大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)（第六版）課件 05 辦公軟件基礎(chǔ)知識與功能設(shè)計

第五章辦公軟件基礎(chǔ)知識與功能設(shè)計5.1辦公軟件包

5.2文字處理軟件

辦公軟件是為辦公自動化服務(wù)的各種應(yīng)用程序。此類軟件的運用使得傳統(tǒng)的辦公方式完全計算機(jī)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和多媒體化，工作效率大幅提高。使用辦公軟件解決日常工作學(xué)習(xí)中的文字編輯、表格計算、內(nèi)容展示成為必須掌握的基本技能?，F(xiàn)代辦公涉及對文字、數(shù)字、表格、圖表、圖形、圖像、語音等多種媒體信息的處理，需要用到不同類型的辦公軟件。本章將以MicrosoftOffice2016辦公軟件為基礎(chǔ)，重點介紹文字處理、表格制作和數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、幻燈片制作等軟件的基本概念、功能設(shè)計及操作原理。軟件的使用和操作技巧將在配套實驗教程中詳細(xì)講解。5.1辦公軟件包

辦公軟件包是為辦公自動化服務(wù)的系列套裝軟件，很多功能整合在一起使得包中各軟件之間能夠共享，并且都是應(yīng)用于辦公任務(wù)。辦公軟件一般主要包括文字處理軟件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的電子表格應(yīng)用軟件、制作幻燈片的演示文稿軟件、桌面排版軟件等。常用的辦公軟件包有微軟公司的MicrosoftOffice、金山公司的WPSOffice和無錫永中軟件的永中Office。這些辦公軟件都具有很強(qiáng)的辦公處理能力和方便實用的界面設(shè)計，深受廣大用戶的喜愛。MicrosoftOffice

MicrosoftOffice是微軟影響力最為廣泛的產(chǎn)品之一，是一套裝辦公軟件，并為WindowsPhone（微軟的移動設(shè)備）、AppleMacintosh（蘋果公司個人計算機(jī)）、iOS（iPhoneOS是蘋果公司移動設(shè)備）和Android操作系統(tǒng)開發(fā)了辦公軟件版本。軟件產(chǎn)品種類類

別簡述功能和用途W(wǎng)ord圖文編輯工具用來創(chuàng)建和編輯具有專業(yè)外觀的文檔，如信函、論文、報告和小冊子Excel數(shù)據(jù)處理程序用來執(zhí)行計算、分析信息以及可視化電子表格中的數(shù)據(jù)PowerPoint幻燈片制作程序用來創(chuàng)建和編輯用于幻燈片播放、會議和網(wǎng)頁的演示文稿Access數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)用來創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫和程序來跟蹤與管理信息Outlook電子郵件客戶端用來發(fā)送和接收電子郵件；管理日程、聯(lián)系人和任務(wù)；記錄活動OneNote筆記程序用來搜集、組織、查找和共享筆記和信息Publisher出版物制作程序用來創(chuàng)建新聞稿和小冊子等專業(yè)品質(zhì)出版物及營銷素材VisioViewer圖表信息查看程序通過創(chuàng)建與數(shù)據(jù)相關(guān)的Visio圖表（而不使用靜態(tài)圖片）來顯示數(shù)據(jù)

Skype

通信服務(wù)程序用來支持隨時隨地與參加會議和通話的人員聯(lián)系，并支持即時消息、

音頻和視頻呼叫、豐富的在線會議和一系列Web

會議功能OneDrive在線存儲服務(wù)程序用于使用多種設(shè)備便捷訪問或同步文檔的在線存儲服務(wù)Office2016軟件包金山WPSOffice

WPSOffice是由金山公司自主研發(fā)的一款國產(chǎn)品牌辦公軟件套裝。金山公司經(jīng)過潛心研發(fā)，不斷改進(jìn)升級，1997年推出了Windows版的WPS97，1999年推出了WPS2000，2001年5月改名為WPSOffice。目前的較新版本是WPSOffice2019，版本覆蓋Windows、Linux、Android、iOS等多個平臺，支持桌面和移動辦公。永中Office

永中Office（永中集成Office），是由無錫永中軟件股份有限公司自主研發(fā)的一款基礎(chǔ)國產(chǎn)辦公軟件。提供了一個整合了文字處理、電子表格、簡報制作和PDF閱讀4個應(yīng)用的集成應(yīng)用，同時還提供了文字、表格和簡報這3個獨立的應(yīng)用，支持桌面辦公和移動辦公。可以全面兼容Windows、Linux、Android、iOS等多個平臺等特色優(yōu)勢。目前的新版本為永中Office2019。5.2文字處理軟件

5.2.1文字處理概述

文字處理軟件是指在計算機(jī)上輔助人們制作文檔的計算機(jī)應(yīng)用程序。5.2.2文字處理的基本概念

1．制作文檔的基礎(chǔ)知識（1）開本：指拿整張印刷用紙裁開的若干等分的數(shù)目做標(biāo)準(zhǔn)來表示書刊幅面的規(guī)格大小。國產(chǎn)紙張幅面為78.7×109.2cm，16等分為16開，大小為18.4×26.0cm，稱16開國際紙張幅面為88.9×119.4cm，16等分為大16

