全體會議制度

全體會議制度第一章總則

為了加強會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，制定本會議制度。本制度適用于全體會議的召開和管理，包括但不限于公司高層管理會議、部門例會、項目協(xié)調(diào)會等。

一、會議目的與原則

1.會議旨在溝通交流、決策指導、協(xié)調(diào)促進、解決問題。

2.會議應堅持必要性、效率性、實效性原則，避免頻繁開會、長會、無效會議。

3.會議應注重決策的科學性、民主性，確保會議決策的正確性和執(zhí)行力。

二、會議分類與召開權(quán)限

1.全體會議分為定期會議和臨時會議。

-定期會議包括年度會議、季度會議、月度會議等。

-臨時會議根據(jù)工作需要，由相關(guān)負責人提出并報請批準。

2.召開全體會議的權(quán)限如下：

-年度會議由公司最高管理層決策召開；

-季度、月度會議由公司分管領導或部門負責人提議，報請公司最高管理層批準；

-臨時會議由相關(guān)部門或項目負責人提議，報請公司分管領導或最高管理層批準。

三、會議通知與參會人員

1.會議通知應明確會議主題、時間、地點、議程、參會人員等，并提前發(fā)送至相關(guān)人員。

2.參會人員應按時參加會議，如有特殊情況無法參加，需提前向會議組織者請假并說明原因。

3.會議組織者應確保參會人員具備相關(guān)知識和背景，以便于討論和決策。

四、會議紀律

1.參會人員應保持會議秩序，尊重發(fā)言人，不得隨意打斷他人發(fā)言。

2.會議期間，參會人員應關(guān)閉手機或調(diào)至靜音，如有緊急事項需離開會場，應向會議主持人請示。

3.會議內(nèi)容應保密，未經(jīng)允許不得泄露給未參會人員。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議組織者應根據(jù)公司或部門的工作計劃，明確會議目的和主題，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.制定會議議程：會議議程應包括會議主題、討論事項、報告環(huán)節(jié)、決策環(huán)節(jié)等，合理安排時間，確保會議高效進行。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關(guān)部門和人員參會，并確保關(guān)鍵決策者能夠參加。

4.發(fā)送會議通知：將會議主題、議程、時間、地點等信息以書面形式發(fā)送給參會人員，并提前確認參會人員是否有特殊情況。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會務人員負責參會人員的簽到工作，確保參會人員準時到場。

2.會議主持人：主持人應簡要介紹會議主題和議程，強調(diào)會議紀律，引導會議順利進行。

3.會議報告：會議報告人按照議程進行報告，報告內(nèi)容應簡明扼要，突出重點。

4.討論與決策：針對會議議程中的討論事項，主持人引導參會人員進行充分討論，并根據(jù)討論結(jié)果做出決策。

三、會議記錄

1.會議記錄人員：指定專人負責會議記錄，確保記錄準確、完整。

2.記錄內(nèi)容：記錄包括會議主題、參會人員、討論事項、決策結(jié)果等。

3.會議記錄整理：會后，會議記錄人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要。

四、會議總結(jié)與反饋

1.會議總結(jié)：主持人對會議討論和決策情況進行總結(jié)，明確下一步工作計劃和責任人。

2.參會人員反饋：參會人員對會議效果、組織等方面提出意見和建議，以利于會議質(zhì)量的持續(xù)改進。

五、會議結(jié)束

1.主持人宣布會議結(jié)束，對參會人員表示感謝。

2.會務人員負責收集會議紀要、簽到表等相關(guān)資料，歸檔保存。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應將會議紀要發(fā)送給參會人員，以便于大家了解會議內(nèi)容和執(zhí)行決策。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與審批

1.會議紀要編制：會議記錄人員在會議結(jié)束后，根據(jù)會議記錄和討論內(nèi)容，整理形成會議紀要。紀要應明確記錄會議主題、討論要點、決策結(jié)果、責任人和完成時限。

