檔案管理操作手冊樣本

目錄TOC\o"1-4"\h\z\u檔案管理 217.1 檔案管理初始化 317.1.1 檔案館信息維護 317.1.2 定義ABS碼 417.1.3 列表框參數(shù)定義 717.1.4 報表設(shè)立 817.2 檔案庫及文獻整頓 917.2.1 新增檔案庫 917.2.2 檔案庫管理 1117.2.3 文獻分類 1417.2.4 文獻信息管理 1617.2.5 文獻查詢 2017.3 輔助立卷和檔案管理 2217.3.1 輔助立卷 23 2317.3.2 檔案管理 2517.4 資料移送 3317.5 案卷借閱 3817.5.1 創(chuàng)立案卷借閱 3817.5.2 案卷借閱詳情 39檔案管理PowerOn圖紙文檔管理系統(tǒng)提供了從文獻產(chǎn)生，修改，批準(zhǔn)到修訂系統(tǒng)管理，而本章節(jié)檔案管理則是文獻最后歸檔管理。為項目管理團隊和項目各重要執(zhí)行中心進行所有項目文獻歸檔系統(tǒng)管理，收集歸檔文檔有關(guān)信息，可以支持將來公司運作及組織維護部門需要。同步，檔案管理中文獻及其原始數(shù)據(jù)有助于建立將來項目生命周期和知識管理系統(tǒng)。在實際項目中，許多信息是由檔案管理系統(tǒng)給出。檔案管理指是對作為信息載體資料進行有序收集，加工，分解，編目，存檔，并作為項目各參加方提供專用和慣用信息過程。前章圖紙文檔管理是本章檔案管理基本，是項目圖紙文檔被有效率使用前提條件。在【工程中心】中單擊【檔案管理】，或者在【工程中心】選取菜單【模塊】=>【檔案管理】，即可進入檔案管理模塊。一方面跳出是檔案庫選取窗口。圖17-1檔案庫選取窗口17.1 檔案管理初始化17.1.1 檔案館信息維護顧客選取【定義】=>【檔案館】菜單，系統(tǒng)彈出檔案館定義和維護窗口。顧客可在當(dāng)前窗口增長、刪除和修改檔案館信息，默認(rèn)檔案館不可刪除。顧客可指定一種檔案館，點擊設(shè)立默認(rèn)檔案館。系統(tǒng)將當(dāng)前檔案館設(shè)立為默認(rèn)檔案館。圖17-1-1 檔案館信息17.1.2 定義ABS碼原則檔案分類碼在系統(tǒng)中簡稱ABS碼。不同行業(yè)均有自己行業(yè)原則檔案分類碼。因此，系統(tǒng)支持不同檔案庫選取不同原則檔案分類碼。選取【定義】=>【原則檔案類目（ABS）】菜單，進入ABS編輯窗口。圖17-1-2 ABS編輯窗口系統(tǒng)預(yù)建了一種默認(rèn)ABS庫。顧客可自建本行業(yè)原則檔案分類碼庫。點擊庫維護，系統(tǒng)彈出原則檔案分類碼庫維護窗口。顧客可在此窗口維護原則檔案分類碼庫。默認(rèn)檔案分類碼庫不可刪除。顧客可選取一種ABS庫，點擊設(shè)立默認(rèn)庫將當(dāng)前庫設(shè)為默認(rèn)檔案庫。圖17-1-3 ABS庫列表維護ABS庫完畢后可繼續(xù)回到ABS編輯窗口進行有關(guān)編輯。新總目：新增基本構(gòu)造目錄，即頂層節(jié)點。新子目：新增顧客選中節(jié)點子節(jié)點。刪除：刪除顧客選中節(jié)點及其子節(jié)點，當(dāng)前節(jié)點或其子節(jié)點已被分派到有關(guān)文檔后，系統(tǒng)回絕顧客刪除操作。修改：顧客選取一種ABS代碼，點擊修改，系統(tǒng)修改當(dāng)前被選取節(jié)點信息。保存：保存顧客對節(jié)點信息錄入和修改成果。導(dǎo)出：將當(dāng)前ABS庫整體導(dǎo)出為一種dbf文獻，以供顧客保存和分發(fā)。導(dǎo)入：將一種ABS導(dǎo)出文獻，導(dǎo)入到當(dāng)前ABS庫中，當(dāng)前ABS庫中既有ABS碼將被清空。