版權(quán)說明:本文檔由用戶提供并上傳,收益歸屬內(nèi)容提供方,若內(nèi)容存在侵權(quán),請(qǐng)進(jìn)行舉報(bào)或認(rèn)領(lǐng)
文檔簡(jiǎn)介
ICSCCSDB61SpecificationforThemanagementofelectronicfilesandelectronicfilesforhigway陜西省市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布 2 32規(guī)范性引用文件 33術(shù)語和定義 34基本要求 45業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng) 56電子文件的收集與整理 57電子文件歸檔 68電子檔案的管理 79電子檔案的處置 7附錄A綜合管理類文件組卷分類表 8附錄B公路工程項(xiàng)目檔案分類大綱 9附錄C案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表 附錄D電子檔案遷移登記表 附錄E公路工程電子檔案銷毀登記表 2本文件按照GB/T1.1-2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分:標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件由陜西省交通運(yùn)輸廳提出并歸口。本文件起草單位:陜西省公路學(xué)會(huì)、陜西華駿凱萊交通科技咨詢有限公司本文件主要起草人:江子揚(yáng)......本文件首次發(fā)布。本文件由陜西省公路學(xué)會(huì)負(fù)責(zé)解釋。聯(lián)系信息如下:?jiǎn)挝唬宏兾魇」穼W(xué)會(huì)電話址:西安市高新六路60號(hào)郵編:7100653公路工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件與電子檔案管理規(guī)范本文件規(guī)定了公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管理與處置的要求。本文件適用于二級(jí)及以上公路的新建、改擴(kuò)建工程建設(shè)項(xiàng)目,其他等級(jí)公路參照使用。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T11821照片檔案管理規(guī)范GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求DA/T28建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范CCJ/T187建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)JTGF80/1公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)第一冊(cè)土建工程JTG2182公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)第二冊(cè)機(jī)電工程DB34/T4095-2022高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子源文件同步歸檔指南3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1項(xiàng)目電子文件projectelectronicfile在公路建設(shè)過程中形成的,可依靠計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并能在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字格式信息記錄。3.2業(yè)務(wù)系統(tǒng)businesssystem生成或管理業(yè)務(wù)活動(dòng)數(shù)據(jù)的自動(dòng)化系統(tǒng),用于形成電子源文件。[來源:DB34/T4095-2022,3.2]43.3類目號(hào)categorynumber保持分類方案統(tǒng)一,類別層次清晰,避免重復(fù)列類,保證檔號(hào)唯一。3.4檔案管理系統(tǒng)filemanagementsystem對(duì)電子文件進(jìn)行采集、編目、歸檔、管理和處置的信息系統(tǒng)。3.5電子組卷electronicpaper檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)生成的案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表的案卷組合。3.6電子檔案electronicfile具有憑證、查考、保存價(jià)值并歸檔公路工程建設(shè)項(xiàng)目的電子文件。[來源:GB/T18894-2016,3.2,有修改]3.7移交handover項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后規(guī)定時(shí)限內(nèi),建設(shè)單位向業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位、行業(yè)主管部門及檔案管理部門移交電子檔案的過程。3.8元數(shù)據(jù)metadata描述建設(shè)電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。[來源:GB/T18894-2016,3.3]3.9接口interface系統(tǒng)支持與多類應(yīng)用系統(tǒng)的相關(guān)聯(lián),且文件類型的能夠相互轉(zhuǎn)換。4基本要求4.1檔案管理系統(tǒng)基本功能應(yīng)符合GB/T18894、GB/T29194的要求。