科技有限公司采購(gòu)流程規(guī)范DOC

采購(gòu)流程規(guī)范目的本標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)程序的目的是用于設(shè)立必要的定義和程序以保證重慶XX科技有限公司的采購(gòu)低成本和采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的一致性。定義PR：PurchaseRequestForm采購(gòu)申請(qǐng)單,公司內(nèi)部使用；PO：PurchaseOrderForm采購(gòu)訂單，公司對(duì)外使用。GF職責(zé)3.1請(qǐng)購(gòu)人根據(jù)部門需求，提出請(qǐng)購(gòu)要求，提供采購(gòu)物資的技術(shù)要求，規(guī)格型號(hào)，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單并交相關(guān)人員核準(zhǔn)；接收和檢驗(yàn)請(qǐng)購(gòu)的物品和服務(wù)。3.2采購(gòu)人根據(jù)請(qǐng)購(gòu)人的采購(gòu)申請(qǐng)單，訂購(gòu)價(jià)格合理并與要求相符合的物品及服務(wù)。生產(chǎn)部采購(gòu)人員負(fù)責(zé)物料及與生產(chǎn)制造或與開發(fā)有關(guān)的各種物資的采購(gòu)，或?qū)Τ邪痰牟少?gòu)工作進(jìn)行監(jiān)督。行政部負(fù)責(zé)公司辦公用品及后勤物資的采購(gòu)。各采購(gòu)人員應(yīng)對(duì)采購(gòu)物品的價(jià)格及質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.3物流保證產(chǎn)品運(yùn)輸?shù)募皶r(shí)、優(yōu)質(zhì)，負(fù)責(zé)進(jìn)口貨物的報(bào)關(guān)手續(xù)辦理，及時(shí)清關(guān)。3.4生產(chǎn)部生產(chǎn)部質(zhì)量人員負(fù)責(zé)對(duì)供方(物料供應(yīng)商及承包商)的質(zhì)量保證能力評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)及評(píng)審計(jì)劃的制定和質(zhì)量保證能力評(píng)審。3.5財(cái)務(wù)部在收到所有需要的文件后進(jìn)行核對(duì)，將供應(yīng)商的發(fā)票與采購(gòu)申請(qǐng)單PR、采購(gòu)訂單PO、收貨清單等相關(guān)單據(jù)相對(duì)照，進(jìn)行數(shù)量和金額的確認(rèn)。并按時(shí)向供貨商付款。采購(gòu)范圍4.1產(chǎn)品：指公司委外加工的產(chǎn)品，采購(gòu)后即交付給客戶。4.2生產(chǎn)物料：指與產(chǎn)品生產(chǎn)直接相關(guān)物料，公司目前生產(chǎn)物料多數(shù)由產(chǎn)品生產(chǎn)承包商進(jìn)行采購(gòu)。4.3固定資產(chǎn)：是指單位價(jià)值超過人民幣1000元以上，同時(shí)使用年限超過兩年以上的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)設(shè)備。如機(jī)器、車輛、電子設(shè)備等。4.4低值設(shè)備：是指單位價(jià)值未能達(dá)到固定資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)，但其使用年限超過一年的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)設(shè)備。在會(huì)計(jì)處理上可不作為資本性支出而一次費(fèi)用化，但對(duì)其管理應(yīng)視同固定資產(chǎn)進(jìn)行。如辦公桌椅，實(shí)驗(yàn)室用工具。4.5低值易耗品：是指成批采購(gòu)的低價(jià)值的耗材。如實(shí)驗(yàn)室用接插件等。4.6長(zhǎng)期服務(wù)的客戶：除上述以外，但有長(zhǎng)期供貨或提供勞務(wù)的客戶。如快餐，辦公文具供應(yīng)商,電信服務(wù)，域名等。其它非費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)范圍內(nèi)的采購(gòu)申請(qǐng)。