guī)范的體例。除總體的業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范外,每個門類的工作規(guī)范均包括九個大項(xiàng)、四個附件。九個大項(xiàng)是:1.引言2.主題內(nèi)容3.引用標(biāo)準(zhǔn)4.檔案工作的基本原則5.歸檔范圍的確定6.文件材料的部門立卷和歸檔流程7.檔案的管理8.檔案開發(fā)利用的主要內(nèi)容和方法9.檔案工作的各級崗位責(zé)任制四個附件是;1.歸檔范圍和保管期限表2.二級類目代號簡表3.案卷(裝具)規(guī)格4.常用表格、卡片本規(guī)范依據(jù)的是己發(fā)布的國家標(biāo)準(zhǔn),同時又考慮高校的實(shí)際,九大項(xiàng)中,歸檔范圍、文件材料的部門立卷和歸檔流程兩大項(xiàng)最能體現(xiàn)高校該門類檔案的特色,其余有的部分如“檔案的管理”等屬于共性的,或《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》己有明確規(guī)定的,則從簡、標(biāo)明見該規(guī)范的某條某款。七、本規(guī)范編寫中,我們對一些重大的技術(shù)問題是這樣處理的:1、關(guān)于交叉問題的處理:我們的原則是,各門類檔案關(guān)系密切的管理文件,除涉及全校、全局的外,一般歸人相應(yīng)門類檔案保存;各門類檔案中,除密不可分配套的聲像材料外,其余均歸入聲像檔案單獨(dú)保存,在編號上用參見號的方式相互呼應(yīng),以方便查找利用。這樣一來,行政管理類檔案中,除綜合性的外,教學(xué)(包括教務(wù)、研究生、成人教育)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基建、設(shè)備、出版、外事、財會等方面管理工作的文件材料就歸入了相應(yīng)各類,保持各類的相對的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),顯得更加科學(xué),更便于管理和查找利用。對不設(shè)分室而對部分門類檔案實(shí)行二級管理問題,尚需實(shí)踐,宜慎重處理。2、分類編號問題的處理:分類編號一是檢索分類號,一是實(shí)體分類號,前者主要供分類標(biāo)引,后者主要供組織館藏。從理論上講,二者應(yīng)該有聯(lián)系,也有區(qū)別。檢索(信息)分類號,國家教委組織編制的《中國檔案分類法——教育檔案分類表》,已作了規(guī)定。實(shí)體(排架)分類號,按國家教委組織編制的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》處理。充分考慮高校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和未來,考慮這些年來檔案學(xué)理論和實(shí)踐的發(fā)展,考慮到國家標(biāo)準(zhǔn)的新要求,既科學(xué)又實(shí)在,既簡明又概括。歸納起來,主要是這么幾層意思:A、根據(jù)各類檔案的領(lǐng)域范疇、形成規(guī)律和內(nèi)容特點(diǎn),溶類目體系和歸檔范圍為一體,分別編制用于檔號的二級類目代號簡表;B分類號由一級類目代號和二級類目代號組成;C從一個學(xué)校檔案部門最好用統(tǒng)一的檔號模式的認(rèn)識出發(fā),在比較了國內(nèi)通行的“文書檔案”和“科技檔案”的檔號內(nèi)涵之后,確定檔號=年度號+分類號+案卷號。這只是一般而言,如一個檔案部門有多個全宗的,原則上還應(yīng)在前后加上“全宗號”和“件號”。3.關(guān)于排架問題的處理:在編定檔號之后,一律按檔號排架,而不是通常的按保管期限排架?!兑?guī)范》在考慮了高等學(xué)校檔案的歸宿,它的成套性特點(diǎn),它們彼此之間的有機(jī)聯(lián)系之后,大膽在一個卷內(nèi)把文件材料劃定不同的保管期限,在不影響自然形成規(guī)律的情況下按永久、長期、短期順序排列,將來鑒定時,只需把該銷毀的部分清出來即可,這樣既方便插卷調(diào)整,又不缺號、不空檔。4.關(guān)于常用表格、卡片和案卷(裝具)規(guī)格問題的處理:我們的原則是少而精,各類檔案的案卷(裝具)、表格、卡片、從通用、節(jié)約、方便、易懂考慮,其規(guī)格尺寸都應(yīng)既符合國家標(biāo)準(zhǔn),又能體現(xiàn)高校特點(diǎn)。能通用者盡量通用,有特殊要求者從嚴(yán)控制。本規(guī)范所列的這些案卷(裝具)、表格、卡片,由高校檔案部門自行決定采用。第二章高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范1.引言1.1為了加強(qiáng)高等學(xué)校檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè),做到門類齊全,結(jié)構(gòu)合理,管理科學(xué),有效服務(wù),必須實(shí)行目標(biāo)管理,使檔案工作各個環(huán)節(jié)規(guī)范化,提高管理水平,更有效地保護(hù)及利用檔案,為學(xué)校和社會服務(wù)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)和規(guī)章制訂本規(guī)范。