，大小為21.0×29.7cm，稱A4（2）扉頁：指在書刊封面之內(nèi)印著書名、著者等項的一頁，或者是封面后或封底前與書皮相連的空白頁。在書籍中，一般都有扉頁。（3）版心：版心是指書刊或文檔頁面除去周圍頁邊距，剩余的正文和圖版部份，也就是排版有效范圍。（4）版面：版面是指書刊或文檔頁面上正文、圖畫和其它對象的編排方式，也稱版式。（5）書籍或文檔內(nèi)容：制作一本具有專業(yè)水準(zhǔn)的書籍和文檔，需要充實的書籍和文檔內(nèi)容是必不可少的東西。2．文本和表格內(nèi)容文本：文字或符號組成的內(nèi)容，是文檔最基本的內(nèi)容，所有的文本編輯器都可以對其編輯。文本內(nèi)容可分為標(biāo)題和正文：標(biāo)題：分為多級，系統(tǒng)中默認(rèn)為9級，一般文檔設(shè)三至五級標(biāo)題即可；標(biāo)題是對問題描述的概括，同時是生成目錄的基礎(chǔ)。正文：對問題的描述，一般以自然段方式組成。行：當(dāng)輸入文字?jǐn)?shù)量超過頁面有效寬度時，段落就自動換到下一行，這樣就形成了行的概念自然段（段落）：由一行或多行的文字組成有了段落與行概念，在操作上，就有段落和行的選擇、編輯等操作。表格：有表頭的數(shù)據(jù)行列有序排列，由行列形成的單元格組成。3．對象對象：融合了一種或多種程序中的組件而形成的獨立操作單元。組件是指具有獨立數(shù)據(jù)和功能的程序代碼所形成的“部件”。如文本框是由框與文本組合的對象，藝術(shù)字是可變形文字對象平面幾何關(guān)系：對象都有自己的占位符，與文本形成環(huán)繞的幾何關(guān)系，與其它對象形成的平面的幾何關(guān)系等。依據(jù)對象的性質(zhì)生成的方式不同，可分為四類：常規(guī)對象、特殊對象、動態(tài)對象和ActiveX控件。動態(tài)對象是指遵循自有規(guī)范的代碼，并能運行生成的對象，也稱域，如創(chuàng)建和更新目錄、創(chuàng)建和更新索引、創(chuàng)建交叉引用，頁碼、表格中公式或文本中插入或更新的域等。動態(tài)對象創(chuàng)建后，隨條件變化，通過更新便可更改對象的顯示結(jié)果，事實上它是通過在局部插入自有規(guī)范的代碼來實現(xiàn)的，表現(xiàn)為后臺是代碼，前臺用戶看的是內(nèi)容的“效果”。域是文檔中唯一具有名字的代碼，有三要素：域名字、域特征字符和域結(jié)果。4．視圖視圖是指具有專屬顯示內(nèi)容所對應(yīng)的特定操作功能和任務(wù)的人機(jī)交互界面。在Word2016中有如下視圖：（1）草稿視圖也稱普通視圖，它主要顯示標(biāo)題、正文和表格等內(nèi)容，最適合文本輸入、編輯和格式設(shè)置。可直接查看、插入和刪除（Delete）分隔符（分頁符、分節(jié)符、分欄符等）。其他視圖沒有此功能。草稿視圖不顯示頁面邊距、分欄、頁眉頁腳和背景、圖片等元素。（2）頁面視圖以頁面為單位，顯示文檔中文本、表格和對象等所有內(nèi)容，并可使用所有功能對其編輯排版操作，也是用戶編排文檔中使用最多的視圖。在頁面視圖中看到的外觀效果，也就是打印外觀可以顯示出頁面大小、布局排版，編輯頁眉和頁腳，查看、調(diào)整頁邊距，處理分欄及圖形對象，以及其它各種對象?？梢酝ㄟ^選項設(shè)置顯示分隔符，并對其操作。（3）閱讀視圖以圖書的分欄樣式顯示文檔，最適合閱讀長篇文章。該視圖將功能區(qū)等隱藏起來，僅顯示“閱讀版式”和“審閱”工具欄，便于擴(kuò)大顯示區(qū)且方便用戶進(jìn)行閱讀和審閱編輯。如果字?jǐn)?shù)多，它會自動分成多屏。在該視圖下同樣可以進(jìn)行文字的編輯工作，視覺效果好，眼睛不會感到疲勞。（4）Web版式視圖以網(wǎng)頁效果的形式顯示文檔，文檔中的頁眉頁腳被隱藏了起來，分頁符和分節(jié)符被顯示。該視圖適用于用在Word中發(fā)送電子郵件和創(chuàng)建、編輯網(wǎng)頁。（5）大綱視圖主要用于設(shè)置和顯示文檔中的標(biāo)題的層次結(jié)構(gòu)，即文檔的結(jié)構(gòu)。可以折疊和展開各種層次的標(biāo)題和對應(yīng)的正文，進(jìn)行文檔的整體大綱結(jié)構(gòu)設(shè)計和編排。通過移動、復(fù)制和重新組織文檔結(jié)構(gòu)，因此特別適合編輯那種含有大量章節(jié)的長文檔，能讓你的文檔層次結(jié)構(gòu)清晰明了，并可根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整。在大綱視圖中不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、圖片和背景，及排版效果，突出大綱結(jié)構(gòu)。5．格式（裝飾）對內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一的裝飾或修飾的規(guī)范管理方式，分為：模板、樣式和格式化三種方式。（1）模板：Word中內(nèi)置的包含固定格式設(shè)置和版式設(shè)置的固定范本文件（DOT或DOTX），用于幫助用戶快速生成特定類型的Word文檔。在Word中，除了默認(rèn)的通用型空白文檔模板之外，還內(nèi)置了多種文檔模板。Office網(wǎng)站還提供了證書、信函、獎狀、名片、簡歷等特定功能模板。借助這些模板，可以創(chuàng)建比較專業(yè)的Word文檔。（2）樣式：具有命名的應(yīng)用于文檔中的一組格式命令組合（集合）每種樣式都有惟一確定的名稱，如標(biāo)題1、標(biāo)題2、...、標(biāo)題9和正文。它是對整個文檔的各級標(biāo)題和正文進(jìn)行格式化的統(tǒng)一修飾規(guī)范。（3）格式化：指對局部內(nèi)容的手工裝飾或修飾，使其規(guī)范化。使用菜單項或面板或工具按鈕來設(shè)置正文和標(biāo)題的統(tǒng)一字體，對齊方式和段落等。工具按鈕中 按鈕是常用于格式復(fù)制的工具。6．布局（排版或版式）指各種內(nèi)容在平面上分布的幾何排列位置和關(guān)系，從文字編輯來看稱為版面排版。版面：指文檔中每一頁上文字、圖畫的編排方式。兩類：整體文檔的頁面布局和局部的對象布局。（1）頁面布局用于對頁面的文字、背景、常用對象和頁面版面進(jìn)行格式設(shè)置。包括以下幾方面：①

主題：更改整個文檔的總體設(shè)計，包括顏色、字體和效果。②

頁面設(shè)置：包括頁面方向、頁邊距、紙張大小方向和版式設(shè)置。其中，版式是指節(jié)的起始位置、頁眉頁腳和頁面垂直對齊方式進(jìn)行具體設(shè)置。③

頁面背景：頁面水印、顏色和邊框的設(shè)置。（2）對象布局正文與對象、對象與對象的平面幾何位置關(guān)系稱為對象布局。①文字針對對象的排列稱為對象的環(huán)繞方式。在Word中，環(huán)繞方式被指“排列”（頁面布局→排列），包括排列位置、文字環(huán)繞和對象針對文字自動換行。②