4.2公路工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件、電子檔案應(yīng)實(shí)施全程和集中管理。4.3參建單位根據(jù)DA/T28和GB/T18894要求,確定電子文件歸檔范圍、分類體系。4.4確保電子文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性、可靠性、安全性。4.5交工驗(yàn)收后,應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成電子文件歸檔。4.6電子檔案的提供利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。55業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)5.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)5.1.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能應(yīng)符合GB/T18894的要求。5.1.2具備電子文件分類、文件生成、文件有序排列、掛接等基本功能,并具有實(shí)時(shí)保存、同步捕獲、記錄操作、時(shí)間、網(wǎng)絡(luò)地址的功能。5.1.3元數(shù)據(jù)既是電子文件重要的管理對(duì)象,又是電子文件管理的基本工具,元數(shù)據(jù)的形成,捕獲和管理的整個(gè)過程貫穿于電子文件整個(gè)生命周期,電子文件應(yīng)支持使用元數(shù)據(jù)來描述,以支持自動(dòng)管理程序,并維護(hù)電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全。5.1.4電子文件按照業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)定,自動(dòng)命名、組卷、排列、存儲(chǔ)。5.2電子檔案管理系統(tǒng)5.2.1電子檔案管理系統(tǒng)配置功能,包括分類體系、檔號(hào)規(guī)則、保管期限表、元數(shù)據(jù)方案等管理功能。5.2.2具備電子檔案管理基本功能,包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)的采集、登記、分類、編目、命名、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、移交、備份、報(bào)表管理等在線和離線信息服務(wù)功能。5.2.3電子檔案安全管理應(yīng)具備身份認(rèn)證、權(quán)限管理等功能。5.2.4電子檔案系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)工作崗位角色設(shè)置訪問權(quán)限。6.電子文件的收集與整理6.1收集6.1.1根據(jù)DA/T28相關(guān)要求,收集反映建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過程中所產(chǎn)生的具有查考和保存價(jià)值的各類電子文件。6.1.2電子文件元數(shù)據(jù)與電子文件一并收集。6.1.3照片、錄音、錄像等聲像類電子文件歸檔范圍參照GB/T11821-2002執(zhí)行。6.2整理6.2.1電子文件在收集過程中應(yīng)完成文件保管期限的鑒定、分類、排序、命名以及存儲(chǔ)等。6.2.2電子文件以件為單位或者以卷為單位進(jìn)行整理,整理過程中保持電子文件內(nèi)的有機(jī)聯(lián)系。6.2.3電子文件的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),分類科學(xué),組卷合理,便于保存和利用。6.2.4綜合管理類文件應(yīng)按照專業(yè)、內(nèi)容、形成時(shí)間等來進(jìn)行分類組卷,歸檔范圍表見附錄A。66.2.5項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件應(yīng)按事由、時(shí)間的順序組卷;招標(biāo)投標(biāo)、合同文件應(yīng)按照招標(biāo)批數(shù)、合同段組卷;勘察設(shè)計(jì)文件按照階段、路線方向組卷;征地、拆遷移民文件,按照地域劃分組卷。6.2.6施工、監(jiān)理單位電子文件資料應(yīng)按照單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程的順序組卷。6.2.7照片類電子文件按照GB/T11821執(zhí)行,由各部門進(jìn)行整理,同時(shí)上傳電子檔案統(tǒng)中。6.2.8電子檔案的命名規(guī)則應(yīng)根據(jù)電子檔案系統(tǒng)中設(shè)定進(jìn)行規(guī)則命名,提取電子文件中相應(yīng)關(guān)鍵字并通過元數(shù)據(jù)建立相應(yīng)的聯(lián)系。6.2.9業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件組卷應(yīng)符合DA/T28的規(guī)定,并按照公路工程項(xiàng)目檔案分類大綱的要求執(zhí)行,見附錄B。7電子文件歸檔7.1建設(shè)單位結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況,確定項(xiàng)目電子文件的歸檔范圍、項(xiàng)目電子檔案分類體系、保管期限表及配套軟件,滿足DA/T28、GB/T18894的相關(guān)要求。7.2業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件通過自動(dòng)組卷掛接至檔案管理系統(tǒng),立卷人、檢查人在備考表中簽字后,完成電子文件的歸檔及封卷。案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表格式見附錄C。