檔案管理信息系統(tǒng)技術(shù)需求書

檔案管理信息系統(tǒng)技術(shù)需求書目錄1、 檔案系統(tǒng)的現(xiàn)狀 2２、 檔案系統(tǒng)需求概述 22.1歸檔的范圍 22.2檔案系統(tǒng)的用戶范圍 32.3功能需求概述 3３、 系統(tǒng)建設(shè)目的及預(yù)期的效果 83.1系統(tǒng)建設(shè)目的 83.2預(yù)期的效果 9４、 系統(tǒng)總體規(guī)劃 94.1系統(tǒng)建設(shè)原則 94.2檔案管理系統(tǒng)方案 9一、需求分析檔案系統(tǒng)的現(xiàn)狀通信行業(yè)是現(xiàn)在發(fā)展最迅猛，同時(shí)也是競(jìng)爭(zhēng)最劇烈的行業(yè)，競(jìng)爭(zhēng)不僅來(lái)自市場(chǎng)能力，尚有更加重要的就是提高內(nèi)部的管理水平和工作效率。隨著競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越劇烈，對(duì)公司的管理水平提出了越來(lái)越高的規(guī)定。檔案管理作為公司的重要資源部分,其管理模式處在半手工狀態(tài)，存在著效率低、工作量大、查詢速度慢、資源運(yùn)用率低等問題。公司全面運(yùn)營(yíng)辦公自動(dòng)化以后，按照國(guó)家檔案局針對(duì)電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文獻(xiàn)要定期導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，以便實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文獻(xiàn)的分類、整理等檔案化管理，并通過網(wǎng)絡(luò)的方式提供運(yùn)用查詢。因此必須加緊建設(shè)和OA系統(tǒng)有數(shù)據(jù)接口的檔案信息化管理系統(tǒng)，滿足電子文獻(xiàn)向檔案館（室）移交,由檔案部門進(jìn)行電子文獻(xiàn)的管理和運(yùn)用的規(guī)定。檔案管理信息化的另一個(gè)規(guī)定是檔案館（室）原有檔案的數(shù)字化管理。目前，僅僅實(shí)現(xiàn)了部分檔案的目錄級(jí)管理，更方便、更快捷、準(zhǔn)確的全文檢索項(xiàng)目一直沒上，用戶查閱檔案只能到檔案館現(xiàn)場(chǎng)查閱復(fù)印，工作效率低，現(xiàn)代化限度不高，耗材和紙張用量巨大，隨著公司辦公效率的提高，傳統(tǒng)的檔案查閱和運(yùn)用方式已經(jīng)成為網(wǎng)絡(luò)化辦公的一個(gè)缺陷，達(dá)不到公司高效管理的規(guī)定。檔案系統(tǒng)需求概述2.1歸檔的范圍（1）文書檔案至2023年終，省公司本部的文書檔案約12500卷，一期項(xiàng)目計(jì)劃完畢150萬(wàn)頁(yè)文書檔案數(shù)字化加工、管理。（2）聲像檔案至2023年終，省公司本部照片檔案4600張，錄音、錄象、影片資料119盤。一期項(xiàng)目計(jì)劃完畢3000張照片檔案的管理，。（3）公司資料至2023年終，省公司本部榮譽(yù)實(shí)物檔案1025件，資料5000冊(cè)。一期項(xiàng)目計(jì)劃完畢1025件榮譽(yù)檔案的管理。（4）其他檔案（涉及經(jīng)營(yíng)類、協(xié)議類檔案）2.2檔案系統(tǒng)的用戶范圍（1）OA用戶從檔案系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)資料的查詢。（2）檔案管理員涉及省公司、市、縣的檔案管理人員。（3）本次項(xiàng)目一期只涵蓋省公司本部檔案管理員和OA用戶范圍。2.3功能需求概述2.3.1基本需求(1)建立省公司本部檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，在檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)上形成大規(guī)模的、高度有序的數(shù)字檔案資源庫(kù)，并通過網(wǎng)絡(luò)接受和管理公司OA產(chǎn)生的電子文獻(xiàn)，向運(yùn)用者提供高效準(zhǔn)確服務(wù)，建成“檔案數(shù)字管理系統(tǒng)”。根據(jù)我公司檔案管理的現(xiàn)狀，整個(gè)系統(tǒng)可按檔案管理的三個(gè)流程分為收集系統(tǒng)、管理系統(tǒng)和運(yùn)用系統(tǒng)。收集系統(tǒng)涉及“數(shù)字檔案化”和“檔案數(shù)字化”二大模塊，前者在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中對(duì)電子文獻(xiàn)歸檔后進(jìn)入收集系統(tǒng)，后者將館藏檔案通過掃描、模擬向數(shù)字轉(zhuǎn)換等手段進(jìn)入收集系統(tǒng)。管理系統(tǒng)通過安全檢查進(jìn)入運(yùn)用系統(tǒng)。運(yùn)用系統(tǒng)可以通過網(wǎng)絡(luò)為用戶提供強(qiáng)大的全文檢索功能，用戶可依據(jù)自身權(quán)限在較短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全文檢索，基本不再打開庫(kù)房。