第二單元時間管理

第二單元時間管理主講：張戰(zhàn)勇第二單元時間管理第五章提高效率第六章規(guī)劃時間第七章克服障礙第五章提高效率5.1活動跟蹤表（了解自己的工作習(xí)慣）5.2工作方式的影響★改進(jìn)工作方式的幾種方法5.3尋求平衡掌握保持各種平衡關(guān)系的方法活動跟蹤表（參見案例無效的工作P61）

活動

時間有效/無效側(cè)重點（任務(wù)/團(tuán)隊/個人）優(yōu)先級別（A，B，C或D）找出細(xì)節(jié)問題，分析時間利用效率。案例小王與小李的工作效率差異在哪里？在工作實踐中，這樣的情況很普遍：有的員工工作十分投入，十分認(rèn)真，但是工作效率不高1998年時，我們南京金和已經(jīng)成為南京規(guī)模較大的一家IT企業(yè)。當(dāng)時有十幾個業(yè)務(wù)人員，業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)相差不大，但業(yè)績差異十分巨大。其中最明顯的兩個人，員工小王與員工小李，他們一個月的績效有5倍之差。但在對全部員工的調(diào)查問卷中，大家一致認(rèn)為小李比小王更吃苦，更認(rèn)真。于是我對兩個人作了一周5個工作日的跟蹤。當(dāng)時我們南京公司規(guī)定是上午8：30上班，下午17：30下班，中午休息1小時。一周跟蹤下來的情況如下：小王平均是8：21到公司，小李是8：05到公司。小王一天的工作情況

到公司后花5分鐘時間做衛(wèi)生工作，然后開始電話聯(lián)系新客戶。平均到9：40分電話聯(lián)系結(jié)束，這期間平均打電話為21個，找到對方負(fù)責(zé)人的電話為15個。

9：40～11：00，處理前一天老客戶的成交單據(jù)，同時預(yù)約下午的老客戶拜訪。

上午11：00～11：40以及下午13：30～14：30，平均又有大約18個開拓新客戶的電話，找到單位負(fù)責(zé)人的電話為12個。

14：30～17：00，外出進(jìn)行客戶的約定拜訪，平均走訪4家客戶，成功拜訪（指能見到分管業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人）平均為3.6家。

17：00～17：30，回公司處理一些雜務(wù)，下班離開公司的平均時間是17：43分。小李一天的工作情況到公司后平均花15分鐘時間做衛(wèi)生工作（其中還會幫其他同事做一些事）。

8：20開始處理前一天老客戶的業(yè)務(wù)事務(wù)，平均處理1小時，到9：20結(jié)束。

9：20～11：50，電話聯(lián)系開拓新客戶的工作。其間，平均打34個電話，成功找到單位負(fù)責(zé)人的電話為9個。

13：20～17：10，走訪老客戶，平均走訪5家，平均成功訪問為1.2家。

17：10～18：30，回公司處理一些雜務(wù)，平均下班時間為18：35分。專業(yè)知識綜合測試比較對小王、小李的專業(yè)業(yè)務(wù)掌握進(jìn)行了綜合測試，小李得91分，小王得84分。對小王、小李的溝通技巧進(jìn)行了面試，5個評委，小李得81分，小王得89分。小李效率低的原因分析我對小李電話訪問成功率低的原因進(jìn)行了分析，發(fā)現(xiàn)小李電話開拓新客戶的時間，正好是多數(shù)客戶的負(fù)責(zé)人外出辦事的時間，而小王打電話時間多數(shù)客戶的負(fù)責(zé)人還在公司。小李走訪客戶沒有事先預(yù)約，所以成功率低，多數(shù)客戶的負(fù)責(zé)人不在，僅有的一點成功率也多是在下午17：00左右的最后一兩個拜訪中出現(xiàn)的，而小王的走訪多是事先預(yù)約的。我認(rèn)為以上兩點是小王、小李業(yè)績差異的主要問題。!結(jié)果運用根據(jù)這一結(jié)論，我讓小李先調(diào)整工作時間的分配，采用小王的工作時間分配形式。調(diào)整后，經(jīng)過一周的磨合，到第二周，發(fā)現(xiàn)小李的成功率有了大幅度的上升，工作量反而有了一些下降。電話開拓新客戶的數(shù)量為每天36個，成功數(shù)上升到22個，客戶走訪量仍是5家，成功率上升到4家。兩個月后，小李的業(yè)績已經(jīng)達(dá)到小王的90%。

