某學校檔案管理教材

高密市雙語學校檔案管理濰坊市檔案局 王俊華11/18/2023高密市雙語學校檔案業(yè)務(wù)培訓如何做好檔案工作？濰坊市中小學校檔案分類編號辦法如何做好檔案工作1、加強領(lǐng)導，強化意識；2、完善體制，運行有效；3、健全制度，納入流程；4、搞好檔案資源建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)；5、搞好檔案信息資源的開發(fā)利用；6、依法治檔，以德治檔。濰坊市中小學校檔案分類編號辦法解釋濰坊市中小學校檔案分類編號辦法一、范圍濰坊市所屬高中、中專、初中、小學等學校,普通中等專業(yè)學校、職業(yè)學校和幼兒園可參照執(zhí)行二、檔案的類目設(shè)置管理類

學籍類

教學類

校舍類教職工類設(shè)備儀器類

會計類聲像類

電子類實物類一級類目的設(shè)置學校亦可根據(jù)具體需要增減一級類目，一般情況不再單設(shè)一級類目（一）管理類主要包括學校黨委（總支、支部）、行政、工會、共青團、少先隊、民主黨派等組織的各種會議文件、會

議記錄；各黨政部門的工作計劃、總結(jié)；上級機關(guān)與

本校關(guān)于人事管理、行政管理、黨務(wù)管理的文件材料。具體如下:序號歸

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范

圍保管期限1上級黨組織的決議、決定、條例、辦法、規(guī)定及針對本校黨、團、工會工作的文件材料（1）重要的永久（2）一般的短期2本校黨、團組織的年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表永久3本校黨、團組織的會議記錄、紀要永久4本校召開的教代會、團代會及有關(guān)會議的文件材料（1）重要的永久（2）其他的短期5本校黨、團組織關(guān)系介紹信存根長期6本校工會、婦女、老干部工作等方面的文件材料短期7黨組織關(guān)于理論學習的決定、通知、計劃、總結(jié)長期8學生、黨員、新團員的名單及有關(guān)文件永久17

少先隊組織的有關(guān)文件材料短期18本校校長會議記錄、行政辦公會會議記錄、紀要和全體教職工大會會議記錄永久19本校及各部門年度工作計劃、總結(jié)、大事記、校務(wù)日志及行政管理的規(guī)定、辦法、通知永久20本校機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人員編制、干部任免、啟用印章的通知永久21

本校教職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資的報告、請示、通知永久22本校教職工退休、離休、傷亡、撫恤、勞保福利、困難補助的報告、請示、通知永久23

學校綜合年報、老干部情況年報永久24

職稱評定的有關(guān)文件材料永久25

專業(yè)技術(shù)人員年度考核文件材料永久26

教職工花名冊永久27

學校關(guān)于表彰和獎勵先進集體、先進教職工的文件材料永久28

學校的請示、報告和批復永久29

學校與有關(guān)單位及個人的合同、協(xié)議長期30

學校關(guān)于向?qū)W生收費的文件材料長期31

學校組織教職工政治學習的計劃、總結(jié)、通知長期32

校史、校友、校慶工作文件材料永久33

學校發(fā)展規(guī)劃永久34

學校周工作日程、值班表、作息時間表短期35

教職工考勤記錄短期36

學校評估文件材料永久37

學校檔案全宗介紹永久38

全校性的規(guī)章制度永久39

對教職工的處分或復查、撤銷處分的文件材料永久40

教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況長期41

房屋調(diào)整、調(diào)配使用、轉(zhuǎn)移等的規(guī)定、總結(jié)長期42

防震、防汛工作的文件材料長期43

愛國衛(wèi)生、公費醫(yī)療、保健工作計劃、總結(jié)、規(guī)定長期44

本校計劃生育工作文件及領(lǐng)取獨生子女證名冊長期45

校園綠化、伙食工作的有關(guān)文件材料短期46

外事活動及學校與外國友人的信件永久47社會治安綜合整理文件材料短期48宣傳學校的有關(guān)材料長期（二）學籍類主要包括：學籍卡片畢業(yè)生登記表去向跟蹤調(diào)查表轉(zhuǎn)學休學退學開除報批表等（三）教學類主要包括：反映教學管理、教學實踐、教學研究、德育教育、課堂教學、教師隊伍建設(shè)、教材和外事交流等活動中形成的文件材料教師成長檔案包括：自我簡介，個人成長三年規(guī)劃，主要榮譽，獲獎或發(fā)表論文，公開或研究課，精品教學案，教科研，教育教學案例，所教得意學生成就或成果，教學成績，政治業(yè)務(wù)筆記等序號歸

