138應(yīng)收賬款賬齡分析及逾期催收管理辦法

銷售有限公司應(yīng)收賬款賬齡分析及逾期催收管理辦法第一章總則第一條為保證公司最大可能的利用客戶信用拓展市場以利于產(chǎn)品銷售，同時又要以最小的壞帳損失代價來保證公司資金安全；為強化管理、防范經(jīng)營風(fēng)險，并盡可能的縮短應(yīng)收賬款占用資金的時間，加快企業(yè)資金周轉(zhuǎn)，提高企業(yè)資金的使用效率以及變現(xiàn)能力，預(yù)防呆壞賬的產(chǎn)生，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定所稱應(yīng)收賬款，包括發(fā)出產(chǎn)品賒銷所產(chǎn)生的應(yīng)收賬款和公司經(jīng)營中發(fā)生的各類債權(quán)。具體有應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)付賬款、其他應(yīng)收款四個方面的內(nèi)容，是本公司的主要流動資產(chǎn)之一，其管理狀況直接影響本公司資產(chǎn)的質(zhì)量和營運能力。第二章應(yīng)收賬款的賬齡分析及管理第三條應(yīng)收賬款的管理部門為公司的財務(wù)部、銷售部和銷售主管領(lǐng)導(dǎo)，財務(wù)部負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)歸集、傳遞和信息反饋，銷售部門負(fù)責(zé)客戶的聯(lián)系和款項催收，主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)債權(quán)的管理。第四條客戶資信管理1、 客戶特征：主要包括市場區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿?、?jīng)營觀念、經(jīng)營方向、經(jīng)營政策、經(jīng)營特點等；2、 業(yè)務(wù)狀況：包括客戶的銷售業(yè)績、市場份額、市場競爭力和市場地位、與競爭者的關(guān)系及于本公司的業(yè)務(wù)關(guān)系和合作情況；3、 交易現(xiàn)狀：主要包括客戶的銷售活動現(xiàn)狀、存在的問題、客戶公司的戰(zhàn)略、未來的展望及客戶公司的市場形象、聲譽、財務(wù)狀況、信用狀況等。第五條客戶的基礎(chǔ)信息資料由負(fù)責(zé)各區(qū)域、片的業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)收集，凡于本公司交易次數(shù)在兩次以上，且單次交易額達到1萬元人民幣以上的均為資料收集的范圍，時間期限為達到上述交易額第二次交易后的一月內(nèi)完成并交業(yè)務(wù)經(jīng)理匯總建檔?？蛻舻男畔①Y料為公司的重要檔案，所有經(jīng)管人員須妥慎保管，確保不得遺失，如因公司部分崗位人員的調(diào)整和離職，該資料的移交作為工作交接的主要部分，凡資料交接不清的，不予辦理離崗、離職手續(xù)。第六條建立應(yīng)收賬款臺賬制度。根據(jù)單位實際情況，分門別類的設(shè)立應(yīng)收賬款臺賬，詳細(xì)反映本單位各業(yè)務(wù)部門、個人以及各個客戶應(yīng)收款項的發(fā)生、增減變動、余額及其每筆賬齡等財務(wù)信息。同時加強合同管理，對債務(wù)人執(zhí)行合同情況進行跟蹤分析，防止壞賬風(fēng)險的發(fā)生。設(shè)置應(yīng)收款項臺賬的責(zé)任部門分別是：應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款銷售部其余應(yīng)收款項財務(wù)部第七條財務(wù)部應(yīng)定期（應(yīng)收賬款至少每月一次，其余的應(yīng)收款項每年一次）編制《應(yīng)收賬款帳齡明細(xì)表》，反映應(yīng)收款項的余額和賬齡等信息，并及時分析應(yīng)收款項的管理情況經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核后提交給銷售部。