工作郵件寫作基本要求

工作郵件寫作基本要求2018年10月10日郵件的重要性基本要求其他需要注意的地方目錄123郵件一般用于工作、商務(wù)上,性質(zhì)決定了它的重要性。不太正式的,就QQ吧。郵件是代表公司形象的重要方式之一,尤其是郵件的統(tǒng)一性、規(guī)范性。收件方可能是群體,可能被轉(zhuǎn)發(fā),甚至被截獲；副本存服務(wù)器上。見“信”如見人?！拔摇焙苤匾止ぷ餍再|(zhì)公司形象個(gè)人形象公共媒介郵件的目的目的需要對(duì)方做什么分享和交流向?qū)Ψ秸f明什么郵件的重要性基本要求其他需要注意的地方目錄123基本要求——三思而“寫”溝通是雙向的——只有當(dāng)你的信息被對(duì)方接受并充分理解后，溝通才能算完成。溝通存在問題，往往是因?yàn)橐环矫孀晕冶磉_(dá)不清楚，另一方面是沒有考慮到對(duì)方對(duì)此事件的了解程度等背景信息。所以，在寫郵件前請(qǐng)先停下來幾分鐘，考慮一下收件人:與收件人的關(guān)系郵件內(nèi)容與收件人有多大關(guān)系收件人對(duì)此郵件中所述事件的前因后果了解多少收件人讀信后的反應(yīng)、感受收件人對(duì)此郵件中的事件是否感興趣基本要求——好的開頭是成功的一半效率時(shí)代，時(shí)間就是金錢！一般來講，現(xiàn)代人是不會(huì)花太多時(shí)間去通篇看完郵件的。因此，郵件內(nèi)容的最前面幾行，就決定了是否繼續(xù)讀下去的必要。所以，務(wù)必將要點(diǎn)放在郵件開頭，然后才是展開陳述。哪些信息是要點(diǎn)呢？匯報(bào)/研究的概要結(jié)論、新發(fā)現(xiàn)問題、不一樣的新問題要詢問什么問題要發(fā)送什么文件？為什么要發(fā)給對(duì)方要陳述什么觀點(diǎn)要征詢什么意見要給予什么建議為什么要表示感謝或道歉基本要求——如何開言用兩、三個(gè)能簡(jiǎn)潔地表達(dá)主要觀點(diǎn)的句子，來開始你的郵件。有時(shí)候，只需幾個(gè)詞或一兩個(gè)短句就能引出要點(diǎn)：例如1：12年第4季度產(chǎn)值分配表的提交時(shí)間快到了，你們填得怎么樣了？——詢問進(jìn)度。例如2：你發(fā)的勘察圖紙模板，對(duì)我們十分有幫助，非常感謝！——表示感謝。如果是回復(fù)對(duì)方問題，應(yīng)先將問題陳述或概括一下（也可直接引用），尤其是對(duì)方郵件內(nèi)容很多時(shí)，再進(jìn)入要點(diǎn)：例如：會(huì)議紀(jì)要中提到的車輛問題，暫時(shí)只能用院車+零散租車方式來解決，主要是為了節(jié)約成本，后期會(huì)考慮租個(gè)長(zhǎng)租車?；疽蟆獌?nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要一封讓人讀起來舒暢的郵件應(yīng)該簡(jiǎn)明扼要、層次清晰、邏輯性強(qiáng)。要點(diǎn)出現(xiàn)在最開始，其他信息都和要點(diǎn)相關(guān)，這樣收件人不需費(fèi)勁就能知道郵件的主題。但是在組織信息時(shí)也會(huì)存在困難，不妨考慮下面因素件。是否沒有考慮寫作的目的、收件人的信息、寫作的要點(diǎn)、對(duì)方質(zhì)疑的問題等就直接寫了。如果是這樣，就要試著將信息重新組織一下。是否有多余信息。牢記:正文應(yīng)該是對(duì)重要信息的支撐、解釋和擴(kuò)展。如果不是，就趕緊去掉。是否寫著寫著就跑偏了。有時(shí)我們寫郵件剛開始時(shí)緊緊貼著主題，隨著內(nèi)容增加，慢慢就跑題了，尤其是內(nèi)容比較多時(shí)。是否想寫的主題太多。一般來講，一封郵件對(duì)應(yīng)一個(gè)主題，若主題太多務(wù)必分開多個(gè)郵件。基本要求——書寫格式郵件書寫格式郵件標(biāo)題稱呼正文祝頌語落款簽名聯(lián)系方式等小學(xué)生都會(huì)的，你還不會(huì)？基本要求——強(qiáng)調(diào)的強(qiáng)調(diào)主題要明確語言要流暢內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要、越短越好基本要求——濫發(fā)郵件是犯罪濫發(fā)犯罪浪費(fèi)收件人時(shí)間、精力，浪費(fèi)網(wǎng)絡(luò)帶寬和存儲(chǔ)資源慎選花哨功能過多的圖片、表情符號(hào)，可能適得其反，關(guān)鍵看與收件人關(guān)系基本要求——標(biāo)題、收件人、抄送標(biāo)題郵件標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于今后查詢、檢索。