人力資源社會保障業(yè)務(wù)電子檔案技術(shù)規(guī)范

人力資源社會保障業(yè)務(wù)電子檔案技術(shù)規(guī)范

一、規(guī)范性引用文件XX省人力資源社會保障（以下簡稱“人社”）業(yè)務(wù)電子檔案管理辦法遵循國家信息化建設(shè)的相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改版）適用于本文件。DA/T1檔案工作基本術(shù)語DA/T6檔案裝具DA/T12全宗卷規(guī)范DA/T13檔號編制規(guī)則DA/T15磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則DA/T28-2002國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T38電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范DA/T47版式電子文件長期保存格式需求GB/T2260-2007中華人民共和國行政區(qū)劃代碼GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T27768社會保險服務(wù)總則

GB/T27769社會保障服務(wù)中心設(shè)施設(shè)備要求GB/T7156-2003文獻(xiàn)保密等級代碼與標(biāo)識GB/T9704-2012黨政機(jī)關(guān)公文格式GB/T11821-2002照片檔案整理規(guī)范GB/T11822-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T12628-2008硬磁盤驅(qū)動器通用規(guī)范

GB/T17678-1999CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求GB/T20988-2007信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范GB/T26183.1-2010信息與文獻(xiàn)文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分:原則（ISO23081-1，IDT）GB/T29194-2012

電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求JGJ25檔案館建筑設(shè)計規(guī)范二、術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件1．電子文件國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。2.電子檔案具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。3.元數(shù)據(jù)描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。4.組件構(gòu)成電子文件、電子檔案且獨(dú)立存在的一個比特流。5.真實性電子文件、電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和形成背景與形成時的原始狀況相一致的性質(zhì)。6.可靠性電子文件、電子檔案的內(nèi)容完全和正確地表達(dá)其所反應(yīng)的事物、活動或事實的性質(zhì)。7.完整性電子文件、電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質(zhì)。8.可用性電子文件、電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解的性質(zhì)。9.業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成或管理人社機(jī)構(gòu)活動數(shù)據(jù)的計算機(jī)信息系統(tǒng)。示例：就業(yè)和人才服務(wù)系統(tǒng)、人事人才系統(tǒng)、勞動關(guān)系系統(tǒng)、社會保險系統(tǒng)、網(wǎng)上服務(wù)系統(tǒng)等促進(jìn)人社部門事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)。10.電子檔案管理系統(tǒng)對電子檔案進(jìn)行采集、歸檔、編目、管理和處置的計算機(jī)信息系統(tǒng)。11.采集對電子文件、電子檔案進(jìn)行收集和存儲的方法與過程。12.歸檔將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件向檔案部門提交的過程。13.移交按照國家規(guī)定將電子檔案的保管權(quán)移交檔案部門的過程。14.登記電子檔案進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)時賦予電子檔案唯一標(biāo)識符的行為。15.轉(zhuǎn)換在維護(hù)真實性、完整性和可用性前提下，將電子檔案從一種載體換成到另一種載體或從一種格式轉(zhuǎn)換成另一種格式的過程。16.遷移在維護(hù)真實性、完整性和可用性的前提下，將電子檔案從一個系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個系統(tǒng)的過程。三、檔號編制要求1.應(yīng)按照DA/T13-1994等標(biāo)準(zhǔn)以及電子檔案全程管理要求確定檔號編制規(guī)則。2.應(yīng)采用同級國家綜合檔案館檔號編制規(guī)則為室藏電子檔案、紙質(zhì)檔案編制檔號。3.檔號應(yīng)能唯一標(biāo)識全宗內(nèi)任一電子檔案或紙質(zhì)檔案。4.以檔號作為電子檔案命名要素時，計算機(jī)文件名應(yīng)能在計算機(jī)存儲器中唯一標(biāo)識。四、電子檔案備份要求1.電子檔案在線備份與災(zāi)難備份的基本要求如下:（1）宜采用磁帶備份系統(tǒng)進(jìn)行在線備份，應(yīng)定期對電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的配置數(shù)據(jù)和日志數(shù)據(jù)等進(jìn)行全量、增量或差異備份。（2）電子檔案數(shù)量達(dá)到一定量且條件許可時，可實施電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的熱備份。（3）本單位建設(shè)災(zāi)難備份中心時，應(yīng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的災(zāi)難備份納入規(guī)劃之中，進(jìn)行同步分析、設(shè)計和建設(shè)。電子檔案的災(zāi)難備份和災(zāi)難恢復(fù)應(yīng)參照GB/T20988-2007等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2.電子檔案離線備份的基本要求如下:（1）應(yīng)采用一次寫光盤磁帶、硬磁盤等離線存儲介質(zhì)，參照GB/T2828.1-2012、GB/T12628-2008、GB/T17678-1999、DA/T15-1995、DA/T38-2008等標(biāo)準(zhǔn)實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等的離線備份。（2）電子檔案離線存儲介質(zhì)至少應(yīng)制作一套?？筛鶕?jù)異地備份、電子檔案珍貴程度和日常應(yīng)用需要等實際情況，制作第二套、第三套離線存儲介質(zhì)，并在裝具上標(biāo)識套別。（3）應(yīng)對離線存儲介質(zhì)進(jìn)行規(guī)范管理，按規(guī)則編制離線存儲介質(zhì)編號，按規(guī)范結(jié)構(gòu)存儲備份對象和相應(yīng)的說明文件，標(biāo)識離線存儲介質(zhì)，禁止在光盤表面粘貼標(biāo)簽。（4）離線存儲介質(zhì)的保管除參照紙質(zhì)檔案保管要求外，還應(yīng)符合下列條件:

