合同管理制度范本

合同管理制度范本合同編號：__________甲方（賣方/提供服務方）：公司名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：電子郵箱：乙方（買方/接受服務方）：公司名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：電子郵箱：一、總則1.目的和依據(jù)為了規(guī)范合同管理，維護公司的合法權益，根據(jù)相關法律法規(guī)，特制定本合同管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各單位對外簽訂的各類合同。3.基本原則（1）合法性原則：合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。（2）平等自愿原則：合同當事人在法律地位上是平等的，應遵循自愿、公平、等價有償、誠實信用的原則訂立合同。（3）風險防范原則：在合同簽訂和履行過程中，應充分考慮可能出現(xiàn)的風險，并采取相應的防范措施。二、合同管理機構及職責1.合同管理部門的設置公司設立合同管理部門，負責公司合同的統(tǒng)一管理工作。2.合同管理部門的職責（1）制定和完善合同管理制度，規(guī)范合同管理流程。（2）參與重大合同的談判、起草和審核工作，提出法律意見和建議。（3）負責合同的登記、編號、歸檔和保管工作，建立合同管理臺賬。（4）監(jiān)督合同的履行情況，及時發(fā)覺和解決合同履行中出現(xiàn)的問題。（5）處理合同糾紛，維護公司的合法權益。3.其他相關部門的職責（1）業(yè)務部門負責合同的起草、洽談和初步審核工作，保證合同內容與業(yè)務需求相符。（2）財務部門負責合同的財務審核工作，審查合同中的價款、支付方式、發(fā)票等財務事項。（3）審計部門負責對合同的簽訂和履行情況進行審計監(jiān)督，防范合同風險。三、合同的起草與審核1.合同起草的要求（1）合同起草應做到內容完整、條款明確、語言規(guī)范、權利義務對等。（2）合同起草人員應了解合同涉及的業(yè)務內容和相關法律法規(guī)，保證合同的合法性和有效性。2.合同審核的流程（1）合同起草完成后，由業(yè)務部門進行初步審核，審核通過后提交合同管理部門進行審核。（2）合同管理部門對合同進行法律審核，審核通過后提交財務部門進行財務審核。（3）財務部門對合同進行財務審核，審核通過后提交公司領導審批。3.審核內容及要點（1）合同主體的資格和資質是否合法有效。（2）合同內容是否符合國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定，是否存在違法違規(guī)條款。（3）合同條款是否完整、明確，權利義務是否對等，是否存在歧義或模糊不清的條款。（4）合同的履行方式、期限、地點等是否明確合理。（5）合同的違約責任是否明確、合理，是否具有可操作性。（6）合同的爭議解決方式是否合法有效，是否有利于維護公司的合法權益。四、合同的簽訂與履行1.合同簽訂的程序（1）經審核通過的合同，由法定代表人或其授權代理人簽訂。（2）簽訂合同應使用公司統(tǒng)一制定的合同文本，如確需使用對方提供的合同文本，應經合同管理部門審核同意。（3）合同簽訂后，應加蓋公司合同專用章或公章。2.合同履行的監(jiān)控（1）合同簽訂后，業(yè)務部門應負責合同的履行工作，及時跟蹤合同履行情況，保證合同按時履行。（2）合同管理部門應定期對合同履行情況進行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)覺和解決合同履行中出現(xiàn)的問題。（3）如發(fā)覺對方可能違約或已經違約，業(yè)務部門應及時采取措施，防止損失擴大，并及時通知合同管理部門。3.合同變更與解除（1）合同變更或解除應符合法律法規(guī)和合同約定的條件。（2）合同變更或解除應由雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。（3）如因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法履行或部分無法履行，應及時通知對方，并按照法律法規(guī)和合同約定處理。五、合同的檔案管理1.合同檔案的收集（1）合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同原件及相關資料移交合同管理部門。（2）合同管理部門應負責收集合同履行過程中的各類文件和資料，如驗收報告、付款憑證、變更協(xié)議等。2.合同檔案的整理（1）合同管理部門應按照合同編號和類別對合同檔案進行分類整理，建立合同檔案目錄。（2）對合同檔案中的文件和資料應進行裝訂或歸檔，保證檔案的完整性和安全性。3.合同檔案的保管與利用（1）合同檔案應妥善保管，防止檔案丟失、損壞或泄露。（2）公司內部人員因工作需要查閱合同檔案，應填寫查閱申請單，經合同管理部門負責人批準后查閱。（3）如需復制合同檔案，應經合同管理部門負責人批準，并辦理登記手續(xù)。六、合同的糾紛處理1.糾紛的預防（1）在合同簽訂前，應充分了解對方的資信情況和履約能力，避免與信譽不良或履約能力差的單位簽訂合同。（2）在合同履行過程中，應嚴格按照合同約定履行義務，及時溝通協(xié)調，避免產生糾紛。