“電子目錄接收和電子檔案管理”解決的核心問題

電子目錄接納和電子檔案管理--處理方案、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)特點(diǎn)目錄系統(tǒng)處理的中心問題系統(tǒng)功能系統(tǒng)特點(diǎn)“電子目錄接納和電子檔案管理〞處理的中心問題如何建立科學(xué)、有序、可行的區(qū)域電子目錄中心和電子檔案中心實(shí)施方案如何處理區(qū)域檔案數(shù)字化的方法如何建立電子文檔的管理系統(tǒng)如何處理區(qū)域電子目錄和電子檔案的利用方式區(qū)域電子目錄中心和電子檔案中心實(shí)施方案該實(shí)施方案是根據(jù)我國區(qū)域行政管理和檔案管理體制的實(shí)踐情況而設(shè)計(jì)，由五個(gè)部分組成：即制定方案、有序開展；調(diào)查摸底，選定試點(diǎn)；目的管理，列入考核；編印手冊(cè)，開展培訓(xùn)；業(yè)務(wù)指點(diǎn)、技術(shù)支持等。其要點(diǎn)是三列入，將數(shù)字化檔案館作為一個(gè)系統(tǒng)工程列入當(dāng)?shù)貒窠?jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)開展規(guī)劃；列入當(dāng)?shù)匦畔⒒_展方案和規(guī)劃概要，如將檔案管理系統(tǒng)作為我區(qū)十三個(gè)信息化子系統(tǒng)之一；制定本地域數(shù)字化檔案館〔室〕五年乃到十年方案。其次制定了一個(gè)詳細(xì)的、可行的電子目錄接納和電子檔案管理進(jìn)度表，和試點(diǎn)推行運(yùn)用單位目的管理考核規(guī)范。如何處理區(qū)域檔案數(shù)字化的方法根據(jù)區(qū)域檔案的構(gòu)成來源，我們對(duì)電子目錄和電子檔案庫的建立采取三種方法：對(duì)已進(jìn)館的館藏檔案采用由暫時(shí)工錄入的方法，長期聘請(qǐng)，采取計(jì)件制。對(duì)每年接納的單位檔案我們從1999年下半年開場(chǎng)，要求凡移交進(jìn)館的檔案必需同時(shí)移交電子目錄，鼓勵(lì)移交電子檔案。對(duì)今后檔案定期進(jìn)館的單位采取試點(diǎn)、推行和全面運(yùn)用三個(gè)階段，涉及市級(jí)機(jī)關(guān)、鎮(zhèn)鄉(xiāng)、事業(yè)、企業(yè)、學(xué)校等各種類型的單位。同時(shí)對(duì)試點(diǎn)單位采取“共建、共享、共進(jìn)〞政策，即館室共建數(shù)據(jù)庫，共享雙方信息化成果，共同推進(jìn)區(qū)域檔案數(shù)字化進(jìn)程。對(duì)電子目錄和電子檔案的接納，我們對(duì)移交單位采取“三個(gè)一致〞的方法：一致檔案管理軟件、一致數(shù)據(jù)庫構(gòu)造、一致檔案原文存儲(chǔ)格式。其次我們經(jīng)過印發(fā)文件提出移交要求、召開檔案移交單位會(huì)議，電子目錄錄入要求培訓(xùn)、進(jìn)展大量的業(yè)務(wù)指點(diǎn)等方法進(jìn)展數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量控制。其三，我們?cè)趯?shí)際過程中制定了“蕭山市檔案館電子目錄和電子檔案接納進(jìn)館暫行規(guī)定〞。其四是對(duì)電子目錄和電子檔案的交接作了一些探求。移交載體采用軟磁盤、光盤刻錄、網(wǎng)上移交〔、FTP和遠(yuǎn)程訪問等〕等方式。如何建立電子文檔的管理系統(tǒng)電子文檔管理方式全宗—分類庫分類綜合庫15大類數(shù)據(jù)庫構(gòu)造規(guī)那么平安性搜集階段交接階段管理階段利用階段備份機(jī)制五種存儲(chǔ)體系管理制度<電子目錄接納和電子檔案管理暫行規(guī)定><電子目錄接納和電子檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)造規(guī)那么><電子目錄和電子檔案管理任務(wù)人員職責(zé)>。如何建立區(qū)域電子目錄和電子檔案的利用方式一是單機(jī)利用，作為各基層檔案室向網(wǎng)絡(luò)化利用的過渡二是局域網(wǎng)利用，量子PDE2000數(shù)字化檔案館管理系統(tǒng)〔網(wǎng)絡(luò)版〕可供檔案查閱室和各任務(wù)站運(yùn)用，員工經(jīng)過科室、用戶名和密碼訪問相應(yīng)權(quán)限的數(shù)據(jù)，如數(shù)據(jù)的只讀與修正權(quán)限、電子原文的查看權(quán)限、嚴(yán)密數(shù)據(jù)的查看權(quán)限。三是允許進(jìn)館序列單位撥號(hào)遠(yuǎn)程訪問區(qū)域檔案館的電子目錄中心。四是經(jīng)過區(qū)政府內(nèi)部網(wǎng)〔各鎮(zhèn)政府所在地和區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)各部門經(jīng)過光纖相連〕，專門放置一臺(tái)檔案效力器，構(gòu)建一個(gè)蕭山區(qū)檔案數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)。五是經(jīng)過英特網(wǎng)面向社會(huì)公眾。開放檔案允許公眾訪問和閱讀下載；限制檔案和嚴(yán)密檔案經(jīng)過不同的權(quán)限設(shè)置和密鑰體系允許有關(guān)人員訪問。如何建立區(qū)域電子目錄和電子檔案的利用方式區(qū)域數(shù)字檔案神經(jīng)系統(tǒng)所謂區(qū)域數(shù)字檔案神經(jīng)系統(tǒng)在整體上相當(dāng)于人的神經(jīng)系統(tǒng)。它提供了完美集成的檔案信息流，在正確的時(shí)間到達(dá)系統(tǒng)的正確地方。區(qū)域數(shù)字檔案神經(jīng)系統(tǒng)由區(qū)域數(shù)字檔案館和進(jìn)館序列單位數(shù)字檔案室組成，其基石就是該課題研討并還在實(shí)施的數(shù)字檔案館〔室〕的電子目錄庫〔包括文件級(jí)條目、專題數(shù)據(jù)庫等〕和電子檔案庫〔珍貴常用檔案、多媒體檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)與利用〕。這些數(shù)字檔案館〔室〕使檔案任務(wù)者能迅速感知其環(huán)境并做出反響、覺察區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)的挑戰(zhàn)和社會(huì)公眾的需求，然后組織及時(shí)的反響，最大限制地滿足利用者的要求。如何普及提高區(qū)域檔案任務(wù)者的電子文檔管理程度電子文檔管理手冊(cè)資源網(wǎng)站教師和技術(shù)支持工程師系統(tǒng)功能數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)網(wǎng)上檔案館網(wǎng)上檔案室系統(tǒng)特點(diǎn)系統(tǒng)在數(shù)據(jù)搜集上思索了不同來源的全面兼容性系統(tǒng)對(duì)進(jìn)館數(shù)據(jù)建立了嚴(yán)厲的驗(yàn)