在這里，咱們把和質(zhì)量有關(guān)聯(lián)某些文檔以QBS構(gòu)造單獨導(dǎo)入檔案管理，這樣便于顧客對與質(zhì)量有關(guān)聯(lián)文檔進行立卷歸檔。在ABS樹上選中一種結(jié)點，作為導(dǎo)入QBS構(gòu)造根結(jié)點，然后點擊導(dǎo)入QBS。圖17-1-4導(dǎo)入QBS后ABS樹注意，QBS只能導(dǎo)入一次，若重復(fù)導(dǎo)入，前一次導(dǎo)入QBS將被刪除，由新導(dǎo)入QBS取而代之。QBS導(dǎo)入完畢，點擊導(dǎo)入QI，將QI有關(guān)聯(lián)文檔導(dǎo)入已經(jīng)建好QBS樹中。圖17-1-5導(dǎo)入與QI有關(guān)聯(lián)文檔此時，咱們回到輔助立卷頁面，在這里，咱們就可以直接對這些文檔進行立卷歸檔了。17.1.3 列表框參數(shù)定義顧客在維護文獻和案卷信息時有些下拉列表框中字段在此窗口中進行維護。顧客用鼠標(biāo)點擊要維護參數(shù)列表選項，系統(tǒng)彈出下拉列表維護窗口供顧客維護有關(guān)信息。選取【定義】=>【列表框參數(shù)】菜單，進入列表框參數(shù)編輯窗口。圖17-1-6 參數(shù)列表框窗口17.1.4 報表設(shè)立在主窗口選取檔案管理子模塊，系統(tǒng)在主菜單顯示案卷管理菜單項。選取【案卷管理】=>【報表設(shè)立】菜單下各個菜單項，編輯各個報表打印模板。圖17-1-7 報表設(shè)立窗口保存：將當(dāng)前修改報表格式進行保存。另存為：將當(dāng)前報表格式另存為一種文獻。調(diào)用：打開一種現(xiàn)存報表文獻。預(yù)覽：預(yù)覽報表打印效果。頁面設(shè)立：設(shè)立頁面高寬等信息。17.2 檔案庫及文獻整頓17.2.1 新增檔案庫顧客選取【文獻】=>【新增檔案庫】菜單，系統(tǒng)將彈出新增檔案庫向?qū)?。一方面，填寫檔案庫代碼和名稱以及有關(guān)信息。填寫完畢后，點擊向?qū)乱徊健D17-2-1 檔案庫生成向?qū)Вɑ拘畔ⅲ╇S后，顧客在向?qū)У诙竭x取檔案庫有關(guān)工程。點擊增長、刪除來設(shè)立檔案庫有關(guān)工程。注意，在同一種檔案館下，包括工程是不能重復(fù)，系統(tǒng)會自動將重復(fù)工程過濾掉。選取完畢，點擊下一步。圖17-2-2 檔案庫生成向?qū)Вㄟx取相應(yīng)工程）最后，填寫創(chuàng)立檔案庫管理員和時間等信息。點擊完畢，系統(tǒng)完畢一種新檔案庫創(chuàng)立工作。圖17-2-3 檔案庫生成向?qū)В▌?chuàng)立時間及人員）完畢了檔案庫和工程相應(yīng)后，系統(tǒng)在主窗口文獻樹中顯示檔案庫有關(guān)工程下有關(guān)文檔分解構(gòu)造，每個節(jié)點掛接了相應(yīng)文獻。顧客可在主窗口維護文獻歸檔信息，下載文獻附件，并將文獻歸檔。17.2.2 檔案庫管理檔案庫管理支持對檔案庫錄入、修改和刪除操作。刪除檔案庫時，系統(tǒng)將刪除與其有關(guān)信息。維護檔案庫信息時，檔案代碼和名稱是必要錄入信息。點擊檔案庫，進入檔案庫編輯窗口。圖17-2-4 檔案庫編輯窗口進入17.2.2.1 基本信息頁圖17-2-5 基本信息頁顧客可在此窗口增長刪除修改檔案庫信息。可在基本信息修改檔案庫基本信息。檔案庫按類型分類可分為：正式檔案庫和暫時檔案庫。顧客可選取檔案庫所在檔案館和原則檔案分類庫。檔案庫按類分類可分為：文檔、科檔、專項檔案、聲像檔案和照片檔案。注意：檔案庫代碼是唯一，系統(tǒng)回絕顧客錄入重復(fù)檔案庫代碼。