教學(xué)管理數(shù)據(jù)庫第2章 Access 2010操作基礎(chǔ)

本章要點Access概述Access2010的系統(tǒng)環(huán)境Access2010的主窗口Access2010的數(shù)據(jù)庫對象第2章Access2010操作基礎(chǔ)2.1.1Access的發(fā)展Access誕生于20世紀(jì)90年代初期，歷經(jīng)多次升級改版，其功能越來越強，而操作越來越直觀方便。2010年6月，MicrosoftOffice2010正式在中國發(fā)布，這是Microsoft公司推出的新一代辦公軟件，其中MicrosoftAccess2010是其中的重要組件。Access2010是Access的較新版本，與原來的版本相比，Access2010除了繼承和發(fā)揚了以前版本功能強大、界面友好、操作方便等優(yōu)點外，在界面的易操作性方面、數(shù)據(jù)庫操作與應(yīng)用方面進行了很大改進。2.1Access概述2.1.2Access的特點Access創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫存儲在一個單獨的文件中，即一個Access數(shù)據(jù)庫中的各種對象(包括表、查詢、窗體、報表、宏和模塊)都存儲在一個文件中。Access支持OLE(ObjectLinkingandEmbedding)數(shù)據(jù)和XML(ExtensibleMarkupLanguage)數(shù)據(jù)。Access采用了與整個Office統(tǒng)一的用戶界面，并提供了許多圖形化的工具和向?qū)Аccess提供了大量的內(nèi)置函數(shù)與宏。Access數(shù)據(jù)庫可以發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上的Web頁。Access2010最直觀的變化是用戶界面上的改變。此外，Access2010為創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫對象提供了更強大的創(chuàng)建工具和直觀的操作環(huán)境，引入了新的數(shù)據(jù)類型和控件，新增加了數(shù)據(jù)顯示和安全性等許多功能，在支持網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)庫方面也進行了很大改進。1．全新的用戶界面2．方便實用的模板3．新增的數(shù)據(jù)類型4．改進的宏5．新的數(shù)據(jù)共享方式2.1.3Access2010的新增功能2.2.1Access2010的安裝與啟動1．Access2010的安裝通過執(zhí)行MicrosoftOffice2010安裝盤上的setup.exe文件來啟動安裝過程，然后按照系統(tǒng)提示，逐步進行操作即可。2.2Access2010的系統(tǒng)環(huán)境2．Access2010的啟動(1)使用“開始”菜單啟動Access2010(2)使用快捷方式啟動Access2010(3)使用已有的數(shù)據(jù)庫文件啟動Access2010啟動Access2010之后，屏幕顯示Access2010的啟動窗口，也稱作MicrosoftOfficeBackstage視圖，如圖所示。但使用第(3)種方法，即雙擊Access2010數(shù)據(jù)庫文件圖標(biāo)啟動Access2010，這時進入的界面是Access2010主窗口。1．“文件”選項卡“文件”選項卡是對數(shù)據(jù)庫文件進行各種操作及對數(shù)據(jù)庫進行設(shè)置的命令，常用命令有數(shù)據(jù)庫文件的保存、打開、關(guān)閉等。2．快速訪問工具欄快速訪問工具欄中的命令始終可見，可將最常用的命令添加到此工具欄中。通過快速訪問工具欄，只需一次單擊即可訪問命令。默認(rèn)的快速訪問工具欄包括“保存”、“恢復(fù)”和“撤消”命令。2.2.2Access2010的啟動窗口可以自定義快速訪問工具欄，以便將經(jīng)常使用的命令加入其中。單擊快速訪問工具欄右側(cè)的下拉箭頭，將彈出“自定義快速訪問工具欄”菜單，選擇“其他命令”菜單項，彈出“Access選項”對話框中的“自定義快速訪問工具欄”界面，如圖所示。在其中選擇要添加的命令，然后單擊“添加”按鈕。若要刪除命令，在右側(cè)的列表中選擇該命令，然后單擊“刪除”按鈕。也可以在列表中雙擊該命令實現(xiàn)添加或刪除。完成后單擊“確定”按鈕。也可以選擇“文件”→“選項”菜單命令，然后在彈出的“Access選項”對話框的左側(cè)窗格中選擇“快速訪問工具欄”選項進入“自定義快速訪問工具欄”設(shè)置界面。(1)在Access2010窗口中，選擇“文件”→“退出”菜單命令。(2)單擊Access2010窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕。(3)雙擊Access2010窗口左上角的控制菜單圖標(biāo)；或單擊控制菜單圖標(biāo)，從打開的菜單中選擇“關(guān)閉”命令；或按組合鍵Alt＋F4。(4)右鍵單擊Access2010窗口標(biāo)題欄，在打開的快捷菜單中，選擇“關(guān)閉”命令。