討論通過這個案例你能獲得什么啟示？改進(jìn)工作方式的幾種方法解決時間觀念差的方法防止壓力過度的方法克服拖延的方法避免虎頭蛇尾的方法提高靈活性的方法克服過于忙碌的方法

測試一下你的時間效率如何？

1、解決時間觀念差的方法

2、防止壓力過度的方法亞健康、職業(yè)病每天鍛煉半小時以上不要事必躬親

3、克服拖延的方法不要想，拿到事情后，按照輕重緩急，抓緊一件件做。4、避免虎頭蛇尾的方法5、提高靈活性的方法止于至善6、克服過于忙碌的方法

懂得合理授權(quán)舉例：《誰背上了猴子？》（作者：WillamOnckenJr.和DonaldL.Wass）其中有這樣的經(jīng)典描述：

“任何時候當(dāng)我?guī)椭憬鉀Q這樣或那樣的問題時，你的問題都不應(yīng)成為我的問題。你的問題一旦成為我的問題，那你就不再有問題了。我不會幫助一個沒有問題的人?！?/p>

“這次面談結(jié)束后，問題應(yīng)該由你帶出去---正如由你帶進(jìn)來一樣。你可以在任何約定的時間向我求助，然后我們可以共同決定下一步誰應(yīng)采取什么行動?！?/p>

“在偶爾需要我采取行動的情況下，我們倆要共同決定，我不會單獨采取任何行動?！?/p>

原濰坊市教育局局長李希貴對喜歡敲他辦公室門的下屬有如下應(yīng)對策略：當(dāng)下屬一進(jìn)辦公室門時，你必須保持警覺地注視著他身上的那只“猴子”。以下是簡單對白：

下屬：“局長您看這個問題應(yīng)當(dāng)怎樣解決？”

李希貴：“你說呢？”

下屬：“還沒想好?！?/p>

李希貴：“回去想好了再來?！?/p>

第二天，下屬懷揣著解決方案又來敲局長辦公室的門。

下屬：“局長您看這個方案行不行？”

李希貴：“還有沒有更好的方案？”

下屬：“還沒想好?！?/p>

李希貴：“回去想好了再來?！?/p>

如此反復(fù)，使最知情的下屬找到了解決問題的最好辦法，那只“猴子”始終在下屬的背上跳來跳去，局長根本沒有碰那只“猴子”。久而久之，下屬懂得了怎么做事，怎樣把事情辦得最好，局長辦公室的門是不用經(jīng)常去敲啦，反而“清閑”的局長會敲下屬的門，問：“事情辦得怎樣？”，這叫監(jiān)督！“最成功的人是那些不斷努力減少自己工作量的人”（英國領(lǐng)導(dǎo)力培訓(xùn)專家：布賴恩·克萊格、保羅·伯奇）。保持各種平衡關(guān)系的方法思考與行動之間—先有思考工作效率和工作效果之間—效果更重要行動與保持行動能力之間—培訓(xùn)與充電過小壓力和過度壓力之間—適度工作與生活之間—調(diào)整任務(wù)、團(tuán)隊和個人之間的平衡—三環(huán)領(lǐng)導(dǎo)力模型三環(huán)領(lǐng)導(dǎo)力模型完成任務(wù)發(fā)展個人建設(shè)團(tuán)隊三方面的內(nèi)容參見表5-6P74第六章規(guī)劃時間6.1做好計劃掌握制訂工作計劃需要考慮的兩個方面6.2檢查你的目標(biāo)6.3時間管理矩陣★確定任務(wù)優(yōu)先級錄象（1）亂了頭緒的經(jīng)理人----毀滅請觀察：理查德的問題（24分鐘錄像）小組討論1、你覺得在改進(jìn)時間管理方面，里查德最應(yīng)該優(yōu)先改善的是什么？2、你會向他提出哪些建議以改進(jìn)他的時間管理呢？錄象（2）亂了頭緒的經(jīng)理人----重生（自我管理）請觀察：您認(rèn)為在自我管理方面應(yīng)注意哪些要點？錄像播放時間14分鐘列出工作任務(wù)單主動性任務(wù)幫你實現(xiàn)工作目標(biāo)應(yīng)對性任務(wù)不太重要卻不可缺少