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圍保管期限1上級關(guān)于教育教學改革和管理及專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置的規(guī)定、辦法等永久2本校年度教學計劃、方案、大綱、總結(jié)、課程總表永久3本校教改方案、觀摩教學教案、教師備課方案短期4本校制定的教學規(guī)章制度、辦法、規(guī)定長期5本校各科試卷（空白）及答案、評分標準、試本分析、學科成績統(tǒng)計及成績分析、市區(qū)統(tǒng)考成績統(tǒng)計長期6本校教學實習實驗大綱、計劃、指導書、講義、總結(jié)及有典型意義的報告短期7本校學生開展社會調(diào)查、義務(wù)勞動、軍訓、野營、夏令營等活動的通知、安排、總結(jié)短期8教研組工作計劃、總結(jié)、活動記錄短期9學校評選教學能手的有關(guān)材料短期10

教學進度表短期11

班主任和任課教師安排情況短期12 活動課（選修課）計劃、安排、考核、總結(jié)短期13

本校教師進修、培訓的計劃、安排短期14

本校招生計劃、總結(jié)、新生名冊長期15本校新生報到注冊名冊、學生花名冊、學生人數(shù)統(tǒng)計表、成績冊、學籍卡長期16本校新生入學成績統(tǒng)計表、中考、會考、高考成績統(tǒng)計表、分析表長期24指導學生課外活動（文藝、美術(shù)、科技）的計劃、措施、獲獎情況及總結(jié)（1）重要的長期（2）一般的短期25本校各類活動的材料（學校運動會、冬季越野賽、藝術(shù)節(jié)等）短期26學校體育代表情況（隊員名單、隊員個人檔案、訓練計劃總結(jié)、比賽成績）短期27初中畢業(yè)升學體育考試成績統(tǒng)計短期28疾病預防和治療措施，健康教育情況、心理咨詢短期29學生參加各學科競賽的情況長期注:中小學的科研項目不多,不再單獨設(shè)立科研類,如果有就把科研課題形成的材料歸在教學類中.具體收集范圍如下:序號1234歸

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圍

保管期限本校科研計劃、實施方案、鑒定的文件材料

長期本校科室、教研組科研計劃、總結(jié)

短期教職工科研項目的申請、立項和批復

永久本校教職工的論文、論著及其出版情況

永久5本校教師在各種刊物上發(fā)表和在學術(shù)會議上交流的論文、論著及專家評價材料長期6本校教師自編講義、教材、典型教案長期7教職工科研計劃、總結(jié)短期8本校教師、學生參加科研活動的成果材料永久9本校開展外事、校際學術(shù)交流活動的文字材料、領(lǐng)導講話等（1）重要的永久（2）一般的短期A、確權(quán)檔案內(nèi)容1、土地使用證書2、房屋所有權(quán)證書3、建設(shè)的請示、審批文件4、征用土地的請示、審批文件及協(xié)議等5、權(quán)屬來源證明書6、權(quán)屬變更的文件資料7、產(chǎn)權(quán)估值資料8、其它文件歸