2.2.3Access2010的退出在Access2010的啟動窗口，提供了創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的導(dǎo)航，當(dāng)選擇新建空白數(shù)據(jù)庫，或新建Web數(shù)據(jù)庫，或在選擇某種模板后，就正式進入Access2010主窗口，如圖所示。2.3Access2010的主窗口1.功能區(qū)的組成Access2010功能區(qū)是一個橫跨在Access2010主窗口頂部的帶狀區(qū)域，它由選項卡、命令組和各組的命令按鈕3部分組成。單擊選項卡可以打開此選項卡所包含的命令組以及各組相應(yīng)的命令按鈕。在Access2010中，主要的選項卡包括“文件”、“開始”、“創(chuàng)建”、“外部數(shù)據(jù)”和“數(shù)據(jù)庫工具”，每個選項卡都包含多組相關(guān)命令。2.3.1功能區(qū)有些命令組的右下角有一個“對話框啟動器”按鈕，單擊該按鈕可以打開相應(yīng)的對話框或任務(wù)窗格。上下文選項卡可以根據(jù)所選對象狀態(tài)的不同而自動顯示或關(guān)閉，具有智能特性，給用戶的操作帶來很大方便。2.3.1功能區(qū)2.功能區(qū)的操作在Access2010中，執(zhí)行命令的方法有多種。一般可以單擊功能區(qū)選項卡，再在相關(guān)命令組中單擊相關(guān)命令按鈕。也可以使用與命令關(guān)聯(lián)的鍵盤快捷方式，如果用戶知道早期Access版本中所用的鍵盤快捷方式，那么也可以在Access2010中使用此快捷方式。此外，按下并釋放Alt鍵，將顯示命令的訪問鍵，此時按下所提示的鍵也可以執(zhí)行相應(yīng)的命令。3.上下文選項卡除標(biāo)準(zhǔn)選項卡之外，Access2010還有隱藏的選項卡，在默認(rèn)情況下不顯示只有在進行特定操作時才會顯示出來，這類選項卡稱為上下文選項卡，即根據(jù)正在進行操作的對象以及正在執(zhí)行的操作在標(biāo)準(zhǔn)選項卡旁邊出現(xiàn)的選項卡。上下文選項卡可以根據(jù)所選對象狀態(tài)的不同而自動顯示或關(guān)閉，具有智能特性，給用戶的操作帶來很大方便。1.導(dǎo)航窗格的組成導(dǎo)航窗格按不同的類別和組對數(shù)據(jù)庫對象進行組織?？梢栽趯?dǎo)航窗格菜單中選擇所需要的組織方式。在默認(rèn)情況下，Access2010使用“對象類型”類別來組織數(shù)據(jù)庫對象，該類別包含對應(yīng)于各種數(shù)據(jù)庫對象的組。這種方式與早期版本中的默認(rèn)“數(shù)據(jù)庫窗口”顯示界面相似。2.3.2導(dǎo)航窗格2.打開數(shù)據(jù)庫對象若要打開數(shù)據(jù)庫對象，則在導(dǎo)航窗格中雙擊該對象?；蛟趯?dǎo)航窗格中選擇對象，然后按Enter鍵?；蛟趯?dǎo)航窗格中右鍵單擊對象，再在快捷菜單中選擇菜單命令，該快捷菜單中的命令因?qū)ο箢愋偷牟煌煌?.顯示或隱藏導(dǎo)航窗格單擊“導(dǎo)航窗格”右上角的“百葉窗開/關(guān)”按鈕，將隱藏導(dǎo)航窗格。若要再顯示導(dǎo)航窗格，則單擊“導(dǎo)航窗格”條上面的“百葉窗開/關(guān)”按鈕。1.對象編輯區(qū)對象編輯區(qū)位于Access2010主窗口的右下方、導(dǎo)航窗格的右側(cè)，它是用來設(shè)計、編輯、修改以及顯示表、查詢、窗體和報表等數(shù)據(jù)庫對象的區(qū)域。對象編輯區(qū)的最下面是記錄定位器，其中顯示共有多少條記錄，當(dāng)前編輯的是第幾條。2.選項卡式文檔在Access2010中可以同時打開對個數(shù)據(jù)庫對象，此時在對象編輯區(qū)頂端以選項卡的方式顯示出所有已打開的對象的名稱，并且僅顯示當(dāng)前對象的內(nèi)容。2.3.3其他界面元素3.狀態(tài)欄狀態(tài)欄是位于Access2010主窗口底部的條形區(qū)域。右側(cè)是各種視圖切換按鈕，單擊各個按鈕可以快速切換視圖狀態(tài)，左側(cè)顯示了當(dāng)前視圖狀態(tài)。4.獲取幫助在使用Access2010的過程中，如有疑問，可以按F1鍵或單擊功能區(qū)右側(cè)的問號按鈕來獲取幫助。在進入Access幫助界面后，可以根據(jù)目錄或關(guān)鍵字來查找?guī)椭畔?。還可以選擇“文件”→“幫助”命令，然后單擊相關(guān)按鈕進入其對應(yīng)的幫助界面獲取幫助。Access2010將數(shù)據(jù)庫定義為一個擴展名為.accdb的文件，并包括6種不同的對象，它們是表、查詢、窗體、報表、宏和模塊。1．表表(Table)又稱數(shù)據(jù)表，它是數(shù)據(jù)庫的核心與基礎(chǔ)，用于存放數(shù)據(jù)庫中的全部數(shù)據(jù)。2．查詢查詢(Query)是按照一定的條件從一個或多個表中篩選出所需要的數(shù)據(jù)而形成的一個動態(tài)數(shù)據(jù)集，并在一個虛擬的數(shù)據(jù)表窗口中顯示出來。2.4Access2010的數(shù)據(jù)庫對象3．窗體窗體(Form)是數(shù)據(jù)庫和用戶聯(lián)系的界面。4．報表主要用來打印或顯示數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。利用報表(Report)可以將數(shù)據(jù)庫中需要的數(shù)據(jù)提取出來進行分析、整理和計算，并將數(shù)據(jù)以格式化的方式打印輸出。5．宏宏(Macro)是一系列操作命令的集