對象與對象呈現(xiàn)相鄰、疊加、覆蓋和包涵等關(guān)系。在Word中，為上移一層、下移一層和組合等關(guān)系。7．標(biāo)記標(biāo)記字面解釋為表明特征的記號。在此為標(biāo)識或命名或地址名等，解釋為以便系統(tǒng)識別內(nèi)容而對其實現(xiàn)某種功能做的“記號”。標(biāo)記外表看上去是符號，實際上它是一種功能或效果。如有了回車符標(biāo)記形成的段落，就可以對該段落進(jìn)行對齊方式和字體設(shè)置等操作。只有相應(yīng)的標(biāo)記或命名的內(nèi)容，系統(tǒng)才能夠識別或“認(rèn)識”該內(nèi)容。（1）文本的段落標(biāo)記：回車符用來標(biāo)記段落用的，需要提醒的是沒有文本內(nèi)容的回車符（只有回車符），也是一個段落，它說明此處可以輸入文字形成段落。由回車符標(biāo)記自然段形成段落。合并兩個自然段（段落），刪除兩者間的回車符即可。行：當(dāng)文字輸入數(shù)量超過頁面有效寬度時，系統(tǒng)就自動換到下一行，因此自動換行形成的行是沒有標(biāo)記。33（2）標(biāo)題的標(biāo)記：實心點表明文檔中此標(biāo)題已被系統(tǒng)標(biāo)識，系統(tǒng)便可識別，或自動生成目錄。注意：沒有被標(biāo)識的內(nèi)容和標(biāo)題，統(tǒng)稱或默認(rèn)為“正文”，不能生成目錄或被系統(tǒng)識別，可用手工操作。用樣式的“標(biāo)題X”（X表示1或2…9，表示9級標(biāo)題）設(shè)置文檔標(biāo)題時，在文檔標(biāo)題的前端會出現(xiàn)一個實心點，即標(biāo)題標(biāo)記，此標(biāo)題已標(biāo)識?！罢摹痹O(shè)置文本或段落，則為正文，在文檔中文本除樣34（3）文檔的標(biāo)記：分隔符分隔符是將文檔內(nèi)容分散成多個部分的標(biāo)識，它不僅僅是一種效果，也是一種功能。（在草稿視圖中可見）在文字中插入分隔符，強(qiáng)行達(dá)到一種效果有利于排版，如分欄符。分隔符包括：換行符、分頁符和分欄符等。①換行符指人為插入將文字強(qiáng)行換入下一行顯示的標(biāo)識，并以向下的箭頭標(biāo)注。與回車符的作用不同，它不代表增加新的段落。②分頁符指人為插入把文本內(nèi)容強(qiáng)行轉(zhuǎn)入下一頁顯示的標(biāo)識，并以貫穿屏幕的虛線加“分頁符”標(biāo)注。作用：把從鼠標(biāo)定位之后的文字強(qiáng)行劃分為第二頁，頁面會重排版。自動分頁：虛線，沒有文字標(biāo)注。此類分頁會隨著文檔內(nèi)容的插入和35③分欄符指人為插入把文本內(nèi)容強(qiáng)行轉(zhuǎn)入下一欄顯示的標(biāo)識，并以貫穿屏幕的虛線加“分欄符”標(biāo)注。當(dāng)文檔中有文本已設(shè)置為兩欄或多個分欄時，用戶可以在已分欄的文本中任意位置插入分欄符，使插入點以后的文本內(nèi)容強(qiáng)制轉(zhuǎn)入下一欄顯示。一般的文字分欄方法就是按先左后右的方法，把左面的欄排滿后才排右面的欄。但是有的時候會想要強(qiáng)迫從文字中間分欄至下一欄，這個時候就可以用分欄符。36（4）文檔的標(biāo)記：分節(jié)符將文檔內(nèi)容分成可以獨立格式設(shè)置的以節(jié)為單元的標(biāo)識，并以橫向貫穿屏幕的雙虛線加有“分節(jié)符”標(biāo)注。（在草稿視圖中可見）目的：將此部分文本確定為節(jié)，并為后續(xù)對節(jié)進(jìn)行獨立的操作，同時達(dá)到某種效果。37不同情況需要插入分節(jié)符形成獨立的節(jié)“章”和奇偶頁的頁眉不同（頁眉和頁腳，以及頁碼）特殊頁面設(shè)置（頁邊距、紙張大小方向和版式）分欄系統(tǒng)自動插入連續(xù)分節(jié)符節(jié)的大小很靈活，并不受限制，一般以版面設(shè)置要求而定，此時分節(jié)符手工插入到文檔內(nèi)容中上下確切的位置即可。4種類型分節(jié)符：“下一頁”、“連續(xù)”、“奇數(shù)頁”和“偶數(shù)頁”區(qū)別“下一頁”分節(jié)符與分頁符的區(qū)別：前者分頁又分節(jié)，而后者僅僅起到分頁的效果。段落、標(biāo)題和節(jié)是概念，也都具有操作性，而其他（換行、分頁和分欄）僅僅是一種效果。38（5）常用對象的標(biāo)記：畫布或占位符指在頁面占有位置和一定大小面積的對象。畫布或占位符是一個獨立的區(qū)域?qū)ο?，選中時有個框或虛框，它所占的區(qū)域是為其它對象方便在其中（浮動方式）繪制、編輯和布置等處理，使得這些對象不受文本干擾。（6）域的標(biāo)記：一對大括號“{

}”域的標(biāo)記特征字符是指包圍域代碼的大花括號“{}”，它是通過特定的操作加入的這對域特征字符。一般可以按CTRL+F9組合鍵插入這對域標(biāo)記，此時稱為空“域”，在其中可以輸入代碼。39例如：在“xx”后1個“x”頂上加橫杠“ˉ”。按CTRL+F9組合鍵生成空“域”，在其中輸入域代碼：{eq\o(XX,\s\do2(ˉ

))}

，其中eq為域名；按下SHIFT+F9組合鍵，自動執(zhí)行后顯示為： ，形成域結(jié)果。由鍵盤直接輸入的大花括號“{

}”是字符不是域，系統(tǒng)不認(rèn)可。405.2.3

WORD

2016的功能設(shè)計與操作原理1．Word

文件設(shè)計Word創(chuàng)建和編輯的文件叫文檔，即有其自己的文件格式或擴(kuò)展名，主要設(shè)計有5類文件能夠?qū)ζ浔４婧痛蜷_：（1）自建文檔doc（2003之前）docx或docm（2016）基于Open

XML（可擴(kuò)展標(biāo)記語言）的文件格式的doc文件，現(xiàn)在微軟的Office

Open

XML（簡寫OOXML）文檔格式已成為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（doc+x）優(yōu)點：使用zip壓縮；有損壞組件（例如，圖表或表格）安全更好業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成性和互操作性更好Office套裝軟件都用有以“m”(Macro)（例如

.docm、.xlsm和

.pptm）結(jié)尾的文件擴(kuò)展名可以包含宏。（2）模板文件dot（2003之前）dotx（2016），可隨時方便使用模板創(chuàng)建和編輯文檔，用戶也可以自己創(chuàng)建模板。（3）網(wǎng)頁文件html或mhtml，將文檔保存或轉(zhuǎn)換為網(wǎng)頁文件，上網(wǎng)發(fā)布。（4）兼容文檔記事本的txt、寫字板的rtf

、OpenOffice文本的odt和可擴(kuò)展標(biāo)記語言的xml文件等。對其兼容文檔可打開并進(jìn)行編輯和保存。（5）轉(zhuǎn)換文檔轉(zhuǎn)換為Adobe公司的便攜文檔格式pdf，支持跨平臺（與操作系2．內(nèi)容設(shè)計和版式Word文檔中的內(nèi)容設(shè)計了五個基本部分和控件，包括文本、表格、常規(guī)對象、特殊對象和動態(tài)對象（域），以及ActiveX

控件，它們在幾何平面上的關(guān)系，即布局（稱版式）。（1）文本以段落方式存在和操作，分為正文與標(biāo)題用樣式來設(shè)置外觀。通過頁面設(shè)置，確定紙張大小（紙型）、頁邊距（即文本有效區(qū)域稱版心）和版式（節(jié)、頁眉頁腳和垂直垂直對齊方式）對文檔內(nèi)容在頁面上做整體布局。在不同的視圖界面進(jìn)行編輯操作。44（2）表格在Word文檔中設(shè)計有全套表格的使用、制作和編輯。表格具有分類清晰、方便宜用，以及最適宜表達(dá)數(shù)據(jù)及其關(guān)系等優(yōu)點表格的特殊作用是文字、圖片所不能取代的。創(chuàng)建和管理各種表格，而且通過調(diào)用外部表格文件，例如Excel電子表格文件，強(qiáng)化了Word的表格功能。45（3）常規(guī)對象大部分是圖形，包括了畫布或占位符、文本框、圖形、圖像、剪貼畫、藝術(shù)字、符號公式等，與文本融合在一起。通過柄的操作方式來改變其大小和形狀，通過組合功能將其整合成為一個整體。4647（4）特殊對象：頁眉、頁腳、頁碼、腳注、尾注和批注等，它們分別在版心上部、下部和右側(cè)面的頁邊距區(qū)域內(nèi)。通過插入或引用來實現(xiàn)的。頁眉和頁腳：通常顯示文檔的附加信息。腳注、尾注和批注等是對文檔內(nèi)容的注釋和說明。（5）動態(tài)對象通過自身域代碼命令獲取或提供自動更新的文檔相關(guān)信息，以及標(biāo)注內(nèi)容或生成新的對象。日期和時間、動態(tài)頁碼、48（6）ActiveX控件日歷、播放器和圖表繪制，以及窗口控件操作等ActiveX控件生成和編輯。用

