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文檔簡介
一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的優(yōu)勢(一)轉變存儲環(huán)境事業(yè)單位以往的檔案以紙質媒介為載體,其管理也主要是面向收集、整理、歸檔紙質檔案,但隨著時間的推移,紙張質地會變得薄而脆,且容易受到周圍環(huán)境的影響,存在保管隱患,比如蟲蛀、潮濕等,這給獲取紙質檔案上所記錄的信息帶來較大困難。然而信息技術的發(fā)展使檔案管理工作變得極為便捷,利用信息系統管理檔案信息,完好地規(guī)避了現實的保管環(huán)境帶給檔案管理的影響,使檔案儲存環(huán)境產生本質改變。(二)優(yōu)化檔案查閱利用事業(yè)單位傳統的檔案查閱工作,需由人工核對按規(guī)范整理完畢的紙質檔案編制紙質目錄,并完全依靠肉眼進行信息檢索,易檢索錯漏,查詢慢且效率低。而運用信息系統管理檔案,僅需完成系統的檔案信息采集,檢索查詢及讀取原文信息均可由系統功能來完成,檢索準確、效率極高。檔案信息化建設逐漸成為事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分,逐步優(yōu)化對信息化建設有助于正確而高效地運用檔案資源,實現事業(yè)單位對信息的優(yōu)化儲存與利用,提高資源的使用效率,從根本上推動事業(yè)單位日常工作高效運轉。二、檔案管理工作的現狀(一)沒有嚴格的規(guī)章制度盡管有的事業(yè)單位能夠順利地完成檔案管理工作,但往往不對其進行分類,也不按照規(guī)章制度來進行整理,這類現象常常發(fā)生,也就導致了檔案混亂的問題常常出現。應當完善相關規(guī)章制度,確保工作能夠有序的展開。有的單位自行銷毀文件,也有的單位不展開檔案鑒定工作,這些都屬于相關法律知識的缺失,應當主動組織他們學習相關法律知識,避免存在法律知識盲點,鑄成大錯。(二)檔案管理信息化水平較低在信息化時代,社會各個領域積極開展了信息化。大數據環(huán)境之下,檔案管理工作受到的影響極大,必須快速實現信息化轉型。但是當前很多機關事業(yè)單位檔案管理工作存在信息化水平滯后等問題,管理模式也較為單一。雖然一些單位積極引入了大數據信息化技術,對檔案管理信息化發(fā)展起到了一定促進作用,但是因為我國檔案管理領域信息化發(fā)展時間短、經驗少,還有很多環(huán)節(jié)需要不斷完善。很多檔案管理工作者并未認識到信息化發(fā)展轉型的重要性,并且缺乏一定信息化專業(yè)技術水平,導致檔案管理方式落后,無法展現出最大價值。三、新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作的優(yōu)化途徑(一)加強對文書檔案管理工作的重視若想更好地提升事業(yè)單位的文書檔案管理質量。首先要做的就是提升對文書檔案管理工作的重視程度。一方面,事業(yè)單位的管理者只有明確了文書檔案管理工作的重要性,才能夠對后續(xù)的管理工作提出正確的決策,進而在新形勢下,結合外部環(huán)境的發(fā)展,不斷完善自身文書檔案管理工作;另一方面,有關工作人員也應該加強對文書管理工作的重視程度,在實際的工作過程中充分發(fā)揮自身的能動性,不僅對事業(yè)單位的文書檔案進行收集和管理,還要進一步分析、歸類和利用等環(huán)節(jié),讓文書檔案管理工作能夠在事業(yè)單位內部管理工作中發(fā)揮出最大價值。(二)堅持以人為本發(fā)展改革,全面完成人才隊伍建設任務首先,明確人才培養(yǎng)目標與規(guī)劃方向,通過基礎知識、現代化技術操作、職業(yè)能力、工作素養(yǎng)等方面的綜合培訓,全面提升員工的技能水平與工作能力??梢岳脥徫粍澐峙嘤柕确绞剑槍π酝瓿呻A段培訓與工作任務調配,人性化的培訓策略有利于一些工作年限、學習適應能力差異性較大的員工共同適應單位工作環(huán)境的創(chuàng)新與改革變化;其次,重點培養(yǎng)復合型工作人員與管理型指揮人才,相對于工作能力比較突出的員工,具有全局觀的管理人才培養(yǎng)需要單位付出的資源成本較多,在原有工作團隊內部培養(yǎng)具有發(fā)展?jié)摿Φ膯T工,能夠在不斷提升單位內部員工向心力的同時,節(jié)省資源投入,多方位實現管理創(chuàng)新改革,進而在營造良好工作環(huán)境氛圍的同時,快速引導員工適應工作崗位的工作任務變化與相關提升需求;最后,注重創(chuàng)新改革各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理。(三)完善工作體系事業(yè)單位在開展工作的過程當中需要構建符合自身發(fā)展特色的檔案管理體系,不斷地對檔案的管理制度進行優(yōu)化和調整。通過多種渠道以及多種方式,有效地提高維持檔案工作的相關資金投入,制定更加嚴格的檔案管理基礎建設制度。檔案管理工作在整體開展的過程當中,事業(yè)單位要設定專項的維護資金,貫徹落實??顚S玫脑瓌t,對于一些重要的信息進行更加嚴格的管理,確保檔案的收集以及后期的分析工作能夠得到正常的開展,除此之外,還要確保虛擬重要信息的科學性和完整性。四、結束語信息化技術發(fā)展的新時期,事業(yè)單位想要迎合現代化信息技術管理發(fā)展趨勢,需要清晰創(chuàng)新改革思路與
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