枸杞食品公司文件和資料控制程序

PAGE1/10文件和資料控制程序1目的1.1保證質(zhì)量管理體系有效運行的所有場所都使用適用文件的有效版本。1.2使文件標準化，并得到持續(xù)改進。2范圍適用于公司所有文件，包括生產(chǎn)經(jīng)營所需的內(nèi)部文件和外來文件。2.1公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目標。2.2標準：管理標準。2.3規(guī)范：安全操作規(guī)范、行為規(guī)范。2.4外來文件：適用的各類國家法律、法規(guī)、標準，來自上級部門、供方或顧客等同級單位的文件。2.5對外文件：紅頭文件、商函等對外報送的所有文字資料。3定義3.1規(guī)范：闡明要求的文件。3.2技術(shù)標準：包括采購產(chǎn)品標準、過程制品標準、成品標準。3.3操作規(guī)范：工藝/安全/設(shè)備操作規(guī)程、檢化驗操作規(guī)程、各種質(zhì)量控制計劃、各種檢化驗計劃等。3.4行為規(guī)范：考勤管理、上崗證管理等員工行為管理規(guī)定。3.5管理標準：第一個PDCA（P策劃、D實施、C檢查、A處置）過程的詳細描述。3.6外來文件：非本公司內(nèi)部編制的，來自于公司以外組織的適用的文件。3.7文件評審：為確定文件主題事項達到規(guī)定目標的適宜性、充分性和有效性所進行的活動。3.8字（word）：標識文件中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。3.9行（line）：標識文件中縱向距離的長度單位。4職責4.1辦公室負責文件的標準化。4.2各職能部門負責本部門職責范圍內(nèi)管理文件的編制。4.3辦公室負責程序文件、管理文件的編制。5管理內(nèi)容和方法公司內(nèi)部各類文件無特殊要求一律雙面打印。5.1文件格式5.1.1紙型：文件用紙統(tǒng)一采用A4型，其幅面尺寸為：210mm×297mm。5.1.2頁面設(shè)置：5.1.2.1裝訂時的頁邊距：上2.0cm，下2.0cm，左3.0cm，右2.0cm；如設(shè)有頁眉和頁腳時，其高度分別為1.5cm，并將天頭改設(shè)為0.5cm。5.1.2.2非裝訂時的頁邊距：上、下、左、右均設(shè)為2.5cm。5.1.3圖文顏色：未作特殊說明，文件中圖文顏色均為黑色。5.1.4排版規(guī)格：正文用小四號宋體字（紅頭文件用4號字），標準字符間距，行距為26磅固定值（紅頭文件為標準單倍行距），排版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心（頁邊距內(nèi)的部分）不斜，誤差不超過1mm。5.1.5頁眉5.1.5.1對內(nèi)行政文件：左邊頂格為大小合適的“正源”標識，接著是“寧夏正源吳忠清真食品有限公司”，排列方式為左對齊。下面為一條1磅粗的黑色反線，線隨字走，字無則線止，具體樣式見版式1。5.1.5.2對外行政文件：左邊頂格為2cm×2cm“正源”標識。第一行居中為公司中文全稱，采用小二號加粗黑體，標準字符間距；第二、三行居中為公司英文大寫全稱，采用四號加粗傾斜宋體標準字符間距；第四行為公司英文網(wǎng)址，采用四號加粗傾斜宋體標準字符間距。下面為一條1磅粗的黑色反線，線長與版心同寬，具體樣式見版式2。5.1.6文件標題：頁眉下空一行，用小二號黑體標準字符間距，一行或多行居中排布，回行時，要做到詞意完整、排列對稱，間距恰當?？?個字；主辦機關(guān)印章在前，兩個印章均壓成文時間，只能采用同種加蓋印章方式（下套式事中套式），以保證印章排列整齊，兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。5.1.11.3當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文部門名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間，主辦部門印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2個字標識成文時間。