7.3電子檔案保管期限分為永久、30年和10年,應(yīng)符合DA/T28規(guī)定。7.4電子文件格式要求見表1。表1文件格式要求7.5電子檔案的編目及檔號(hào)7.5.1電子檔案的編目應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件組卷過程中同步生成。7.5.2檔號(hào)的設(shè)置采用字母加數(shù)字標(biāo)識(shí),如圖1所示。7圖1檔號(hào)設(shè)置規(guī)則示例7.5.3案卷題名包括公路建設(shè)工程項(xiàng)目名稱、合同段、單位(分部、分項(xiàng))工程名稱等。7.5.4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合DA/T11822的相關(guān)要求,詳見附錄C。8電子檔案的管理8.1檔案管理系統(tǒng)依據(jù)檔號(hào)標(biāo)識(shí),逐級(jí)建立文件夾。8.2檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案?jìng)浞莨芾砉δ埽?yīng)符合GB/T18894的相關(guān)要求。9電子檔案的處置9.1電子檔案的轉(zhuǎn)換與遷移9.1.1電子檔案保管單位應(yīng)在計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新前或電子文件格式淘汰前,將公路工程電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。9.1.2電子檔案遷移時(shí)應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)和遷移登記,登記內(nèi)容應(yīng)按附錄D的要求填寫。9.1.3電子檔案遷移后,原格式電子檔案應(yīng)同時(shí)保留的時(shí)間不少于3年。9.2電子檔案的移交與銷毀9.2.1檔案專項(xiàng)驗(yàn)收通過后,建設(shè)單位將電子檔案移交至行業(yè)主管部門或檔案管理部門。9.2.2電子檔案移交參照電子檔案移交與接收辦法(檔發(fā)〔2012〕7號(hào))的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。89.2.3電子檔案銷毀應(yīng)在上級(jí)檔案主管部門辦理《公路工程電子檔案銷毀登記表》見附錄E,并上報(bào)行業(yè)主管部門備案。(資料性)綜合管理類文件組卷歸檔范圍分類表A.1建設(shè)單位綜合管理類文件組卷歸檔范圍見表A.1。表A.1建設(shè)單位綜合類文件材料歸檔范圍分類表建設(shè)單位綜合文件材料歸檔范圍1.項(xiàng)目建設(shè)管理組織機(jī)構(gòu)成立、調(diào)整文件2.項(xiàng)目管理人員任免文件3.項(xiàng)目各項(xiàng)管理的管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、工作程序、質(zhì)保體系文件4.投資、質(zhì)量、進(jìn)度、安全、環(huán)保等計(jì)劃、實(shí)施和調(diào)整、總結(jié)、重大設(shè)計(jì)變更申請(qǐng)、審核及批復(fù)文件5.貸款融資、工程概算、預(yù)算、差價(jià)管理、標(biāo)底、合同價(jià)、竣工結(jié)算、竣工決算文件,審計(jì)文件6.合同中間結(jié)算審核及批準(zhǔn)文件,財(cái)務(wù)計(jì)劃及執(zhí)行、年度計(jì)劃及執(zhí)行、年度投資報(bào)告7.交付使用的固定資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)、8.質(zhì)量、安全、環(huán)保、文明施工等專項(xiàng)檢查考核文件、履約評(píng)價(jià)文件,質(zhì)量監(jiān)督、安全監(jiān)督文件無形資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)清冊(cè)9.重要領(lǐng)導(dǎo)視察、重要活動(dòng)及宣傳報(bào)道材料10.項(xiàng)目管理重要會(huì)議文件、年度工作總結(jié)11.監(jiān)管部門制發(fā)的重要工作依據(jù)性文件,涉及法律事務(wù)文件12.組織法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、制度程序宣貫培訓(xùn)文件,信息化工作文件13.通知、通報(bào)等日常管理性文件,一般性來往函件14.獲得獎(jiǎng)項(xiàng)、榮譽(yù),先進(jìn)人物等材料15.交(竣)工驗(yàn)收文件、質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)出具的質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告或?qū)徍艘庖?,竣工?yàn)收質(zhì)量鑒定報(bào)告、各參建單位的工作報(bào)告A.2施工、監(jiān)理單位綜合管理類文件組卷歸檔范圍見表A.1。表A.2施工、監(jiān)理單位綜合類文件材料歸檔范圍分類表施工、監(jiān)理單位行政管理類文件項(xiàng)目機(jī)構(gòu)組建、管理人員任免、印章啟用、管理制度、大事記、綜合性的會(huì)議紀(jì)要、獎(jiǎng)罰措施文件、勞動(dòng)競(jìng)賽、考評(píng)結(jié)果等質(zhì)量技術(shù)文件圖紙會(huì)審、合同段單位、分部、分項(xiàng)工程劃分表計(jì)批復(fù)文件、導(dǎo)線點(diǎn)、水準(zhǔn)點(diǎn)、斷面復(fù)測(cè)等的報(bào)批文件,原材料配合比批復(fù)文件、施工方案、技術(shù)交底,試驗(yàn)室資質(zhì)批復(fù)文件,測(cè)量、試驗(yàn)儀器、張拉機(jī)具等校驗(yàn)(標(biāo)定)證書,階段性檢測(cè)結(jié)果,工程質(zhì)量事故報(bào)告,建設(shè)單位或監(jiān)理單位關(guān)于質(zhì)量控制的來往文件,施工質(zhì)量卡等。