財務共享中心與業(yè)務系統(tǒng)的集成應用-以ZH集團為例

一、財務共享中心與業(yè)務系統(tǒng)集成應用的概述（一）財務共享中心與業(yè)務系統(tǒng)集成應用的含義基于財務共享中心的業(yè)務系統(tǒng)集成應用是指基于財務共享中心這個開放性的信息系統(tǒng)平臺，各項業(yè)務系統(tǒng)能夠通過對應的接口連通數(shù)據(jù)，由業(yè)務端按照標準的口徑推送業(yè)務流數(shù)據(jù)至財務共享中心，實現(xiàn)業(yè)財深度融合?；谪攧瞻l(fā)展戰(zhàn)略目標，需要建設業(yè)財一體化財務共享中心來提高工作效率和管理能力，通過與業(yè)務系統(tǒng)的集成對接，財務共享中心與業(yè)務系統(tǒng)的集成實現(xiàn)數(shù)據(jù)同步，支撐集團管控、降成本、提升服務以及決策支撐，實現(xiàn)財務管理轉(zhuǎn)型升級。（二）財務共享中心與業(yè)務系統(tǒng)集成應用的重要性財務共享中心的建設為企業(yè)實現(xiàn)業(yè)財融合發(fā)展目標，在客觀上提供了很好的契機。首先，由于財務共享中心的建設，使企業(yè)一些原下屬子公司的財務人員轉(zhuǎn)向了業(yè)務財務崗位，這在某種程度上為打破業(yè)務和財務的崗位隔閡創(chuàng)造了條件；其次，擅長于跨系統(tǒng)操作的技術(shù)大量應用，使業(yè)務和財務信息系統(tǒng)間的信息孤島問題得到了一定的改善，為實現(xiàn)業(yè)財信息共享創(chuàng)造了有利條件；再次，隨著共享的流程向高價值管理會計流程拓展，業(yè)務和財務數(shù)據(jù)得到了一定程度的積累，并進一步推動了數(shù)據(jù)處理能力得到了提高，為實現(xiàn)業(yè)財數(shù)據(jù)同步處理奠定了技術(shù)基礎；最后，在推進財務共享中心與業(yè)務系統(tǒng)集成應用上，財務共享系統(tǒng)滿足業(yè)財一體化的發(fā)展需求，業(yè)務與財務系統(tǒng)能有效銜接，實現(xiàn)業(yè)財融合；會計核算信息化程度提高，發(fā)揮財務人員價值創(chuàng)造力。二、財務共享中心與業(yè)務系統(tǒng)集成應用存在的問題（一）ZH集團簡介ZH集團是市屬國有文化企業(yè)，旗下?lián)碛袌笊?、廣播電視臺等多家主流官方媒體品牌，業(yè)務模塊包括報紙、電視、廣播、雜志、新媒體、戶外媒體等文化產(chǎn)業(yè)全領域經(jīng)營模塊，以“媒體+”為扭力，打造全國一流媒體集團，是國內(nèi)首家全媒體國有文化傳媒集團。集團管理層希望通過共享提高業(yè)務處理的透明度和效率，通過標準的財務核算倒逼前端業(yè)務規(guī)范化，希望通過財務共享建設后，能夠為經(jīng)營分析及決策提供及時有效、真實可靠的數(shù)據(jù)信息，同時財務共享中心系統(tǒng)能夠與業(yè)務系統(tǒng)進行銜接，實現(xiàn)相應的流程融合和數(shù)據(jù)融合，形成流程閉環(huán)。（二）ZH集團財務共享中心與業(yè)務系統(tǒng)集成應用存在的具體問題結(jié)合ZH集團調(diào)研訪談及對收集資料的研讀進行總結(jié)分析，財務共享中心與業(yè)務系統(tǒng)集成應用存在的主要問題是財務部門和業(yè)務部門作為兩個性質(zhì)不同的部門，其管理流程有差異，考核目標也不同，導致在融合的過程中出現(xiàn)問題甚至矛盾。從對財務共享中心的認識、管理規(guī)范性方面、業(yè)務難點和工作效率等方面進行分析，主要有以下具體問題。1.