企業(yè)質量管理中的質量信息有效管理

企業(yè)質量管理中的質量信息有效管理

1質量信息管理信息是指“重要數(shù)據(jù)”。該定義中的數(shù)據(jù)是一個廣義的概念:指有意義、有價值的資訊或消息。質量信息就是有關質量方面有意義的數(shù)據(jù)。企業(yè)產(chǎn)品的形成過程中一般存在兩種運動過程:物流和信息流。物流是由原材料等資源的輸入轉化成產(chǎn)品輸出而進行形態(tài)和性質變化的過程。信息流是伴隨物流而產(chǎn)生,反映了物流狀態(tài)并通過它控制、調節(jié)、改進物流。質量信息管理就是在質量信息方面開展的管理活動。通過提高質量信息管理水平,可以優(yōu)化組織的物流并讓組織提供更為優(yōu)質的產(chǎn)品。而對其運用戴明環(huán)(PDCA循環(huán))理論可以在管理水平的螺旋上升中提升企業(yè)的質量信息管理水平。2dca循環(huán)的含義戴明環(huán)(PDCA循環(huán))是美國質量管理專家戴明(WilliamEdwardsDeming)提出的。PDCA四個英文字母及其在PDCA循環(huán)中所代表的含義如下:P(Plan)——策劃或計劃,確定方針和目標,確定活動計劃;D(Do)——執(zhí)行、貫徹計劃中的內(nèi)容;C(Check)——檢查、總結執(zhí)行計劃的結果,注意效果,找出問題;A(Act)—行動或處置,對總結檢查的結果進行處理、制止錯誤、改進流程。戴明環(huán)就是一個由四個步驟(P計劃,D執(zhí)行,C檢查,A行動)組成的不斷重復循環(huán)前進的環(huán),并且在循環(huán)中不斷提高質量管理水平。3質量管理體系的外部屬性有利于提高企業(yè)的核心競爭力質量信息管理具有內(nèi)外兩種屬性。其內(nèi)部屬性是指在組織內(nèi)部通過有效的內(nèi)部信息溝通使得質量信息在企業(yè)內(nèi)暢通,使得我們實時掌握質量管理體系運行狀況,發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品實現(xiàn)過程中存在的問題,采取優(yōu)先的糾正和預防措施對質量管理體系進行持續(xù)改進,不斷向顧客提供符合要求的產(chǎn)品和服務,增強顧客滿意度。其外部屬性是指通過與顧客和相關方的外部溝通,準確全面地獲得顧客關于產(chǎn)品質量方面的意見、要求和期望,使得我們可以有目的地進行提高產(chǎn)品質量的組織內(nèi)部活動。從上述兩個屬性可以看出,質量信息管理對于保持和提高企業(yè)的核心競爭力有著極為重要的作用。運用過程方法這一質量管理原則,通過在質量信息管理體系上應用戴明環(huán)理論,使得企業(yè)質量信息管理得到有效控制和實施。4質量管理的方法信息流的基本模型如下:可以推導出對應的質量信息流基本模型如下:從質量信息流基本模型中,我們可以發(fā)現(xiàn):對質量信息的管理采用戴明環(huán)方法是非常具有針對性的,因為“P計劃,D執(zhí)行,C檢查,A行動”方法正好對應于模型中的四個步驟。通過對質量信息流對應采取戴明環(huán)的方法,在閉環(huán)后的螺旋上升、不斷提高的循環(huán)基礎上建立質量信息管理系統(tǒng)會帶來較好的管理效果。5德明環(huán)pdca循環(huán)用于質量信息管理5.1企業(yè)質量管理體系中的信息編碼系統(tǒng)相對于組織活動的三個層次有:作業(yè)活動、戰(zhàn)術活動和戰(zhàn)略計劃活動。作業(yè)活動是組織內(nèi)的日?；顒?戰(zhàn)術活動由組織中層管理人員等負責執(zhí)行,監(jiān)督作業(yè)活動、進行質量策劃、保證質量目標實現(xiàn);戰(zhàn)略計劃活動如管理評審,就是組織的高層管理者策劃和實施戰(zhàn)略計劃的活動。對應于作業(yè)活動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)就是作業(yè)級信息,同樣對應于戰(zhàn)術活動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)就是戰(zhàn)術級信息,對應于戰(zhàn)略計劃活動就有戰(zhàn)略級信息。