1.2本規(guī)范為評估學(xué)校檔案工作的重要依據(jù)之一。1.3本規(guī)范適用于高等學(xué)校檔案部門。中等職業(yè)技術(shù)學(xué)??蓞⒄請?zhí)行。2.高等學(xué)校檔案工作的基本原則2.1高等學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料,均屬高等學(xué)校檔案。2.2高等學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志,檔案工作應(yīng)是學(xué)校評估的重要內(nèi)容之一。2.3高等學(xué)校檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于開發(fā)利用。2.4高等學(xué)校應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行部門立卷歸檔制度,逐步做到“三納入”、“四同步”:納入學(xué)校計劃和規(guī)劃,納入管理制度,納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍;在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時,布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。2.5高等學(xué)校應(yīng)有一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,各立卷部門要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作,并確定適當(dāng)?shù)膶#妫┞殭n案干部具體承辦。2.6高等學(xué)校要把檔案工作列入學(xué)校計劃,在人員、經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備各方面給予保證。2.7高等學(xué)校檔案工作要努力從經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)向科學(xué)管理,逐步采用先進(jìn)技術(shù),大力開發(fā)檔案信息資源,滿足學(xué)校和社會的需要。3.高等學(xué)校檔案部門的任務(wù)3.1貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的政策法規(guī),規(guī)劃全校檔案工作。3.2制訂本校檔案工作規(guī)章制度,監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況。3.3負(fù)責(zé)收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計全校各類檔案及有關(guān)資料。3.4開展檔案的開放和利用工作。3.5參加信息工作的整體化建設(shè),負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料,編制檢索工具,積極開發(fā)檔案信息資源。3.6參加檔案工作協(xié)作、學(xué)術(shù)研究和交流活動。3.7培訓(xùn)全校專(兼)職檔案工作人員。3.8開展檔案宣傳工作和利用者教育活動。3.9完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。4.高等學(xué)校檔案部門的制度建設(shè)4.1綜合性的規(guī)章制度,包括各種綜合性的實(shí)施辦法、細(xì)則、規(guī)定。4.2立卷歸檔制度,包括校內(nèi)各部門立卷要求,各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔辦法。4.3檔案保管制度,包括檔案的安全保護(hù)和庫房、設(shè)備管理措施。4.4檔案的保密、保衛(wèi)制度,包括檔案的保密、保衛(wèi)措施和對檔案人員的相應(yīng)要求。4.5檔案統(tǒng)計制度,包括統(tǒng)計時間、項(xiàng)目、內(nèi)容、辦法。4.6開放檔案的利用制度,包括確定檔案開放與控制使用的具體范圍和開放檔案的管理辦法等。4.7未開放檔案的利用制度,包括利用手續(xù)、方式、要求、批準(zhǔn)權(quán)限和管理辦法等。4.8檔案的鑒定制度,包括鑒定范圍、組織、辦法、程序、手續(xù)等。4.9檔案部門及下屬科室負(fù)責(zé)人、全體人員的崗位責(zé)任制度,包括目標(biāo)、職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核、獎懲措施等。5.高等學(xué)校檔案干部素質(zhì)要求5.1高等學(xué)校檔案部門應(yīng)配備政治上可靠、具有高中以上(大部分應(yīng)為大專以上)文化水平和一定專業(yè)知識、年齡結(jié)構(gòu)合理、數(shù)量足夠的檔案干部。5.2高等學(xué)校檔案干部要要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想,堅持四項(xiàng)基本原則,執(zhí)行黨和國家方針政策,公正廉潔、嚴(yán)守黨和國家機(jī)密。