更換業(yè)務系統(tǒng)工程復雜集團現(xiàn)使用的業(yè)務系統(tǒng)（如廣告業(yè)務系統(tǒng)）使用模塊有合同錄入、見報廣告、廣告排位、廣告財務管理（廣告收款平賬）等，該廣告業(yè)務系統(tǒng)已運行很多年，如果改用其他系統(tǒng)，周期較長且牽涉到數(shù)據(jù)遷移等問題，更換業(yè)務系統(tǒng)成為一項復雜的工程。2.流程和管理不規(guī)范集團還沒有建立專業(yè)化的流程和管理規(guī)范，目前是相對粗放的管理，業(yè)務與財務界限不清晰，各項主要業(yè)務流程的接口及控制風險點把握不足，如業(yè)務系統(tǒng)的往來單位不唯一，沒有按照統(tǒng)一社會信用代碼標準名稱為標準作為往來單位唯一識別字段，導致同步至財務共享中心的往來單位重復等，這就需要對業(yè)務流程進行梳理，按照標準化、流程化、一體化的思路對相似業(yè)務進行匯總歸類、統(tǒng)一標準，通過規(guī)范化、體系化的財務組織與流程重組，提高財務服務水平與運營效率，支撐企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。3.存在信息孤島問題各下屬公司都建設了相應的業(yè)務系統(tǒng)，如廣告業(yè)務系統(tǒng)、報紙發(fā)行系統(tǒng)、教育培訓系統(tǒng)等，各系統(tǒng)數(shù)據(jù)各自積累，且標準不統(tǒng)一，沒有一個跨系統(tǒng)操作技術(shù)應用，業(yè)務和財務信息系統(tǒng)間出現(xiàn)信息孤島問題，數(shù)據(jù)處理能力較弱，財務共享中心能夠與現(xiàn)有的業(yè)務系統(tǒng)相融合，提高工作效率，向高價值管理會計流程拓展。三、企業(yè)加強財務共享中心與業(yè)務系統(tǒng)集成應用的對策在信息化建設過程中，業(yè)務部門和財務部門都已搭建適用于自身的管理系統(tǒng)，如廣告業(yè)務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)，如推翻重建會耗費大量的人力、物力、財力，而且各部門的出發(fā)點不同，同一套管理系統(tǒng)無法同時滿足各部門的要求，這就需要將各部門之間的系統(tǒng)通過信息化技術(shù)手段進行整合，兩套系統(tǒng)之間的框架不同、基礎數(shù)據(jù)不同、系統(tǒng)流程不同、管理角度不同，如何實現(xiàn)兩個信息化系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)共享與協(xié)同合作是業(yè)財一體化財務共享中心的難題。本次財務共享中心的建設目標，就需要改善財務數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)的狀況，把財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)融合在一起，落地業(yè)務信息與財務信息的融合融通，實現(xiàn)業(yè)財信息的高度集成。（一）業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)集成對接首先，財務共享中心與業(yè)務系統(tǒng)對接是采用中間表傳輸?shù)姆绞?，財務?shù)據(jù)庫與業(yè)務數(shù)據(jù)庫通過聯(lián)機或者定義一個中間表進行數(shù)據(jù)傳輸，把需要傳遞的數(shù)據(jù)都放置在中間表中進行交換，這種方式能夠保證兩個數(shù)據(jù)庫不受彼此干擾而較為安全。集團將業(yè)務系統(tǒng)中的客戶單位、部門、業(yè)務人員信息、輔助項目信息、收款確認等業(yè)務實現(xiàn)了數(shù)據(jù)對接和采集。