銷售部應(yīng)仔細(xì)核對財務(wù)部提供的《應(yīng)收賬款帳齡明細(xì)表》，每半年發(fā)函詢證一次，及時核對、跟蹤賒銷客戶的回款情況，對客戶欠款結(jié)合賬齡逐一分析發(fā)生壞賬的可能性，書面或口頭報告給部門經(jīng)理，季度應(yīng)向主管業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理提交書面分析報告，同時抄送企管部。第八條明確合理持有時間，設(shè)定借款最高限額。應(yīng)收款項各項目允許合理持有的最長時限規(guī)定如下，到期末未沖銷或收回則為逾期，應(yīng)進行催收：應(yīng)收賬款：在不與稅法抵觸的情況下，從會計核算上確定為收入實現(xiàn)之日起，除事前書面約定付款期限外，以一個月（自發(fā)生至次日起滿30天，下同）為限；應(yīng)收票據(jù)承兌匯票上載明的兌付有效期的最后一天；預(yù)付賬款從貨物運抵目的地之日起，或從撤銷合同之日起算起，已屆滿一個月；其他應(yīng)收款：除事前已約定借款期限和內(nèi)部人員借出限額內(nèi)的長期周轉(zhuǎn)金外，其余的時限為從發(fā)生之日算起。已屆滿一個月。第九條對未按期結(jié)算回款的客戶要及時聯(lián)絡(luò)和反饋信息給主管副總經(jīng)理。第十條業(yè)務(wù)人員在與客戶簽訂合同或協(xié)議書時，應(yīng)嚴(yán)格審核確定單次銷售金額和結(jié)算期限，并在期限內(nèi)負(fù)責(zé)經(jīng)手相關(guān)賬款的催收和聯(lián)絡(luò)。如超過信用期限者，按以下規(guī)定處理：超過1-10天時，由經(jīng)辦人上報部門經(jīng)理，并電話催收；超過11-60天時，由部門負(fù)責(zé)人上報主管副總經(jīng)理，派員上門催收，超過61-90天時，并經(jīng)催收無效的，由業(yè)務(wù)主管報總經(jīng)理批準(zhǔn)后作個案處理（如考慮通過法院起訴等催收方式）第十一條銷售人員發(fā)現(xiàn)發(fā)生壞帳的可能性時應(yīng)爭取時效速報銷售部經(jīng)理，及時采取補救措施，如客戶有其他財產(chǎn)可供做抵價時，征得客戶同意立即評估抵價物價值，妥為處理避免更大損失發(fā)生。但不得在沒有擔(dān)保的情況下，再次向該客戶發(fā)貨。第十二條業(yè)務(wù)人員崗位調(diào)換、離職，必須對經(jīng)手的應(yīng)收賬款進行交接，凡業(yè)務(wù)人員調(diào)崗，必須先辦理包括應(yīng)收賬款在內(nèi)的工作交接，交接未完的，不得離崗，交接不清的，責(zé)任由交者負(fù)責(zé)，交接清楚后，責(zé)任由接替者負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)人員接交時，應(yīng)與客戶核對賬單，遇有疑問或賬目不清時應(yīng)立即向主管反映，未立即呈報，有意代為隱瞞者應(yīng)與離職人員同負(fù)全部責(zé)任；應(yīng)收賬款交接后一個月內(nèi)應(yīng)全部逐一核對，無異議的賬款由接交人負(fù)責(zé)接手清收，（財務(wù)部應(yīng)隨意對客戶辦理通訊或?qū)嵉貙?，以確定業(yè)務(wù)人員手中賬單的真實性。）；交接前應(yīng)核對全部賬目報表，有關(guān)交接項目概以交接清單為準(zhǔn)，交接清單若經(jīng)交、接、監(jiān)三方簽署蓋章即視為完成交接，日后若發(fā)現(xiàn)賬目不符時由接交人負(fù)責(zé)。原則上業(yè)務(wù)人員在移交前應(yīng)對所有負(fù)責(zé)的所有客戶取得應(yīng)收賬款函證確認(rèn)單，移交時應(yīng)將函證確認(rèn)單以及客戶聯(lián)系資料一并移交。