盡可能避免出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。收件人郵件的主送人，即與本郵件有直接關(guān)系的人，需要直接響應(yīng)本郵件的人。地址要及時(shí)更新。抄送需要告知的人，只是讓其知道有這么回事就行，不需要直接響應(yīng)或協(xié)助響應(yīng)的人，可以是上、下、平級(jí)人物?；疽蟆占?、抄送之別應(yīng)當(dāng)根據(jù)郵件的內(nèi)容及發(fā)文、收文部門（或個(gè)人——為簡(jiǎn)便，以下統(tǒng)一稱為“主送人”、“抄送人”）的隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍確定主送人。上行文（向上級(jí)請(qǐng)示）應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持一個(gè)主送人的作法，不能多頭主送。多頭主送往往造成受文人之間相互推諉或產(chǎn)生矛盾、抵觸，反而不利于問題盡快解決。抄送人是指除主送人外需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容的其他有關(guān)的人。抄送范圍得當(dāng)，有助于公文處理，否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費(fèi)。向下級(jí)或同級(jí)的重要郵件，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)，一般不越級(jí)抄送。隔級(jí)溝通:下級(jí)因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)抄送被越過的上級(jí)；上級(jí)越級(jí)向下級(jí)行文時(shí)，可以抄送受文人的直接上級(jí)。郵件的重要性基本要求其他需要注意的地方目錄123其他需要注意的地方——修辭撰寫郵件前，不妨想到此時(shí)是面對(duì)面，而不是面對(duì)鍵盤與屏幕，這樣可以讓語氣更生動(dòng)、更溫暖一點(diǎn)。書寫時(shí)要較口語對(duì)話，再稍微正式一點(diǎn)。設(shè)想對(duì)方看了你的信之后可能有的觀點(diǎn)，也就是要在別人的思考里思考。了解對(duì)方和你一樣都是大忙人，講重點(diǎn)即可。多一點(diǎn)體貼，想辦法讓你的郵件，看起來簡(jiǎn)短扼要，有親和力但不失禮。用詞恰當(dāng)嗎？尤其是最后請(qǐng)示用語，如請(qǐng)批準(zhǔn)、懇望批準(zhǔn)等，慎用望批準(zhǔn)（語氣略帶下行）。落款簽名：你的信息更新了嗎？其他需要注意的地方——前后是重點(diǎn)電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是說，重點(diǎn)在最前面的第一段。如果信件很長(zhǎng)，最好在結(jié)尾的部分，再度強(qiáng)調(diào)第一段的重點(diǎn)。其他需要注意的地方——日期、時(shí)間你說的下個(gè)月或下周三到底是什么時(shí)候?是下個(gè)月的下周三？暈了。。。因此，最好改成下個(gè)月(8月)或下周三(3月7日)時(shí)間也要明確，上午還是下午？下午5：30分，或17：30分其他需要注意的地方——回復(fù)、檢查回復(fù)郵件在原有基礎(chǔ)上直接回復(fù)（持續(xù)的回復(fù)），勿再另起新郵件名，有來有往，便于后來者了解前因后果、來龍去脈。若內(nèi)容太多或太長(zhǎng)，可先將對(duì)方問題復(fù)述一下，再針對(duì)性的回復(fù)。檢查郵件寫完后，先仔細(xì)檢查一遍，并默讀出來，檢查是否流暢、得體。重要的是，檢查附件是否帶上了。回復(fù)郵件時(shí),切勿只帶個(gè)附件了事,而在正文中只字不寫,那是對(duì)人的不尊重。其他需要注意的地方——易忽略的問題常見容易忽略的問題轉(zhuǎn)發(fā):應(yīng)將轉(zhuǎn)發(fā)郵件的主旨或轉(zhuǎn)發(fā)者的個(gè)人看法再強(qiáng)調(diào)一下，而不是簡(jiǎn)單的裸轉(zhuǎn)。正方