采購管理制度及工作流程

采購管理制度及工作流程合同編號：__________甲方（采購方）：公司名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：乙方（供應(yīng)方）：公司名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：一、總則1.目的本采購管理制度及工作流程的目的在于規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，保證公司的正常運(yùn)營和發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司所有物資、設(shè)備、服務(wù)等采購活動。3.基本原則（1）公開、公平、公正原則：采購活動應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，保證所有符合條件的供應(yīng)商都有平等的機(jī)會參與競爭。（2）質(zhì)量優(yōu)先原則：采購的物資、設(shè)備和服務(wù)應(yīng)符合公司的質(zhì)量要求，保證公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動能夠順利進(jìn)行。（3）性價比最優(yōu)原則：在保證質(zhì)量的前提下，選擇價格合理、性價比最優(yōu)的供應(yīng)商和產(chǎn)品。（4）誠信原則：采購活動應(yīng)遵循誠信原則，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同約定，不得擅自變更或解除合同。二、采購組織與職責(zé)1.采購組織架構(gòu)公司設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)公司的采購工作。采購部門下設(shè)采購經(jīng)理、采購員等崗位，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限。2.采購部門職責(zé)（1）負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行采購計劃，保證采購任務(wù)按時完成。（2）尋找、篩選和評估供應(yīng)商，建立和維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。（3）負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂和執(zhí)行，保證合同的順利履行。（4）負(fù)責(zé)采購物資的驗收、入庫和保管，保證物資的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。（5）負(fù)責(zé)采購價格的談判和確定，降低采購成本。（6）負(fù)責(zé)采購信息的收集、整理和分析，為公司的決策提供依據(jù)。3.其他相關(guān)部門職責(zé)（1）需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等要求。（2）財務(wù)部門負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算、安排和支付，保證資金的合理使用。（3）質(zhì)檢部門負(fù)責(zé)采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收，保證物資的質(zhì)量符合要求。（4）倉儲部門負(fù)責(zé)采購物資的入庫、保管和發(fā)放，保證物資的安全和完整。三、采購計劃與預(yù)算1.采購需求確定需求部門根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實(shí)際需求，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計使用時間等信息。采購部門對《采購需求申請表》進(jìn)行審核，保證采購需求的合理性和準(zhǔn)確性。2.采購計劃編制采購部門根據(jù)審核通過的《采購需求申請表》，結(jié)合市場情況和庫存狀況，編制《采購計劃》。《采購計劃》應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間、采購方式等內(nèi)容。采購計劃經(jīng)采購經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。3.采購預(yù)算編制與審批采購部門根據(jù)《采購計劃》，編制《采購預(yù)算》?！恫少忣A(yù)算》應(yīng)包括采購物資的價格、運(yùn)輸費(fèi)用、保險費(fèi)用、稅費(fèi)等各項費(fèi)用。財務(wù)部門對《采購預(yù)算》進(jìn)行審核，保證預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性?！恫少忣A(yù)算》經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商尋找與篩選采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，了解其基本情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨能力、售后服務(wù)等方面的信息。篩選出符合公司要求的供應(yīng)商，建立《供應(yīng)商名錄》。2.供應(yīng)商評估與選擇對《供應(yīng)商名錄》中的供應(yīng)商進(jìn)行詳細(xì)評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨能力、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其進(jìn)行初步溝通和洽談。3.供應(yīng)商合作與監(jiān)督與選定的供應(yīng)商簽訂《合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。