5.3高等學(xué)校檔案干部要熱愛檔案專業(yè),忠于職守、埋頭苦干,全心全意為人民服務(wù)。5.4高等學(xué)校檔案干部要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識,管理科學(xué)知識,還要學(xué)習(xí)自然科學(xué)、社會科學(xué)方面的知識,刻苦鉆研業(yè)務(wù),以保證工作的順利進(jìn)行。5.5各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案干部提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和經(jīng)濟(jì)待遇創(chuàng)造條件,關(guān)心他們的思想、工作、生活。檔案干部應(yīng)相對穩(wěn)定,一般不要輕易調(diào)離檔案部門。6.檔案的收集6.1收集范圍6.1.1學(xué)校在教學(xué)、科研、管理各項(xiàng)活動中直接形成的對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料:6.1.1.1《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》規(guī)定應(yīng)歸檔的黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財會十大類文件材料;6.1.1.2反映學(xué)校工作和活動的有保存價值的聲像載體材料;6.1.1.3征集國內(nèi)外與學(xué)校有關(guān)的各種具有保存價值的其他材料;6.1.1.4校內(nèi)個人在其非職務(wù)活動中形成的文件材料,可按征集、代管、捐贈的方式處理。6.1.2建國前學(xué)校的各類檔案。6.1.3并入學(xué)校的單位的檔案。6.1.4上級決定由本館(室)保管的撤銷單位的檔案。6.2立卷歸檔分工6.2.1部門、課題組立卷歸檔是高校檔案工作的基本制度和基礎(chǔ),各部門必須分工明確,協(xié)同配合。6.2.2學(xué)校分管某個方面工作的校領(lǐng)導(dǎo),各部門分管檔案工作的負(fù)責(zé)人,都應(yīng)把涉及相應(yīng)的范圍的檔案工作列入自己的職責(zé)范圍,督促有關(guān)部門、有關(guān)人員認(rèn)真做好工作。6.2.3全校性、綜合性的由黨委辦公室、校長辦公室負(fù)責(zé)立卷歸檔。其余按職能部門分工負(fù)責(zé)相應(yīng)門類的立卷歸檔。6.2.4立卷歸檔涉及多個部門的大類,由一個或幾個主要職能部門歸口,其他部門可向它們集中或靠攏。6.3案卷的質(zhì)量要求6.3.1各門類檔案的質(zhì)量要求,總的是:遵循文件材料的形成規(guī)律,保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。6.3.2卷內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映高等學(xué)校教學(xué)、科研和管理活動的真實(shí)內(nèi)容,手續(xù)完備,制作和書寫材料利于長期保存。6.3.3管理內(nèi)容的檔案按問題、時間或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列順序:批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,歷次重要討論稿在后;結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。6.3.4專題性、成套性檔案(含教學(xué)、科研、產(chǎn)品與科技開發(fā)、基建、設(shè)備、出版檔案)按階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組卷。具體請參閱各工作規(guī)范。6.3.5在充分照顧前述原則和不影響文件的有機(jī)聯(lián)系情況下,同一內(nèi)容的卷內(nèi)文件可按永久、長期、短期先后排列。6.3.5.1確定文件材料的保存價值,要根據(jù)學(xué)校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要,準(zhǔn)確進(jìn)行判斷:凡反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌,對本校、國家建設(shè)、歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的,列為永久保管:凡反映學(xué)校一般工作活動,在長期對學(xué)校和社會有查考利用價值的,列為長期保管;凡在較短時期內(nèi)對學(xué)校工作有查考價值的,列為短期保管。6.3.5.2對上級發(fā)來的文電,除少數(shù)直接針對本校,并要執(zhí)行的重要文件,應(yīng)永久保管外,其余多數(shù)為長期、短期保管。6.3.6卷內(nèi)文件要求文字材料在前,圖樣在后。圖樣按目錄或圖號排列,配套的特殊載體的文字材料按有關(guān)規(guī)定整理。