建筑公司文件和資料控制程序

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編號：WX/EMS/CX/A/07-2001環(huán)境管理程序文件建筑集團公司編制核稿審定批準(zhǔn)要素IS090014.2.3IS0140014.4.5修訂第1次頁次第1頁共7頁程序文件名稱文件和資料控制程序1.目的對與質(zhì)量、環(huán)境有關(guān)的文件和資料進行有效控制，使管理體系運行的所有場所都能得到文件的有效版本，防止使用作廢文件。2.適用范圍適用于集團公司與質(zhì)量環(huán)境有關(guān)的所有場所的文件資料的控制。3.職責(zé)3.1行政部負責(zé)編制并監(jiān)督實施本程序。3.2各部門的職責(zé)詳見WX/EMS/CX/A/07附表1-3。4.控制程序4.1文件和資料的控制方法：包括分類、編制、組織會簽、審批、編號、收發(fā)、復(fù)制、更改、銷毀等規(guī)定，具體在本程序的附表中說明。4.1.1體系文件的控制方法（詳見WX/EMS/CX/A/07附表1）4.1.2外來及管理性文件的控制方法（詳見WX/EMS/CX/A/07附表2）4.1.3工程技術(shù)文件資料的控制方法（詳見WX/EMS/CX/A/07附表4.1.4工程承包合同的控制，執(zhí)行集團公司的《合同評審控制程序》、《合同管理辦法》。4.2文件的評審各部門在管理體系運行中，發(fā)現(xiàn)需要對文件進行修訂時，要及時將文件修訂信息傳遞到企管部，由企管部整理并提交管理評審。4.3更改形式及歸檔要求264.3.1更改形式：管理體系文件的更改，可在原文件上劃改（更改數(shù)字在26

編號：WX/EMS/CX/A/07-2001環(huán)境管理程序文件建筑集團公司編制核稿審定批準(zhǔn)要素IS090014.2.3IS0140014.4.5修訂第1次頁次第2頁共7頁程序文件名稱文件和資料控制程序30字以內(nèi)，用雙劃線劃掉要更改的內(nèi)容，在更改處加蓋更改專用章，更改內(nèi)容填寫在《文件修改記錄表》EMS/07-5表上）或局部換頁更改。換版的管理體系文件發(fā)布時，應(yīng)注名原文件作廢。4.3.2文件和資料的歸檔：執(zhí)行集團公司《檔案管理辦法》。4.4文件和資料的編號規(guī)定4.4.1集團公司下發(fā)的行政、管理性文件的編號依據(jù)國家行政機關(guān)公文分類規(guī)定，每年從01開始順序編號。4.4.2體系文件編號規(guī)定4.4.2.1體系文件分類a.質(zhì)量體系文件：指依據(jù)ISO9002：1994版標(biāo)準(zhǔn)編制的文件，分《質(zhì)量手冊》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》和《崗位責(zé)任制》三層。此層次的文件將在質(zhì)量體系文件換版（ISO9001：2000版）后失效。b.環(huán)境管理體系文件：指依據(jù)ISO14001：1996版標(biāo)準(zhǔn)編制的文件，分《環(huán)境管理手冊》、《環(huán)境管理程序文件》、《環(huán)境管理作業(yè)指導(dǎo)書》三層。4.4.2.2質(zhì)量體系文件編號文件序號文件序號部門/分公司代碼部門/分公司代碼文件類別文件類別公司代碼公司代碼27文件編碼規(guī)定：27