（3）加強對合同管理人員和業(yè)務人員的法律培訓，提高其法律意識和風險防范能力。2.糾紛的處理流程（1）當合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務部門應及時向合同管理部門報告，并提供相關證據(jù)和資料。（2）合同管理部門應及時進行調查核實，分析糾紛產生的原因和責任，并提出處理意見。（3）如雙方能夠協(xié)商解決，應簽訂書面協(xié)議，明確解決糾紛的方式和結果。（4）如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，向仲裁機構申請仲裁或向人民法院提起訴訟。3.糾紛處理的責任劃分（1）因合同簽訂或履行過程中一方違反法律法規(guī)或合同約定而導致糾紛的，由違約方承擔相應的責任。（2）如因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致糾紛的，雙方應按照法律法規(guī)和合同約定分擔責任。七、合同的監(jiān)督檢查1.監(jiān)督檢查的內容（1）合同管理制度的執(zhí)行情況，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。（2）合同的履行情況，包括合同當事人是否按照合同約定履行義務，是否存在違約行為。（3）合同檔案的管理情況，包括合同檔案的收集、整理、保管和利用是否符合規(guī)定。2.監(jiān)督檢查的方式（1）定期檢查：合同管理部門定期對公司及所屬各單位的合同管理情況進行檢查。（2）不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分合同的簽訂和履行情況進行抽查。（3）專項檢查：針對合同管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，進行專項檢查。3.問題整改與責任追究（1）對監(jiān)督檢查中發(fā)覺的問題，合同管理部門應及時下達整改通知書，要求相關單位和人員限期整改。（2）對違反合同管理制度的單位和人員，應按照公司有關規(guī)定追究責任。八、合同的授權管理1.授權的范圍與程序（1）公司根據(jù)業(yè)務需要，對合同簽訂人員進行授權。授權范圍包括合同的簽訂、變更、解除等事項。（2）授權程序為：由被授權人提出申請，經所在部門負責人審核，報公司領導批準后，由合同管理部門辦理授權手續(xù)。2.授權的變更與終止（1）如授權事項發(fā)生變化或被授權人不再具備授權條件，應及時辦理授權變更或終止手續(xù)。（2）授權變更或終止應由被授權人提出申請，經所在部門負責人審核，報公司領導批準后，由合同管理部門辦理相關手續(xù)。3.越權簽訂合同的處理（1）對越權簽訂合同的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。（2）如越權簽訂的合同給公司造成損失的，由越權簽訂合同的人員承擔相應的賠償責任。九、合同的保密管理1.保密義務的范圍（1）合同當事人在合同簽訂和履行過程中知悉的對方商業(yè)秘密、技術秘密和其他機密信息。（2）公司內部涉及合同管理的相關人員對合同內容和合同管理信息負有保密義務。2.保密措施的實施（1）合同當事人在簽訂合同時應簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密義務和責任。（2）公司內部應建立健全保密制度，加強對合同管理人員和業(yè)務人員的保密教育，提高其保密意識。3.違反保密義務的責任（1）如合同當事人違反保密義務，應按照保密協(xié)議的約定承擔違約責任。（2）如公司內部人員違反保密義務，應按照公司有關規(guī)定追究責任，給公司造成損失的，應承擔相應的賠償責任。十、合同的信息化管理1.信息化管理的目標通過建立合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理的信息化、規(guī)范化和自動化，提高合同管理效率和質量。2.信息系統(tǒng)的建設與維護（1）公司應投入必要的人力、物力和財力，建設合同管理信息系統(tǒng)。（2）合同管理信息系統(tǒng)應具備合同起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、統(tǒng)計分析等功能。（3）公司應指定專人負責合同管理信息系統(tǒng)的維護和管理，保證系統(tǒng)的正常運行。3.數(shù)據(jù)安全與備份（1）公司應加強對合同管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，采取必要的安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或損壞。（2）公司應定期對合同管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性。十一、附則1.解釋權本合同管理制度由公司合同管理部門負責解釋。2.修訂與完善本合同管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況進行修訂和完善。3.生效日期本合同管理制度自發(fā)布之日起生效。十二、附件1.相關表單及模板（1）合同審批表（2）合同變更申請表（3）合同解除申請表（4）合同糾紛處理