辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程及細(xì)節(jié)要求

辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程及細(xì)節(jié)要求1.0目的規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。2.0適用范圍適用于美之國花園管理處辦公區(qū)的日常管理工作。3.0職責(zé)3.1行政服務(wù)部主管負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)的日常監(jiān)督工作。3.2管理處負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。3.3行政服務(wù)部管理員負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。3.4辦公區(qū)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。4.0程序要點(diǎn)4.1物品擺放。4.1.1辦公區(qū)的桌、臺(tái)、椅、凳均須按規(guī)定位置放置，不得隨意調(diào)整。4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞，發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人或行政行政服務(wù)部主管報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。須申領(lǐng)或修理的，按《辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》或《報(bào)修管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。4.1.3上班時(shí)應(yīng)保持桌面整潔、有序，不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈，辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。4.1.5管理處客戶服務(wù)中心接待員應(yīng)在上班前10分鐘打開辦公區(qū)內(nèi)的照明設(shè)備、空調(diào)通風(fēng)設(shè)備，檢查公共區(qū)域物品擺放是否整齊、有序。4.1.6遇到雨天，管理處客戶服務(wù)中心接待員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標(biāo)識(shí)。4.1.7辦公區(qū)嚴(yán)禁高聲喧嘩。4.2常用辦公設(shè)備的使用。常用辦公設(shè)備包括：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、電話及其他設(shè)備。4.2.1電腦。經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格的員工方可單獨(dú)使用電腦。啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序：A——啟動(dòng)電源插座開關(guān)；B——啟動(dòng)穩(wěn)壓器開關(guān)；C——啟動(dòng)電腦主機(jī)開關(guān)；D——啟動(dòng)顯示器開關(guān)（電腦開始正常操作）；E——關(guān)閉電腦程序：首先在“開始”欄選擇“關(guān)閉計(jì)算機(jī)”對(duì)話框，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“關(guān)閉計(jì)算機(jī)”，然后按開啟程序的反方向操作。F電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序，暫時(shí)不用時(shí)，可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)。G正確使用電腦的詳細(xì)程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。4.2.2打印機(jī)聯(lián)機(jī)。一般情況下，打印機(jī)與電腦連通之后，無須再進(jìn)行聯(lián)機(jī)。打印機(jī)啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序：A——啟動(dòng)打印機(jī)開關(guān)；B——放好所需打印的紙張；C——在電腦對(duì)話框進(jìn)行打印操作；D——關(guān)閉程序按啟動(dòng)程序的反方向操作。E打印機(jī)應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機(jī)操作。F正確使用打印機(jī)的詳細(xì)程序按有關(guān)打印機(jī)操作說明書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。G打印文稿須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政服務(wù)部主管或分管人員批準(zhǔn)，在文稿上簽字后方可予以打印。H打印出的文稿應(yīng)進(jìn)行校對(duì)。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對(duì)，然后將校對(duì)好的文稿經(jīng)電腦修改后，再進(jìn)行打印。4.2.3復(fù)印機(jī)。行政服務(wù)部管理員應(yīng)在開始上班時(shí)接通復(fù)印機(jī)插座電源：A——開啟復(fù)印機(jī)開關(guān)，復(fù)印機(jī)需自動(dòng)預(yù)熱；B——檢查復(fù)印紙是否放好（可以開始工作）；C——復(fù)印機(jī)行政服務(wù)部管理員下午下班時(shí)關(guān)閉復(fù)印機(jī)開關(guān)；D——關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源插座；E——正確使用復(fù)印機(jī)的程序按復(fù)印機(jī)有關(guān)操作說明進(jìn)行操作。復(fù)印程序：A——所有需復(fù)印的文件、資料必須先在《復(fù)印記錄本》上登記，然后再復(fù)??；B——復(fù)印頁數(shù)在兩份（含）以上或三頁以上，須部門負(fù)責(zé)人在《打印復(fù)印審批表》上批準(zhǔn)簽字后，方可復(fù)??；C——復(fù)印人員做好登記以后，調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后，選定復(fù)印份數(shù)按“開始”鍵復(fù)??；D——復(fù)印機(jī)行政服務(wù)部管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實(shí)，屬實(shí)的，在《復(fù)印記錄本》上簽名確認(rèn)；不屬實(shí)的，將情況匯報(bào)行政服務(wù)部主管處理；一般情況下，第一次違規(guī)給予口頭警告；第二次或以上違規(guī)給予書面警告處分；E——如果復(fù)印機(jī)出錯(cuò)，應(yīng)將報(bào)廢紙張數(shù)量予以登記。F復(fù)印機(jī)一般情況下每天開機(jī)、關(guān)機(jī)各一次，盡量避免頻繁開關(guān)。G為節(jié)約紙張，不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。4.2.4傳真機(jī)：傳真機(jī)一般情況下保持24小時(shí)開機(jī)。正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)的有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。接收傳真：A——傳真機(jī)行政服務(wù)部管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機(jī)信號(hào)是否穩(wěn)定；B——收到傳真件后，由傳真機(jī)行政服務(wù)部管理員及時(shí)將傳真件取下，并將傳真的有關(guān)內(nèi)容（發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真題目、傳真時(shí)間、接收部門、接收人等）登記在《傳真登記表》內(nèi)；C——10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件，并要求在《傳真登記表》中簽收，并注明簽收時(shí)間。D發(fā)送傳真實(shí)行一級(jí)審批制度：部門傳真件由部門負(fù)責(zé)人審批；管理處的傳真件由項(xiàng)目經(jīng)理審批。