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范

圍保管期限本校校舍拆遷、新建、維修、征地等的申請、報告、批準文件，校舍規(guī)劃圖、平面圖，本?；üこ谈?、預、決算、經(jīng)費劃撥、收支文件、表格，基建工程承建合同、協(xié)議書、勘測、設(shè)計、施工、竣工、驗收的圖紙、資料，校園地下管網(wǎng)等永久（四）校舍類（參照《全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法》）B、基建檔案內(nèi)容1、可行性研究文件2、規(guī)劃、環(huán)保、消防、衛(wèi)生等方面的文件3、地質(zhì)勘察文件4、設(shè)計任務(wù)書、設(shè)計合同、初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計計算書等設(shè)計文件5、施工任務(wù)書、工程承發(fā)包合同和協(xié)議書、招標投標文件、開工通知書、開工報告、質(zhì)監(jiān)委托書、質(zhì)監(jiān)通知書等6、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖繳獲會審記錄等7、設(shè)計變更、工程更改、材料代用的洽商審核文件8、永久性水準點的坐標位置、建筑物施工定位測量及其沉陷、位移、變形觀測記錄9、原材料、構(gòu)件及設(shè)備的出廠證明、質(zhì)量鑒定材料、建筑材料試驗報告10、隱蔽工程驗收記錄11、工程事故處理報告12、設(shè)備和管線調(diào)試、調(diào)壓、試運轉(zhuǎn)記錄13、工程質(zhì)量檢查評定文件14、竣工驗收文件15、竣工圖16、工程預、決算書17、查勘鑒定文件18、維修文件19、其它文件C、管理類檔案目錄2.學校建設(shè)歷史簡況4.房屋基本情況明細表6.房屋查勘鑒定分幢記錄表8.房屋、土地變更情況記錄表10.運動場地及其他建筑物總表12.總體規(guī)劃圖14.照片1.學校管理人員一覽表3.房屋、土地情況總表5.房屋基本情況分幢登記表7.房屋修繕分幢記錄表9.房屋使用分類統(tǒng)計表11.校園總平面圖13.地下管線圖15.其他情況另還有:《學校管理人員一覽表》《學校建設(shè)歷史簡況》《房屋土地情況總表》《房屋基本情況明細表》《房屋基本情況分幢登記表》《房屋查勘鑒定分幢記錄表》《房屋修繕分幢記錄表》《房屋土地變更情況記錄表》《房屋使用分類登記表》《運動場地及其他建筑物總表》（五）設(shè)備儀器類主要包括教學設(shè)備，辦公設(shè)備。各種國產(chǎn)和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備的全套隨機技術(shù)文件及在接受、使用、維修和改進工作中產(chǎn)生的文件材料序號歸

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范

圍保管期限1本校大型非教學設(shè)備、供暖鍋爐、配電系統(tǒng)等的材料永久2本校校辦工廠設(shè)備的說明書、圖紙、維修記錄及產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)圖紙、工藝、配方、檢驗合格證、質(zhì)量標準、經(jīng)濟效長期益等材料3本校各種教學儀器、模型的說明書、圖紙、合格證書、操作規(guī)程、安裝調(diào)試報告、修改記錄、概預決算短期可參考企事業(yè)單位設(shè)備儀器文件材料歸檔案范圍設(shè)備儀器文件材料歸檔范圍A1自制設(shè)備儀器A1．1技術(shù)任務(wù)書、申請報告、批復。A1．2技術(shù)調(diào)查報告。A1．3設(shè)計研制計劃、方案。A1．4計算書、公式。

A1．5全套設(shè)計圖樣。A1．6設(shè)備儀器組裝、調(diào)試、試運行記錄和檢測報告。A1．7技術(shù)攻關(guān)記錄、成果。A1．8安裝使用說明書。A1．9設(shè)備儀器安裝竣工圖樣調(diào)試、試運行記錄、安裝總結(jié)、驗收材料。A1．10操作規(guī)定、維護保養(yǎng)規(guī)定。A1．11重大事故分析及處理報告。A1．12大修計劃、記錄等。A1．13報廢鑒定書、申請報廢鑒定報告、批復和處理結(jié)果材料參考：A2外購設(shè)備儀器A2．1申請外購報告、批復。

A2．2調(diào)研、考察材料。A2．3外購合同、協(xié)議與外商談判、洽談記錄、紀要、備忘錄、合同協(xié)議和來往函件。A2．4設(shè)備儀器開箱驗收記錄。A2．5設(shè)備合格證、裝箱單、說明書等隨機圖樣及文字材料（原文和譯文）。A2．6設(shè)備安裝調(diào)試、試車記錄、總結(jié)、竣工圖樣、檢測驗收報告等。A2．7運行記錄及重大事故分析處理報告。