6.3.7立卷視文件材料數(shù)量的多寡進(jìn)行。當(dāng)同一問題的文件多時,可采用硬卷皮成卷或單份裝訂,一般不超過200頁;當(dāng)問題單一、文件較少,又不便一起歸類時,可立薄卷。6.3.8卷內(nèi)文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無論單面或雙面,只要是書寫的文件材料,均應(yīng)依次在非裝訂線一側(cè)下角編頁號;不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記,并逐項(xiàng)填寫。6.3.9每個案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄,對文件材料原有題名不要隨意更改和簡化,若原有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無題名的,要重新擬定并在前后加[]。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件,要考證清楚,及時補(bǔ)。會議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見號。6.3.10卷內(nèi)文件材料情況說明,應(yīng)填在備考表內(nèi)。若無說明,也應(yīng)將立卷人、檢查人姓名、時間寫上。檢查人應(yīng)是立卷單位負(fù)責(zé)人。6.3.11案卷題名應(yīng)簡明確切,體式一致。一般包括主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱(文種)等。部分案卷題名可以是項(xiàng)目的名稱代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱,一般寫在卷面,不超過50字。6.3.12要丟掉卷內(nèi)文件上的金屬物,托裱破損文件,字跡稍模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。裝訂用三孔一線,不裝訂的案卷,應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)用細(xì)線逐件裝訂。6.3.13除有特殊要求的外,檔案的案卷格式和各種表格、卡片的內(nèi)容、規(guī)格、用紙應(yīng)統(tǒng)一。卷皮一般用250克以上較厚實(shí)的牛皮紙制成的全封閉式,規(guī)格為300毫米X200毫米,厚度由各校自定,一般為10、15、20、30、40、50、60毫米或自定;表格用紙為260毫米X185毫米,卡片為125毫米X75毫米,用70克以上的白色書寫紙。某些特殊規(guī)格以國家制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。6.4歸檔時間和手續(xù)6.4.1黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年六月底以前歸檔。6.4.2教學(xué)部門和能按教學(xué)年度歸檔的部門應(yīng)在次年寒假前歸檔。6.4.3科研、基建項(xiàng)目和專題性、成套性檔案,在項(xiàng)目完成通過鑒定驗(yàn)收后兩個月內(nèi)歸檔。6.4.4隨時接收上級規(guī)定應(yīng)接收的檔案。6.4.5接收檔案必須履行手續(xù),填寫移交清冊,一式二份,寫明案卷標(biāo)題,卷內(nèi)文件頁數(shù),案卷數(shù)量,移交時間,交接雙方要簽名蓋章。7.檔案的整理7.1劃分全宗7.1.1檔案必須按全宗整理,同一個全宗的檔案不能分散,不同全宗的檔案不能混雜。7.1.2建國前檔案有兩個以上全宗的,按全宗分別整理。7.1.3建國后各校形成的包括各門類和載體的檔案,全宗名稱不因?qū)W校名稱變動而改變。7.2檔案的分類、編號、排架7.2.1檔案分類編號是在文件收集齊全的基礎(chǔ)上,按一定原則和屬性逐卷分別歸類編號。有檢索分類號和實(shí)體分類號(檔號)。7.2.2檢索分類是按專題、類別,系統(tǒng)揭示檔案內(nèi)容,屬大范圍組織檢索工具的分類,其編號按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》確定。7.2.3實(shí)體分類是以全宗為單位按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇,結(jié)合記述的內(nèi)容性質(zhì),對庫存檔案整理、編號,排架組織館藏。7.2.4檔案實(shí)體按檔號順序排架。檔號一般是各類檔案的最下位類目順序編碼。年度為自然年度或教學(xué)年度,按各類規(guī)范要求確定。7.2.5檔案分類、編號、排架,一經(jīng)確定,不可隨意變動。7.3檔案檢索工具的編制7.3.1案卷目錄應(yīng)根據(jù)不同門類檔案的具體情況分年度編制,做到不出現(xiàn)重復(fù)的檔號。7.3.2從實(shí)際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具:檔案館(室)指南、全字介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引,有條件的學(xué)校,還應(yīng)接《檔案著錄規(guī)則》要求編制人物卡片、著錄卡片及資料目錄。