5.1.11.4特殊情況：當文件排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距等措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。5.1.12附注：文件如有附注，居左空2個字用小四號（紅頭文用4號）宋體加圓括號標識在成文時間下一行。5.1.13紅頭文件的的版記5.1.13.1版記的位置：版記應(yīng)置于文件最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。5.1.13.2簽發(fā)：左空1個字用四號宋體標識“簽發(fā)”，后標全角冒號，詞目用四號宋體標準字符間距排布。5.1.13.3主題詞：在簽發(fā)下一行，左空1個字用四號宋體標識“主題詞”，后標全角冒號，詞目用四號宋體字標準字符間距排布，詞目之間空一個字。5.1.13.4抄送：文件如有抄送，在主題詞下一行，左空1個字用四號宋體字標識“抄送”，后標全角冒號，抄送部門間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送部門對齊，在最后一個抄送部門后標句號。5.1.13.5主辦單位：抄送的下一行，左空1個字用四號宋體字標識。5.1.13.6印發(fā)時間：與抄送同一行，右空一個字用四號宋體字，印發(fā)時間以文件付印日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。5.1.13.7版記中的反線：版記中各要素之下均加一條1磅的黑色反線，寬度同版心。5.1.14文件份數(shù)：在印發(fā)時間下一行，右空一個字，在圓括號內(nèi)用小四號宋體標準字符間距標注，紅頭文件的具體西式見版式3。5.1.15頁腳：頁腳的內(nèi)容字號及字體及排版等不限制，文件編制者可根據(jù)實際自行確定。但如文件多頁需標頁碼時，則用小四號阿拉伯數(shù)字采用外側(cè)對齊方式標識，數(shù)碼左右各放一條小四號“一”或“·”，單頁碼居右空1個字，雙頁碼居左空1個字。5.1.16文件中的表格：文件如需附表，對橫排紙A4型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。5.2文件編、審、批除行政文件外，如需要，文件編制部門在編制文件前，應(yīng)向文件管理部索取文件編號，嚴格按文件要求的格式進行編制。文件規(guī)定內(nèi)容應(yīng)與實際運作保持一致，并隨著質(zhì)量管理體系的變化及公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目標的變化，及時修訂質(zhì)量管理體系文件，定期評審，確保文件的有效性、充分性和適宜性。5.2.1文件編號方法Q/JLG×××××-××××用四位數(shù)表標準年號用三位數(shù)表示標準順序號用兩個字母表示標準類別寧夏正源吳忠清真食品有限公司代碼企業(yè)標準代碼5.2.1.1標準類別代碼表示方法：管理標準—MS；工作標準—WS；技術(shù)標準—JS。5.2.1.2標準順序號按標準的類別分別編排，每個類別的標準單獨排序。5.2.2行政文件、行為規(guī)范由辦公室草擬，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后定稿。5.2.3管理標準由各職能部門草擬，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后定稿。因一個過程往往需要幾個部門相互配合才能完成，所以一個管理標準一般會涉及不只一個部門，標準草擬部門需將草案傳遞相關(guān)部門及其主管領(lǐng)導(dǎo)審閱后定稿。5.2.4安全操作規(guī)范由安全環(huán)保人員組織維護部共同起草，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后定稿。