“開發(fā)工具”主選項卡創(chuàng)建和編輯這些具有特定功能的ActiveX控件。49（7）平面版式和排版版式：如嵌入式、環(huán)繞式（四周型、緊密型、上下型、穿越型）、浮動式（上方、下方）、編輯環(huán)繞頂點式等四大類型。常規(guī)對象之間的疊放次序、重新組合和取消組合。排版：在頁面中，段落的位置設(shè)置操作時稱對齊方式，分為左對齊、居中、右對齊、兩端對齊和分散對齊5種。首行縮進(jìn)、左右縮進(jìn)、段前段后間距和行間距等。表格單元格中文本和文本框中的文本，以及其他文本都同樣503．功能設(shè)計和面板操作原理最基礎(chǔ)性功能為創(chuàng)建和刪除、鏈接和嵌入、編輯和排版。具體到某一個內(nèi)容上功能設(shè)計方式和原理有所不同，如創(chuàng)建有輸入、插入、引入、生成、粘貼、加載等等的方式。對Word主要功能是文字和表格處理、對象處理，以及頁面設(shè)置和排版就目前來看，功能界面設(shè)計分為兩種：一是面向“功能”劃分功能類別，即抽象功能，按相近的功能歸為同一類；二是面向“服務(wù)”劃分功能類別，即基于任務(wù)流程歸納和劃分515253對Word2016的工具類別與結(jié)構(gòu)進(jìn)行歸納，工具可分為四大類：主選項卡、動態(tài)選項卡、“文件”菜單和浮動工具欄，并由此四類構(gòu)成基本的兩層結(jié)構(gòu)，即選項卡和“文件”菜單為第一層，其下功能區(qū)面板和浮動工具欄為第二層，其上的工具可直接操作，如所示。5.2.4

WORD

2016的文檔制作流程1．長文檔的編輯和排版流程（1）新建文檔默認(rèn)空白文檔模板，進(jìn)行頁面設(shè)置。工具：文件菜單和頁面布局主選項卡設(shè)置紙張大小和頁邊距（2）輸入文字內(nèi)容和編輯輸入文字成，并進(jìn)行拼寫和語法檢查。全選文檔，按正文要求用正文樣式設(shè)置，包括：字體、段落等。工具：開始主選項卡（3）按要求插入分節(jié)符在“草稿視圖”中，插入并檢查分節(jié)符，將文檔分割成若干個“節(jié)”。一般封面為第一“節(jié)”，目錄為第二“節(jié)”，各章節(jié)均為后續(xù)連續(xù)的“節(jié)”，包括參考文獻(xiàn)和附件等。依據(jù)要求可插入“下一頁”或“奇數(shù)頁”或“偶數(shù)頁”分節(jié)符。56工具：頁面布局主選項卡的頁面設(shè)置面板中分隔符；（4）按要求用樣式設(shè)置各級標(biāo)題一般為3到5級標(biāo)題，即標(biāo)題1、標(biāo)題2……標(biāo)題5樣式來分別設(shè)置標(biāo)題，并按要求進(jìn)行必要的修改字體和段落。可用格式刷工具來復(fù)制同類標(biāo)題樣式。工具：開始主選項卡；（5）封面設(shè)置采用封面模板或自制封面；工具：插入（頁）和開始主選項卡；（6）制作表格按要求制作表格和表格標(biāo)題。57（7）插入各種常規(guī)對象繪制或插入各種組合圖、圖片、公式等常規(guī)對象，進(jìn)行編輯和布局（版式）。建超鏈接和交叉引用。工具：插入主選項卡（8）插入各種特殊對象制作腳注或尾注。按“節(jié)”分別插入頁眉或頁腳和頁碼。工具：插入和引用主選項卡58（9）生成動態(tài)對象和ActiveX控件：制作索引，先標(biāo)記索引項（選定關(guān)鍵詞，操作按鍵：Alt+Shift+X），而后在指定位置插入索引；在目錄頁，生成目錄或更改目錄（前提是標(biāo)題已由標(biāo)題樣式設(shè)置）。其它動態(tài)對象和ActiveX控件制作。工具：引用和開發(fā)工具主選項卡；（10）文檔最后檢查、校驗和打印。592．短文檔的撰稿、編輯和排版流程（1）新建文檔：默認(rèn)空白文檔模板或選用系統(tǒng)模板或自制模板，進(jìn)行頁面設(shè)置；（2）構(gòu)思和創(chuàng)建大綱：構(gòu)思整個文檔，在大綱視圖中，完成大綱編輯、修改和確認(rèn)，并按要求用樣式設(shè)置各級標(biāo)題：一般為3到5級標(biāo)題。（3）撰寫文字（正文、封面）、插入表格和繪制或生成各種常用對象，進(jìn)行編輯和排版；（4）插入分節(jié)符和各種特殊對象：在“草稿視圖”中，插入并檢查分節(jié)符，將文檔分割成若干個“節(jié)”。制作腳注或尾注。按“節(jié)”分別插入頁眉或頁腳和頁碼。（5）生成動態(tài)對象和ActiveX控件：標(biāo)記和插入索引、生成目錄。其它動態(tài)對象和ActiveX控件制作。（6）文檔最后檢查、校驗和打印。605.2.5

案例分析素材：5-2-3_案例分析素材.docx1．知識點此案例涉及頁面設(shè)置、標(biāo)題、目錄、索引、頁眉、頁碼、域、公式、腳注、批注、超級連接和交叉引用等知識點和操作。2．編輯排版要求（1）文檔分四部分編輯一部正規(guī)、完整的文檔。文檔分四部分，用“分隔符”中的“下一頁”隔開。第一部分為封面：標(biāo)題、已學(xué)習(xí)、已收藏、圖片、時間、標(biāo)簽和網(wǎng)址；第二部分為目錄：三級目錄；第三部分為正文：各章之間，用“分隔符”中的“奇數(shù)頁”或“偶數(shù)頁”分開；第四部分為索引。61（2）文檔基本要求頁面設(shè)置：頁面A4，頁邊距均為2

cm。封面設(shè)置：單獨一頁，文章標(biāo)題初號字楷體加粗，其他（已學(xué)習(xí)、已收藏、圖片、發(fā)布時間、標(biāo)簽和網(wǎng)址）3號字楷體加粗；其他內(nèi)容小3號字、宋體；均為居中、段落前后間距0行，單倍行距；圖片大小4.5

cm

7.2

cm，居中。正文格式：正文5號字、宋體，段落首行縮進(jìn)兩個漢字，前后間距0.5行，單倍行距。表格設(shè)置：表格標(biāo)題4號字，仿宋體、居中，表格內(nèi)容5號字、宋體、兩端對齊；表的標(biāo)題和表為單獨一頁，表格尺寸不要調(diào)整。表格頁頁面設(shè)置為：自定義紙張寬高：32cmx

29.7cm，頁邊距均為2cm。頁碼：在頁面的頁眉處右側(cè)插入頁碼。封面和目錄不超過一頁，不設(shè)頁碼。域：在封面“當(dāng)前時間：”后面插入當(dāng)前時間域，代碼如下。{Date

\@

"yyyy′年′m′月′d′日′"

