投資集團公司會議管理制度

投資集團公司會議管理制度第一章總則

一、為加強投資集團公司會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，根據(jù)公司管理需要，特制定本制度。

二、本制度適用于集團公司及下屬子公司、分支機構(gòu)的各類會議管理。

三、會議分為例行會議和臨時會議。例行會議包括年度會議、季度會議、月度會議等；臨時會議包括專題會議、緊急會議等。

四、會議應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡、高效、務(wù)實；

2.事先準(zhǔn)備、議題明確、議程緊湊；

3.重視會議紀(jì)要的跟蹤落實；

4.嚴(yán)格執(zhí)行會議室管理規(guī)定。

五、集團公司各部門、子公司及分支機構(gòu)應(yīng)按照本制度要求，認(rèn)真組織、參加各類會議，確保會議效果。

六、會議的組織者、參與者均應(yīng)遵守本制度，對違反規(guī)定的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理。

七、本制度自發(fā)布之日起實施，未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。如有與本制度相抵觸的規(guī)定，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，明確會議主題，確保會議目標(biāo)清晰。

2.擬定會議議程：列出會議主要議題，明確各議題討論的時間分配。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題及議程，邀請相關(guān)部門負責(zé)人及必要的工作人員參會。

4.會議通知：通過郵件、電話等方式，提前至少三個工作日向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會務(wù)組負責(zé)組織參會人員簽到，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議主持人：由主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程及參會人員。

3.議題討論：按照會議議程，逐個議題進行討論。各參會人員應(yīng)充分發(fā)表意見，確保討論充分、深入。

4.休息與交流：會議期間，可根據(jù)實際情況安排適當(dāng)?shù)男菹r間，便于參會人員交流意見。

三、會議決策

1.形成共識：在充分討論的基礎(chǔ)上，主持人引導(dǎo)參會人員形成共識，明確決策結(jié)果。

2.記錄決策：會務(wù)組應(yīng)詳細記錄會議決策內(nèi)容，包括決策事項、決策結(jié)果、責(zé)任人等。

3.決策傳達：會議結(jié)束后，由主持人或指定人員向未參會人員傳達會議決策。

四、會議總結(jié)

1.主持人對會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議決策的重要性及落實要求。

2.收集參會人員對會議的意見和建議，以不斷提高會議質(zhì)量。

五、會議結(jié)束

1.會議結(jié)束后，主持人宣布散會。

2.會務(wù)組負責(zé)整理會議紀(jì)要，并在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員。

3.會務(wù)組對會議現(xiàn)場進行清理，確保會議室整潔。

六、會議延期與取消

1.如因特殊情況需延期或取消會議，會議組織者應(yīng)提前通知參會人員。

2.延期或取消會議的通知應(yīng)明確說明原因，并根據(jù)實際情況重新安排會議時間。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制

1.會議紀(jì)要應(yīng)由會務(wù)組指定專人負責(zé)編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議時間、地點、主持人、參會人員、議題、討論情況、決策結(jié)果、責(zé)任人等。

3.會議紀(jì)要編制完成后，由主持人或指定人員審核、修改，確保紀(jì)要內(nèi)容真實可靠。

二、會議紀(jì)要的發(fā)放與傳閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)部門和人員。

2.會議紀(jì)要的發(fā)放方式包括郵件、微信、紙質(zhì)版等，確保相關(guān)人員能夠及時查閱。

三、會議決策的跟蹤落實

1.會議決策的責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定具體實施方案，明確實施時間節(jié)點。

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者或指定人員匯報決策實施進展情況，確保決策落實到位。

3.會議組織者或指定人員應(yīng)加強對會議決策落實情況的監(jiān)督和檢查，對未按期完成的任務(wù)進行催辦。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料齊全、便于查閱。

2.會議紀(jì)要的查閱權(quán)限應(yīng)根據(jù)公司保密規(guī)定和實際工作需要設(shè)定，確保信息安全。

五、會議紀(jì)要的反饋與改進

1.會議組織者應(yīng)定期收集參會人員對會議紀(jì)要的意見和建議，不斷提高會議紀(jì)要的質(zhì)量。

2.根據(jù)會議紀(jì)要的反饋，會議組織者應(yīng)適時調(diào)整會議議題、議程和參會人員，優(yōu)化會議流程，提高會議效果。

六、會議紀(jì)要的考核與應(yīng)用

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為考核責(zé)任人工作績效的重要依據(jù)，對未按要求完成決策任務(wù)的責(zé)任人進行問責(zé)。

2.會議紀(jì)要中的優(yōu)秀建議和成功案例，應(yīng)予以宣傳和推廣，為公司發(fā)展提供有益借鑒。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前至少三個工作日向行政管理部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、會議主題、參會人數(shù)等信息，以便行政管理部門合理安排會議室。

3.行政管理部門有權(quán)根據(jù)實際情況調(diào)整會議室安排，確保會議室資源得到合理利用。

二、會議室使用

1.會議室使用應(yīng)遵循“誰使用、誰負責(zé)”的原則，使用部門需確保會議室整潔、設(shè)施完好。

2.會議期間，參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，不得隨意挪動或損壞設(shè)備。

3.會議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、進食，保持良好的衛(wèi)生環(huán)境。

三、會議室設(shè)施與管理

1.行政管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運行。

2.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)施，如投影儀、音響、白板等，以滿足不同類型的會議需求。

3.會議室內(nèi)應(yīng)提供充足的文具、飲用水等，方便參會人員使用。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)采取必要的安全措施，如消防設(shè)施、緊急疏散通道等，確保參會人員的人身安全。

2.會議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置保密措施，如保密柜、鎖具等，防止會議資料泄露。

3.參會人員應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容及相關(guān)信息。

五、會議室維護與維修

1.行政管理部門應(yīng)定期對會議室進行清潔、保養(yǎng)，確保會議室環(huán)境整潔、設(shè)施完好。

2.如會議室設(shè)施出現(xiàn)故障，使用部門應(yīng)及時向行政管理部門報修，以便盡快恢復(fù)正常使用。

3.對于惡意損壞會議室設(shè)施的行為，將按照公司規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任。

六、會議室預(yù)約與取消

1.如需取消已預(yù)訂的會議室，預(yù)訂部門應(yīng)至少提前一個工作日通知行政管理部門。

2.行政管理部門有權(quán)根據(jù)實際情況對取消會議室預(yù)訂的部門進行相應(yīng)處罰，以維護會議室預(yù)訂制度的嚴(yán)肅性。

第五章附則

一、本制度的解釋