5.2.5技術(shù)標準5.2.5.1采購產(chǎn)品技術(shù)標準5.2.5.1.1由產(chǎn)品的使用部門草擬，明確產(chǎn)品的感官指標、理化指標、特性指標等技術(shù)要求，規(guī)定產(chǎn)品標識、包裝、運輸和貯存要求、產(chǎn)品入廠檢驗頻次等到。5.2.5.1.2標準草案經(jīng)草擬部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由草擬部門傳遞質(zhì)量管理部、采購部及其主管領(lǐng)導(dǎo)審閱后定稿。必要時傳遞辦公室審閱后定稿5.2.5.2過程制品及成品技術(shù)標準5.2.5.2.1由產(chǎn)品生產(chǎn)部門草擬，明確產(chǎn)品的感官指標、理化指標、特性指標等技術(shù)要求，規(guī)定產(chǎn)品標識、包裝、運輸和貯存要求及產(chǎn)品出廠檢驗頻次。5.2.5.2.2標準草案經(jīng)草擬部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由草擬部門傳遞質(zhì)量管理部、銷售部及其主管領(lǐng)導(dǎo)審閱后定稿。必要時傳遞辦公室審閱后定稿。5.2.6檢化驗操作規(guī)范由質(zhì)量管理部草擬，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后報辦公室后定稿。5.2.7安全操作規(guī)范由生產(chǎn)部起草，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批報總經(jīng)理辦公室后定稿。5.3標準化文件的備案5.3.1行政文件定稿后，由編制部門以電子版送辦公室備案。5.3.2其他文件定稿后，由編制部門以電子版送辦公室備案，經(jīng)辦公室檢查格式合格后，編制部門方可下發(fā)。5.4文件收發(fā)5.4.1發(fā)文紅頭文件統(tǒng)一由辦公室下發(fā)。其他文件由編制部門下發(fā)。5.4.1.1文件下發(fā)前，由編制部門填寫“文件審批匯簽單”，體現(xiàn)文件名稱、文件編號、審閱部門、審閱人意見、審閱日期、批準人意見及日期等內(nèi)容。5.4.1.2文件下發(fā)部門應(yīng)進行發(fā)文記錄，體現(xiàn)文件名稱、文件編號、順序號、下發(fā)日期、收文部門、簽收人、下發(fā)份數(shù)、收回日期、收回人等內(nèi)容。5.4.1.3發(fā)給公司內(nèi)部各相關(guān)部門以及認證機構(gòu)的質(zhì)量管理體系文件都是受控文件，下發(fā)時在文件封面上應(yīng)有文件順序號作為受控標識，并加蓋“有效版本”印章。作為資料和信息對外（咨詢機構(gòu)、顧客及上級主管部門）發(fā)放的文件為非受控文件，由管理者代表或其授權(quán)人審批后編號發(fā)放。5.4.1.4“受控”、“作廢”、“供參考”、“有效版本”等印章由辦公室保存和管理。5.4.2收文5.4.2.1外來行政文件的收處：外來行政文件由辦公室簽收。5.4.2.1.1行政專員負責上級及外業(yè)文件的接收，對上級來文核對后，附“文件處理單”，并分類登記在“收文登記本”上，編號保管。5.4.2.1.2閱批與分轉(zhuǎn)：正式外來公文需辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽（吉林龍谷物流有限公司的文件由總經(jīng)理閱）后，由行政專員分送至承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完畢，緊急文件即閱即辦。如關(guān)系到兩個以上部門閱辦的，應(yīng)按批示次序依次傳閱辦，需要轉(zhuǎn)發(fā)的按公司發(fā)文程序處理。5.4.2.1.4閱處與催辦：承辦部門接到文件后應(yīng)馬上指定專人辦理，不得將文件積壓，閱畢簽字后送回行政專員處，不得橫傳。如需備查，應(yīng)按有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室主任同意后，可以重印和摘抄，原件及時歸檔。行政專員對所傳文件負有催辦、檢查和督促責任。