在合作過程中，采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行監(jiān)督和檢查，保證其按照合同約定提供產(chǎn)品和服務(wù)。如發(fā)覺供應(yīng)商存在問題，應(yīng)及時與其溝通解決，必要時可終止合作關(guān)系。4.供應(yīng)商績效考核與調(diào)整建立供應(yīng)商績效考核機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、價格合理性、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行評級，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，可給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時終止合作關(guān)系。同時根據(jù)考核結(jié)果，對《供應(yīng)商名錄》進(jìn)行調(diào)整和更新。五、采購方式與流程1.招標(biāo)采購（1）采購金額較大或技術(shù)復(fù)雜的項目，采用招標(biāo)采購方式。采購部門根據(jù)采購需求，編制《招標(biāo)文件》，包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。（2）發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參加投標(biāo)。供應(yīng)商按照招標(biāo)文件的要求，編制投標(biāo)文件，在規(guī)定的時間內(nèi)提交給采購部門。（3）采購部門組織評標(biāo)委員會，對投標(biāo)文件進(jìn)行評審。評標(biāo)委員會根據(jù)評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨能力、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估，確定中標(biāo)供應(yīng)商。（4）采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.競爭性談判采購（1）對于采購需求較為明確，但市場競爭不充分的項目，采用競爭性談判采購方式。采購部門根據(jù)采購需求，制定談判方案，包括談判目標(biāo)、談判內(nèi)容、談判程序等。（2）邀請符合條件的供應(yīng)商參加談判。供應(yīng)商按照談判要求，提交相關(guān)資料和報價。（3）采購部門組織談判小組，與供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判小組根據(jù)談判方案，與供應(yīng)商就采購價格、技術(shù)要求、交貨時間、售后服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。（4）采購部門根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并與其簽訂《采購合同》。3.單一來源采購（1）對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，采用單一來源采購方式。采購部門填寫《單一來源采購申請表》，說明采用單一來源采購方式的原因和理由，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。（2）采購部門與唯一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購價格、交貨時間、售后服務(wù)等內(nèi)容，并簽訂《采購合同》。4.詢價采購（1）對于采購金額較小、市場價格較為透明的項目，采用詢價采購方式。采購部門根據(jù)采購需求，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)提供報價。（2）供應(yīng)商按照詢價函的要求，在規(guī)定的時間內(nèi)提交報價。采購部門對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較和分析，選擇價格合理的供應(yīng)商，并與其簽訂《采購合同》。5.采購流程概述（1）采購申請：需求部門填寫《采購需求申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給采購部門。（2）采購計劃：采購部門根據(jù)《采購需求申請表》，編制《采購計劃》，經(jīng)采購經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。（3）供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)采購需求和采購方式，選擇合適的供應(yīng)商，并與其進(jìn)行溝通和洽談。（4）采購合同：采購部門與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（5）采購執(zhí)行：供應(yīng)商按照合同約定，按時交付貨物或提供服務(wù)。采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購進(jìn)度，保證采購任務(wù)按時完成。（6）驗收付款：質(zhì)檢部門對采購物資進(jìn)行驗收，驗收合格后，財務(wù)部門按照合同約定支付貨款。六、采購合同管理1.合同起草與審核（1）采購部門根據(jù)采購需求和談判結(jié)果，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。（2）采購合同起草完成后，提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門對合同的合法性、完整性、有效性進(jìn)行審核，提出修改意見。采購部門根據(jù)法務(wù)部門的意見，對合同進(jìn)行修改和完善。2.合同簽訂與執(zhí)行（1）采購合同經(jīng)審核通過后，由采購部門代表公司與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。