武岡市建茂貿易有限公司采購業(yè)務賬務一體化流程優(yōu)化

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計Ⅱ目錄TOC\o"1-3"\h\u80671武岡市建茂貿易公司簡介 .67建茂貿易在原材料采購途中，混凝土、河沙碎石、水泥等等都由老板于相應商家直接對接，且無數(shù)據(jù)記載，同時也未能有明確的原材料盤點，有時金額會出現(xiàn)一定的誤差。這樣會影響建茂貿易每月結存、購進情況，在填制憑證、登賬時，發(fā)生計算上和登記上的錯誤，從而出現(xiàn)賬實不符。最大的金額達到2860，對建茂貿易在經(jīng)營過程中對各種材料的清點會有誤差，損害公司的利益，同樣也會影響應交稅費的繳納情況，具體的數(shù)據(jù)如上表2.2所示。2.3應交增值稅與實際賬面進項稅差額大在應交增值稅和實際賬面上出現(xiàn)了差額，很大程度上是因為建茂貿易票據(jù)沒到位，會計人員出現(xiàn)賬務登記錯誤，使得申報金額是錯誤的，出現(xiàn)實際繳納的稅金繳納比應交稅費多，在財務工作中因此出現(xiàn)了幾次在稅額上的錯誤，會形成重復征稅的問題，使建茂貿易進行不良產(chǎn)業(yè)方向調整，不利于建茂貿易的發(fā)展。其次也會導致老板收到的貨款與下發(fā)的工資形成壓縮，利潤空間減少，同時也會導致下一季度對納稅項目的精確計算。如果應交增值稅與實際繳納的稅費差額過大，如果相差很小，可以忽略不記，但建茂貿易稅費差額相差上千，會增加其財務工作量，影響公司賬務處理，加大財務壓力。表2.3納稅項目表納稅項目應交進項稅應交銷項稅應交進項稅轉出應交增值稅實際繳納稅費實際差額第一季度8037234650708181001019第二季度98788838708766101001334第三季度67360575805964599430第四季度8517659741754979003513建茂貿易采購業(yè)務及賬務處理存在問題的原因分析3.1缺少采購資金管理制度在工程開發(fā)材料采購上，該企業(yè)是以自購自用的方法。老板自身采購時，沒能和財務說明，影響賬務處理。所采購的物資型號、規(guī)格，有時直接導致采購預算不準。且自行調貨，缺乏記載，也使得采購管理工作的隨意性較大，這都是對采購資金管理工作的重視程度不夠，沒有一個完整的管理制度。再此基礎上，可以整改采購資金管理制度，規(guī)定再每一筆采購資金上應該有明確的記載，并且及時的傳達至財務處。3.2賬務處理不及時對于購入工程所需的各項器材時，“器材采購”未能及時登記入賬，其中包括買價、手續(xù)費、保險費等科目。由于器材購進較多，數(shù)目較大，原材料達到?jīng)]能及時記賬，時間一長使得之后登記賬簿時，賬務處理混亂，出現(xiàn)漏記、少記。出現(xiàn)驗收后不需要安裝的器材直接登入了“設備投資”從而導致賬務人員對此器材采購的忽略，可能重復購買，導致某些時候資金會出現(xiàn)不夠或者緊張。而費用不及時報銷，會占用建茂貿易的資金。加上目前的采購資金管理不夠規(guī)范，導致賬務處理不及時。3.3賬務處理錯誤建茂貿易在賬務處理上由于登記不及時，引起多個賬務金額登記至其他科目中去，而工程類的科目眾多，需要一一逐筆登記，賬表與基本建設賬表混淆的情況下，導致建茂貿易賬務處理錯誤。有關類似問題，如：會計人員借貸原理不熟悉，借貸反向或錯借錯貸、會計處理基礎運用不當，造成收入、費用、盈虧數(shù)字錯誤等。4建茂貿易采購業(yè)務賬務一體化流程優(yōu)化4.1優(yōu)化采購資金及庫存管理4.1.1采購資金申請及使用流程從建茂貿易角度建立采購資金申請流程，規(guī)定一些采購人員，老板和財務一同負責監(jiān)控資金，明確相關采購資金申請人員授權審批，完善采購程序，做好領用登記。