\*

MergeFormat}”。超鏈接：在封面“網(wǎng)址：”后面插入網(wǎng)址超級鏈接。目錄設(shè)置：三級標(biāo)題，章四號字，節(jié)和小節(jié)五號字、宋體，段落間距0行，單倍行距。62（4）頁眉偶數(shù)頁頁眉一樣，均為文章標(biāo)題或書的標(biāo)題；奇數(shù)頁頁眉各章不同，為所在章或節(jié)或小節(jié)標(biāo)題，也就是說奇偶頁眉不同，奇數(shù)頁眉章不同；每章的起始頁均為奇數(shù)頁。頁眉上要有作者姓名和頁碼，均在右側(cè)；左側(cè)為裝飾圖，頁眉均為宋體小5號字。頁眉上加雙線邊框，頁腳加單線邊框。目錄頁開始設(shè)置頁眉；目錄頁頁眉為“目錄”，不設(shè)頁碼，其他同上。（5）目錄：三級目錄，目錄中包括索引；6個以上索引，索引放在最后一頁。（6）索引：6個以上索引，兩欄，有引導(dǎo)符頁碼。索引放在最后一頁。（7）其他：做腳注共2個，批注1個，數(shù)學(xué)公式1個，不做具體要求。635.2.5

案例分析3．制作流程分析此案例頁數(shù)不多，但內(nèi)容豐富。為了減少操作中不必要的矛盾和提高編排效率，先做整體性的設(shè)置，其次在做局部的編輯。首先在頁面視圖中，進(jìn)行文檔頁面設(shè)置；除表格單獨處理外，其他內(nèi)容全部選中，按正文格式設(shè)置，這是第一步；第二步，在草稿視圖中，按要求，章等開始頁插入奇數(shù)頁分節(jié)符，將文檔按節(jié)劃分；第三步，按標(biāo)題樣式，分為三級設(shè)置標(biāo)題。第四步，制作腳注、批注、數(shù)學(xué)公式；創(chuàng)建域、超級鏈接；單獨設(shè)置表格頁面；制作頁眉。第五步，制作封面和索引，最后完成目錄；4．效果圖見文件：

“C5.2.3案例分析-效果.pdf”或

“C5.2.3案例分析-作品實例.docx”64本節(jié)結(jié)束第5章辦公軟件基礎(chǔ)知識與功能設(shè)計5.3

電子表格軟件

電子表格（Spreadsheet）是指能夠?qū)?shù)據(jù)表格化顯示，并且對數(shù)據(jù)進(jìn)行計算與統(tǒng)計分析以及圖表化分析的計算機(jī)應(yīng)用軟件。

常見的電子表格有微軟Microsoft

Office家族中的Excel金山WPS

Office家族中的WPS表格永中科技Office家族中的永中表格。在眾多的電子表格中，Microsoft

Office家族的重要成員Excel是用途比較廣泛的辦公軟件之一。

Excel主要功能是能夠方便地制作出各種表格和報表。在電子表格中可使用公式對數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的運算、用各種統(tǒng)計圖表的形式直觀、明了地表現(xiàn)數(shù)據(jù)，進(jìn)一步學(xué)習(xí)，可直接進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析工作。5.3.1

電子表格概述（1）表格的構(gòu)成：

一般由表的標(biāo)題、表頭（行標(biāo)題、列標(biāo)題）和單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)四個主要部分組成。同類型數(shù)據(jù)為列，數(shù)據(jù)的增加為行。1．制作表格的基礎(chǔ)知識5.3.2

電子表格的基本概念（2）表格的結(jié)構(gòu)

①

表的標(biāo)題應(yīng)放在表的上方，表示表的名稱。也可以以頁眉的形式體現(xiàn)出來。表頭（行標(biāo)題和列標(biāo)題）通常安排在表格的第一列和第一行，它所表示的是所研究問題的類別名稱和指標(biāo)名稱，通常也被稱為“類”。表格可以顯示行列網(wǎng)格，也可以不顯示或根據(jù)需要顯示一部分。

②

表的列設(shè)計，表的結(jié)構(gòu)設(shè)計和大??；行的多少表示表數(shù)據(jù)的多少。

③

單元格，行和列交叉的地方稱為單元格，單元格是存放數(shù)據(jù)和計算結(jié)果的地方，是構(gòu)成表格的基本單位。

④

表外附加通常放在統(tǒng)計表的下方，主要包括資料來源、指標(biāo)的注釋、必要的說明等內(nèi)容。2．Excel電子表格的內(nèi)容

Excel電子表格的內(nèi)容主要是表格、單元格內(nèi)部的內(nèi)容和單元格外部的內(nèi)容。1、單元格內(nèi)部的內(nèi)容包括數(shù)據(jù)、公式、函數(shù)和批注；2、單元格外部的內(nèi)容包括各種對象，如常規(guī)對象、特殊對象、動態(tài)對象（域）以及ActiveX控件等，以及自帶的基于數(shù)據(jù)分析的常用工具。（1）表格

各種類型的表格或?qū)I(yè)表格。其中需要設(shè)置表格樣式、單元格邊框和樣式、數(shù)據(jù)的字體和對齊方式等。（2）數(shù)據(jù)

在單元格里可以直接輸入數(shù)據(jù)，為了便于數(shù)據(jù)管理，Excel將其分為不同的數(shù)據(jù)類型。Excel中內(nèi)置有常規(guī)、數(shù)值、貨幣、日期/時間、百分比、文本、自定義等12種數(shù)據(jù)類型，這些數(shù)據(jù)類型可劃分為4種大類：文字（字符）型、數(shù)字（數(shù)值）型、日期/時間型、公式與函數(shù)。2．Excel電子表格的內(nèi)容文字（字符）型數(shù)據(jù)及輸入說明性與解釋性的數(shù)據(jù)描述稱為文字型。文字型包括：漢字、字母、數(shù)字、特殊符號等符號顯示格式以左對齊為缺省的格式顯示注意（1）如果輸入的字符串的首字符是“=”號，則應(yīng)先輸入一個單引號“'”（注意必須是半角字符的單引號），再輸入等號和其他字符。(2)如果輸入的文字是類似于郵政編碼、電話號碼之類的文本型數(shù)字，則應(yīng)先輸入單引號“’”（注意也必須是半角字符的單引號），再輸入數(shù)字。數(shù)值型包括：正號、負(fù)號、小數(shù)點、數(shù)字、百分號％、千分位號（，）、括號（）、$、E等正確表示數(shù)值的字符組合顯示格式以右對齊為缺省的格式顯示數(shù)值型數(shù)據(jù)及輸入日期和時間型包括：正確表示日期和時間的字符顯示格式以右對齊為缺省的格式顯示輸入操作日期的年、月、日之間用“-”分隔或用“/”分隔時間的時、分、秒之間用（：）分隔

AM（上午）PM（下午）日期和時間型數(shù)據(jù)及輸入算術(shù)運算符(%,^,×

,/,＋,－)優(yōu)先級從左到右比較運算符（≤,≥,＝,＜,＞,<>）比較運算符可以比較的數(shù)據(jù)有數(shù)字型、文字型、日期型。文本運算符（&）文本運算符（&）用來連接不同的文本產(chǎn)生新的文本單元格引用符（

“：”，“ ”

，“，”）。冒號：定義一個單元格區(qū)域。如：A1：A3空格：交集運算。如：A1：C2 C1：D2 等價于C1：C2逗號：并集運算。如：A1：A4，B1：B2在公式中可以使用的運算符

函數(shù)是具有獨立的計算方法或算法功能，并有確定結(jié)果的、可被共享的程序代碼片段。

一個完整的函數(shù)包括三部分：函數(shù)名、參數(shù)和結(jié)果

函數(shù)語法格式為：函數(shù)名稱（參數(shù)1,參數(shù)2,…）例如：Sum(b2:f6)函數(shù)批注是指對單元格或內(nèi)容需要做解釋，而添加的相應(yīng)注釋。批注