操作過程及操作程序詳述5.1申請(qǐng)請(qǐng)購(gòu)人負(fù)責(zé)提供采購(gòu)物資的技術(shù)要求，規(guī)格型號(hào)，可行或必要時(shí)，應(yīng)給出推薦的供應(yīng)商及價(jià)格。請(qǐng)購(gòu)人應(yīng)填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，并負(fù)責(zé)交于相關(guān)人員核準(zhǔn)。5.2批準(zhǔn)5.2.1對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)單PR的批準(zhǔn)對(duì)所有采購(gòu)申請(qǐng)單，必須嚴(yán)格按以下簽字授權(quán)進(jìn)行核準(zhǔn)：所有采購(gòu)申請(qǐng)單必須有公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)及簽字；所有IT設(shè)備的采購(gòu)申請(qǐng)單必須有IT經(jīng)理的核準(zhǔn)；所有采購(gòu)申請(qǐng)單必須有財(cái)務(wù)主管的簽字，作為預(yù)算、稅務(wù)、現(xiàn)金流量管理的需要；任何與生產(chǎn)有關(guān)的采購(gòu)申請(qǐng)單必須還有銷售部負(fù)責(zé)人和營(yíng)運(yùn)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和簽字。簽字流程圖：請(qǐng)購(gòu)人--請(qǐng)購(gòu)人部門經(jīng)理-采購(gòu)人-采購(gòu)人部門經(jīng)理–--》總經(jīng)理采購(gòu)人員只有在取得核準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)單后，才可實(shí)施采購(gòu)。5.2.2對(duì)采購(gòu)訂申P(guān)O或合同的申請(qǐng)5.2.2.1采購(gòu)訂單如果采購(gòu)人需要采購(gòu)訂單，采購(gòu)人可憑已核準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)單，向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)打印采購(gòu)訂單，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后發(fā)給供應(yīng)商。申請(qǐng)人還需負(fù)責(zé)采購(gòu)訂單的供貨方確認(rèn)，以保證該訂單的有效性。產(chǎn)品及生產(chǎn)物料PO的保存者,應(yīng)注意該P(yáng)O為公司保密級(jí)別較高之文件,未經(jīng)授權(quán)者不可查閱。5.2.2.2合同如果采購(gòu)人需要合同，需要公司副總裁以上的人員在合同文本上簽字和蓋上公章后才可對(duì)外使用。重要合同內(nèi)容應(yīng)經(jīng)公司法律顧問核對(duì)。5.3報(bào)價(jià)及磋商5.3.1物品及服務(wù)采購(gòu)在任何可能和適用的情況下，采購(gòu)員應(yīng)根據(jù)下列原則就相同層次的物品或服務(wù)取得不同的報(bào)價(jià)：采購(gòu)金額最少報(bào)價(jià)數(shù)量小于RMB5001小于RMB2000,大于RMB10002大于RMB20003采購(gòu)員在同供應(yīng)商進(jìn)行磋商后，應(yīng)作好比較記錄，主要考慮質(zhì)量、價(jià)格、折扣、包裝、送貨日期和付款條件等。在需要的情況下，采購(gòu)員同請(qǐng)購(gòu)人應(yīng)一同參與同供應(yīng)商的討論。在貨物及服務(wù)質(zhì)量相同的情況下，原則上選擇報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商，只有在特殊情況下，如價(jià)低者品質(zhì)有問題，方可選擇報(bào)價(jià)較高的供應(yīng)商，但必須詳細(xì)說明原因，以便日后參考。5.3.2分供方的開發(fā)及選擇（僅適用于產(chǎn)品及生產(chǎn)物料采購(gòu)）由生產(chǎn)部采購(gòu)人員在實(shí)施采購(gòu)前根據(jù)開發(fā)部提供的物料清單，將那些認(rèn)為有能力的供應(yīng)商初步確定為分供方，并經(jīng)質(zhì)量保證人員及開發(fā)部審核會(huì)簽后加入合格供應(yīng)商名單。