8.檔案的計算機(jī)管理8.1檔案部門應(yīng)納入學(xué)校自動化信息管理網(wǎng)絡(luò),積極開發(fā)和利用國家教委推薦的、與本規(guī)范配套的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng),提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力。8.2計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的配置環(huán)境、機(jī)種選型要和本單位自動化信息管理網(wǎng)絡(luò)相一致,最好盡可能選用容量較大、檔次較高的計算機(jī),軟件編程語言為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),輸出設(shè)備為較為先進(jìn)的打字機(jī)。以保證檔案科學(xué)管理的需要和高校教育管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求。9.檔案的保管9.1庫房要求9.1.1新建的庫房基本符合國家檔案局、建設(shè)部發(fā)布的《檔案館庫房建筑設(shè)計規(guī)范》,對于原有不合格庫房,應(yīng)按該規(guī)范要求逐步改造。9.1.2庫房應(yīng)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施。9.1.3庫房標(biāo)準(zhǔn)溫度為14一24℃9.2檔案部門應(yīng)納入學(xué)校自動化管理系統(tǒng),根據(jù)工作需要逐步設(shè)置計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照像(翻拍)機(jī)、錄像機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、吸塵器等。9.3案卷入庫時應(yīng)檢查帳、卡、物是否相符。以全宗為單位,按不同門類、載體、依檔號順序排列。9.4案卷應(yīng)依檔號順序排放,庫房柜架應(yīng)編順序號,各柜、各庫和全館(室)均應(yīng)有檔案資料存放標(biāo)志圖、示意圖。9.5檔案部門應(yīng)對檔案的安全定期組織檢查,記錄在案。發(fā)現(xiàn)問題,及時解決,對破損、褪變檔案要及時修補(bǔ)復(fù)制。9.6聲像載體檔案的保管,按本規(guī)范第四章執(zhí)行。10.檔案的鑒定和統(tǒng)計10.1檔案部門要按規(guī)定進(jìn)行鑒定10.1.1檔案部門應(yīng)根據(jù)本規(guī)范并結(jié)合國家有關(guān)保管期限原則規(guī)定,對已滿期的檔案進(jìn)行鑒定。10.1.2在分管校長領(lǐng)導(dǎo)下,檔案部門和有關(guān)部門組成鑒定小組,采用直接鑒定的方法,以一個年度和一個項(xiàng)目的成套檔案材料為基礎(chǔ),按照分工,個人初鑒,集體審查,對到期的檔案,提出銷毀或延長保管期的意見,登記造冊經(jīng)分管校長批準(zhǔn)后,方可存毀。10.1.3銷毀檔案時必須有兩人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。10.2檔案部門要確定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計。10.2.1建立健全統(tǒng)計臺帳,掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和館(室)內(nèi)各種情況數(shù)據(jù),按省、市檔案部門和院校主管部門的要求及時報送各種報表。10.2.2按上級主管部門和學(xué)校要求進(jìn)行定期的綜合或?qū)m?xiàng)統(tǒng)計分析。10.2.3對統(tǒng)計數(shù)字進(jìn)行綜合分析,找出存在的問題,提出改進(jìn)措施、建議,報告學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。11.檔案的開放利用11.1檔案部門人員要熟悉館藏,主動提供利用,起好領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的助手和參謀作用。11.1.1要充分發(fā)揚(yáng)各校優(yōu)勢,加強(qiáng)內(nèi)外信息的綜合開發(fā)利用,發(fā)揮檔案的信息功能,定題跟蹤服務(wù),提高其社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。11.1.2館(室)內(nèi)應(yīng)有檢索、閱覽室和復(fù)制設(shè)備,為利用者提供方便。11.2珍貴檔案應(yīng)以復(fù)制件或縮微片代替原件提供利用。11.3已建館的學(xué)校,對館藏檔案,自形成之日起滿三十年的,除未解密或需要控制使用部分外,均應(yīng)按國家規(guī)定,報校長批準(zhǔn)后,分期分批向社會開放,未建館的不向社會開放。其他單位或個人需利用時,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)室主任或校辦主任同意后,方可查閱。