應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層;

應(yīng)裝盒，豎立存放或平放，避免擠壓;

應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離;

保管環(huán)境溫度選定范圍:光盤17℃-20℃，磁性載體15℃-27℃;相對濕度選定范圍:光盤20%-50%，磁性載休40%-60%。具體要求見DA/T15-1995、DA/T38-2008。（5）應(yīng)定期對磁性載體進(jìn)行抽樣檢測，抽樣率不低于10%;抽樣檢測過程中如果發(fā)現(xiàn)永久性誤差時應(yīng)擴(kuò)大抽檢范圍或進(jìn)行100%的檢測，并立即對發(fā)生永久性誤差的磁性存儲介質(zhì)進(jìn)行復(fù)制或更新。（6）對光盤進(jìn)行定期檢測，檢測結(jié)果超過三級預(yù)警線時應(yīng)立即實施更新。（7）離線存儲介質(zhì)所采用的技術(shù)即將淘汰時，應(yīng)立即將其中存儲的電子檔案及其元數(shù)據(jù)等轉(zhuǎn)換至新型且性能可靠的離線存儲介質(zhì)之中。（8）確認(rèn)離線存儲介質(zhì)的復(fù)制、更新和轉(zhuǎn)換等管理活動成功時，再按照相關(guān)規(guī)定對原離線存儲介質(zhì)實施破壞性銷毀。五、電子檔案轉(zhuǎn)換或遷移說明1.