見下圖:作業(yè)級信息中的質量信息就是作業(yè)級質量信息,比如:采購產(chǎn)品進貨檢驗、過程檢驗和最終檢驗產(chǎn)生的質量信息,產(chǎn)品設計和開發(fā)過程中和產(chǎn)品生產(chǎn)和調試過程中產(chǎn)生的質量信息。戰(zhàn)術級信息中的質量信息就是戰(zhàn)術級質量信息,即有中層及以上管理人員參與決策和計劃實施的質量管理活動所產(chǎn)生質量信息,比如:糾防措施的策劃與開展、內(nèi)部審核、顧客對體系的二方審核和顧客反饋等等。戰(zhàn)略級信息中的質量信息就是戰(zhàn)略級質量信息,即企業(yè)高層管理者實施戰(zhàn)略計劃所產(chǎn)生的質量信息,比如:管理評審活動的輸出,企業(yè)質量目標的制訂等等。這些質量信息就是我們建立質量信息管理體系并加以搜集、整理、傳遞和處理的信息。企業(yè)質量信息的識別,應按質量信息系統(tǒng)中的三個級別對應分類識別,以便于我們對質量管理體系中的各個具體過程進行分析。通過運用過程方法,各類信息的產(chǎn)生過程基本被確定,信息源也就被識別出來。因為這三個級別的質量信息的特點是不同的,采取D(實施)、C(檢查)、A(行動)的方法和側重點也是不同的。質量信息需求分析和信息源識別一旦確定下來,質量信息管理工作戴明環(huán)中的P(策劃)階段就完成了,接著我們進入D(實施)階段。5.2質量管理信息系統(tǒng)軟件設計作為質量信息管理的D(實施)階段的工作,就是對信息的收集、整理、傳遞和處理。針對前面的P(策劃)階段的成果,對各級各類信息要求各部門或各職能崗位負責進行收集整理。比如,生產(chǎn)計劃部門負責收集和整理產(chǎn)品實現(xiàn)過程方面的質量信息;銷售部門負責客戶反饋的質量信息;技術部門負責產(chǎn)品設計和開發(fā)過程中的質量信息等等。要求是各部門或各職能崗位應由專人來負責信息的收集和整理;否則信息收集和整理工作可能流于形式。質量信息的傳遞處理實際上就是信息在組織內(nèi)部溝通流傳的過程。在信息的溝通手段上有多種可能的形式:會議、文件、報告、電子郵件、月度工作情況匯總表、簡報、信息反饋單、內(nèi)部局域網(wǎng)等等。網(wǎng)絡普及的今天使得使用基于網(wǎng)絡的信息管理軟件來管理質量信息成為可能。應用軟件來管理質量信息有以下優(yōu)點:(1)可以使得質量信息管理工作規(guī)范化運作,打破信息壁壘,使得制度更加易于落實。使用計算機和軟件來管理,將信息收集、整理和傳遞、處理連接為一個整體,去除大量重復性的人工勞動。(2)可以使得質量信息管理工作科學化。質量信息管理本身就是一項講求科學的工作。在質量信息收集、整理和傳遞、處理中將質量信息管理的知識融入軟件體現(xiàn)到管理工作中來,可以幫助我們極大提高對質量信息的應用水平。(3)可以使得質量管理信息工作標準化。通過軟件中格式的規(guī)定以及與組織制度的高度符合性,使得質量管理信息工作標準化,避免產(chǎn)生冗余信息和負信息,提高了質量管理信息工作的效率。常見的基于數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡的質量信息管理系統(tǒng)軟件一般包括后臺管理模塊和前臺客戶端模塊。這兩個大模塊下又分成若干子模塊。后臺管理模塊主要有:權限控制、欄目設置、信息錄入刪除和修改、信息瀏覽和輸出樣式、信息統(tǒng)計、報表生產(chǎn)管理等。前端客戶端模塊主要有:版面設計樣式、欄目顯示樣式、客戶個性化信息設置等。質量信息管理系統(tǒng)軟件以質量信息數(shù)據(jù)庫為核心進行設計、以網(wǎng)絡為平臺,實現(xiàn)質量信息的錄入、處理、分析、報表輸出等。其組成模型如下:(1)建立質量信息管理數(shù)據(jù)庫,對質量信息進行基本的數(shù)據(jù)管理,包括新增、瀏覽、修改和保存等功能。企業(yè)各相關部門的質量信息管理員負責將日常產(chǎn)生的各類質量信息,按一定格式和編碼存入質量信息數(shù)據(jù)庫,以供軟件進行存儲、分析、匯總、傳遞、處理和反饋。