其次，數(shù)據(jù)完成采集后，將生成財務憑證的業(yè)務數(shù)據(jù)與憑證接口建立取數(shù)關系，為憑證模板定義、科目映射定義和核算映射定義預制數(shù)據(jù)源。最后，根據(jù)定義的憑證模板把業(yè)務單據(jù)生成財務憑證。（二）實現(xiàn)流程和管理規(guī)范化為了保證業(yè)務系統(tǒng)操作規(guī)則的規(guī)范性，對業(yè)務流程進行梳理尤其重要，集團按照標準化、流程化、一體化的思路對相似業(yè)務進行匯總歸類、統(tǒng)一標準，形成各項業(yè)務流程，通過業(yè)務流程梳理，對財務管理與各項主要業(yè)務流程的接口及控制風險點的把握更加清晰，為財務業(yè)務一體化管理好到了突破口。在梳理各項業(yè)務流程的同時，為保證核算往來單位的唯一性，集團及下屬公司的合同及往來單位需要進行重構(gòu)及去重處理。在往來單位的處理上，選取統(tǒng)一社會信用代碼標準名稱，并以社會信用代碼作為往來單位唯一識別字段。當業(yè)務系統(tǒng)需要新增往來單位時，集團人員根據(jù)往來單位性質(zhì)在客戶名錄中做新增申請，并填寫單位名稱、社會信用代碼、開戶銀行、開戶名稱、開戶賬號、聯(lián)系人、聯(lián)系地址等信息。業(yè)務系統(tǒng)新增往來單位通過審批后，自動同步至財務共享中心。下面以廣告業(yè)務系統(tǒng)為例實現(xiàn)流程和管理規(guī)范化的對策。1.合同錄入集團人員在廣告業(yè)務系統(tǒng)錄入客戶需要刊登廣告的合同信息，根據(jù)新收入準則分為五個步驟：識別客戶合同、識別履約義務、確定交易價格、分攤交易價格、確認收入。因?qū)嵖掌谖窗l(fā)布，第五步收入尚不能確認，合同數(shù)據(jù)不需要同步至財務共享中心。業(yè)務系統(tǒng)的合同錄入至關重要，牽涉到后面的發(fā)票客戶信息和銀行收款單位的匹配，一定要按照發(fā)票客戶信息錄入合同，客戶編號修改為“社會信用代碼”或者開發(fā)增加“社會信用代碼”，部分沒有社會信用代碼的個人散戶，統(tǒng)一歸類為個人大類號碼，保證財務系統(tǒng)往來單位的唯一性，以解決廣告業(yè)務系統(tǒng)錄入的往來單位不唯一，導致同步至財務共享中心的往來單位重復的問題。2.稅務系統(tǒng)發(fā)票開具客戶確認廣告合同書后，集團人員在稅務系統(tǒng)開具發(fā)票，觸發(fā)傳遞數(shù)據(jù)至財務共享中心的稅務管理系統(tǒng)，稅務管理系統(tǒng)根據(jù)客戶單位“社會信用代碼”作為識別碼，并建立應收賬款往來單位明細賬，系統(tǒng)生成憑證。借：應收賬款-客戶A貸：合同資產(chǎn)-客戶A應交稅費-應交增值稅-銷項稅額集團人員需要按照發(fā)票客戶信息錄入合同，開發(fā)增加“社會信用代碼”，保證財務系統(tǒng)往來單位的唯一性，以解決開具發(fā)票的客戶名稱不是廣告業(yè)務系統(tǒng)的客戶名稱時，導致“合同資產(chǎn)”有兩個不同的客戶名稱（一個開自開票系統(tǒng)，另一個來自廣告業(yè)務系統(tǒng)），且金額是一正一負，需要財務人員花更多的時間加以識別做相互核銷。上線稅務管理系統(tǒng)前，公司僅針對銷項發(fā)票在業(yè)務系統(tǒng)中通過發(fā)票申請相關功能形成臺賬；上線稅務管理系統(tǒng)后，查驗成功的發(fā)票會自動保存下來形成臺賬，一是方便財務人員對增值稅專用發(fā)票進行批量勾選認證，提高工作效率，二是幫助財務人員在協(xié)查失聯(lián)發(fā)票時能及時追根溯源、從容應對；三是實現(xiàn)稅收指標總體把控。3.銀行收款集團人員每日獲取銀行收款信息，錄入廣告業(yè)務管理系統(tǒng)的“廣告財務收款”模塊，觸發(fā)傳遞數(shù)據(jù)至財務共享中心，系統(tǒng)生成憑證。