2.會議紀要審批：會議紀要完成后，需提交給會議主持人或相關(guān)負責人進行審批，確保紀要內(nèi)容的準確性和可執(zhí)行性。

3.發(fā)布會議紀要：審批通過后的會議紀要應及時發(fā)布給所有參會人員，以及需要執(zhí)行決策的相關(guān)部門和個人。

二、任務分配與執(zhí)行

1.任務分解：根據(jù)會議紀要中的決策內(nèi)容，將任務分解為具體的行動計劃，明確每項任務的責任人、配合人和完成時間。

2.責任人跟進：責任人應按照會議紀要的要求，積極推進任務的執(zhí)行，并及時向會議組織者或領導匯報進度。

3.協(xié)同配合：涉及多部門或多人配合的任務，相關(guān)人員應加強溝通協(xié)作，確保任務順利推進。

三、進度監(jiān)控與反饋

1.定期檢查：會議組織者或指定的人員應定期檢查會議紀要中任務的執(zhí)行情況，了解進度和存在的問題。

2.反饋機制：建立有效的反饋機制，鼓勵責任人主動反饋任務執(zhí)行中的困難和需要協(xié)調(diào)解決的問題。

3.跟進措施：針對反饋的問題，會議組織者應協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員，及時采取跟進措施，確保問題得到解決。

四、結(jié)果評估與總結(jié)

1.結(jié)果評估：在任務完成后，對執(zhí)行結(jié)果進行評估，檢查是否達到會議決策的要求。

2.總結(jié)經(jīng)驗：根據(jù)執(zhí)行結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后的會議管理和決策提供參考。

3.持續(xù)改進：針對評估中發(fā)現(xiàn)的問題，制定改進措施，不斷提高會議紀要的執(zhí)行力和會議管理效率。

五、歸檔與查閱

1.會議紀要的歸檔：將審批通過的會議紀要按照一定的分類和編號規(guī)則進行歸檔，便于查閱和管理。

2.提供查閱：會議紀要應提供給相關(guān)人員查閱，確保信息的透明度和共享性。

3.保密要求：對于涉及敏感信息的會議紀要，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理和使用。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.預訂流程：會議室使用前，需通過預訂流程進行申請。預訂時應提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息。

2.預訂原則：會議室預訂遵循“先到先得”的原則，同時應考慮會議的重要性和緊急程度。

3.預訂確認：預訂成功后，預訂人將收到確認信息，包括會議房間號、會議設施等信息。

二、會議室配置與維護

1.基礎設施：會議室應配備必要的基礎設施，如會議桌椅、投影儀、音響設備、白板等。

2.環(huán)境布置：會議室應保持整潔、安靜，室內(nèi)溫度、光線適宜，確保會議環(huán)境的舒適性。

3.設備維護：定期對會議室設備進行檢查、維護，確保設備正常運行。

三、會議室使用規(guī)范

1.使用時間：預訂人應按照預訂時間使用會議室，如需提前或延時，需提前與會議室管理部門溝通。

2.使用要求：會議期間，參會人員應遵守會議室規(guī)定，愛護設備，保持安靜，不在室內(nèi)吸煙、進食。

3.安全管理：會議室使用過程中，應確保消防安全，遵守公司安全規(guī)定。

四、會議室服務與支持

1.會務服務：會議室管理部門應提供專業(yè)的會務服務，包括會場布置、設備操作、茶水服務等。

2.技術(shù)支持：會議過程中如遇技術(shù)問題，會議室管理部門應及時提供技術(shù)支持，確保會議順利進行。

3.反饋與改進：鼓勵參會人員提出會議室使用中的意見和建議，會議室管理部門根據(jù)反饋進行改進。

五、會議室費用管理

1.費用標準：制定會議室使用費用標準，明確收費標準及優(yōu)惠政策。

2.費用報銷：會議結(jié)束后，預訂人按照實際使用情況，提交費用報銷申請。

3.預算控制：會議室管理部門應合理控制預算，提高會議室使用效益。

第五章附