這部分內(nèi)容主要包括：常規(guī)對象、特殊對象和ActiveX

控件等。電子表格中，基于數(shù)據(jù)分析的常用工具和自帶的對象，如常規(guī)對象的圖表或一個重要的ActiveX

控件（Microsoft

Graph，MS-Graph），均為圖表化工具。

①基于數(shù)據(jù)分析的常用工具：排序、篩選、分類匯總、分組、分列、數(shù)據(jù)透視表等。

②圖表化工具：圖表化是指數(shù)據(jù)的圖形化，即將一維、二維或三維數(shù)據(jù)以不同圖形（點、線或面、圖案等）的方式繪制出來的圖。圖表更能形象地表達(dá)數(shù)據(jù)間的關(guān)系和特點，并能夠做到層次分明、調(diào)理清楚、易于理解。單元格外部的內(nèi)容在Excel中共有4種視圖：普通視圖、頁面布局視圖、分頁預(yù)覽視圖、自定義視圖和全屏顯示。（1）普通視圖

普通視圖是默認(rèn)視圖，

有三個工作表，可方便查看全局?jǐn)?shù)據(jù)及結(jié)構(gòu)，是編輯數(shù)據(jù)和創(chuàng)建對象的主要界面。普通視圖下不顯示頁眉頁腳、頁邊距，其中人工分頁符顯示為一條水平虛線，在普通視圖下可以添加（取消）分組標(biāo)記“+”和“-”，也可以添加（取消）分類匯總標(biāo)記“+”和“-”。視圖（2）頁面布局視圖

頁面布局視圖是以頁面大小方式顯示工作表，并可編輯頁眉和頁腳內(nèi)容。它不顯示其它符號和標(biāo)記，如分頁符等。

一般認(rèn)為頁面布局就是一種“所見即所得”的視圖，它可以顯示出頁面大小、布局排版、編輯頁眉和頁腳、查看調(diào)整頁邊距、處理圖表對象以及其它各種對象，在頁面布局中看到的外觀效果也就是打印結(jié)果外觀，因此，頁面布局適用于概覽整個工作表的總體效果并打印。（3）分頁預(yù)覽視圖

分頁預(yù)覽視圖是以縮小工作表的方式，全覽表格在工作表中的布局。同時顯示分頁符，并標(biāo)記第幾頁，以便在工作表中人工拖動分頁符的位置設(shè)置頁面大小，或刪除分頁符。

在分頁預(yù)覽視圖下可以添加（取消）分組標(biāo)記“+”和“-”，也可以添加（取消）分類匯總標(biāo)記“+”和“-”。（4）自定義視圖

自定義視圖可以定位多個自定義視圖，根據(jù)用戶需要，保存不同的打印設(shè)置、隱藏行、列及篩選設(shè)置，更具個性化。（5）全屏顯示

全屏顯示隱藏了菜單及選項卡和功能區(qū)，使工作表幾乎放大到整個顯示瓶，充分利用屏幕顯示更多的數(shù)據(jù)。全屏顯示要與其他視圖配合使用，按ESC鍵可退出全屏顯示。（1）單元格地址標(biāo)識①單元格地址

單元格地址是由列標(biāo)和行號來標(biāo)識組成的單元格空間（也稱為單元格名稱），可以直接被引用實現(xiàn)數(shù)據(jù)的讀寫。

表示單元格名稱的方法有兩種：一是用列標(biāo)和行號，即列標(biāo)在左，行號在右組合的字符串。例如，第2行第3列單元格的名字是C2，C2非常直接地指向了所屬單元格。另一種是直接命名。例如，C2單元格命名為“單價1”，C3單元格命名為“單價2”，間接地表示了C2和C3單元格。②單元格區(qū)域地址

單元格區(qū)域指的是由多個相鄰單元格形成的矩形區(qū)域，表示區(qū)域地址或名稱同樣有兩種方法：用單元格地址和直接命名。將單元格矩形區(qū)域左上角與右下角單元格的地址，中間以冒號隔開為區(qū)域地址。比如第2行第A(1)列至第5行第D(4)列區(qū)域，其區(qū)域地址即為A2:D5，表示4行×4列=16個單元格空間。同上也可以直接給單元格區(qū)域地址命名。（2）引用運算符

引用運算符在公式中主要用于選取單元格區(qū)域，共有3個：冒號“:”

,

逗號“，”,

空格“

”（3）地址標(biāo)識引用的種類

單元格引用有相對引用、絕對引用、混合引用、三維地址引用等多種方式，在公式中不同方式的引用，其含義不同。相對引用是指當(dāng)把一個含有單元格或單元格區(qū)域地址的公式復(fù)制到新的位置時，公式中的單元格或單元格區(qū)域地址隨著改變，公式的值將會依據(jù)更改后的單元格或單元格區(qū)域地址的值重新計算。絕對引用是指在公式中的單元格或單元格區(qū)域地址不隨著公式位置的改變而發(fā)生改變。不論公式的單元格處在什么位置，公式中所引用的單元格位置都是其在工作表中的確切位置。絕對單元格引用的形式是在每一個列標(biāo)及行號前加一個$符號混合引用是指單元格或單元格區(qū)域的地址部分是相對引用，部分是絕對引用。如$B2、B$2在公式中，可以引用另一工作簿或同一工作簿的另一張工作表中的單元格，這就用到三維地址引用。三維地址引用的格式是：[工作簿名稱]工作表名稱!單元格地址。在此需要注意的是方括號“[

]”和感嘆號“!”均為英文字符。在同一個工作簿中引用數(shù)據(jù)，可省略“[工作簿名稱]”。

三維地址引用

例如：如果在當(dāng)前工作表的D2單元格輸入公式：=[成績]Sheet3！A1+A2表示引用“成績”工作簿Sheet3工作表中的A1單元格的內(nèi)容和當(dāng)前工作簿的當(dāng)前工作表中的A2單元格的內(nèi)容相加不同工作表中的數(shù)據(jù)所在單元格地址的表示：工作表名稱!

單元格引用地址不同工作簿中的數(shù)據(jù)所在單元格地址的表示：[工作簿名稱]

工作表名稱!

單元格引用地址填充柄的功能非常強(qiáng)大，使用填充柄可以實現(xiàn)數(shù)字的復(fù)制或填充、字符的復(fù)制或填充、時間/日期的復(fù)制或填充、公式的復(fù)制等操作，使得計算得到大大的簡化。填充柄

Excel的文本對象有數(shù)字型文本，比如手機(jī)號碼、銀行帳號、學(xué)號和身份證號等。

要將這些數(shù)字轉(zhuǎn)換成文本，按文本型處理，方法是在輸入此類數(shù)字型文本時，應(yīng)先輸入一個英文單引號“＇”，再輸入其數(shù)字.