第十三條公司財務(wù)部應(yīng)定期對應(yīng)收賬款進行可回收性進行分析，根據(jù)皇臺股份公司關(guān)于壞賬準(zhǔn)備計提的規(guī)定計提壞賬準(zhǔn)備。應(yīng)收賬款壞賬準(zhǔn)備的計提按照賬齡分析法進行管理和核算。采用賬齡分析法時，將不同賬齡的應(yīng)收賬款進行分組，并根據(jù)前期壞賬實際發(fā)生的有關(guān)資料，計算出應(yīng)計提壞賬準(zhǔn)備的應(yīng)收賬款金額，再將各賬齡組的應(yīng)收賬款金額乘以對應(yīng)的計提壞賬準(zhǔn)備百分比數(shù)，計算出各組的計提壞賬準(zhǔn)備額之和，即為當(dāng)期的計提壞賬準(zhǔn)備預(yù)計金額。按賬齡計提壞賬準(zhǔn)備的比例為：賬齡1年以內(nèi)1-2年2-3年3-4年4-5年5年以上折舊率5%10%30%50%80%100%第三章逾期應(yīng)收賬款的管理本規(guī)定所指逾期應(yīng)收賬款指超過付款期限6個月以上（含6個月）且已無業(yè)務(wù)往來的客戶所欠貨款。同一客戶多筆貨款逾期的，逾期付款期限以最后一筆貨款的付款期限為起算點?？蛻舻母犊钇谙蘅梢允菚婧贤?訂單明確規(guī)定的，也可以是根據(jù)商業(yè)往來交易習(xí)慣確定的?？蛻綦m欠款超過6個月，但仍有業(yè)務(wù)往來的，不屬于本規(guī)定所指逾期應(yīng)收賬款。業(yè)務(wù)人員對逾期應(yīng)收款應(yīng)加強催收力度，防止壞賬的發(fā)生。第十七條催款方式包括電話、傳真、上門拜訪等方式。1、欠款金額1萬元以下的，以電話催收為主。自貨款逾期6個月后，原則上應(yīng)每半個月至少催收一次，直至客戶付款或做出同意付款的承諾。若客戶違反承諾拒絕付款，業(yè)務(wù)員應(yīng)提高電話催款的頻率，原則上每星期至少催收一次。在催款過程中，可要求企管部予以協(xié)助，企管部的協(xié)助方式主要為以郵寄或傳真方式向客戶發(fā)出正式催款函。2、欠款金額1萬元以上的，自貨款逾期6個月后，原則上應(yīng)每月對客戶登門拜訪一次，在催款的同時了解客戶的生產(chǎn)經(jīng)營狀況。欠款金額5萬元以上的，如果客戶一次性付款困難，可以允許客戶分期付款，但必須簽訂還款協(xié)議。在催款過程中，業(yè)務(wù)員可要求企管部予以協(xié)助，企管部的協(xié)助方式主要除以郵寄或傳真方式向客戶發(fā)出催款函外，必要時陪同業(yè)務(wù)員對客戶上門催收。3、如果客戶拒絕付款或拒絕簽訂還款協(xié)議或者生產(chǎn)經(jīng)營出現(xiàn)嚴(yán)重困難影響本公司債權(quán)安全的，應(yīng)提交企管部通過法律手段催收。第十四條業(yè)務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)逾期應(yīng)收賬款的監(jiān)管、統(tǒng)計和上報工作。財務(wù)部做好應(yīng)收賬款的賬齡分析，每月中旬須將上月底前逾期應(yīng)收賬款變化情況報企管部。財務(wù)部做好應(yīng)收賬款的賬齡分析，每季度編制《逾期應(yīng)收賬款賬齡分析表》經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核后報主管財務(wù)的副總經(jīng)理，同時抄送企管部。業(yè)務(wù)部每月中旬須將上月逾期應(yīng)收賬款處理過程中發(fā)出的催款函、簽訂的還款協(xié)議復(fù)印件報企管部。業(yè)務(wù)部每季度向企管部以及總經(jīng)理提供一份逾期應(yīng)收賬款匯總表。業(yè)務(wù)部每季度將逾期應(yīng)收賬款處理過程中發(fā)出的催款函、簽訂的還款協(xié)議復(fù)印件報企管部。第十八條業(yè)務(wù)員應(yīng)并做好日常催收臺帳記錄，每月對臺帳記錄進行整理、歸檔，交部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，呈報公司負(fù)責(zé)人。