管理員選取必要是系統(tǒng)顧客，否則，系統(tǒng)將給出提示：圖17-2-6 當(dāng)選取管理員不是系統(tǒng)顧客時給出提示17.2.2.2 有關(guān)項目頁顧客亦可在有關(guān)工程增長刪除檔案庫有關(guān)工程。當(dāng)被刪除工程下文檔已經(jīng)被歸檔時，系統(tǒng)將回絕顧客對此工程刪除祈求。圖17-2-7 有關(guān)項目頁點擊增長，系統(tǒng)彈出工程選取窗口。顧客可選取各種有關(guān)工程。分派檔案庫有關(guān)工程原則：一種工程只能被分派到同一檔案館下一種檔案庫下，不可被分派到同一檔案館下不同檔案庫中。圖17-2-8 工程選取窗口在這里，為了以便顧客，咱們將項目記錄導(dǎo)成項目記錄樹構(gòu)造，這樣能讓顧客清晰看到各種項目記錄，便于顧客對其立卷歸檔。一方面，咱們點擊導(dǎo)入工程記錄樹，稍等半晌，系統(tǒng)顯示導(dǎo)入成功。圖17-2-9 工程記錄樹導(dǎo)入成功然后，咱們點擊選取導(dǎo)入工程記錄類型，跳出選取窗口，將需要導(dǎo)入項目記錄類型選取至右邊窗口。圖17-2-10 導(dǎo)入項目記錄類型選取窗口點擊擬定，完畢有關(guān)文檔導(dǎo)入。17.2.3 文獻分類顧客選取【文獻】=>【打開檔案庫】，系統(tǒng)彈出檔案庫選取窗口。顧客可選取各種需要查看檔案庫，點擊擬定，打開相應(yīng)檔案庫。圖17-2-11 檔案庫選取窗口圖17-2-12 被選檔案庫中包括文檔顧客打開檔案庫后，可在主窗口左側(cè)看到有關(guān)檔案庫文獻分類樹。文獻分類樹分為兩種：一種是檔案庫分類樹，它構(gòu)造層次如下：檔案庫=>檔案庫有關(guān)工程=>工程下圖紙文檔分類；此外一種是TBS，它構(gòu)造層次就是工程記錄分類樹。顧客選取工程節(jié)點，系統(tǒng)顯示此工程下所有文檔。選取某圖紙文檔分類，系統(tǒng)顯示此圖紙文檔分類下所有文檔。顧客選取【文獻】=>【關(guān)閉檔案庫】，系統(tǒng)關(guān)閉所有檔案庫。注意，PowerOn中文檔要能顯示在檔案管理文獻管理里，必要滿足兩個條件：1、文檔狀態(tài)必要是“批準(zhǔn)”或者“歸檔”；2、文檔“移送歸檔”屬性必要是“是”。17.2.4 文獻信息管理顧客打開檔案庫后，可在主窗口中維護有關(guān)文獻有關(guān)信息。17.2.4.1 基本信息頁選取基本信息頁，查看文檔基本信息。文檔基本信息維護全在PowerOn中完畢。圖17-2-13 基本信息頁17.2.4.2 歸檔信息頁選取歸檔信息頁，維護文獻歸檔信息。圖17-2-14 歸檔信息頁注意，在維護文檔歸檔信息時，必要先點編輯，使屬性框都處在編輯狀態(tài)，編輯完畢后來，依照需要，點擊確認(rèn)保存修改信息，或者點擊放棄取消本次修改操作。17.2.4.3 案卷信息頁選取案卷信息維護文獻案卷信息。圖17-2-15 案卷信息頁點擊增長，系統(tǒng)彈出檔案庫選取窗口，顧客選取此文獻需要歸檔檔案庫。圖17-2-16 檔案庫選取窗口選取完畢后，可點擊ABS欄，系統(tǒng)彈出ABS代碼選取窗口，顧客指定ABS代碼。圖17-2-17 點擊ABS欄選取ABS圖17-2-18 ABS選取窗口在輔助立卷模塊中，此文獻只可在當(dāng)前所選檔案庫有關(guān)ABS下找到。注意，如果文獻需要歸檔，這里檔案庫和ABS是必選。若文獻未分派有關(guān)檔案庫和ABS碼，系統(tǒng)將無法將其組到有關(guān)檔案庫相應(yīng)案卷中去。17.2.4.4 附件信息頁選取附件信息，可查看并下載文獻附件。