5.4.2.2其他與體系有關(guān)的外來文件，辦公室負責簽收、登記和存檔。5.4.2.3來自顧客的文件：銷售部負責信息庫建立、更新及動態(tài)管理。5.4.2.4來自供方的文件：采購部負責信息庫的建立、更新及動態(tài)管理。5.4.2.5適用的國家標準：總經(jīng)辦負責信息庫的建立、更新及動態(tài)管理。5.4.2.6適用法律、法規(guī)：總經(jīng)辦負責信息庫的建立、更新及動態(tài)管理。5.2.4.7內(nèi)部收文：文件接收部門應(yīng)進行收文記錄，體現(xiàn)發(fā)文部門、文件名稱、文件編號、順序號、接收日期、接收人數(shù)、簽收人、收回日期、收回人等內(nèi)容。5.5文件的評審、修改、銷毀5.5.1文件在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)不能達到預(yù)期的要求或不能有效指導(dǎo)過程的運作、對過程進行控制時，發(fā)現(xiàn)部門應(yīng)向文件編制部門提出文件修改報告，報告中詳細說明提出修改的理由，修改前后的內(nèi)容。5.5.2文件編制部門按5.2條款傳遞修改報告，請相關(guān)部門審閱后，傳遞辦公室（附修改內(nèi)容電子版）備案。5.5.3文件修改由文件下發(fā)部門完成，并形成文件修改一覽表，體現(xiàn)修改文件名稱、文件編號、修改內(nèi)容、修改時間、修改人等信息。5.5.4文件修改完成即表示修改前內(nèi)容作廢，修改后內(nèi)容生效。5.5.5文件的修改一般采用劃改、換頁或換版的形式。5.5.5.1劃改：修改內(nèi)容很少或應(yīng)急性修改可采用“劃改”的方法，在原文字上劃雙刪除線，在其附近添寫修改后的內(nèi)容關(guān)簽字。5.5.5.2換頁：為保持文件的嚴肅性和便于閱讀，文件累計劃改面積不得大于該頁有效面積的1/4，劃改次數(shù)不得超過4次，否則作換頁處理。文件下發(fā)部門在進行換頁時，將作廢頁收回，統(tǒng)一銷毀。5.5.5.3換版：文件的重要內(nèi)容修改或重新排版時需要換版，文件換版的編、審、批、標準化、收發(fā)、評審、修改、銷毀按5.2～5.5條款規(guī)定進行。5.5.6文件評審由文件編制部門進行，自文件下發(fā)之日起，至少每年進行一次。5.6文件使用、保管文件保管環(huán)境適宜，做好防火、防盜、防潮等工作。5.6.1部門指定專人負責文件的收發(fā)、建檔和存檔文件的保管等工作，形成本部門文件一覽表（包括所有在用有效文件），體現(xiàn)文件名稱、文件編號、發(fā)文部門、收文日期、收文人、保管人，并對文件一覽表進行動態(tài)管理，同時保持文件的連續(xù)性、完整性。5.6.2各部門在生產(chǎn)經(jīng)營管理中，嚴格遵照現(xiàn)行有效文件執(zhí)行，公司以此為依據(jù)進行各項工作考核。5.6.3文件保管人換崗或離崗，應(yīng)由離崗人原在部門負責收回或監(jiān)督交接雙方移交文件，并在文件收發(fā)記錄上做記錄，文件接受人應(yīng)及時熟悉文件，以便工作的順利開展，確保本部門與質(zhì)量管理有關(guān)活動的有效進行。5.6.4當公司機構(gòu)調(diào)整或變更時，由文件下發(fā)部門協(xié)調(diào)處理文件交接工作并做好記錄。5.6.5如文件嚴重破損或丟失，使用部門可到文件下發(fā)部門辦理更換或補發(fā)手續(xù)，如更換則仍使用原發(fā)文順序號為文件。5.7文件的查、借閱5.7.1文件下發(fā)部門必須備有“查、借閱文件表”，表中體現(xiàn)文件名稱、用途、查借閱人、數(shù)量、期限、批準人、提供人等內(nèi)容。文件查、借閱需經(jīng)文件下發(fā)（不包括二級以下的轉(zhuǎn)發(fā)）部門領(lǐng)導(dǎo)批準。5.7.2查、借閱人員應(yīng)愛護文件，不準私自修改或損毀文件，保持文件的完整和清潔，并按期歸還出借部門。歸還的文件由文件出借部門檢查其完好情況，如發(fā)現(xiàn)損壞，有權(quán)追究查、借閱者的責任。5.7.3特殊情況5.7.3.1第三方質(zhì)量管理體系審核