科技檔案開放利用按國家檔案局、國家科委《開發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行辦法》執(zhí)行。涉及重大問題和機(jī)密的,還要報請校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。11.3.1對開放的檔案,應(yīng)認(rèn)真審查內(nèi)容,嚴(yán)格區(qū)分開放與控制使用的界限。11.3.2利用開放檔案,對國內(nèi)利用者與臺灣、香港、澳門同胞及外國人應(yīng)有不同的要求。11.3.3開放檔案,應(yīng)另編目錄和檢索工具,供利用者檢索。11.3.4專利成果檔案的利用按《中華人民共和國專利法》的規(guī)定執(zhí)行。11.4利用手續(xù)11.4.1凡利用館(室)藏檔案,均應(yīng)按本館(室)規(guī)定辦理利用手續(xù),填寫《檔案借閱登記簿》,對校外單位和有關(guān)人員還應(yīng)照國家規(guī)定收費(fèi)。11.4.2利用結(jié)束后,利用者應(yīng)如實(shí)填寫《檔案利用效果登記表》,留館(室)存查。11.4.3對借出檔案,檔案部門要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞或丟失,應(yīng)寫出書面報告,根據(jù)不同情況,報學(xué)校按規(guī)定嚴(yán)肅處理。12.檔案的編研和學(xué)術(shù)研究12.1高校檔案部門應(yīng)加強(qiáng)編研工作,對檔案資料進(jìn)行研究整理,編輯出版。參加學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)整體建設(shè)和校內(nèi)外編史修志,編寫或配合有關(guān)部門編寫重要參考資料。12.1.1編研的重要參考資料包括:學(xué)校沿革表;歷任校領(lǐng)導(dǎo)(含副職)職務(wù)名稱及任兔;學(xué)校各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編;年鑒、學(xué)校大事記(可與黨辦、校辦合編);重要檔案史料匯編;重要專題檔案匯編(如學(xué)生運(yùn)動、規(guī)章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型設(shè)備等);重要會議簡介等等。12.1.2檔案部門對編纂的各種匯編要注意把關(guān),保證質(zhì)量,必要時應(yīng)報有關(guān)部門或分管校領(lǐng)導(dǎo)審查。12.2高校檔案部門要管好學(xué)校(校史)陳列館(室),加強(qiáng)與圖書館、博物館(室)的聯(lián)系,根據(jù)學(xué)校和社會需要,經(jīng)校長批準(zhǔn),在適當(dāng)時候通過展覽和新聞媒介公布一定數(shù)量的檔案資料。12.3檔案部門應(yīng)認(rèn)真組織本單位學(xué)術(shù)理論研究,參加本系統(tǒng)、本地區(qū)的檔案協(xié)會(學(xué)會、研究會)活動,并起重要作用。
員工工作表現(xiàn)/貢獻(xiàn)評估表(管理人員用)被評價者個人資料:姓名:性別:年齡:部門:評估日期:任職時間:職位:評價標(biāo)準(zhǔn)和操作說明:請在適當(dāng)?shù)臋趦?nèi)填寫等級對應(yīng)的字母。A.(10分)出色,績效特別優(yōu)秀,并始終超越本職位常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求B.(8分)優(yōu)良,工作績效經(jīng)常超出本職位常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求C.(6分)可接受,工作績效經(jīng)常維持或偶爾超出本職位常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求D.(4分)需改進(jìn),工作績效基本維持或偶爾未達(dá)到本職位常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求E.(2分)不良,工作績效顯著低于常規(guī)本職位正常工作標(biāo)準(zhǔn)的要求N.此項(xiàng)目不適用于此人工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)評價因素描述評分等級自我評價主管評價工作責(zé)任感表現(xiàn)出維護(hù)組織利益與形象的具體行為樂意接納額外的任務(wù)和必要的加班肯為工作結(jié)果承擔(dān)責(zé)任保持良好的出勤記錄,沒有不合理缺席客戶(包括組織內(nèi)部的服務(wù)對象)服務(wù)意識傾聽客戶問題,努力發(fā)現(xiàn)、理解客戶需求合乎組織規(guī)則地滿足客戶需求,提供清晰、完整的答案提供額外的幫助以愉悅和友善的態(tài)度提供服務(wù)工作品質(zhì)服從上級指示遵守規(guī)章制度和業(yè)務(wù)
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