圖17-2-19 附件信息頁17.2.4.5 文獻ABS碼批量更新為了能批量填寫ABS碼值，系統(tǒng)在快捷欄提供批量賦ABS碼值功能按鈕。圖17-2-20 批量更新ABS按鈕顧客亦可選取【文檔管理】=>【批量更新文獻abs碼】，實現(xiàn)上述功能。顧客一方面選取各種文獻，然后選取批量更新ABS碼。系統(tǒng)彈出當(dāng)前檔案庫ABS碼值選取窗口，選取完畢后，系統(tǒng)將ABS碼更新到所選文獻中。17.2.5 文獻查詢一種項目會包括成百上千文檔，為了顧客能以便查找到自己需要文檔，系統(tǒng)提供了文檔查詢功能。圖17-2-21 文獻查詢按鈕在左邊樹上選取包括要查詢文檔結(jié)點。點擊文獻查詢按鈕，進入查詢條件設(shè)立窗口。圖17-2-22 查詢條件設(shè)立窗口在字段背面復(fù)選框中打勾，表達該查詢條件被選中。下拉菜單中選取邏輯關(guān)系。最后框中填寫查詢值。圖17-2-23 設(shè)立查詢條件顧客可以設(shè)立各種查詢條件，此時文檔只有滿足所有條件才會被查詢到。查詢條件設(shè)立完畢，點擊確認(rèn)，主窗口中將顯示符合條件文檔。圖17-2-24 主窗口中顯示符合條件文檔17.3 輔助立卷和檔案管理在輔助立卷模塊，顧客按原則檔案分類方式查閱文獻，并把文獻分類進行立卷。在案卷管理模塊，顧客進行有關(guān)案卷維護。該模塊重要涉及：案卷維護，合卷，拆卷，案卷整頓等功能。17.3.1 輔助立卷圖17-3-1 輔助立卷窗口點擊輔助立卷，顧客進入輔助立卷窗口，系統(tǒng)以國家檔案分類（ABS）為原則，對文獻進行分類。顧客可用鼠標(biāo)點選需要組卷文獻，可點擊各種文獻（按住shift或ctrl鍵并用鼠標(biāo)左鍵點擊）。系統(tǒng)以綠色顯示被選中文獻。隨后，顧客可選取工具條上立卷。將選中文獻進行立卷。系統(tǒng)以向?qū)Х绞竭M行輔助立卷。顧客按順序進行：選取文獻=>選取案卷=>案卷整頓，即可完畢整個輔助立卷工作。圖17-3-2 輔助立卷向?qū)б唬ㄟx取文獻）一方面，系統(tǒng)顯示剛才顧客選取文獻。顧客可再次去除不需要組卷文獻，把不需要組卷文獻鉤去掉即可。完畢后，點擊下一步。圖17-3-3 輔助立卷向?qū)Фㄟx取案卷）在案卷選取窗口中選取需要組卷案卷。顧客可選取插入已有案卷，或者選取建立新案卷。完畢后，點擊下一步。圖17-3-4 輔助立卷向?qū)ò妇碚D之插入已有案卷）顧客選取插入已有案卷，系統(tǒng)顯示被選案卷詳情信息。圖17-3-5 輔助立卷向?qū)ò妇碚D之建立新案卷）顧客選取建立新案卷，系統(tǒng)供顧客填寫新案卷詳細(xì)信息。點擊完畢，完畢向?qū)АＨ绻櫩瓦x取了立卷完畢后進行案卷整頓，系統(tǒng)將在向?qū)戤吅螅瑥棾霎?dāng)前案卷案卷整頓窗口。17.3.2 檔案管理點擊檔案管理，進入檔案管理模塊，顧客可維護案卷信息，并進行和卷、拆卷和案卷整頓等操作。圖17-3-6 檔案管理窗口17.3.2.1 案卷維護案卷管理是以檔案管理為基本，顧客可在不同檔案庫下建立有關(guān)案卷。圖17-3-7 案卷維護某些功能按鈕新建案卷：顧客需選取一種檔案庫，系統(tǒng)在所選檔案庫下新建案卷。修改案卷：修改顧客選取案卷。刪除案卷：刪除顧客選中案卷。案卷明細(xì)：在當(dāng)前窗口顯示案卷明細(xì)信息。合卷：把不同案卷及其有關(guān)文檔合并到同一案卷。拆卷：把所選案卷文獻抽出。案卷整頓：將案卷內(nèi)文獻重新排序編號和整頓。或者在案卷管理框內(nèi)點擊鼠標(biāo)右鍵同樣可以看到這些功能按鈕。圖17-3-8 案卷管理中點擊鼠標(biāo)右鍵顯示功能按鈕圖17-3-9 案卷信息窗口錄入和修改案卷信息時，文檔分類號和卷冊號是必要錄入信息。