（2）在合同執(zhí)行過程中，采購部門應(yīng)密切關(guān)注合同的履行情況，及時解決出現(xiàn)的問題。如發(fā)覺供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時采取措施，要求其承擔(dān)違約責(zé)任。3.合同變更與解除（1）在合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，雙方可以協(xié)商變更或解除合同。變更或解除合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確變更或解除的原因、內(nèi)容和責(zé)任。（2）如一方要求變更或解除合同，應(yīng)提前通知對方，并提供相關(guān)證據(jù)和說明。對方在接到通知后，應(yīng)及時進(jìn)行回復(fù)。如雙方無法達(dá)成一致意見，可按照合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理。4.合同糾紛處理（1）如雙方在合同履行過程中發(fā)生糾紛，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以向合同約定的仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。（2）在糾紛處理過程中，雙方應(yīng)保持冷靜和理性，積極配合仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院的調(diào)查和審理工作，提供相關(guān)證據(jù)和資料。七、采購價格管理1.價格確定原則（1）采購價格應(yīng)根據(jù)市場行情、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等因素綜合確定。在保證質(zhì)量和交貨期的前提下，選擇價格合理的供應(yīng)商。（2）對于大宗采購或長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)通過談判、招標(biāo)等方式確定價格，以爭取更優(yōu)惠的價格條件。2.價格信息收集與分析（1）采購部門應(yīng)通過多種渠道收集價格信息，如市場調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)查詢、供應(yīng)商報價等。對收集到的價格信息進(jìn)行整理和分析，了解市場價格動態(tài)和趨勢。（2）定期對價格信息進(jìn)行匯總和分析，形成價格報告，為采購決策提供依據(jù)。價格報告應(yīng)包括市場價格走勢、供應(yīng)商價格比較、價格變動原因等內(nèi)容。3.價格談判與調(diào)整（1）在采購過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行價格談判，爭取更有利的價格條件。價格談判應(yīng)根據(jù)市場價格和公司的采購預(yù)算，確定合理的談判目標(biāo)和策略。（2）如市場價格發(fā)生變化或采購數(shù)量發(fā)生調(diào)整，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整價格。價格調(diào)整應(yīng)根據(jù)合同約定和市場情況，確定合理的調(diào)整幅度和方式。八、采購質(zhì)量控制1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定（1）根據(jù)公司的產(chǎn)品要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確物資的規(guī)格、型號、功能、技術(shù)指標(biāo)等內(nèi)容。（2）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門的審核和批準(zhǔn)，保證其合理性和有效性。2.貨物檢驗與驗收（1）供應(yīng)商交付貨物后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)檢部門進(jìn)行檢驗。質(zhì)檢部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗程序，對貨物進(jìn)行檢驗和驗收。（2）如貨物檢驗合格，質(zhì)檢部門應(yīng)出具檢驗報告和驗收單。采購部門憑檢驗報告和驗收單辦理入庫手續(xù)。如貨物檢驗不合格，質(zhì)檢部門應(yīng)出具不合格報告，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.質(zhì)量問題處理（1）如發(fā)覺采購物資存在質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其采取措施解決質(zhì)量問題。如供應(yīng)商無法解決質(zhì)量問題，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。（2）對于因質(zhì)量問題給公司造成損失的，采購部門應(yīng)會同相關(guān)部門進(jìn)行評估，確定損失金額，并要求供應(yīng)商進(jìn)行賠償。九、采購物流與配送1.物流方式選擇（1）根據(jù)采購物資的特點(diǎn)和運(yùn)輸要求，選擇合適的物流方式。物流方式包括公路運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸、水路運(yùn)輸、航空運(yùn)輸?shù)?。?）在選擇物流方式時，應(yīng)綜合考慮運(yùn)輸成本、運(yùn)輸時間、運(yùn)輸安全性等因素，選擇最優(yōu)的物流方案。2.運(yùn)輸與配送管理（1）采購部門應(yīng)與物流公司簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。運(yùn)輸合同應(yīng)包括運(yùn)輸方式、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸時間、運(yùn)輸費(fèi)用等內(nèi)容。