在此過程中應避免錄入的重復勞動,將日常使用的表格盡量納入軟件管理中,在網(wǎng)絡上傳遞,逐步建立無紙化辦公管理模式。需要使用信息的部門或人員可以通過后臺分配的權限快速完成所需信息的檢索、查詢、統(tǒng)計、輸出和復制,形成多輸入和多輸出的共享網(wǎng)絡信息化管理,實現(xiàn)信息管理的自動化。(2)建立包括質量信息管理的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡平臺。通過該平臺,用戶可以瀏覽質量管理制度和體系文件、質量新聞、可靠性、檢試驗等信息,為宣傳貫徹質量管理理念、法規(guī)、制度,提高員工質量意識和質量知識水平起到積極作用。5.3異常信息跟蹤作為質量信息管理工作的C(檢查)階段,質量管理的歸口管理部門應負責對質量信息處理結果的跟蹤驗證。采取跟蹤驗證的方式可以根據(jù)組織的情況采取適合的方式,如《質量信息跟蹤單》、《質量信息處理單》。為確保跟蹤有效,應考慮采取紙質傳遞或基于數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡信息傳遞的方式,使得跟蹤的結果便于后續(xù)的再驗證。應避免口頭或電話方式的跟蹤驗證,以免事后無法認定事實。信息的跟蹤驗證尤其是異常信息的跟蹤驗證務必以完全關閉為目標,對于未關閉的事項應予以拉條掛賬。不能將處理中的質量信息簡單認為已有處理而不再跟蹤驗證,以免留下后遺癥。簡單地說,就是對于異常信息不進行管理歸零或技術歸零就不撤單;同時注意信息的跟蹤驗證所產(chǎn)生新的信息,也應納入質量信息管理系統(tǒng)中。5.4質量信息處置階段產(chǎn)生的質量信息經(jīng)過前面的跟蹤驗證后,大有用處。作為PDCA循環(huán)中A(行動)階段,質量信息利用主要有以下幾個方面:(1)作為質量獎懲、考核的信息來源。這對于落實質量的責任制很有幫助,不僅要罰,也要獎。獎懲、考核的落實對以后工作的開展將有較大的指導示范作用。(2)作為各級各類評審工作(如管理評審、工藝評審等)需要的質量信息來源。進入處置階段的信息是包含經(jīng)驗教訓或成果的信息,可以作為各級各類評審工作的重要依據(jù)和基礎。(3)作為質量管理體系改進的時機。一旦跟蹤驗證后,對于改進有效的糾正措施或預防措施此時就應形成新的管理制度或規(guī)定而固化下來。質量信息的利用過程中應注意以下問題:(1)按照質量信息所處的層次分別加以利用;不加區(qū)別的利用只能降低信息利用效率并可能產(chǎn)生負面效應。(2)質量信息利用的最佳效果不是糾正不合格的再次發(fā)生,而是預防不合格的發(fā)生。能夠提煉并固化下來形成制度文件的一定要固化;否則,質量信息就可能失去其應有的意義。質量管理歸口部門對相關部門改進計劃的實施情況進行監(jiān)督,判定改進效果是否達到預期目標。(3)質量信息切忌以偏概全,應使用適宜的統(tǒng)計方法和工具剔除質量信息的偶然性,系統(tǒng)地對質量信息加以利用,尤其是作業(yè)級質量信息具有重復性、可預見性、歷史性和詳細性等特點,剔除其中的偶然異常信息,會產(chǎn)生良好的質量信息利用效果。質量信息的有效利用可以使企業(yè)加強質量管理工作力度并提高質量管理水平,使得質量管理工作開展得更有針對性。6加強企業(yè)質量信息管理過程的領導企業(yè)初次建設質量信息管理系統(tǒng)除了按戴明環(huán)方法對每一個環(huán)節(jié)提出的要求進行控制外,還需要注意以下方面:(1)建設企業(yè)質量信息管理系統(tǒng)過程本身也可以使用戴明環(huán)方法進行策劃、實施、跟蹤檢查、行動或處置。這樣企業(yè)質量信息管理系統(tǒng)管理水平本身可以在不斷的螺旋式提高中達到企業(yè)的總體建設目標。(2)建設企業(yè)質量信息管理系統(tǒng)過程需要領導重視。還應成立專門機構負責質量信息管理系統(tǒng)建設工作,因為這項工作是跨部門的企業(yè)行為,單純由一兩個部門無法完成。(3)初建前,應全面了解和掌握企業(yè)質量管理的所有過程(包括子過程的工作流程),最好以流程圖的形式畫出來,并理清每個過程的輸入輸出以及責任部門、人員,做好細節(jié)工