建立人事檔案說明書

1信息查閱更方便、快捷

在Word中，每個人的10類檔案目錄需要做成10個Word文檔或1個至少10頁的Word文檔，這樣無論在查閱、信息更新以及個人目錄管理等操作上都比較繁瑣；而在Excel中，這個問題可以大大簡化。具體做法是：每個人的檔案目錄以Excel工作簿的形式存在，各工作簿以員工姓名來命名，并統(tǒng)一于1個文件夾中(見圖1)。

在各工作簿中，各類目錄以Excel工作表的形式存在(見表1)，先設置好第1類目錄表表式，包括行寬、列寬、頁面設置等，再以復制工作表的方式生成其它各類目錄表。工作表標簽分別以1～10的數(shù)字來命名，即每1張工作表登記一類檔案目錄信息，各類目錄之間的切換只需點擊各工作表標簽即可實現(xiàn)，在信息查閱上更方便、快捷。

2信息維護準確、高效

人事檔案管理是一個動態(tài)的過程，它的內(nèi)容需要隨著人員的調(diào)入、調(diào)出、升學、退休、職務晉升、\o"gongzi,工資管理"工資調(diào)整等內(nèi)容的變化及時予以更新，以保證檔案材料能夠真實地反映個人的發(fā)展狀態(tài)，因此檔案目錄的建立和更新是一項較經(jīng)常性的工作。在Excel中，可以巧妙地利用函數(shù)、數(shù)據(jù)鏈接等功能對目錄表式進行格式化設計，從而使這項工作簡單化，節(jié)省操作\o"shijianguanli,時間管理"時間，提高工作效率。具體做法如下：

2.1數(shù)據(jù)鏈接、自動賦值

“姓名”的自動賦值：將檔案目錄工作簿(表1)中工作表2N10中的A1處單元格與工作表1中的A1單元格進行鏈接，即“A1=1!＄A＄1:＄B＄1，這樣設置后，在1類目錄中登記或更新姓名時，其它九類目錄表中的姓名會自動更新。

各類標題的自動賦值：首先建立檔案目錄代碼表(見表2)，然后將檔案目錄工作簿中各工作表中“類”的名稱(B4單元格)與代碼表通過函數(shù)鏈接，公式為：

if(＄A＄4="","",vlookup(＄A＄4,[代碼表.xls]sheet1!＄A:＄B,2,false))

鏈接后，只需在A4中輸入相應的類號，B4單元格會自動返回相應類的標題內(nèi)容，例如，在表1中A4單元格中輸入“四”，則其后的B4單元格中會自動賦值為“學歷、學績技術職務材料”。當各類標題內(nèi)容更新時，所有人員目錄中各類標題也會隨之自動更新。

各類目錄中材料序號也可以利用公式自動生成，并且可以根據(jù)該行材料的有無自動標注，其生成公式為(如序號1)：

A5=if(B5="","",if(isnumber(A4)=false,1,1+a4))

其它序號的填充只需利用A5單元格的自動填充柄下拉即可，且不受記錄插入、刪除、排序等操作的影響。

2.2數(shù)據(jù)有效性檢驗

對檔案目錄中“材料形成時間”的輸入進行有效性設定，可自動進行數(shù)據(jù)有效性檢驗，發(fā)生錯誤時可提醒操作者及時更正。這一功能可通過Excel工具欄的數(shù)據(jù)菜單實現(xiàn)，如“年”可設定為整數(shù)，大小介于1900～year(today())1之間，“月”大小介于1～12之間，“日”大小則在1～31之間等。

2.3自動統(tǒng)計、排序功能

對各類記錄表中材料份數(shù)和材料頁數(shù)可以通過公式實現(xiàn)自動計算(表1)。材料份數(shù)：G4=SHB(G5:G100)；材料頁數(shù)：H4=sum(H5:H100)，該數(shù)據(jù)也隨著記錄的增、刪自動更新。各類