貿(mào)易操作標準手冊

進出口貿(mào)易作業(yè)原則化手冊（范例）

□組織系統(tǒng)

詳見組織系統(tǒng)圖。

圖18.2.1組織系統(tǒng)圖

□業(yè)務(wù)流程

1.新產(chǎn)品開發(fā)（樣品搜集）。

2.客戶開發(fā)。

3.客戶詢價（電報、信件、電報處理）。

4.報價。

5.訂單確認。

6.開立境內(nèi)訂單。

7.生產(chǎn)督促及L/C催開,

8.出貨。

9.押匯（出貨告知）。

10.付款。

□業(yè)務(wù)處理細則

1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品搜集)

(1)業(yè)務(wù)科獲得新樣品后，應(yīng)填寫產(chǎn)品卡(附表18.2.2),寫明如下資料：

①臨時編號。

②品名、規(guī)格、包裝。

③制造廠商名稱、地址、、負責(zé)人、聯(lián)絡(luò)人、工廠產(chǎn)量規(guī)模。

④開發(fā)成本。

⑤預(yù)估生產(chǎn)成本。

⑥制造商報價。

⑦也許銷售對象及地區(qū)。

⑧預(yù)估售價。

⑨預(yù)估毛利。

(2)業(yè)務(wù)科于每周業(yè)務(wù)匯報時，就前項新產(chǎn)品提出討論，經(jīng)逐項評估，按開發(fā)價值分為

A、B、C三類，A類為極具開發(fā)價值，B類為有開發(fā)價值，C類為無開發(fā)價值。

(3)經(jīng)評估列為A、B類之產(chǎn)品，賦予正式產(chǎn)品編號，列入產(chǎn)品檔。樣品拍照存檔，樣

品寄存樣品室，并于產(chǎn)品卡上寫明寄存位置。經(jīng)評估列為C類之產(chǎn)品，產(chǎn)品卡列入次品檔，

樣品寄存次品室。

(4)業(yè)務(wù)科每月就既有產(chǎn)品，選擇過時產(chǎn)品，于每月第一周業(yè)務(wù)匯報時，提出檢查，經(jīng)

評估已無開發(fā)價值者，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品移入次品室。

(5)新產(chǎn)品臨時編號共六位數(shù)字，分別代表填寫產(chǎn)品卡時的年、月、日。即1995年6

月10日開發(fā)的產(chǎn)品，臨時編號為950610。若同一日開發(fā)數(shù)種新產(chǎn)品，則于第七位數(shù)，按英

文字母次序編號。舊產(chǎn)品淘汰列入次品檔，其淘汰編號原則與新產(chǎn)品之臨時編號相似。

(6)①產(chǎn)品檔正式編號共七位數(shù)字，第一位數(shù)代表……，第二位數(shù)代表……，第三、四、

五、六位數(shù)代表序號，第七位數(shù)填A(yù)、B分別代表A類產(chǎn)品或B類產(chǎn)品。

②第一位數(shù)填1代表第一位數(shù)填6代表

〃2""7〃

〃3〃'18〃

〃4"?19"

〃5"

③第二位數(shù)填1代表

〃2"

〃3〃

"4"

〃5"

?6〃

〃7〃

〃8"