第十六條企管部應(yīng)了解每筆逾期應(yīng)收賬款形成的原因，向業(yè)務(wù)員了解是否與客戶存在貨物數(shù)量、發(fā)貨期、質(zhì)量、金額等方面的爭議，并提出處理建議，消除客戶拒絕付款的借口并盡可能維護與客戶的良好關(guān)系。第十九條企管部可根據(jù)實際需要制作不同格式的催款函供業(yè)務(wù)員參照使用。在催款過程中需要與客戶簽訂還款協(xié)議的，原則上使用企管部起草的協(xié)議格式，若需對格式內(nèi)容進行修改或使用其他格式的，應(yīng)先交企管部進行法律審核，以防范風(fēng)險或漏洞。第十五條業(yè)務(wù)部根據(jù)企管部的要求應(yīng)將與逾期應(yīng)收賬款相關(guān)的材料復(fù)印件提交給企管部，包括但不限于客戶營業(yè)執(zhí)照、銷售發(fā)票、收貨簽收記錄、對賬單、催款記錄、還款協(xié)議書、客戶經(jīng)營狀況、催收方案等。企管部建立健全逾期應(yīng)收賬款檔案，并逐步建立逾期應(yīng)收賬款信息庫，與業(yè)務(wù)部、財務(wù)等相關(guān)部門通過計算機網(wǎng)絡(luò)保證信息共享和互通。企管部可就逾期應(yīng)收賬款催收提出意見，必要時協(xié)助業(yè)務(wù)部處理催款事宜。第四章債權(quán)訴訟管理第二十條訴訟事務(wù)管理對有以下情況之一者且欠款金額超過1萬元（含1萬元）的，原則上應(yīng)及時提交企管部通過訴訟方式收款。1、經(jīng)多次催收仍拒不付款或達不成還款協(xié)議的。2、發(fā)現(xiàn)債務(wù)人有破產(chǎn)、解散跡象，可能形成破產(chǎn)債權(quán)的。3、發(fā)現(xiàn)債務(wù)人有大量訴訟、仲裁案件產(chǎn)生，可能導(dǎo)致本公司債權(quán)在非訴訟催收手段下得不到清償。4、發(fā)現(xiàn)債務(wù)人對外欠款情況嚴(yán)重，嚴(yán)重威脅到本公司債權(quán)的安全。5、債務(wù)人已經(jīng)或即將停產(chǎn)、轉(zhuǎn)產(chǎn)，存在破產(chǎn)或逃廢債務(wù)的可能。第二十一條訴訟準(zhǔn)備業(yè)務(wù)部經(jīng)理對客戶情況進行審查，初步擬定是否要采取法律手段。初步擬定采取法律手段的，業(yè)務(wù)員收集準(zhǔn)備起訴客戶的相關(guān)訴訟材料，包括與客戶簽訂的合同、發(fā)貨單、對賬單、客戶的營業(yè)執(zhí)照等。業(yè)務(wù)員收集完所有材料后，將材料提交企管部，由企管部對材料進行初步整理，理清法律關(guān)系，并提出初步法律意見。對于可以通過法律手段催收的逾期應(yīng)收賬款，業(yè)務(wù)員填寫《涉法糾紛處理審批單》交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第二十二條下列逾期應(yīng)收賬款，作為壞賬進行處理：1、通過訴訟、仲裁等方式仍無法收回的逾期應(yīng)收賬款。企管部提供法院出具的敗訴判決書/仲裁書，或者勝訴但被法院裁定終（中）止執(zhí)行的法律文書。2、客戶已經(jīng)破產(chǎn)、注銷、吊銷營業(yè)執(zhí)照，或者被政府部門關(guān)停，導(dǎo)致逾期應(yīng)收賬款無法收回的。業(yè)務(wù)員應(yīng)提供法院的破產(chǎn)公告和破產(chǎn)清算的清償文件，或者工商部門的注銷、吊銷證明，或者政府部門有關(guān)撤銷、責(zé)令關(guān)閉的行政決定文件。3、逾期三年以上及已無力清償債務(wù)的。業(yè)務(wù)員應(yīng)提供催收磋商記錄，確認(rèn)債務(wù)人已資不抵債、連續(xù)三年虧損或連續(xù)停止經(jīng)營三年以上。4、還款協(xié)議中已經(jīng)明確放棄的債權(quán)。業(yè)務(wù)員應(yīng)提供與客戶簽訂的債務(wù)重組協(xié)議及其相關(guān)證明。5、單筆數(shù)額較小、不足以彌補清收成本的逾期應(yīng)收賬款。