（2）物流公司應(yīng)按照合同約定，按時將貨物運(yùn)輸?shù)街付ǖ攸c(diǎn)。在運(yùn)輸過程中，應(yīng)保證貨物的安全和完整，如發(fā)生貨物丟失、損壞等情況，應(yīng)及時通知采購部門，并按照合同約定進(jìn)行賠償。3.貨物倉儲與保管（1）采購物資到達(dá)后，應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，將貨物存入倉庫。倉庫管理部門應(yīng)按照貨物的種類、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，保證貨物的安全和完整。（2）倉庫管理部門應(yīng)定期對貨物進(jìn)行盤點(diǎn)和檢查，發(fā)覺問題及時處理。同時應(yīng)做好倉庫的防火、防盜、防潮等工作，保證貨物的質(zhì)量和安全。十、采購資金管理1.資金預(yù)算與安排（1）財務(wù)部門根據(jù)采購計劃和預(yù)算，編制采購資金預(yù)算。采購資金預(yù)算應(yīng)包括采購物資的價格、運(yùn)輸費(fèi)用、保險費(fèi)用、稅費(fèi)等各項費(fèi)用。（2）采購資金預(yù)算經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，財務(wù)部門應(yīng)按照預(yù)算安排資金，保證采購資金的及時足額供應(yīng)。2.資金支付與結(jié)算（1）采購部門根據(jù)采購合同和驗收單，填寫《付款申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門復(fù)核后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。（2）財務(wù)部門根據(jù)批準(zhǔn)的《付款申請單》，按照合同約定的付款方式和時間，及時支付貨款。3.資金風(fēng)險管理（1）財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購資金的風(fēng)險管理，建立健全資金風(fēng)險防范機(jī)制。定期對采購資金的使用情況進(jìn)行分析和評估，及時發(fā)覺和解決資金管理中存在的問題。（2）加強(qiáng)對供應(yīng)商的信用評估，合理確定付款方式和信用額度，避免出現(xiàn)資金風(fēng)險。十一、采購績效評估1.評估指標(biāo)設(shè)定（1）采購成本：評估采購物資的價格是否合理，是否達(dá)到了降低采購成本的目標(biāo)。（2）采購質(zhì)量：評估采購物資的質(zhì)量是否符合要求，是否存在質(zhì)量問題。（3）交貨及時性：評估供應(yīng)商是否按時交付貨物，是否影響了公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動。（4）服務(wù)水平：評估供應(yīng)商的售后服務(wù)是否及時、有效，是否滿足了公司的需求。（5）供應(yīng)商管理：評估供應(yīng)商的選擇、評估、合作和監(jiān)督等方面的工作是否有效，是否建立了良好的供應(yīng)商關(guān)系。2.評估方法與周期（1）采購績效評估采用定量和定性相結(jié)合的方法。定量評估主要通過對采購數(shù)據(jù)的分析和計算，評估采購成本、交貨及時性等指標(biāo)；定性評估主要通過對供應(yīng)商的問卷調(diào)查、實(shí)地考察等方式，評估采購質(zhì)量、服務(wù)水平等指標(biāo)。（2）采購績效評估周期為半年一次。在評估周期結(jié)束后，采購部門應(yīng)及時收集相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，進(jìn)行評估分析，并形成評估報告。3.評估結(jié)果應(yīng)用（1）采購績效評估結(jié)果作為對采購部門和采購員工作考核的重要依據(jù)。對于績效評估優(yōu)秀的采購部門和采購員，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫剟詈捅碚?；對于績效評估不合格的采購部門和采購員，應(yīng)要求其進(jìn)行整改，并視情況進(jìn)行相應(yīng)的處罰。（2）采購績效評估結(jié)果作為對供應(yīng)商進(jìn)行考核和調(diào)整的重要依據(jù)。對于績效評估優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策，如增加采購份額、延長合作期限等；對于績效評估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時終止合作關(guān)系。十二、采購監(jiān)督與審計1.監(jiān)督機(jī)制建立（1）公司建立健全采購監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購活動的全過程監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購方式的選擇、供應(yīng)商的選擇和管理、采購合同的簽訂和執(zhí)行、采購價格的確定、采購質(zhì)量的控制等方面。（2）設(shè)立采購監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查。采購監(jiān)督小組由公司內(nèi)部的審計、財務(wù)、紀(jì)檢等部門人員組成，定期對采購活動進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)覺和糾正采購活動中存在的問題。2.內(nèi)部審計內(nèi)容與程序（1）內(nèi)部審計部門對采購活動進(jìn)行定期審計，審計內(nèi)容包括采購管理制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況、采購資金的使用情況等方面。（2）內(nèi)部審計程序包括審計準(zhǔn)備、審計實(shí)施、審計報告和審計整改四個階段。在審計準(zhǔn)備階段，內(nèi)部審計部門應(yīng)制定審計計劃，明確審計目標(biāo)、范圍和方法；在審