任務(wù)的決定標(biāo)準(zhǔn)1、完成哪些任務(wù)可使我更接近自己的主要目標(biāo)？2、我能否在完成單個任務(wù)的同時解決許多其他問題？3、完成哪些任務(wù)有助于我為實現(xiàn)組織、部門、工作小組的整體目標(biāo)做出最大貢獻(xiàn)？4、完成哪些任務(wù)能使我獲得（短期或長期的）最大實惠，得到上司的表揚和其他人的認(rèn)可？5、哪些任務(wù)一旦完不成，會產(chǎn)生負(fù)面作用：如生氣、責(zé)備、干擾等等？重要性=影響深遠(yuǎn)緊急性=需要立刻處理時間優(yōu)先ABCD緊急不緊急重要不重要重要不重要緊急不緊急BACD危機(jī)急迫的問題已到期的項目會議不預(yù)期的打擾某些電話/會議你喜歡做的事情受歡迎的活動準(zhǔn)備事項/預(yù)防措施關(guān)系建立/計劃日常維護(hù)、改善發(fā)掘新機(jī)會繁瑣的工作某些電話/信件浪費時間之事有趣的活動20-25%65-80%15%<1%優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者：將通過預(yù)先的安排來減輕危機(jī)的程度，也就將A變?yōu)锽。按照管理學(xué)上的“二八定律”，大家80%的精力，用于完成20%的重要工作，另外80%的工作僅靠20%的精力去做完。哪件事情先做？一、邀總經(jīng)理共進(jìn)午餐 (1-1.5hrs)二、擬訂下一年度媒體廣告預(yù)算 (2-3days)三、處理積壓過多的公文 (1-1.5hrs)四、與物流經(jīng)理討論工作銜接問題 （4hrs)五、處理急待回復(fù)的若干信件 (1hrs)六、瀏覽桌上堆積如山的專業(yè)雜志 (0.5hr)七、為下個月的業(yè)務(wù)會議準(zhǔn)備口頭報告 (2hrs)八、據(jù)傳某產(chǎn)品最近一批貨的質(zhì)量有問題(1hr)九、回復(fù)政策主管官員來電，討論此事 (0.5hr)十、參加下午2點召開的主管會議，但議題不明 (1hr)確定處理工作任務(wù)的先后順序工作的重要程度（重要的工作需要安排足夠的時間處理）工作的緊急程度（緊急的工作需要馬上著手處理）根據(jù)：如何對付影響工作的打擾者先打斷他的話：站起來：把握好時間：把握好談話內(nèi)容：態(tài)度要友善要做到：對待他人，時間上要苛刻，態(tài)度上要和氣錄象（3）亂了頭緒的經(jīng)理人----重生（2）管理別人請觀察：合理授權(quán)的要點錄像播放時間：14分鐘什么是授權(quán)主管希望擁有什么樣的員工？員工有什么樣的追求？什么是授權(quán)授權(quán)的本質(zhì)，就在于釋放員工本身所有但又嚴(yán)重未加利用的知識、經(jīng)驗和動力。當(dāng)員工在工作上被給予更大的主動權(quán)和賦予更多責(zé)任的時候，公司的銷售利潤（10.3%)比那些沒有員工參與的公司(6.3%)要高。 美國南加州大學(xué)愛德勞勒管理者要學(xué)會如何授權(quán)，必須先要克服兩個障礙要舍得把自己喜歡的工作，分派給別人去做克服恐懼心理，不要害怕工作局面失控

要做事項清單緊急事項(馬上辦)事項 時間保證 授權(quán)重要事項(在今日某個時間里辦)事項 時間保證 授權(quán)如何授權(quán)哪項任務(wù)？由誰負(fù)責(zé)？如果派他，他能勝任嗎？需要多長時間培訓(xùn)，他才能勝任工作？制定培訓(xùn)計劃授權(quán)時提供必要的支援關(guān)鍵處把關(guān)，監(jiān)督工作進(jìn)展第七章克服障礙7.1自信果斷掌握自信、好斗、自卑的舉止特點

7.2建立自信的方法★珍妮是個總愛低著頭的小女孩，她一直覺得自己長得不夠漂亮。有一天，她到飾物店去買了只綠色蝴蝶結(jié)，店主不斷贊美她戴上蝴蝶結(jié)挺漂亮，珍妮雖不信，但是挺高興，不由昂起了頭，急于讓大家看看，出門與人撞了一下都沒在意。

珍妮走進(jìn)教室，迎面碰上了她的老師，“珍妮，你昂起頭來真美！”老師愛撫地拍拍她的肩說。

那一天，她得到了許多人的贊美。她想一定是蝴蝶結(jié)的功勞，可往鏡前一照，頭上根本就沒有蝴蝶結(jié)，一定是出飾物店時與人一碰弄丟了。

自信原本就是一種美麗，而很多人卻因為太在意外表而失去很多快樂。無論是貧窮還是富有，無論是貌若天仙，還是相貌平平，只要你昂起頭來，快樂會使你變得可愛——人人都喜歡的那種可愛。別看它是一條