淺析會(huì)議溝通效率低下問題及改進(jìn)措施

淺析會(huì)議溝通效率低下問題及改進(jìn)措施——以某社團(tuán)會(huì)議為例2013級(jí)國審4班張芳菲13020239【摘要】會(huì)議是管理溝通的重要方式，也是組織中最常見也是最必要的一種溝通方式，然而會(huì)議溝通卻常常無法發(fā)揮它應(yīng)有的作用、達(dá)到它的原先的目的。本文以某社團(tuán)舉辦活動(dòng)前的會(huì)議為例，分析會(huì)議溝通的問題及失敗原因，在此基礎(chǔ)上提出對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效的管理與規(guī)劃的建議，從而提高會(huì)議溝通效率?！娟P(guān)鍵詞】會(huì)議溝通、溝通效率、管理、改進(jìn)措施我們每個(gè)人都參加過大大小小的會(huì)議，會(huì)議是群體或組織中相互交流意見的一種形式，有著發(fā)布信息、解決問題、做出決策、分配任務(wù)等作用，是組織中正式溝通與協(xié)調(diào)的重要形式。但一提起會(huì)議，大多數(shù)人都或多或少有厭煩的情緒。與會(huì)人員在一個(gè)缺乏架構(gòu)、無法溝通、冗長(zhǎng)的會(huì)議中，不僅對(duì)所達(dá)成的決議漠不關(guān)心和抱怨，甚至對(duì)組織也會(huì)產(chǎn)生某種不認(rèn)同心態(tài)。因此，如何提高會(huì)議效率是任何組織都必須重視得問題。以下將以筆者所經(jīng)歷的社團(tuán)會(huì)議為例討論會(huì)議溝通效率問題。一、案例描述本社團(tuán)名為對(duì)外交流協(xié)會(huì)，計(jì)劃于四月中旬舉辦一次有特色的活動(dòng)，社長(zhǎng)原計(jì)劃活動(dòng)前第一次會(huì)議決定要舉辦的活動(dòng)并討論出具體方案，第二次會(huì)議分配活動(dòng)當(dāng)天任務(wù)及考慮可能的問題，此次活動(dòng)即準(zhǔn)備就緒。結(jié)果活動(dòng)前第一次會(huì)議到會(huì)的活動(dòng)組織人員有五分之二都缺席，還有同學(xué)遲到，士氣較低。當(dāng)社長(zhǎng)問到我們應(yīng)當(dāng)舉辦什么樣的活動(dòng)時(shí)，一開始很長(zhǎng)一段時(shí)間大家都默不做聲，社長(zhǎng)只好詢問起個(gè)別同學(xué)，有人說辦英文歌比賽，有人說舉辦留學(xué)指導(dǎo)講座，還有人說和外校學(xué)生一起野營。活動(dòng)既沒有具體方向，又沒有特定的程序?qū)σ烟岢龅狞c(diǎn)子進(jìn)行評(píng)價(jià)，只是偶爾有人對(duì)某些活動(dòng)的吸引力提出質(zhì)疑，就這樣一會(huì)兒蹦出來一個(gè)新點(diǎn)子，有些同學(xué)從頭到尾都保持沉默，一個(gè)半小時(shí)過去了，最后也沒有討論出我們到底舉辦什么活動(dòng)，更別說具體環(huán)節(jié)。最后社長(zhǎng)說由于還有同學(xué)沒出席，征求不到他們的意見，讓我們回去再想一想有什么更好的點(diǎn)子，兩天之后再舉行一次會(huì)議。會(huì)后有一名財(cái)務(wù)部同學(xué)私下向我抱怨，說想點(diǎn)子這樣的事與其無關(guān)，浪費(fèi)了她的時(shí)間。第二次會(huì)議確認(rèn)了大家都有空才舉行，會(huì)長(zhǎng)也在會(huì)上傳達(dá)了一個(gè)很棒的想法，具體方案也由她想好了。方案一提出，一些成員你一言我一語開始對(duì)此方案表示贊同，有一位骨干成員甚至分析了前一次活動(dòng)與其做對(duì)比，過了很長(zhǎng)時(shí)間社長(zhǎng)才說“好，那我們就確定辦這個(gè)活動(dòng)了”，才進(jìn)入下一項(xiàng)議程。由于有點(diǎn)晚了，我事先準(zhǔn)備好的方案也就沒說。會(huì)議分配了秘書部實(shí)地勘察、策劃編寫等任務(wù)，還算圓滿。第三次會(huì)議會(huì)長(zhǎng)依據(jù)寫好的策劃分配宣傳部、外聯(lián)部、組織部任務(wù)，但又有不少同學(xué)缺席，會(huì)長(zhǎng)又將任務(wù)在QQ群里重復(fù)并單獨(dú)聯(lián)系了缺席人員。