如在B4輸入學(xué)號“‘201405352046”。數(shù)據(jù)單元格中將會在左上角顯示一個綠色三角“

”，是數(shù)字型文本標(biāo)記。數(shù)字型文本標(biāo)記分頁符是指將工作表按頁面設(shè)置大小分割成上下左右等幾個區(qū)域的貫穿整個屏幕的水平和垂直虛線，“------”。在分頁預(yù)覽視圖下，分頁符標(biāo)記為藍(lán)色實線，可以拖動調(diào)整其位置，改變頁面大小。系統(tǒng)可自動加載分頁符，也可以人為插入分頁符。①自動分頁符------

當(dāng)表格數(shù)據(jù)超過一頁的有效高度（或?qū)挾龋r系統(tǒng)會自動分頁，自動分頁符會隨著表格變化而動態(tài)變化，作用僅僅是分頁。②人工分頁符------

人工分頁符是指人為插入把表格行強(qiáng)行轉(zhuǎn)入下一頁顯示的標(biāo)識。人工分頁符的位置不會隨著表格變化而變化。位置是在當(dāng)前單元格的左上角插入水平和垂直分頁符。分頁符

凍結(jié)窗格是將工作表窗口分為上下左右四個窗格，其中滾動工作表時上部和左部窗格保持固定可見。而拆分窗口是將工作表窗口拆分為上下左右四個大小可調(diào)和獨立滾動的窗格。

當(dāng)工作表中行數(shù)和列數(shù)較多時，一旦向下或向右滾屏?xí)r，則上面的標(biāo)題行或左側(cè)的列標(biāo)題跟著滾動隱藏，使得數(shù)據(jù)無法與標(biāo)題對照查看或錯位。凍結(jié)窗格或拆分窗口把工作表窗口分為四個窗格，便可對照看解決這一問題。

凍結(jié)窗格標(biāo)識為水平實線和垂直實線，拆分窗口標(biāo)識為水平和垂直窗口邊線。標(biāo)識位置是在當(dāng)前單元格的左上角插入水平和垂直標(biāo)識線。凍結(jié)窗格和拆分窗口標(biāo)識布局可分成整體的頁面布局和局部的對象布局。（1）頁面布局：對頁面的文字、背景和頁面版面格式設(shè)置。包括以下幾個方面：

①主題：更改整個文檔的總體設(shè)計，包括顏色、字體和效果。

②頁面設(shè)置：包括頁面方向、頁邊距、紙張大小方向、頁眉頁腳、插入/刪除人工分頁符、頁面背景、打印區(qū)域和打印標(biāo)題等設(shè)置。

③工作表設(shè)置：行高列寬、縮放比例的設(shè)置。網(wǎng)格線查看（打?。?、標(biāo)題查看（打印）的設(shè)置。（2）對象布局：對象與對象，表格與對象的平面幾何位置關(guān)系稱為對象布局。

①對象與對象呈現(xiàn)相鄰、疊加和覆蓋三種關(guān)系，在Excel中為上移一層、下移一層、對齊方式、組合和旋轉(zhuǎn)等關(guān)系；

②表格與對象呈現(xiàn)相鄰和覆蓋兩種關(guān)系。表格和對象要么是相鄰，要么表格始終位于對象底端。表格與對象關(guān)系。對象始終處于表格上方，處于浮動方式。布局（排版）（1）Excel文件數(shù)據(jù)來源

①用戶通過鍵盤輸入的原始數(shù)據(jù)。

②來自Access數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動將其轉(zhuǎn)換為Excel表格數(shù)據(jù)。

③來自網(wǎng)站的.htm或.html，可將網(wǎng)頁文件直接轉(zhuǎn)換為Excel文件。

④來自文本文件.txt，將文本文件數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel工作表中。

⑤將.xml文件導(dǎo)入Excel工作表中。

⑥將其他數(shù)據(jù)庫（如Sql

Server）中的數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excel工作表中。5.3.3

電子表格的功能設(shè)計與操作原理（2）Excel支持的文件類型設(shè)計

①Excel文件默認(rèn)的保存類型是.xlsx（2016），除此之外也可以保存為.xls（2003），啟用宏的為.xlsm，被稱為工作簿（Book）。

②模板文件為.xlt（2003之前）或xltx（2016），啟用宏的模板文件.xltm。

③網(wǎng)頁文件為html或mhtml。

④兼容文件為記事本的txt、OpenDocument電子表格ods和可擴(kuò)展標(biāo)記語言的xml文件等。

⑤轉(zhuǎn)換文件：Excel文件可直接轉(zhuǎn)換為pdf。5.3.3

電子表格的功能設(shè)計與操作原理Excel文件（工作簿）組成結(jié)構(gòu)設(shè)計工作薄（文件名XLSX）工作表1(表名1)工作表2(表名2)………工作表n（表名n）表(行數(shù),列數(shù))單元格A1(A列,1行)單元格A2(A列,2行)單元格An(A列,n行)列A B C D …行12…nExcel

2016工作窗口32選項卡

功能區(qū)單元格

工作表標(biāo)簽插入函數(shù)編輯欄名稱框填充柄工作表編輯區(qū)Excel2010的工作窗口Excel電子表格的內(nèi)容設(shè)計了3個部分，包括表格、單元格內(nèi)部的內(nèi)容和單元格外部對象。表格是指在工作表中制作各種類型的表格。單元格內(nèi)部的內(nèi)容包括：各種類型的數(shù)據(jù)、公式、函數(shù)和批注等編輯。單元格外部的內(nèi)容包括各種對象如下：

①常規(guī)對象包括：占位符、文本框、圖形、圖像、剪貼畫、藝術(shù)字、圖表等。

②特殊對象包括：頁眉頁腳、批注等。

③ActiveX控件包括：ActiveX控件中的外來“其他控件”和窗體控件，如文本控件、圖片控件、組合框、列表框、單選鈕、復(fù)選框、命令按鈕、組框、日期選取控件等,以及圖表化工具（Microsoft

Graph）等。Excel數(shù)據(jù)表內(nèi)容設(shè)計Excel功能界面設(shè)計與主要功能圖5-54

12個浮動（工具）選項卡Excel的函數(shù)庫中共分為11類，分別是：

數(shù)據(jù)庫函數(shù)、日期與時間函數(shù)、工程函數(shù)、財務(wù)函數(shù)、信息函數(shù)、邏輯函數(shù)、查詢和引用函數(shù)、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、文本函數(shù)以及用戶自定義函數(shù)。要求掌握的常用函數(shù)：

AVERAGE（平均值）、SUM（求和）、MAX（最大值）、MIN（最小值）、MOD（取余）、RANK（獲取排位名次）、LEFT（獲取左

側(cè)指定長度字符）、MID（返回指定位置和長度的字符）、IF（條件判斷）、SUMIF

（條件求和）、COUNTIF（條件計數(shù)）、COUNT（數(shù)值計數(shù)）、COUNTA（文本計數(shù)）、DATE（日期）、YEAR（獲取日期中的年份）、MONTH（獲取日期中的月份）和DAY（獲取日期中的天數(shù)）、VLOOKUP（縱向查找函數(shù)）等。函數(shù)類型和功能創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單（數(shù)據(jù)表）要遵循以下原則：

數(shù)據(jù)清單的第一行必須為文本類型，即必須要有標(biāo)題行

一個數(shù)據(jù)清單最好占用一個工作表。

數(shù)據(jù)清單是一片連續(xù)的數(shù)據(jù)區(qū)域，不要出現(xiàn)空行和空列

每一列包含相同類型的數(shù)據(jù)。

工作表的數(shù)據(jù)清單與其他數(shù)據(jù)間至少應(yīng)留出一個空列和一個空行；不要在單元格開頭和末尾輸入多余空格，否則會影響排序與搜索。5.3.3

電子表格的功能設(shè)計與操作原理規(guī)范的數(shù)據(jù)清單，數(shù)據(jù)便可被整體利用和分析，為此系統(tǒng)設(shè)計有：排序、篩選、分組、分列、分類匯總、數(shù)據(jù)透視表等常用工具，5.3.3

電子表格的功能設(shè)計與操作原理在Excel的圖表化工具M(jìn)S-Graph中，提供了可以創(chuàng)建11個大類的圖表，每一個大類類型里又細(xì)分了若干個小類。11個大類分別是：

柱形圖、折線圖、餅圖、條形圖、面積圖、XY（散點圖）、股價圖、曲面圖、圓環(huán)圖、氣泡圖和雷達(dá)圖等。圖表產(chǎn)生的位置分為兩類：

以對象嵌入到已有的工作表中和形成新的工作表（稱圖表工作表）

嵌入圖表可看作一個圖形對象，浮動在工作表中，并作為工作表的一部分進(jìn)行保存。

圖表工作表是整個工作表為一個獨立的圖表工作表。Excel圖表化嵌入圖表----柱型39圖表工作表—餅型40Excel2016電子表格的編輯和排版的主要步驟和流程如下：