A2．8大修計劃、記錄及變更文件。A2．9報廢鑒定書、申請報廢報告、批復和處理結(jié)果。

A2．10技術(shù)、質(zhì)量上的異議和處理結(jié)果材料。(六)會計類（參照《會計檔案案卷格式》DA/39—2008）序號歸

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圍保管期限1上級有關(guān)財務(wù)會計工作的文件材料永久2本校財務(wù)管理規(guī)定、計劃、總結(jié)、請示、批復等長期3財務(wù)檔案移交清冊永久4財務(wù)檔案銷毀清冊永久5決算報表永久6預算會計報表短期7年度以上各種統(tǒng)計報表（含工資報表）長期8會計月、季報表短期9總賬長期(七)聲像類照片1、本校歷屆領(lǐng)導人及全體教職工的照片2、上級領(lǐng)導、社會著名人物來本校檢查、視察、指導工作的照片3、本校召開的各種會議（包括工作會議、業(yè)務(wù)會議、表彰會議、代表會議）的照片4、本校各種工作成果的照片5、本校宣傳報道工作的照片6、本校外事活動的照片7、本校發(fā)生的各種重大事件、事故的照片8、本校在職能活動中主辦或承辦的重大活動的照片9、本校獲得的各種榮譽（如獎狀、錦旗、獎杯等）、禮品、紀念品、宣傳品的照片10、本校單位建設(shè)發(fā)展史的照片。反映本校特點的新舊建筑物、構(gòu)筑物和校園面貌的照片11、本校組織或參加的其它重要活動的照片12、畢業(yè)班集體照片13、學校、教師、學生獲各類先進稱號和各種競賽獲獎?wù)掌浺魩Ш弯浵駧е饕笇W校在社會活動中直接形成的具有保存價值的錄音和錄像材料序號歸

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圍保管期限1反映本校教育、教學重要活動的錄音帶、錄像帶長期2本校重大活動（校慶、校友會、運動會、教代會、上級領(lǐng)導來校視察、外事接待等）照片、錄像帶永久3本校參加校外各級體育比賽的照片、錄像帶長期（八）電子類電子檔案：具有保存價值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。其內(nèi)容涉及其他每個門類，是另一種載體形式。(九)教職工類執(zhí)行國家有關(guān)規(guī)定(十)實物類主要指本校及其教職員工獲得、接收的各種獎杯、獎狀、錦旗、證書、牌匾、書畫等實物序號歸

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圍保管期限1本校及其教職工獲得、接收的各種獎杯、錦旗、獎狀、證書、牌匾及其它有紀念意義和憑證作用的物品等（1）省級以上的永久（2）市級以下的長期2本校接收的國外友人、友好團體、校友等饋贈的紀念品、書畫、文字資料永久二級及二級以下類目的設(shè)置1、管理、學籍、教學、照片類檔案按教學年度設(shè)置二級類目，需要設(shè)置三級類目的按其保管期限設(shè)置。2、校舍類檔案設(shè)置確權(quán)、基建、管理三個二級類目，按項目設(shè)置三級類目。3、設(shè)備儀器類檔案一般按設(shè)備儀器使用性質(zhì)或部門設(shè)置二級類目，按單臺（套）設(shè)備儀器設(shè)置三級類目。4、會計類檔案按其種類設(shè)置二級類目，會計帳簿、憑證分別按年度設(shè)置三級類目，會計報告不設(shè)置三級類目。5、聲像類檔案一般按載體形式設(shè)置二級類目，按年度設(shè)置三級類目。照片、錄音帶、錄像帶6、實物類檔案按其種類或年度設(shè)置二級類目，一般不設(shè)置三級類目。印章 獎狀 獎杯 獎牌 錦旗 證書等三、檔號的編制檔號由全宗號、類目（目錄）號、件（案卷）號及間隔號組成。（一）全宗號全宗號由市檔案館統(tǒng)一確定，在檔案未進館之前該號暫空。（二）類目號1、一級類目號采用其類目中有代表性的兩個漢字的大寫漢語拼音字母編寫GL：管理XJ：學籍JX：教學

XS：校舍SB：設(shè)備儀器

KJ：會計JG：教職工

SX：聲像類DZ:

電子類

SW：實物類2、管理、學籍、教學、會計、聲像、電子、實物、校舍等類二級及二級以下類目號采用阿拉伯數(shù)字編寫；3、設(shè)備儀器類檔案，按使用性質(zhì)設(shè)置二級類目，有型號的一般應(yīng)優(yōu)先采用代號（型號）進行三級類目；無代號的，采用阿拉伯數(shù)字編寫。（設(shè)備簡單，可直接以設(shè)備型號設(shè)置二級類目）4、年度號采用相應(yīng)的四位阿拉伯數(shù)字表示。5、采用阿拉伯數(shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期”、“短期”三個不同的保管期限。（三）件（案卷）號的編制1、管理、學籍、教學、照片、聲像、實物類檔案分別按各年度在各保管期限內(nèi)編寫起止件（案卷）號。2、校舍、設(shè)備儀器類檔案分別以最低一級類目依次編寫件（案卷）號。3、會計類檔案中的財務(wù)報告按“大流水”形式編寫件（案卷）號；其他二級類目分別按年度編寫起止件（案卷）號。（四）間隔號1、阿拉伯數(shù)字編寫的類目層次中間