E——傳真機(jī)行政服務(wù)部管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記，內(nèi)容包括：發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收部門、接收人、傳真號(hào)碼、要求完成時(shí)間等；F——傳真機(jī)行政服務(wù)部管理員放好傳真件并撥通對(duì)方傳真號(hào)碼將傳真件發(fā)送過去；G——傳真機(jī)行政服務(wù)部管理員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對(duì)方確認(rèn)是否收到傳真件，直至對(duì)方收到為止，然后將實(shí)際發(fā)送的時(shí)間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。H傳真機(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。4.2.5碎紙機(jī)碎紙機(jī)是對(duì)公司部分絕密、機(jī)密文件及草稿進(jìn)行銷毀的工具，普通文稿無須利用碎紙機(jī)進(jìn)行銷毀；A碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物（書釘或膠紙等）取出，以免損壞機(jī)器；B按照碎紙機(jī)要求，一次不得超過最大放入量，一般情況下，不得超過三張復(fù)印紙的厚度；C操作人員按以上要求，打開碎紙機(jī)電源，將須切碎的紙張放入切紙口，讓碎紙機(jī)自動(dòng)切碎紙張；D當(dāng)碎紙機(jī)箱內(nèi)的碎紙裝滿后，操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續(xù)操作；E正確使用碎紙機(jī)的程序按碎紙機(jī)的有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。4.2.6電話：正確使用電話機(jī)的程序按電話機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。為有效控制電話費(fèi)，一般情況下，電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能。A除總經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外，其他電話均須取消長途直撥功能，須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù)，并在行政服務(wù)部行政服務(wù)部管理員處登記后，方可操作。B公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能。C上班時(shí)間原則上禁止打私人長途電話，特殊情況須經(jīng)部門主管審批，到行政服務(wù)部登記后，方可操作，電話費(fèi)從工資中扣除。D個(gè)別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)總經(jīng)理特批后，可開通長途直撥功能，部門主管需指定人員做好登記記錄，次月1日?qǐng)?bào)行政服務(wù)部備案。行政服務(wù)部每季度至少進(jìn)行一次電話費(fèi)查詢?！诫娦啪执蛴‰娫捹M(fèi)清單?！痦?xiàng)核對(duì)登記記錄?！獙⑽吹怯浀拈L途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi)，報(bào)行政服務(wù)部主管審核，內(nèi)容包括：日期、部門、姓名、所撥號(hào)碼、打電話時(shí)間、通話時(shí)間、通話費(fèi)用、備注等；偷打長途電話的，除雙倍扣罰電話費(fèi)外，還將給予警告處分。電話接打技巧詳見《公司機(jī)關(guān)員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。行政服務(wù)部每月10日前將各部門的打印費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、傳真費(fèi)、電話費(fèi)登記在《月份辦公費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表》內(nèi)，予以通報(bào)。常用辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)與維修： 常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù)，維護(hù)辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護(hù)操作說明書；———防塵；———防曬；———防潮；———防腐蝕；———其他需要預(yù)防的事項(xiàng)。保養(yǎng)與維修：常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)，一般情況下需要委托專業(yè)公司進(jìn)行，詳見《對(duì)外委托服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》；———行政服務(wù)部主管制定《保養(yǎng)與維修計(jì)劃》報(bào)總經(jīng)理審批；———評(píng)審、選擇保養(yǎng)與維修部門；———簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書；———按協(xié)議要求實(shí)施保養(yǎng)與維修。4.3環(huán)境管理。4.3.1衛(wèi)生：辦公區(qū)衛(wèi)生由事務(wù)管理部負(fù)責(zé)，辦公區(qū)各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)由事務(wù)管理部處理，詳見《室內(nèi)保潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。行政服務(wù)部應(yīng)于每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況，要求墻壁無灰塵、污跡，地面無垃圾、煙頭或痰跡，窗明幾凈，空氣無異味；各崗位員工應(yīng)于每天上班時(shí)檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況，辦公用品是否擺放整齊，文件資料是否排列有序。4.3.2綠化：辦公區(qū)綠化驗(yàn)由行政服務(wù)部負(fù)責(zé)，各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)由行政服務(wù)部處理，詳見《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。行政服務(wù)部應(yīng)于每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況，檢查時(shí)花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象；各崗位員工應(yīng)于每天上班時(shí)檢查本崗位轄區(qū)綠化狀況，檢查時(shí)花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象。4.4安全管理。4.4.1工程部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。4.4.2護(hù)管部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng)，滅火器材擺放是否規(guī)范，有無損壞、丟失現(xiàn)象。4.4.3各崗位員工應(yīng)加強(qiáng)安全防患意識(shí)，下班時(shí)應(yīng)將重要資料放入安全地點(diǎn)，鎖好抽屜，關(guān)好電源及門窗。4.4.4管理處實(shí)行24小時(shí)服務(wù)值班制度，值晚班時(shí)應(yīng)與護(hù)管部配合注意防火、防盜工作。4.4.5辦公區(qū)晚間的安全管理由護(hù)管部負(fù)責(zé)，值班護(hù)管員應(yīng)定時(shí)巡查以下重要部分，并做好相應(yīng)的記錄。5.0記錄。5.1《發(fā)送傳真審批單》。6.0相關(guān)支持文件。6.1《護(hù)管巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。6.2《室內(nèi)清潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。6.3《室內(nèi)觀葉植物管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。6.5《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。6.6《員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。發(fā)送傳真審批單XZ/QEW02-14-R1NO：部門姓名職務(wù)申請(qǐng)時(shí)間傳真標(biāo)題頁數(shù)接受部門傳真號(hào)接受人部門負(fù)責(zé)人審批時(shí)間完成時(shí)間備注發(fā)送傳真審批單XZ/QEW02-14-R1NO：部門姓