檔案資源庫(kù)檔案資源庫(kù)檔案室（館）業(yè)務(wù)管理檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換接口數(shù)字化加工系統(tǒng)門戶網(wǎng)站OA用戶檔案管理員檔案系統(tǒng)管理檔案安全管理全文檢索(2)對(duì)檔案館（室）的原有紙制檔案和其他常規(guī)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化解決，運(yùn)用通信網(wǎng)絡(luò)建設(shè)數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，運(yùn)用數(shù)字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為解決核心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)設(shè)施的大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。檔案數(shù)字化需要對(duì)館藏檔案實(shí)體信息進(jìn)行掃描制作及存貯，建立檔案內(nèi)容信息庫(kù)。對(duì)多種媒體形式，涉及紙張、照片、膠片、錄像帶等，進(jìn)行數(shù)字化解決。運(yùn)用計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件來(lái)管理制作流程，并在制作過程中盡量恢復(fù)破損模糊的檔案原件。通過管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)加工，分別組成檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案原文數(shù)據(jù)庫(kù)。其中，檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)用于查詢系統(tǒng)，共享到數(shù)字檔案館中心；原文數(shù)據(jù)庫(kù)用于具體檢索，保存在檔案資源庫(kù)中，當(dāng)特定用戶通過本地終端查詢目錄數(shù)據(jù)后需要檢索原文時(shí)，平臺(tái)系統(tǒng)只有在確認(rèn)了各自的權(quán)利和義務(wù)以后，才會(huì)在受控的條件下將原文數(shù)據(jù)傳送給用戶。每一個(gè)用戶在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中都具有自身的用戶權(quán)限，根據(jù)不同的權(quán)限查閱不同的檔案。(3)建設(shè)檔案信息門戶網(wǎng)站在檔案信息化工程中，檔案信息門戶網(wǎng)站直接面向用戶，向用戶提供檔案及其編研成果的查詢結(jié)果。系統(tǒng)以文本、圖像、音頻、視頻等方式展現(xiàn)，其中OA轉(zhuǎn)入的文獻(xiàn)以WORD、EXCEL等原始格式顯示，掃描文獻(xiàn)及文獻(xiàn)流轉(zhuǎn)單轉(zhuǎn)換為PDF格式顯示，音頻、視頻文獻(xiàn)則實(shí)時(shí)在線播放。OA用戶可以很方便地通過訪問檔案門戶網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)對(duì)公司各類檔案資源的運(yùn)用。2.3.2功能需求2.3.2.1功能規(guī)定（1）檔案管理軟件的開發(fā)研制與功能設(shè)計(jì)必須符合國(guó)家有關(guān)檔案工作和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。（2）檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須具有嚴(yán)格的安全保密機(jī)制。（3）檔案管理軟件應(yīng)具有良好的實(shí)用性、兼容性及可擴(kuò)展性，并做到界面和諧，用語(yǔ)規(guī)范，操作簡(jiǎn)樸，使用方便。（4）檔案管理軟件應(yīng)具有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)獨(dú)立性，保證在軟、硬件環(huán)境發(fā)生變化時(shí)數(shù)據(jù)的完整、安全遷移及有效運(yùn)用。（5）檔案管理軟件應(yīng)配有完備的安裝與使用技術(shù)資料，重要涉及：用戶手冊(cè)、系統(tǒng)管理員手冊(cè)、數(shù)據(jù)實(shí)體關(guān)聯(lián)圖等。2.3.2.2數(shù)據(jù)管理功能（1）數(shù)據(jù)管理模塊應(yīng)具有對(duì)各類檔案目錄及原文信息進(jìn)行管理的功能，重要涉及：數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、修改、刪除，檔案數(shù)據(jù)的輸入、儲(chǔ)存、修改、刪除等內(nèi)容。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的選擇應(yīng)充足考慮用戶所需的數(shù)據(jù)容量；數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)應(yīng)符合檢索優(yōu)先的原則，可以進(jìn)行靈活的數(shù)據(jù)互換，并具有安全、合理、靈活等特性。（2）數(shù)據(jù)項(xiàng)的設(shè)立應(yīng)符合《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18—1999）》的規(guī)定。（3）系統(tǒng)應(yīng)提供鍵盤錄入、文獻(xiàn)掃描和直接接受電子文獻(xiàn)等多種檔案數(shù)據(jù)輸入方式。