文件資料歸檔管理規(guī)定

杭州德洛集源新能源汽車有限公司文件資料歸檔管理規(guī)定根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理規(guī)范運(yùn)營(yíng)和商業(yè)機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)，避免出現(xiàn)原始資料和數(shù)據(jù)的缺失，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)資源的擴(kuò)展利用，公司要求各部門加強(qiáng)實(shí)施文件資料和電子資料按時(shí)歸檔。一、歸檔的文件資料包含：1）商務(wù)類商務(wù)投標(biāo)文件，報(bào)價(jià)文書，招標(biāo)（通知）文件，商務(wù)合同，以及客戶往來(lái)文件資料、資質(zhì)文件。技術(shù)類a、技術(shù)標(biāo)書文件，技術(shù)說(shuō)明，技術(shù)圖紙（含電子式），技術(shù)通知，技術(shù)要求，技術(shù)規(guī)范，以及技術(shù)文件資料審核審批單，技術(shù)聯(lián)系及技術(shù)協(xié)議，技術(shù)合同；b、平臺(tái)文件、軟件資料、系統(tǒng)資料，及相關(guān)文件賬號(hào)密碼文件等單。c、設(shè)備儀器和電器說(shuō)明書及其相關(guān)資料，固定資產(chǎn)及用品類資料檔案文件等。3）采購(gòu)供應(yīng)類各類合同書，訂貨單，計(jì)劃書，供應(yīng)商資料，產(chǎn)品供應(yīng)目錄文件，質(zhì)保證明，應(yīng)付款計(jì)劃書，器材價(jià)格分析表，器材分析資料。倉(cāng)庫(kù)文件記錄書，盤存狀態(tài)分析表，各類入庫(kù)，領(lǐng)料和出庫(kù)單（憑證）。4）車輛運(yùn)維類車輛檔案資料（包括行駛證，汽車登記證，完稅證，車輛交強(qiáng)險(xiǎn)和商業(yè)險(xiǎn)保單），采購(gòu)計(jì)劃書，運(yùn)維安排任務(wù)書，運(yùn)維任務(wù)完成進(jìn)度表，運(yùn)維檢查記錄，各類車輛單據(jù)。車輛保險(xiǎn)，車輛保險(xiǎn)年檢記錄表、車輛（交通、機(jī)械）事故記錄表、車輛維修保養(yǎng)記錄表、車輛違章處理記錄表、車輛出險(xiǎn)理賠記錄表。財(cái)務(wù)類a、各類合同，通知，財(cái)務(wù)文件；各類憑證，和按財(cái)務(wù)規(guī)范的報(bào)銷發(fā)票。公司各類考核表，文件。以及按財(cái)政標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的檔案。固定資產(chǎn)目錄表，低值易耗品目錄表。物料盤存匯總紀(jì)錄表。b、各類財(cái)務(wù)報(bào)表；財(cái)務(wù)上報(bào)文件。c、各類審計(jì)報(bào)告文件；各類資質(zhì)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、及公司相關(guān)公章類，章程、社保文件資料等。6）行政管理類a、人事檔案，應(yīng)聘信息表，入職信息表及其證書文件，各類考核表，勞動(dòng)人事關(guān)聯(lián)信息資料；b、公司各類通知文件，各類外來(lái)通知文件，各類檢查記錄表；設(shè)備文件檔案，基建資料，c、水電檔案，管網(wǎng)通訊檔案，辦公設(shè)備用具資料；d、績(jī)效考核評(píng)分表，行政日常點(diǎn)檢表，文件發(fā)放記錄表。其他包含：重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。本公司職務(wù)任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。7）運(yùn)營(yíng)中心類各類合同，協(xié)議，文件；項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃書，商務(wù)談判書，售后服務(wù)記錄書；異常狀態(tài)報(bào)告單；各辦事處管理資料，辦事處文檔；總經(jīng)辦類各類公司文稿，發(fā)展規(guī)劃，協(xié)作規(guī)劃，法務(wù)合作資料；OEM資料文稿，協(xié)作證書，合作類合同。