〃9〃

2客戶開發(fā)：

(1)業(yè)務(wù)科于每月最終一周業(yè)務(wù)匯報時，提報卜.個月的客戶開發(fā)計劃，計劃內(nèi)容包括：

①制作企業(yè)簡介，產(chǎn)品目錄(注明交貨期限及付款條件)。

②產(chǎn)品市場研究、分析?、及客戶資料之搜集。

③簡介新產(chǎn)品(郵寄新產(chǎn)品目錄)0

④刊登廣告、郵寄開發(fā)信。

⑤其他。

（2）客戶開發(fā)應(yīng)選擇A類產(chǎn)品，并配合季節(jié)性需求。

（3）經(jīng)研討定案之客戶開發(fā)計劃，應(yīng)由業(yè)務(wù)科列入下個月口勺營業(yè)計劃（附表18.2.3）,并

按職責(zé)列入個人工作計劃（附表18.2.4）。

3.客戶詢價（電報、信件、處理）

（1）業(yè)務(wù)科收到客戶詢價向電報及信件，應(yīng)即加蓋收文戳記，填上.收文日期，并依來電

或來信內(nèi)容，于文獻空欄填具處理意見后，未來文大意及處理狀況，登記于收文簿（附件4）,

將原文呈經(jīng)理核閱后，依經(jīng)理指示內(nèi)容，回函或回電，并將叵函或回電大意填入收文簿。

回函或回電副本存客尸檔（附表18.2.6）o

（2）處理中的電報或信件，存于待辦卷，隨時查閱催辦，已經(jīng)處理的電報或信件，依客

戶別歸入客戶檔。來文無合適空欄時可另以簽辦單（附表18.2.7）,粘附處理。

（3）客戶電報限當(dāng)日回電，客戶信件，除按經(jīng)理指示期限外，限三日內(nèi)回函。

（4）接到客戶，應(yīng)將通話內(nèi)容記入記錄上（附表18.2.8）,呈經(jīng)理批閱，并依指示

處理。記錄一式兩聯(lián)，處理程序同電報、信件。處理完畢后，第一聯(lián)依次序歸入記

錄檔，第二聯(lián)按客戶別歸入客戶檔。

4.報價：

⑴業(yè)務(wù)科接到客戶詢價之電報或信件，應(yīng)立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后，挑選

產(chǎn)品ITEM,呈經(jīng)理審核后，打根價單（附表18.2.9）,必要時修典樣品照片，貼于?報價單上。

（2）報價單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)寄客戶，第二聯(lián)存客戶檔。

5.訂單確認:

(1)業(yè)務(wù)科接到客戶訂單，即依訂單內(nèi)容，填成交卡(附表18.2.10)交專業(yè)人員，讓廠

商確認買價及交貨期后,打SALESCONFIRMATION交/C)(附表18.2.11),S/C一式五聯(lián),

笫一、二、三聯(lián)寄客戶，第四聯(lián)存業(yè)務(wù)科待辦卷，第五聯(lián)存客戶檔，并將訂購品名、數(shù)量、

單價、金額、交貨期、生產(chǎn)廠商填入客戶檔。

6.開立境內(nèi)訂單：

(1)業(yè)務(wù)科根據(jù)S/C及成交卡開立境內(nèi)訂貨單(附表18.2.12)。

(2)訂貨單一式四聯(lián)，第一聯(lián)交售方存查，第二聯(lián)存業(yè)務(wù)科待辦卷，第三聯(lián)交專業(yè)

人員，據(jù)以協(xié)調(diào)廠商填寫生產(chǎn)及驗貨進度表，第四聯(lián)交售方簽認后存廠商檔，并符

訂購品名、數(shù)量廠價、交貨期等，記入廠商檔。

(3)業(yè)務(wù)科根據(jù)S/C及訂貨單填寫產(chǎn)品表。

7.生產(chǎn)督促及催開L/C：

(1)業(yè)務(wù)科專業(yè)人員根據(jù)生產(chǎn)及驗貨進度表進行督促，填寫實際生產(chǎn)進度，于每周業(yè)務(wù)

會報時提出匯報，必要時現(xiàn)場取樣攜回核驗。

(2)業(yè)務(wù)科依每筆S/C所訂L/C開立日期，催開L/C。

(3)收到客戶開來之L/C,應(yīng)立即查對交易內(nèi)容與否相符，若與本來RJS/C內(nèi)容不符,

應(yīng)即規(guī)定客戶修改L/C,或協(xié)調(diào)廠商修改訂貨單內(nèi)容，修改訂貨單處理程序與開立境內(nèi)訂

單相似。

8.出貨：

(1)出貨前，業(yè)務(wù)科聯(lián)絡(luò)船企業(yè)確定船期，填寫裝船估計表，同步聯(lián)絡(luò)專業(yè)人員，確定

裝柜日期及地點，告知拖車企業(yè)將貨柜拖到指定地點，以備裝柜。

(2)裝船估計表一式三聯(lián)，第一聯(lián)交報關(guān)行簽SHIPPINGORDER(S/0),第二聯(lián)業(yè)務(wù)科

存查，第三聯(lián)交專業(yè)人員據(jù)以驗貨。

(3)裝柜完畢后，專業(yè)人員立即回報每一種貨品實際出貨數(shù)量、箱號、凈重、毛重、材

數(shù)、及退稅方式，由業(yè)務(wù)科告知報關(guān)行修改，并告知報關(guān)行該筆出口押匯銀行。工廠退稅

清表最晚須于結(jié)關(guān)前一日寄達我司，匯送報關(guān)行。退稅清表上須用中文善寫。

9.押匯(出貨告知):