出現(xiàn)以下但不限于以下情況時，應(yīng)實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移:（1）電子檔案當(dāng)前格式將被淘汰或失去技術(shù)支持時，應(yīng)實施電子檔案或元數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)換。（2）因技術(shù)更新、介質(zhì)檢測不合格等原因需更換離線存儲介質(zhì)時，應(yīng)實施電子檔案或元數(shù)據(jù)離線存儲介質(zhì)的轉(zhuǎn)換。（3）支撐電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、臺式計算機(jī)、服務(wù)器、磁盤陣列等主要系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件等設(shè)備升級、更新時，應(yīng)實施電子檔案管理系統(tǒng)電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移。（4）電子檔案管理系統(tǒng)更新時，應(yīng)實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移。2.應(yīng)按照確認(rèn)轉(zhuǎn)換或遷移需求、評估轉(zhuǎn)換或遷移風(fēng)險，制定轉(zhuǎn)換或遷移方案，對電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換或遷移。3.應(yīng)在確保電子檔案的真實、可靠、完整和可用基礎(chǔ)上，參照ISO13008-2012等標(biāo)準(zhǔn)實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移。4.應(yīng)在確定轉(zhuǎn)換或遷移活動成功實施之后，根據(jù)本單位實際對轉(zhuǎn)換或遷移前的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行銷毀或繼續(xù)留存的處置。5.電子檔案及其元數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)換、遷移活動應(yīng)記錄于電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)中，并填寫電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表。6.重新對經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換后的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。六、電子檔案影像技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的采集標(biāo)準(zhǔn)管理，依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005），XX省人社業(yè)務(wù)檔案資料影像化的事中掃描、事后掃描、歷史檔案影像化加工等所有影像化工作均應(yīng)遵守以下技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：1.影像色彩模式影像色彩模式根據(jù)檔案的不同情況可選擇黑白二值、灰度、彩色幾種模式，選擇原則如下：頁面為黑白兩色，字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描；頁面為黑白兩色，但字跡清晰度較差或帶有插圖的檔案，采用灰度模式進(jìn)行掃描；頁面中有紅頭、印章、或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式進(jìn)行掃描。2.影像分辨率影像分辨率選擇以圖像清晰為目的，不得低于200dpi。彩色模式下不得低于300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等可適當(dāng)提高分辨率。照片以原色彩為準(zhǔn)，采用300-600dpi進(jìn)行掃描。3.影像質(zhì)量（1）影像排列順序、文件內(nèi)容應(yīng)與檔案原件保持一致，不得缺頁。（2）圖像的偏斜度、清晰度、失真度為影像的重要質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。偏斜度要求以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為標(biāo)準(zhǔn)，圖像方向應(yīng)符合閱讀習(xí)慣，不得倒置；圖像中不得出現(xiàn)黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)。（3）對大幅面檔案需采用分區(qū)掃描形成多幅圖像的情況，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個完整的圖像，保證檔案影像的完整性。（4）圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余白邊，以有效縮小影像文件容量，節(jié)省存儲空間。4.影像存儲格式采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時壓縮率的選擇，應(yīng)在保證掃描的圖像清晰可讀前提下，盡量減小存儲容量。圖像存儲可根據(jù)查詢需要組織形成PDF、CED等格式。5.影像文件命名規(guī)則紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件采用該檔號建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。七、電子文件歸檔格式1.電子文件歸檔格式應(yīng)具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，能夠支持同級國家綜合檔案館向長期保存格式轉(zhuǎn)換。2.電子文件應(yīng)以通用格式形成、收集、歸檔，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。版式文件格式應(yīng)按照DA/T47-2009執(zhí)行，可采用PDF、PDF/A格式。3.以文本、位圖文件形成的電子文件應(yīng)按要求歸檔。4.電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔接口通常包括但不限于以下三種:（1）webservice歸檔接口。（2）中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口。（3）歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲結(jié)構(gòu)。八、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)1.業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能應(yīng)包含以下幾個方面：（1）應(yīng)能按電子檔案歸檔范圍、電子文件收集及管理給出的相關(guān)要求，形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。（2）應(yīng)內(nèi)置電子文件分類方案、保管期限表等工具，支持電子文件形成或支持辦理部門完整收集、整理應(yīng)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。（3）應(yīng)能以單個流式文檔集中記錄電子文件擬制、辦理過程中對其進(jìn)行的全部修改信息。（4）能按內(nèi)置規(guī)則自動命名、存儲電子文件及其組件，保持電子文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。（5）能按標(biāo)準(zhǔn)生成電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)包，或向歸檔接口推送電子文件及其元數(shù)據(jù)。（6）能對已收集、積累的電子文件的所有操作進(jìn)行跟蹤、審計。（7）需通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)開展電子檔案管理活動時，業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案管理功能應(yīng)參照GB/T29194-2012、ISO16175-3:2010等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2.電子檔案管理系統(tǒng)基本功能應(yīng)包含以下幾個方面：（1）電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)參照GB/T29194-2012、DA/T31、ISO13028-2010、ISO16175-2:2011等標(biāo)準(zhǔn)以及同級國家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。（2）應(yīng)具備電子檔案管理配置功能，包括分類方案管理、檔號規(guī)則管理、保管期限表管理、元數(shù)據(jù)方案管理、門類定義等功能。（3）應(yīng)具備電子檔案管理功能，包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)的采集、登記、分類、編目、命名、存儲、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、移交、備份、報表管理等功能。（4）應(yīng)具備電子檔案安全管理功能，包括身份認(rèn)證、權(quán)限管理、跟蹤審計、生成固化信息等功能。（5）應(yīng)具備系統(tǒng)管理功能，包括系統(tǒng)參數(shù)管理、系統(tǒng)用戶和資源管理、系統(tǒng)功能配置、操作權(quán)限分配、事件報告等功能。（6）應(yīng)具備各門類紙質(zhì)檔案管理功能，包括對電子檔案和紙質(zhì)檔案同步編目、排序、編制檔號等功能。（7）應(yīng)具備紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化以及紙質(zhì)檔案數(shù)字副本管理功能。3.檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)滿足以下幾個方面的要求:（1）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和信息安全設(shè)施應(yīng)能保障電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，滿足電子文件歸檔與電子檔案管理活動的實際需求。（2）應(yīng)為檔案部門配備局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，網(wǎng)絡(luò)性能應(yīng)能適應(yīng)各類電子文件、電子檔案傳輸和利用的要求。（3）應(yīng)配備與電子檔案管理系統(tǒng)以及電子檔案管理需求相適應(yīng)的系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件和存儲、備份等設(shè)備。（4）應(yīng)配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的安全保障設(shè)施，包括殺毒軟件、防火墻等設(shè)備。九、電子檔案管理系統(tǒng)安全管理1.電子檔案管理系統(tǒng)安全管理應(yīng)參照《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)定級工作指南》、涉密計