17.3.2.2 合卷合卷是把已有案卷及其有關(guān)文獻合并成新案卷。系統(tǒng)以向?qū)Х绞?，將案卷合并過程便捷完畢。顧客按向?qū)?，選取源案卷=>選取目的案卷=>新設(shè)備案卷，即可完畢整個過程。圖17-3-10 合卷向?qū)б唬ㄟx取源案卷）一方面，選取需要合卷源案卷。完畢后，點擊下一步。圖17-3-11 合卷向?qū)Фㄟx取目的案卷）接著，選取目的案卷。完畢后，點擊下一步。圖17-3-12 合卷向?qū)ㄐ掳妇碓O(shè)立）最后，系統(tǒng)顯示原案卷和目的案卷信息。顧客可選取合卷后刪除原案卷。系統(tǒng)默認(rèn)在向?qū)ЫY(jié)束后對目的案卷進行案卷整頓。點擊完畢結(jié)束向?qū)А?7.3.2.3 拆卷拆卷是把已有案卷有關(guān)文獻抽出。系統(tǒng)以向?qū)Х绞酵戤?。顧客按向?qū)Вx取案卷=>選取拆出文獻=>新設(shè)備案卷，即可完畢整個過程。圖17-3-13 拆卷向?qū)б唬ㄟx取案卷）一方面，選取需要拆卷案卷。完畢后點擊下一步。圖17-3-14 拆卷向?qū)Фㄟx取拆出文獻）接著，選取需要被抽出文獻。如果未選取文獻，系統(tǒng)將回絕進行拆卷操作。完畢后，點擊下一步。圖17-3-15 最后，填寫拆分案卷詳情信息。點擊完畢，結(jié)束向?qū)АＯ到y(tǒng)默認(rèn)在向?qū)ЫY(jié)束后維護目的案卷詳情信息。17.3.2.4 卷內(nèi)文獻整頓圖17-3-16 案卷信息窗口卷內(nèi)文獻整頓功能：抽出：可將卷內(nèi)選中文獻從當(dāng)前案卷中抽出。保存：保存當(dāng)前對卷內(nèi)文獻修改。放棄：放棄對卷內(nèi)文獻修改。排序號：對卷內(nèi)文獻進行序號編排。編頁碼：系記錄算卷內(nèi)各份文獻頁數(shù)，然后排頁碼。若文獻頁數(shù)為空或為零，系統(tǒng)將以不同顏色進行標(biāo)記。打?。捍蛴‘?dāng)前案卷卷內(nèi)目錄。導(dǎo)出：可把當(dāng)前案卷卷內(nèi)文獻列表導(dǎo)出到本地。移送歸檔：選取案卷中文獻附件，點擊移送歸檔，系統(tǒng)在導(dǎo)出文獻時將此附件導(dǎo)出到光盤中。取消歸檔：選取案卷中文獻附件，點擊取消歸檔，系統(tǒng)在導(dǎo)出文獻時此附件不會被導(dǎo)出到光盤中。17.3.2.5 案卷打印系統(tǒng)對案卷提供了豐富打印功能，重要分為案卷軟封皮打印、案卷扉頁打印、案卷目錄打印、卷內(nèi)文獻打印、備考表打印、案卷封皮和卷盒側(cè)封皮打印。顧客可選取【案卷管理】=>【報表打印】子菜單選取有關(guān)打印選項。進行卷內(nèi)文獻打印需打開案卷整頓窗口。圖17-3-17 案卷打印系統(tǒng)一方面顯示打印預(yù)覽窗口，顧客可在預(yù)覽窗口中點擊打印，系統(tǒng)便打印當(dāng)前報表。圖17-3-18 報表預(yù)覽窗口17.3.2.6 已組卷文獻已組卷文獻將已組卷文獻按原則檔案分類方式進行組織，并可按詳細(xì)案卷進行分組。顧客可以便查閱有關(guān)文獻。顧客只能在當(dāng)前界面瀏覽文獻詳情信息，不能修改文獻信息。圖17-3-19 已組卷文獻窗口17.4 資料移送文獻組卷完畢后，顧客可將導(dǎo)出文獻刻成光盤，移送給其她單位或部門（即資料移送）。導(dǎo)出文獻：是按照案卷列表構(gòu)造將文獻批量導(dǎo)出到硬盤或可寫網(wǎng)絡(luò)途徑。系統(tǒng)通過向?qū)В敢櫩椭饾u將文獻批量導(dǎo)出。選取菜單【文獻】=>【導(dǎo)出文獻】菜單，系統(tǒng)彈出導(dǎo)出文獻向?qū)АD17-4-1 導(dǎo)出文獻向?qū)?/p>