首先，建茂貿易由于所管工程較大，所以在每個工程上安排一個項目負責人，工程資金采購按工程進度發(fā)放，減少老板的工作量，提高工程效率，由項目負責人進行物資采購策劃，如果資金較少，可以自行采購，如果資金過大，需由老板審核，簽字同意之后，再進行資金采購，具體流程如圖4.1所示。圖4.1資金申請流程圖4.1.2采購資金管理制度針對建茂建茂貿易的問題，需要在采購問題上去控制采購的風險，不僅僅要發(fā)揮財務、各類人員的監(jiān)管，還要使資金結構科學化，減少財務浪費，在采購方面提升專業(yè)水平。建茂建茂貿易的老板要在采購資金的管理上集中控制、強化監(jiān)督、嚴謹對待、講其績效。在多個工程項目下，老板可以找到能夠長久合作的供應商，在各個項目雇傭一個總包工頭，自行將采購工作放出去讓總的包工頭們負責去供應商那采購，老板每月清查一次采購的各類信息，保護自己的利益。而采購人員負責核定供應商提供貨物的結算金額、結算數(shù)量、經(jīng)銷天數(shù)、結算信息、材料流轉情況、資金的流量報告。首先，老板可以在分包工程時，自己核算一個大概的金額給總分工頭，包工頭可以根據(jù)工程規(guī)模大小，購進材料，合理節(jié)約的使用固定資金，并且有一個賬本記錄好資金的構建、驗收、調出調入、內部轉移等。本建茂貿易大多以短期工程為主，所以每個星期可以向老板發(fā)送固定資金的清查和盤點情況，材料的使用由使用者簽字記錄，優(yōu)化資金結構。4.2規(guī)范原始憑證傳遞流程4.2.1原始憑證歸集采購業(yè)務需要合同、采購發(fā)票、運輸發(fā)票、入庫單等原始憑證，所有的原始憑證不能遺失。對于原始憑證需要正確的歸集處理，具體的如下表：表4.1原始憑證歸集表流程原始憑證歸集采購申請采購申請單、采購審批單簽訂采購合同采購合同付款銀行回單、收據(jù)、采購發(fā)票等驗收驗收單、入庫單4.2.2原始憑證傳遞流程建茂貿易公司在采購內容上首先應該通過老板審核，審核完老板通過之后將采購發(fā)生的合同請購單、付款單據(jù)、入庫單等等送至財務人員中審批，是否滿足原始憑證真實性、合法性的要求，再進行報銷處理。同時老板若自行采購所收集的原始憑證應當和項目負責人一同送至財務人員處，讓財務人員及時的根據(jù)原始憑證填制記賬憑證，再登記各類明細分類賬，最后再登記總賬，具體的原始憑證傳遞流程如下圖所示：圖4.2原始憑證傳遞流程圖4.3規(guī)范賬務處理4.3.1賬務處理的基本流程建茂貿易在領用時有請款單、材料入庫單、限額領料單等原始憑證。在付款時應該有采購合同，訂單，收貨單，發(fā)票等原始憑證。在工程結算報賬時需要有工程承包合同、工程結算書、工程驗收資料、相關發(fā)票等原始憑證。這些原始憑證經(jīng)過業(yè)務人員審批之后，需及時送至會計人員，由會計人員在兩天內進行賬務處理。4.3.2正確歸集賬務處理根據(jù)建茂貿易在采購流程，規(guī)范相關流程的賬務處理，具體處理如表4.2所示。表4.2賬務處理表預付貨款借：預付賬款貸：銀行存款票到貨未到到貨前：借：在途物資應交稅費—應交增值稅（進項稅額）

貸：預付賬款／銀行存款到貨后：借：工程物資貸：在途物資票到貨到借：工程物資應交稅費—應交增值稅（進項稅額）

貸：預付賬款／銀行存款5總結由于建茂貿易內部管理控制缺乏科學性，在采購體系中也不完善，沒有落實到位，所以在采購過程中出現(xiàn)了許多問題。如：貨幣資金賬實不符、原材料賬實不符、應交稅費科目與實際繳納稅款差額大等問題展開探討，發(fā)現(xiàn)了其原因是缺少采購資金管理制度、賬務處理不及時、賬務處理錯誤。針對這些原因，首先應該規(guī)范建茂貿易原始憑證傳遞流程與歸集，規(guī)范賬務處理。并對此提出了相應的設計方案，希望通過本文優(yōu)化采購業(yè)務設計流程形成一