(1)結(jié)關(guān)后三日內(nèi)，業(yè)務(wù)科自報關(guān)行獲得提單及押匯文獻，經(jīng)與L/C條款查對相符，

呈經(jīng)理簽名后送銀行辦理押匯，并隨時追蹤押匯程序，確定銀行已經(jīng)撥款后，告知銀行取

I可結(jié)匯證明|九海關(guān)簽放的輸出許可證(CBC)第六聯(lián)交會計，影本存待辦卷。

(2)每筆貨品出口后，業(yè)務(wù)科依出口內(nèi)容，套打出貨告知單(SHIPPINGADVICE

LETTER),一式三聯(lián)，第一聯(lián)(正本)及一份完整出口文獻副本晉客尸，第二聯(lián)(副本)及一份

完整出I」文獻副本(包括L/C,CBC第六聯(lián)，裝船估計表第二聯(lián))存入出貨文獻檔，第三聯(lián)(副

本)存入客戶檔。

(3)業(yè)務(wù)科根據(jù)實際出口內(nèi)容，分別填入客戶檔、產(chǎn)品檔及廠商檔。

1.付款：

(1)每筆貨品出口后，業(yè)務(wù)科于結(jié)關(guān)后三日內(nèi)搜集廠商寄來的發(fā)貨單、銷貨發(fā)票、及專

業(yè)人員填具驗收記錄之裝船估計表第三聯(lián)，查對無誤后送會計。

(2)會計復(fù)核業(yè)務(wù)科轉(zhuǎn)來的付款憑證，確定該筆出口己經(jīng)押匯入帳后，即開立付款傳票，

呈經(jīng)理核示后，開立結(jié)關(guān)后11天之支票支付貨款，并于所有付款憑證上加蓋“付訖”戳記。

交易記錄

S/C成交咳頭數(shù)量單位總售單位總廠毛利(%),「商預(yù)定實際B1V.

NO.日期售價價廠商價交貨交貨

H期日期NO.

附表18.2.3

營業(yè)計劃

年月

1.

產(chǎn)

品

開

發(fā)

2.

客

戶

開

發(fā)

日期客戶名稱廠商名稱S/CNO.P/ONo.售價廠價毛利備注

3.

出

□

計

劃

4.

其

他

指不：復(fù)核：制表:

附表18.2.4

工作計劃

部門：姓名：年月

日期星期工作計劃執(zhí)行情形

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

收文簿

收文編號內(nèi)容摘要處理意見批示（回函）

年

客戶名稱

月

日

收文編號內(nèi)容摘要處理意見批示（回函）

年

客戶名稱

月

日

收文編號內(nèi)容摘耍處理意見批示（回函）

年

客戶名稱

月

日

收文編號內(nèi)容摘要處理意見批示（回函）

年

客戶名稱

月

日

收文編號內(nèi)容摘要處理意見批示（回函）

年

客戶名稱

月

日

收文編號內(nèi)容摘要處理意見指示（回函）

年

客戶名稱

月

日

附表18.2.6

客戶卡

客戶代號：------

名稱

地址

負責(zé)人（聯(lián)絡(luò)人）

電話號碼

電報號碼

傳真號碼

交易記錄

S/C成交產(chǎn)品數(shù)量單位總單位總毛利（%）廠商預(yù)定實INV.

No.li期編號售價售價廣商廠價交貨際NO.

日期交

貨

日期

簽辦單（記錄

收文編號內(nèi)容摘要擬辦、會辦報：示

客戶名稱

年

月

日

電話記錄

收話編號內(nèi)容摘要擬辦、會辦批示

客戶名稱

年

月

0

附表18.2.10

成交卡年月日

客戶名稱

輸往地區(qū)交易條件

訂單號碼交期

品名規(guī)格包裝數(shù)量單價總價廠商單位總「價毛利（％）交貨職

廠價

L/CNO.保險唆頭

船期效期

分批轉(zhuǎn)船

海運傭金

經(jīng)理業(yè)務(wù)科長專業(yè)人員

附表18.2.12

訂貨單

售方：訂單號碼：

訂約日期：

交貨日期：

：交貨地點：

⑦（外箱正面背面嘍頭）⑧（外箱兩側(cè)面）⑨內(nèi)盒印刷

ITBMNO.ITEMNo.

Q'TY：

MADEINSHANGHAI

ITEMNO.

Q'Ty：Q，TY：