（1）新建工作簿：默認(rèn)空白工作簿，進(jìn)行預(yù)期的頁面設(shè)置。工具：文件菜單和頁面布局選項卡設(shè)置紙張大小和紙張方向。

（2）輸入表格內(nèi)容和編輯：將所有的表格內(nèi)容輸入完成，如果數(shù)據(jù)來自外部數(shù)據(jù)源，則從外部獲得數(shù)據(jù)。工具：數(shù)據(jù)。

（3）根據(jù)原始數(shù)據(jù)，使用公式和函數(shù)計算：計算所有的中間數(shù)據(jù)和結(jié)果數(shù)據(jù)。工具：公式選項卡或者是編輯欄的“插入函數(shù)”按鈕

。

（4）工作表格式化：畫框線、設(shè)置字體、字型、字號、顏色、對齊方式、設(shè)置行高列寬、單元格條件格式、標(biāo)題居中、行列的插入刪除等。工具：開始選項卡。

（5）插入對象：插入批注、插入圖片、插入藝術(shù)字、插入圖表、插入數(shù)據(jù)透視表、插入頁眉頁腳、插入分隔符、插入背景圖片等。工具：審閱、插入。

（6）使用普通視圖、分頁預(yù)覽、頁面布局視圖調(diào)整各個對象的布局，重新調(diào)整紙張大小、紙張方向、頁邊距、設(shè)置每頁重復(fù)標(biāo)題等。工具：視圖和頁面布局選項卡。

（7）根據(jù)需要，對指定的數(shù)據(jù)排序、分類匯總、篩選等。工具：數(shù)據(jù)選項卡。

（8）表格最后檢查、校驗和打印。5.3.4

Excel文檔的制作流程5.3.5

案例分析設(shè)計某學(xué)院2021級期末考試成績表。該成績表包括三門課程的考試成績，其中《大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)》滿分150分，需要轉(zhuǎn)換為百分制，沒有計算機(jī)成績的同學(xué)是已過計算機(jī)二級。然后計算每位同學(xué)三門課程的平均成績，并按平均成績排名次。然后針對《大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)》成績做一個如表所示的計算機(jī)成績分析。計算機(jī)成績分析

人數(shù)考試人數(shù)缺考人數(shù)最高成績最低成績平均成績≥90（優(yōu)）

89～80（良）

79～70（中）

69～60（及格）<60（不及格）通過人數(shù)通過率/%31723164898.13575.827410101050587243292192.3

百分比

8.731.933.218.67.7100

本節(jié)結(jié)束第5章辦公軟件基礎(chǔ)知識與功能設(shè)計5.4

演示文稿軟件目錄演示文稿概述演示文稿基本概念功能設(shè)計與操作原理演示文稿制作流程案例分析5.4.1

演示文稿概述PowerPoint

2016是微軟公司推出的Office

2016中的重要組件，主要用來制作演示文稿（俗稱幻燈片），用于各種工作匯報、企業(yè)宣傳、產(chǎn)品推介、婚禮慶典、項目競標(biāo)、管理咨詢、學(xué)術(shù)交流、課件制作等一系列活動。通過嵌入對象(例如文本框、表格、公式、藝術(shù)字、圖形、圖像、動畫、音頻、視頻等多媒體信息)，對對象進(jìn)行主題的設(shè)置和內(nèi)容的美化、添加動畫和超鏈接，可以使演示文稿具有炫目的視覺效果、動態(tài)的交互功能和強(qiáng)烈的感染力。5.4.2

演示文稿基本概念制作演示文稿的基礎(chǔ)知識內(nèi)容視圖格式1．制作演示文稿的基礎(chǔ)知識幻燈片是視覺形象頁，通過添加文本、圖形、圖像等對象向觀眾傳遞靜態(tài)信息，通過動畫、音頻、視頻等對象向觀眾傳遞過程性信息?；脽羝茄菔疚母宓囊粋€個單獨的部分。一個演示文稿文檔由若干張幻燈片組成，每張幻燈片是背景與對象的組合體，每張幻燈片上可以存放許多對象元素，例如占位符、圖片、文本框、音頻、視頻等。我們可以通過切換視圖對幻燈片進(jìn)行編輯或操作，可以使用模板、主題、母版、配色方案和幻燈片版式等方法來設(shè)計幻燈片外觀。2．內(nèi)容（1）占位符占位符是指創(chuàng)建新幻燈片時出現(xiàn)的虛線方框。這些方框作為放置幻燈片標(biāo)題、文本、圖片、圖表、表格等對象的位置，實際上它們是預(yù)設(shè)了格式、字形、顏色、圖形、圖表位置的文本框。（2）其他對象幻燈片中可以根據(jù)需要插入一些對象，如文本框、圖形、圖像、剪貼畫、藝術(shù)字、頁眉和頁腳、OLE對象等，前面章節(jié)中已有詳細(xì)介紹，在此不再敘述。另外，我們還可以根據(jù)需要插入一些多媒體對象，例如音頻、視頻、Flash動畫等。3．視圖演示文稿軟件提供了多種視圖，分別用于突出編輯過程的不同部分。改變視圖可用“視圖”功能區(qū)，或使用屏幕下方狀態(tài)欄右側(cè)的視圖按鈕。（1）普通視圖普通視圖由左窗格、幻燈片窗格和備注窗格組成?；脽羝案窨梢跃庉嫽脽羝械膶ο螅缥谋?、圖形、表格等。備注窗格中可以輸入備注文字。左窗格中有兩張選項卡（標(biāo)簽），分別為“幻燈片”和“大綱”?！盎脽羝边x項卡中以縮略圖方式顯示多張幻燈片，并可選擇多張幻燈片進(jìn)行移動、刪除等操作；“大綱”選項卡主要顯示并可編輯各張幻燈片中大綱形式的文字，不包含圖形等其他對象。（2）幻燈片瀏覽視圖在主窗口中，以縮略圖顯示演示文稿中的多張幻燈片，并可以對幻燈片進(jìn)行刪除、移動等重新排列和組織，但不能對幻燈片中的具體內(nèi)容進(jìn)行編輯。（3）閱讀視圖閱讀視圖在方便審閱的窗口中查看演示文稿，而不是使用全屏的幻燈片放映視圖。此時，如果要更改演示文稿，可以隨時從閱讀視圖切換至某個其他視圖。（4）幻燈片放映視圖觀看放映效果，從當(dāng)前幻燈片開始放映。4．格式設(shè)計幻燈片格式可以使用模板、主題、母版、配色方案和幻燈片版式等方法。（1）模板模板是指預(yù)先設(shè)計了外觀、標(biāo)題、文本圖形格式、位置、顏色及演播動畫的幻燈片的待用文檔?！澳０濉睘镺ffice用戶免費提供了多種實用的模板資源，用戶可以在O模板庫中自由下載。（2）主題主題是一組統(tǒng)一的設(shè)計元素，可以作為一套獨立的選擇方案應(yīng)用于文件中，是顏色、字體和圖形背景效果三者的組合。使用主題可以簡化演示文稿的設(shè)計過程，使演示文稿具有某種風(fēng)格。（3）母版母版分為幻燈片母版、備注母版和講義母版?；脽羝赴媸翘厥獾幕脽羝?，是幻燈片層次結(jié)構(gòu)中的頂