9）總工辦：工會(huì)文件，協(xié)會(huì)文件、各政府局辦文件（經(jīng)信局，科技局，發(fā)改委，安監(jiān)局，市監(jiān)局，國(guó)土局，稅管局，公安局等）二，歸檔時(shí)間和檔案歸屬：1）、員工檔案隨時(shí)存檔，每周整理，由各部門歸類存放；2）、每月5日前，設(shè)計(jì)部以及行政部統(tǒng)一交行政部檔案室歸檔，并作收檔記錄，由交檔人，收檔人和主管負(fù)責(zé)人簽字。3）、每月5日前，各高管的檔案統(tǒng)一交董事長(zhǎng)助理歸檔，并作收檔記錄，由交檔人，收檔人和主管負(fù)責(zé)人簽字。4）、財(cái)務(wù)類檔案歸入財(cái)務(wù)檔案室，客服檔案歸入客服檔案柜，并作存檔記錄，由部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)管。5）、公司三會(huì)（股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)）文件檔案由董事會(huì)管理歸檔。三、電子檔案歸檔：電子檔案，是指工作過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄，經(jīng)過(guò)鑒定具有保存和利用價(jià)值的歸檔的電子文件。電子文檔的收集：電子文件應(yīng)當(dāng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文件存儲(chǔ)格式，確保能夠長(zhǎng)期有效讀取。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。2、掃描型電子文件以JPEG、pdf為通用格式；3、視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；4、音頻文件以WAV、MP3為通用格式。電子文檔的命名歸檔：電子文件以件為單位整理歸檔。一份電子文件為一件，密不可分的幾份電子文件也為一件。檔案的保管期限分“永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）”分別用“Y、C、D”表示，其檔號(hào)編號(hào)為“DLJY-年度-保管期限-部門-件號(hào)”。電子文檔按類別進(jìn)行硬盤和云盤存檔，硬盤中按照保存期限以及部門進(jìn)行文件分類儲(chǔ)存，每一個(gè)保管期限文件夾下存放該保管期限電子檔案的檔號(hào)文件夾以及目錄。電子文檔的歸檔時(shí)間：?jiǎn)T工邏輯上隨時(shí)存檔，理論上每周整理電子檔案并上交（附上《電子檔案登記表》），高管和董事會(huì)的電子檔案統(tǒng)一由董事長(zhǎng)助理存入硬盤，并做好《電子檔案登記表》；客服以及財(cái)務(wù)的電子檔案由部門內(nèi)部安排專人負(fù)責(zé)存入硬盤，并做好《電子檔案登記表》；其他部門每周整理，編號(hào)，登記存入部門內(nèi)部的硬盤，每月5號(hào)前統(tǒng)一交由行政部進(jìn)行歸檔（附上登記臺(tái)賬）。每年12月底，行政部對(duì)各部門的電子硬盤進(jìn)行收集，將當(dāng)年所有電子文檔統(tǒng)一歸檔在一個(gè)硬盤中，打印《電子檔案登記表》（首頁(yè)及其續(xù)頁(yè)），與該硬盤一起歸檔保存。四、工作責(zé)任：各部門人員將歸檔工作納入績(jī)效考核要求。離職人員離職交接單，需有檔案交接，由檔案管理員簽字，離職財(cái)務(wù)文件方能有效。五、行政部專設(shè)檔案室，檔案員（可由行政專員兼管）；附：《資料歸檔記錄表》，《檔案交接表》，《電子檔案登記表》，《電子檔案移交與接收登記表》附件一：檔案歸檔記錄表附件二檔案交接表交接檔案名稱內(nèi)容描述移交檔案數(shù)量移交檔案編號(hào)存檔時(shí)間儲(chǔ)存期限檢驗(yàn)內(nèi)容部門名稱移交（立檔）部門接收部門（檔案館）準(zhǔn)確性檢驗(yàn)完整性檢驗(yàn)填表人（簽名）年月日年月日審核人（簽名）年月日年月日附件三電子檔案登記表單位：部門：電子檔案名稱題名形成時(shí)間檔案稿本數(shù)量檔案類別負(fù)責(zé)人保管期限附件四電子檔案移交與接收登記表交接工作名稱內(nèi)容描述移交電子檔案數(shù)量移交數(shù)據(jù)量載體起止順序號(hào)移交載體類型規(guī)格檢驗(yàn)內(nèi)容單位名稱移交（立檔）單位接收單位（檔案館）準(zhǔn)確性檢驗(yàn)完整性檢驗(yàn)可用性檢驗(yàn)安全性檢驗(yàn)載體外觀檢驗(yàn)填表人（簽名）年月日年月日審核