具有文檔一體化功能的檔案管理軟件，應(yīng)能保證系統(tǒng)內(nèi)文獻(xiàn)解決部分錄入的數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)相應(yīng)項(xiàng)目的格式完全一致，并能根據(jù)歸檔標(biāo)記實(shí)現(xiàn)歸檔文獻(xiàn)的有效遷移。具有圖紙管理功能的檔案管理軟件，其錄入圖紙的幅面（如A0）與精度（如200dpi）應(yīng)滿足用戶的應(yīng)用規(guī)定。（4）各種不同類型的檔案數(shù)據(jù)，其文獻(xiàn)格式均應(yīng)盡量采用XML文檔和PDF、TXT格式；掃描圖像數(shù)據(jù)采用JPEG、TIFF、格式；視頻數(shù)據(jù)采用MPEG、AVI格式；音頻數(shù)據(jù)采用MP3、WAV等格式。確需采用專用（非通用）格式的，應(yīng)能根據(jù)需要按規(guī)定實(shí)現(xiàn)與通用格式之間的轉(zhuǎn)換。2.3.2.3整理編目功能（1）整理編目模塊應(yīng)具有數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)立、分類排序、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)記錄、打印輸出等基本功能，并能根據(jù)用戶意見需要增設(shè)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類號(hào)的自動(dòng)標(biāo)引功能。（2）整理編目模塊應(yīng)能滿足下列重要規(guī)定：a、能為用戶自行設(shè)立實(shí)體分類方案預(yù)留空間，并能滿足自動(dòng)按照分類類目進(jìn)行分類和排序；b、能自動(dòng)生成檔案管理所需各種排列序號(hào)；c、能自動(dòng)生成符合檔案工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的各類目錄和備考表等；d、具有功能齊全的記錄功能，并能生成相應(yīng)報(bào)表；E、具有完備的打印輸出功能，能打印輸出各類目錄、記錄報(bào)表、備考表等。2.3.2.4檢索查詢功能(1)檢索查詢模塊應(yīng)具有對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行多種途徑檢索查詢的基本功能，并具有借閱管理等輔助功能。(2)檢索查詢模塊中必須設(shè)立題名、責(zé)任者、形成時(shí)間、主題詞、分類號(hào)等檢索項(xiàng)。根據(jù)用戶需要，還可設(shè)立文獻(xiàn)編號(hào)、檔號(hào)等輔助檢索項(xiàng)。(3)檢索查詢模塊應(yīng)能滿足下列重要規(guī)定：a、能根據(jù)檢索查詢模塊提供多條件組合查詢，并能對(duì)常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化，滿足用戶對(duì)查全率、查準(zhǔn)率的規(guī)定；b、能根據(jù)用戶需要設(shè)立目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等功能；c、能對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印或選擇輸出等技術(shù)解決。D、借閱管理功能應(yīng)涉及對(duì)運(yùn)用者以及運(yùn)用的目的、時(shí)間、內(nèi)容等信息的記錄、分析、記錄以及檔案續(xù)借、退還等功能。2.3.2.5輔助實(shí)體管理功能（1）輔助實(shí)體管理模塊應(yīng)具有對(duì)檔案征集、接受、移交以及檔案鑒定、密級(jí)變更等進(jìn)行相應(yīng)管理的功能。（2）輔助實(shí)體管理模塊應(yīng)能滿足下列重要規(guī)定：a、對(duì)征集、接受、移交檔案的時(shí)間、來(lái)源、交接人、數(shù)量、種類進(jìn)行管理；b、對(duì)檔案劃控、保管期限變更、密級(jí)變更、鑒定銷毀等進(jìn)行管理。2.3.2.6安全保密功能（1）檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須符合《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》（國(guó)保發(fā)[1998]1號(hào)）的各項(xiàng)規(guī)定，具有系統(tǒng)訪問控制、數(shù)據(jù)保護(hù)和系統(tǒng)安全保密監(jiān)控管理等基本功能，保證檔案數(shù)據(jù)安全。（2）系統(tǒng)訪問控制，必須能實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的權(quán)限控制，并具有防止越權(quán)操作的技術(shù)措施。（3）數(shù)據(jù)保護(hù)，必須保證系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、解決、傳遞、使用和銷毀按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行，并在各項(xiàng)操作中有相應(yīng)的密級(jí)辨認(rèn)。涉密系統(tǒng)還應(yīng)有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)加密措施。（4）系統(tǒng)安全保密監(jiān)控，必須能對(duì)系統(tǒng)中各種操作實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的監(jiān)控并加以記錄。