如果是初選的供應(yīng)商，只有在生產(chǎn)部質(zhì)量人員、開發(fā)部進(jìn)行首批樣品鑒定合格后，才可以接受分供方提供的批量生產(chǎn)品。生產(chǎn)部根據(jù)分供方的物品交付、質(zhì)量表現(xiàn)、合作態(tài)度等按季度評(píng)價(jià)供方滿足要求的能力，并調(diào)查、分析、總結(jié)。5.3.3第三方物流的開發(fā)及選擇由負(fù)責(zé)物流的人員在保證產(chǎn)品運(yùn)輸?shù)募皶r(shí)、優(yōu)質(zhì)情況下，提供3家以上的貨代以競(jìng)標(biāo)的方式進(jìn)行選擇。物流人員根據(jù)貨運(yùn)代理商的交付時(shí)間、服務(wù)質(zhì)量、合作態(tài)度等按季度評(píng)價(jià)貨代滿足要求的能力，并調(diào)查、分析、總結(jié)。5.4訂購(gòu)應(yīng)根據(jù)價(jià)格，質(zhì)量和服務(wù)等選擇供應(yīng)商。如果采購(gòu)員所選擇的供應(yīng)商與請(qǐng)購(gòu)人推薦的不一致，應(yīng)向請(qǐng)購(gòu)人發(fā)出確認(rèn)，若請(qǐng)購(gòu)人仍堅(jiān)持用推薦的供應(yīng)商，則需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。訂購(gòu)物品可能有下列兩種形式：憑核準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)單，從供應(yīng)商處直接購(gòu)買。向供應(yīng)商發(fā)采購(gòu)訂單（如需要，可向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)開具采購(gòu)訂單）或合同（重要合同內(nèi)容應(yīng)經(jīng)公司法律顧問核對(duì)）。對(duì)于經(jīng)常性采購(gòu)的物品，如文具，日用品，午餐等，可以同選擇的供應(yīng)商以簽定年度協(xié)議的方式根據(jù)條款內(nèi)容直接訂購(gòu)。選擇此類供應(yīng)商應(yīng)以競(jìng)標(biāo)的方式進(jìn)行（如果可能，應(yīng)至少有三個(gè)競(jìng)爭(zhēng)者）且該類協(xié)議應(yīng)至少每年重審一次，既從不同供應(yīng)商處獲得新的報(bào)價(jià)，并就現(xiàn)行的協(xié)議內(nèi)容進(jìn)行重新磋商。5.5接受訂購(gòu)的非生產(chǎn)性物品送達(dá)后，必須驗(yàn)收，且驗(yàn)收人與采購(gòu)人不能是同一人。驗(yàn)收合格后，應(yīng)在采購(gòu)申請(qǐng)單或客戶的送貨單上簽字。對(duì)于生產(chǎn)性原輔包裝材料，應(yīng)由生產(chǎn)部進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。若送達(dá)的物品不合格，采購(gòu)員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系以尋求解決方案。5.6付款采購(gòu)人負(fù)責(zé)采購(gòu)物品的付款申請(qǐng)，應(yīng)在付出傳票后必須附上下列單據(jù)發(fā)票經(jīng)過核準(zhǔn)并已收貨簽收的采購(gòu)申請(qǐng)單PR，如有采購(gòu)訂單PO、合同副本和客戶送貨清單也請(qǐng)附上。如是預(yù)付款，可在付清余款時(shí)附上全額發(fā)票；如有特殊情況，送貨單可以后補(bǔ)，如DELL設(shè)備采購(gòu)的全額預(yù)付。對(duì)于經(jīng)常性采購(gòu)的物品，如文具，日用品，午餐等，應(yīng)要求與供應(yīng)商協(xié)商月結(jié)，以轉(zhuǎn)帳形式支付。在可能的情況下，付款應(yīng)始終要求銀行轉(zhuǎn)帳，不支付現(xiàn)金。在可能的情況下，采購(gòu)員應(yīng)始終要求供應(yīng)商提供增值稅發(fā)票。記錄對(duì)于各次采購(gòu)，采購(gòu)員應(yīng)保存下列文件：采購(gòu)申請(qǐng)單副本報(bào)價(jià)比價(jià)記錄采購(gòu)訂單副本