借：銀行存款貸：應收賬款-客戶A（已開票）借：銀行存款貸：應收賬款-客戶B（因合同未錄入而未開票，需要手工生成憑證）現(xiàn)實生活中，合同客戶、發(fā)票客戶和銀行付款單位確實有時候不一致，如發(fā)票客戶是開給行政事業(yè)單位，但是付款單位是“國庫支付中心”統(tǒng)一支付，無法通過財務共享中心的銀企直聯(lián)與稅務管理系統(tǒng)、中間表智能化匹配單位名稱和合同號，需要人工識別。這時候，集團人員需每日將銀行收款信息以表格形式導入或錄入至業(yè)務系統(tǒng)，業(yè)務人員根據(jù)業(yè)務系統(tǒng)收款待確認任務池中的收款信息，匹配項目、發(fā)票（收據(jù)）后，提交相關領導審批再推送至財務共享中心。財務共享中心收到收款信息后，形成資金收款單，并根據(jù)收款單中相關信息，自動確認為業(yè)務收款。4.收入的確認集團人員制作廣告排位后，結(jié)合客戶要求，錄入實刊日期，實現(xiàn)新收入準則的收入確認，觸發(fā)傳遞數(shù)據(jù)至財務共享中心，并且建立“合同資產(chǎn)”往來單位明細賬，需要傳遞的信息數(shù)據(jù)至財務共享中心如下：合同號、刊登日期、實刊日期、廣告內(nèi)容、所屬部門、刊物、實際應收金額、合同公司名稱、合同備注、廣告類型、指定結(jié)算方式、行業(yè)類別、標準金額。系統(tǒng)生成憑證。借：合同資產(chǎn)-客戶A貸：主營業(yè)務收入-媒體刊播收入-廣告收入-專題收入實刊日期影響收入的確認，財務共享中心需要監(jiān)控實刊日期還有多少未刊登，如沒有此功能，需要開發(fā)能查詢到此情況，即實刊日期（無日期）的時候還有多少金額，方便財務共享系統(tǒng)監(jiān)控到業(yè)務系統(tǒng)的未刊登實時情況。為保證會計核算的統(tǒng)一性，集團需要對公司科目以及輔助項目進行標準化處理，同時針對各項業(yè)務流程編制了會計核算手冊，在此基礎上設立憑證模板及科目映射。在業(yè)務系統(tǒng)開發(fā)“收入輔助項目”同步功能。收入輔助項目信息同步為業(yè)財融合提供數(shù)據(jù)標準，為財務向經(jīng)營單元及項目等及時有效地提供財務數(shù)據(jù)建立基礎。收入輔助項目信息的同步提升了信息傳遞速度，提高信息傳遞質(zhì)量。5.平賬（認刊合同號與發(fā)票號、收款金額三者匹配）集團人員錄入實刊日期之后（觸發(fā)上述第四點收入確認），還需要在廣告業(yè)務系統(tǒng)做平賬功能，將之前的銀行收款單（含發(fā)票號）與合同號相匹配。平賬后出現(xiàn)以下情況：第一，如果合同錄入的客戶名稱、發(fā)票客戶一致：財務共享中心無需做往來單位匹配，即應收賬款-客戶A、合同資產(chǎn)-客戶A自動核銷完畢。第二，如果合同錄入的客戶名稱與發(fā)票客戶不一致：即應收賬款有客戶A和客戶A1一正一負，合同資產(chǎn)有客戶A和客戶A1一正一負（客戶A來自開票信息，客戶A1來自廣告業(yè)務系統(tǒng)），財務人員需要額外加以識別，做相互的核銷分錄。廣告業(yè)務系統(tǒng)合同錄入的客戶名稱與發(fā)票客戶需要一樣，如不一樣，合同錄入的客戶名稱與發(fā)票客戶不一致，導致財務人員需要花更多的時間來做相互的核銷分錄。四、結(jié)束語通過梳理上述業(yè)務標準、流程標準、核算標準，實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)標準化、財務核算智能化、財務信息采集自動化，提升財務數(shù)據(jù)質(zhì)量和傳遞效率，挖掘財務數(shù)據(jù)價值，實現(xiàn)財務管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)