編號：WX/EMS/CX/A/07-2001環(huán)境管理程序文件建筑集團公司編制核稿審定批準(zhǔn)要素IS090014.2.3IS0140014.4.5修訂第1次頁次第3頁共7頁程序文件名稱文件和資料控制程序a.公司代碼：建筑集團公司—XJ；b.文件類別：質(zhì)量保證手冊—QA；程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書—QP；c.文件序號：用兩位阿拉伯字母表示，從01開始。4.4.2.3部門和分公司代碼工程部—GC經(jīng)營部—JY企管部—QG行政部—XZ財務(wù)科—CW試驗室—SY開發(fā)辦—KF材料公司—CL集團一公司—YX集團二公司—ZR集團三公司—SJ集團四公司—SQ集團五公司—WY集團六公司—LC集團七公司—QH集團八公司—BF集團九公司—JC集團十公司—ZI集團十一公司—WS集團十二公司—AD直屬三公司—JS直屬一處—YC直屬二處—RC直屬三處—SC直屬四處—ZS4.4.2.4環(huán)境管理體系文件編號a.《環(huán)境管理手冊》：WX/EMSC/A-2001b.《環(huán)境管理程序文件》：WX/EMS/CX/A/XX-2001 c.集團公司編制的《環(huán)境管理作業(yè)指導(dǎo)書》WX/EMS/ZDS/A/XX-2001d.各部門和分公司編制的《環(huán)境管理作業(yè)指導(dǎo)書》WX/EMS/YY/A/XX-e.《崗位責(zé)任制》：WX/GWZR/YY/A/XX-2001各代碼含義：EMSC：代表環(huán)境管理手冊EMS：代表環(huán)境管理體系28CX：代表環(huán)境管理程序文件28

編號：WX/EMS/CX/A/07-2001環(huán)境管理程序文件建筑集團公司編制核稿審定批準(zhǔn)要素IS090014.2.3IS0140014.4.5修訂第1次頁次第4頁共7頁程序文件名稱文件和資料控制程序ZDS：代表環(huán)境管理作業(yè)指導(dǎo)書XX：代表文件序號，從01開始YY：代表部門代碼，部門代碼見本程序4.4.2.3條款的規(guī)定2001：代表文件編制時間為2001年A：代表A版 GWZR：代表崗位責(zé)任制度5.相關(guān)文件WX/EMSC/A-2001《環(huán)境管理手冊》WX/EMS/CX/A/12-2001《記錄控制程序》XJ/QP/XZ/01-2000《檔案管理辦法》XJ/QP/02-2000《合同評審控制程序》XJ/QP/JY/04-2000《合同管理辦法》6.標(biāo)準(zhǔn)表格EMS/07-1《文件和資料控制清單》EMS/07-2《文件資料發(fā)文審批表》EMS/07-3《文件會簽表》EMS/07-4《文件資料收文登記表》EMS/07-5《文件修改記錄表》EMS/07-6《文件和資料控制檢查記錄》EMS/07-7《文件資料銷毀記錄》EMS/12-1《記錄（文件）借閱登記表》29302930第5頁共7頁文件和資料控制程序體系文件控制規(guī)第5頁共7頁文件和資料控制程序附表1序號部門項目分公司管理制度等1編制并填寫EMS/07-2表企管部各要素主管部門各部門分公司主管人員2核稿主管副部長主管副部長主管副部長分公司自定3審定管理者代表主管部長主管部長分公司主管副經(jīng)理4組織會簽企管部企管部企管部分公司自定5批準(zhǔn)最高管理者管理者代表最高管理者/主管部長分公司經(jīng)理6編號企管部企管部企管部分公司辦公室7打印行政部企管部各部門各部門分公司辦公室8發(fā)放與回收并填寫MS/02-1表企管部企管部企管部分公司辦公室9收文并填寫EMS/07-4表各部門分公司各部門分公司各部門所屬各單位10更改、換版同1-9同1-9同1-9同1-911復(fù)制禁止禁止禁止禁止12銷毀并填寫EMS/07-7表企管部企管部企管部分公司辦公室3030文件和資料控制程序第6頁共文件和資料控制程序第6頁共7頁附表2序號文件種類部門項目1接收與傳遞各部門工程部2編制并填寫EMS/07-2表各部門各主管部門工程部3核稿主管副部長主管副部長主管副部長4批準(zhǔn)打印行政部行政部5審批主管部長主管部長總工程師6編號、打印行政部行政部7收文并填寫EMS/07-4表、相關(guān)部門分公司相關(guān)部門分公司相關(guān)部門分公司8發(fā)放與回收并行政部行政部工程部9更改、換版同2、3、5-810復(fù)制同2-5、7-8同911銷毀并填寫EMS/07-7表行政部行政部工程部31文件和資料控制程序第7頁共31文件和資料控制程序第7頁共7頁附表3序號文件種類部門項目工程技術(shù)文件和資料的控制清單企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)施工組織設(shè)計1編制并填寫EMS/07-2表工程部工程部項目部2審核主管副部長主管副部長工程部3組織會簽工程部4審批總工程師總工程師總工程師5編號、打印工程部/行政部工程部/