……原本兩次會(huì)議就可解決的問題用了五次會(huì)議，活動(dòng)也推遲到了四月末。二、會(huì)議溝通效率評(píng)價(jià)及原因分析第一次會(huì)議溝通顯然是效率低下的，首先會(huì)議的目標(biāo)——決定要舉辦的活動(dòng)并討論出具體方案沒有達(dá)成，并沒有做出決策；其次時(shí)間冗長(zhǎng)，對(duì)于與會(huì)人員來說也并沒有實(shí)質(zhì)性的收獲，引起了不滿的情緒。第二次會(huì)議溝通也存在很多不足的地方。那么為什么會(huì)議的效率會(huì)如此低下呢？1.會(huì)議前的準(zhǔn)備工作做得不到位。第一次會(huì)議前社長(zhǎng)發(fā)通知時(shí)雖然通知了會(huì)議討論的議題，但既沒有讓我們具體想細(xì)節(jié)形成方案，也沒有設(shè)定程序如何在眾多備選想法中選出最后方案，即決策程序，很多時(shí)間都浪費(fèi)在了思考和沉默上，預(yù)期的頭腦風(fēng)暴并沒有到來。會(huì)議的時(shí)間選擇不合理，會(huì)議選在周一晚上19:00召開，即使晚上沒有課，同學(xué)們也會(huì)因?yàn)橐惶旆敝氐恼n業(yè)而選擇缺席會(huì)議。與會(huì)對(duì)象有的與討論的議題無關(guān)，沒有經(jīng)過仔細(xì)篩選。2.與會(huì)成員有厭煩或不安緊張的情緒。有很多原因?qū)е氯藗冊(cè)陂_會(huì)前或開會(huì)時(shí)有排斥情緒:有些人有“發(fā)言焦慮”心理[1]，他們非常害怕在會(huì)議上發(fā)言，整個(gè)會(huì)議都在為自己的發(fā)言擔(dān)心，無法傾聽別人的話語；他們有不公平感，自己一直以來處于團(tuán)隊(duì)的邊緣，容易被有影響力和控制力的人所忽略，那些潛在的貢獻(xiàn)者會(huì)因?yàn)樗麄儧]有被重視而受到挫傷[2]；他們個(gè)人有比會(huì)議更重要的事要做；他們明白會(huì)議后,他們的工作量會(huì)提高,或?qū)⒁邮芤恍┏鏊麄兡芰Ψ秶娜蝿?wù)。比如，我在第二次會(huì)議時(shí)因準(zhǔn)備說出自己的方案而時(shí)時(shí)心跳加速，因?yàn)樽罱K沒能說出自己用心思考的方案而倍感遺憾無心傾聽傳、實(shí)地勘察、聯(lián)系外國留學(xué)生、拉外聯(lián)等任務(wù)給各個(gè)部門，也規(guī)定了任務(wù)截止時(shí)間，這是成功的一點(diǎn)。五．結(jié)語提高會(huì)議溝通效率是一個(gè)復(fù)雜的工作，會(huì)議組織者只有對(duì)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后各個(gè)環(huán)節(jié)通盤考量，各個(gè)細(xì)節(jié)加以關(guān)注，才能在最大程度上減少和避免組織管理過程中出現(xiàn)的瑕疵，對(duì)實(shí)現(xiàn)高效會(huì)議提供有利環(huán)境。開真正有意義的會(huì)議，開與會(huì)者樂意參加的會(huì)議。發(fā)揮好會(huì)議這個(gè)溝通渠道的作用對(duì)任何組織的效率都會(huì)起到促進(jìn)作用。參考文獻(xiàn):[1]夏玲,王芳.如何進(jìn)行有效的會(huì)議規(guī)劃與管理[N].吉林省經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2006年10月(5)[2]王葉.論會(huì)議溝通[J].市場(chǎng)周刊·理論研究,2008,(8):35-49[3](英)霍爾默斯，(英)里奇．個(gè)人與團(tuán)隊(duì)管理(第二版)［M］．天向互動(dòng)教育中心編譯．北京:清華大學(xué)出版社，2008．[4]陳敏.皮格馬利翁效應(yīng)[M].北京工業(yè)大學(xué)出版社，2005.[5]肖麗華.高效會(huì)議的十大原則[J].企業(yè)管理,2012,(4):18-19[6]周雅琴.淺談提高會(huì)議效率的管理對(duì)策[N].湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2012年1月(1).[7]張巖松侯曉霞李健劉思堅(jiān)張銘.現(xiàn)代管理溝通實(shí)務(wù)與案例[M].清華大學(xué)出版社,2013.[8]馬濤,鄭鑫.