進(jìn)度控制文件施工單位上報(bào)的年、月進(jìn)度計(jì)劃,施工月報(bào)。建設(shè)單位或監(jiān)理單位關(guān)于進(jìn)度控制方面的通報(bào),停工、復(fù)工令,合同段總體開工報(bào)告及批復(fù)文件(含施工組織設(shè)計(jì)方案)、開工令。安全及文明施工文件安全生產(chǎn)組織機(jī)構(gòu),安全生產(chǎn)制度,安全生產(chǎn)操作規(guī)程,文明施工、安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、綜合安全檢查、專項(xiàng)安全檢查、日常安全巡查等費(fèi)用支付文件索賠申請(qǐng)及批復(fù)文件,計(jì)日工申請(qǐng)及批復(fù)的文件材料,計(jì)量單價(jià)調(diào)整申請(qǐng)與由于國家物價(jià)指數(shù)調(diào)整引起的變動(dòng)的文件材料,暫定金額使用情況申請(qǐng)及批復(fù)文件等。工程變更文件施工過程中的設(shè)計(jì)變更、進(jìn)度計(jì)劃變更、施工條件變更等。合同管理文件履約檢查文件、分包、轉(zhuǎn)讓、或者指定分包等文件材料,價(jià)格調(diào)整文件、違約、索賠、延期文件。環(huán)境保護(hù)文件施工環(huán)境保護(hù)規(guī)劃、環(huán)境保護(hù)措施、環(huán)境保護(hù)檢查。交工驗(yàn)收文件材料施工單位合同段交工申請(qǐng)、工作總結(jié)報(bào)告,監(jiān)理單位對(duì)各合同段工程質(zhì)量的評(píng)定結(jié)論、監(jiān)理工作報(bào)告。公路工程項(xiàng)目檔案分類大綱公路工程檔案分類大綱見表B.1。(資料性)案卷封面格式C.1案卷封面格式見表C.1。立卷單位 起止日期 保管期限卷內(nèi)目錄格式C.2卷內(nèi)目錄格式見表C.2。序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題目頁次備注卷內(nèi)備考表格式C.3卷內(nèi)備考表格式見表C.3。卷內(nèi)備考表(資料性)登記表格式電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表格式見表D.1。單位名稱管理授權(quán)責(zé)任部門管理類型o格式轉(zhuǎn)換o遷移源格式或系統(tǒng)描述目標(biāo)格式或系統(tǒng)描述完成情況(操作前后電子檔案及其元數(shù)據(jù)內(nèi)容、數(shù)量一致性情況等)操作起止時(shí)
溫馨提示
- 1. 本站所有資源如無特殊說明,都需要本地電腦安裝OFFICE2007和PDF閱讀器。圖紙軟件為CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.壓縮文件請(qǐng)下載最新的WinRAR軟件解壓。
- 2. 本站的文檔不包含任何第三方提供的附件圖紙等,如果需要附件,請(qǐng)聯(lián)系上傳者。文件的所有權(quán)益歸上傳用戶所有。
- 3. 本站RAR壓縮包中若帶圖紙,網(wǎng)頁內(nèi)容里面會(huì)有圖紙預(yù)覽,若沒有圖紙預(yù)覽就沒有圖紙。
- 4. 未經(jīng)權(quán)益所有人同意不得將文件中的內(nèi)容挪作商業(yè)或盈利用途。
- 5. 人人文庫網(wǎng)僅提供信息存儲(chǔ)空間,僅對(duì)用戶上傳內(nèi)容的表現(xiàn)方式做保護(hù)處理,對(duì)用戶上傳分享的文檔內(nèi)容本身不做任何修改或編輯,并不能對(duì)任何下載內(nèi)容負(fù)責(zé)。
- 6. 下載文件中如有侵權(quán)或不適當(dāng)內(nèi)容,請(qǐng)與我們聯(lián)系,我們立即糾正。
- 7. 本站不保證下載資源的準(zhǔn)確性、安全性和完整性, 同時(shí)也不承擔(dān)用戶因使用這些下載資源對(duì)自己和他人造成任何形式的傷害或損失。
最新文檔
- 社區(qū)護(hù)理試題(含答案)
- 2025鋼結(jié)構(gòu)人行天橋施工合同
- 課題申報(bào)參考:旅游賦能稻作梯田生態(tài)產(chǎn)品增值增效路徑研究
- 課題申報(bào)參考:跨模態(tài)時(shí)序信息融合的在線學(xué)習(xí)者細(xì)粒度情感分析與調(diào)節(jié)策略研究
- 【深度分析】可再生能源新政何以推動(dòng)綠證市場(chǎng)發(fā)展-國金證券
- 二零二五年度電梯智能化系統(tǒng)研發(fā)與應(yīng)用合同4篇
- 去健身房鍛煉身體的說說范文
- 2025年粵教新版九年級(jí)歷史上冊(cè)月考試卷含答案
- 2025年華師大新版八年級(jí)物理下冊(cè)月考試卷含答案
- 2025年新世紀(jì)版選擇性必修二化學(xué)下冊(cè)月考試卷
- 醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量管理委員會(huì)會(huì)議記錄五篇
- 《中國高考評(píng)價(jià)體系》解讀(化學(xué)學(xué)科)
- 公司發(fā)展能力提升方案
- 電梯安全守則及乘客須知
- IT硬件系統(tǒng)集成項(xiàng)目質(zhì)量管理方案
- 《容幼穎悟》2020年江蘇泰州中考文言文閱讀真題(含答案與翻譯)
- 水上水下作業(yè)應(yīng)急預(yù)案
- API520-安全閥計(jì)算PART1(中文版)
- 2023年廣東省廣州地鐵城際鐵路崗位招聘筆試參考題庫附帶答案詳解
- 商務(wù)提成辦法
- 直流電機(jī)電樞繞組簡(jiǎn)介
評(píng)論
0/150
提交評(píng)論