2.3.2.7系統(tǒng)維護(hù)功能（1）系統(tǒng)維護(hù)模塊應(yīng)具有用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日記管理、數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)等基本功能。（2）用戶權(quán)限管理應(yīng)涉及系統(tǒng)各部分的操作權(quán)限管理和數(shù)據(jù)操作的權(quán)限管理。（3）系統(tǒng)日記管理應(yīng)提供獨(dú)立于操作系統(tǒng)的電子文獻(xiàn)、檔案查詢?nèi)沼浻涗浌δ?，涉及上機(jī)人姓名、訪問時(shí)間（年月日時(shí)分）、所用微機(jī)編號(hào)、查詢內(nèi)容、運(yùn)用方式（閱讀、修改、拷貝、打?。?，并提供詳情查詢功能。（4）系統(tǒng)維護(hù)模塊在提供數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)解決功能的同時(shí)，還應(yīng)能對(duì)檔案數(shù)據(jù)某些代碼提供方便的維護(hù)。2.3.2.8其它功能規(guī)定根據(jù)實(shí)際情況需要增長(zhǎng)的功能。系統(tǒng)建設(shè)目的及預(yù)期的效果3.1系統(tǒng)建設(shè)目的檔案信息化系統(tǒng)工程最終達(dá)成以下目的：(1)建設(shè)一個(gè)運(yùn)營(yíng)高效、使用與維護(hù)方便、安全可靠的統(tǒng)一系統(tǒng)。使檔案管理流程規(guī)范化，提高查詢等工作效率。(2)統(tǒng)一考慮紙質(zhì)檔案和電子檔案歸檔管理的不同特性；(3)系統(tǒng)的制作要規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，具有升級(jí)、兼容的能力，以便出現(xiàn)新的形勢(shì)時(shí)，可以提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)而無(wú)須重建；(4)留下與其他類型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)連接的標(biāo)準(zhǔn)接口。與OA系統(tǒng)等其他系統(tǒng)留有數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)電子檔案的自動(dòng)歸檔和管理；(5)系統(tǒng)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化和人性化管理，文書檔案、科技檔案、聲像檔案歸檔的電子化、自動(dòng)化；可根據(jù)檔案保管期限對(duì)檔案影像做出鑒定和銷毀的提醒。3.2預(yù)期的效果(1)檔案管理流程的規(guī)范化(2)檔案管理效率得到充足提高(3)檔案數(shù)據(jù)安全性、完整性得到極大提高(4)檔案的歸檔、檢索、查閱效率得到極大提高、方便性得到極大提高(5)文書檔案、科技檔案、聲像檔案歸檔的電子化、自動(dòng)化(6)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的壓力有效減少，響應(yīng)速度有效提高(7)非檔案性質(zhì)的公司資料有了安全的數(shù)據(jù)中心，并且可以高效查詢系統(tǒng)總體規(guī)劃在充足研究公司的需求并結(jié)合當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)發(fā)展水平的情況下，我們提出充足運(yùn)用現(xiàn)有技術(shù)成果，按照需求的優(yōu)先級(jí)分步實(shí)行，這樣既能滿足當(dāng)前公司對(duì)檔案的管理使用需求，同時(shí)為系統(tǒng)將來(lái)的擴(kuò)展留有充足空間、可以適應(yīng)此后的業(yè)務(wù)變化和自身發(fā)展。4.1系統(tǒng)建設(shè)原則系統(tǒng)建設(shè)要遵循以下原則：具有充足的靈活性、安全可靠、具有良好的可維護(hù)性、具有良好的可擴(kuò)展性、方便易用、響應(yīng)迅速、充足運(yùn)用現(xiàn)有資源和設(shè)備。4.2檔案管理系統(tǒng)方案4.2.1應(yīng)用模式根據(jù)應(yīng)用的特點(diǎn)，采用B/S和C/S相結(jié)合的模式共同完畢對(duì)需求的滿足。檔案的歸檔、管理、檢索、借閱、系統(tǒng)管理等等一系列的功能在B/S模式下完畢。原始檔案的掃描整理工作在C/S模式下完畢。4.2.2系統(tǒng)的軟件結(jié)構(gòu)檔案管理系統(tǒng)采用C/S和B/S結(jié)合的模式。服務(wù)器端負(fù)責(zé)用戶管理權(quán)設(shè)立，電子文獻(xiàn)的存儲(chǔ)和管理，以及庫(kù)房、實(shí)物檔案管理?？蛻舳素?fù)責(zé)掃描錄入，影像質(zhì)檢，編目著錄，編目審核、差錯(cuò)解決、用戶訪問查詢，打印報(bào)表等。系統(tǒng)提供基于WEB的查詢，用戶可以根據(jù)權(quán)限進(jìn)行查詢、瀏覽，借閱檔案資料等操作。4.2.3系統(tǒng)硬件的配置根據(jù)實(shí)際情況配置相關(guān)硬件，規(guī)定考慮檔案數(shù)字化、存儲(chǔ)備份需求，以及高安全性、高可靠性，可擴(kuò)展性，可管理性、低成本高效率先進(jìn)合用的原則。考慮到檔案數(shù)據(jù)是對(duì)安全性規(guī)定非常高的大量數(shù)據(jù)，因