建筑企業(yè)合同管理制度

建筑企業(yè)合同管理制度?一、總則1.目的為加強建筑企業(yè)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護企業(yè)合法權益，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內部各部門及所屬各單位在工程建設、物資采購、勞務分包、設備租賃等經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同。3.基本原則合同管理應遵循依法合規(guī)、平等自愿、公平公正、誠實守信的原則。

二、合同管理機構及職責1.合同管理領導小組成立以企業(yè)法定代表人為組長，各分管領導為副組長，相關部門負責人為成員的合同管理領導小組。其職責為：負責制定和修訂合同管理制度；審議重大合同事項，決策合同管理中的重大問題；監(jiān)督檢查合同管理制度的執(zhí)行情況。2.合同管理部門設立專門的合同管理部門，負責合同管理的日常工作。其職責為：負責合同文本的起草、審核、簽訂、登記、歸檔等工作；跟蹤合同履行情況，協(xié)調處理合同履行中的問題；參與合同糾紛的調查、協(xié)商、調解、仲裁或訴訟等活動；定期統(tǒng)計分析合同管理情況，為企業(yè)決策提供依據(jù)。3.合同承辦部門合同承辦部門是合同的具體執(zhí)行部門，負責合同項目的洽談、調研、可行性分析，組織合同的起草、會簽、報批，負責合同的履行及相關資料的收集、整理等工作。其職責為：按照合同管理制度的規(guī)定，辦理合同的相關手續(xù)；負責合同履行過程中的溝通協(xié)調工作，及時解決合同履行中出現(xiàn)的問題；向合同管理部門報送合同履行情況及相關資料。

三、合同簽訂管理1.合同相對方的選擇合同承辦部門應在簽訂合同前，對合同相對方的主體資格、資質等級、業(yè)績信譽、財務狀況等進行調查了解，確保其具備履行合同的能力和條件。建立合同相對方名錄，定期對名錄中的相對方進行評估和更新，對于信譽不佳、經(jīng)營狀況惡化等不符合要求的相對方，應及時從名錄中刪除。2.合同文本的起草合同文本一般應由合同承辦部門負責起草。合同文本應符合法律法規(guī)的規(guī)定，明確雙方的權利義務、合同標的、數(shù)量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。對于格式合同，應選用國家或行業(yè)推薦的示范文本，并結合具體情況進行修改完善。對于非格式合同，應根據(jù)實際情況制定詳細、準確、嚴密的合同條款。3.合同的審核合同文本起草完成后，應提交合同管理部門進行審核。合同管理部門應從法律、經(jīng)濟、技術等方面對合同文本進行全面審核，重點審查合同條款的合法性、完整性、準確性、嚴密性，以及合同的風險防范措施等。合同管理部門審核后，應出具審核意見。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，合同承辦部門應及時進行修改完善。審核通過的合同，方可提交企業(yè)領導審批。4.合同的審批合同審批應按照企業(yè)內部的審批流程進行。一般合同由合同管理部門負責人審核后，報分管領導審批；重大合同或涉及金額較大的合同，應經(jīng)合同管理領導小組審議后，報企業(yè)法定代表人審批。合同審批人員應認真審查合同內容，簽署審批意見。對于不符合要求的合同，審批人員應提出修改意見或不予批準。5.合同的簽訂合同經(jīng)審批通過后，由合同承辦部門與合同相對方簽訂。簽訂合同應使用企業(yè)統(tǒng)一印制的合同專用章，并嚴格按照規(guī)定的程序進行蓋章。合同簽訂人員應確保合同文本與審批通過的文本一致，不得擅自變更合同內容。合同簽訂后，應及時將合同副本交合同管理部門進行登記、歸檔。

四、合同履行管理1.合同履行計劃的制定合同承辦部門應根據(jù)合同約定，制定詳細的合同履行計劃，明確各階段的工作任務、責任人員、時間節(jié)點等，并將履行計劃報合同管理部門備案。2.合同履行的跟蹤與監(jiān)督合同管理部門應定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調解決。合同承辦部門應按照合同履行計劃，認真組織實施合同項目，確保合同的全面履行。在合同履行過程中，如出現(xiàn)重大問題或變更事項，應及時向合同管理部門報告，并采取相應的措施進行處理。3.合同款項的收付管理合同款項的收付應嚴格按照合同約定進行。財務部門應建立合同款項收付臺賬，及時記錄款項的收付情況。合同承辦部門應在合同約定的付款期限前，向財務部門提交付款申請，并提供相關的證明材料。財務部門應按照規(guī)定的程序進行審核，審核通過后及時辦理付款手續(xù)。對于合同款項的收取，合同承辦部門應積極催收，確?？铐椉皶r足額收回。如發(fā)生款項逾期未收的情況，應及時查明原因，采取有效措施進行催收，并向合同管理部門報告。4.合同變更管理在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內容的，合同承辦部門應及時與合同相對方協(xié)商，達成一致意見后簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應按照合同簽訂的審批程序進行審批，并及時交合同管理部門進行登記、歸檔。5.合同終止管理合同履行完畢或提前終止的，合同承辦部門應及時通知合同相對方，并辦理相關的終止手續(xù)。合同終止后，合同承辦部門應負責清理合同履行過程中的相關資料，并將資料移交合同管理部門進行歸檔。合同管理部門應定期對已終止的合同進行整理、歸檔，妥善保管。

五、合同風險管理1.風險識別與評估合同管理部門應定期對合同履行過程中的風險進行識別和評估，分析可能存在的風險因素，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風險防范措施針對識別出的風險，合同管理部門應會同合同承辦部門制定相應的風險防范措施，如完善合同條款、加強合同履行監(jiān)督、建立風險預警機制等，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。3.合同糾紛處理在合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門應及時收集相關證據(jù)，與合同相對方進行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，應及時向合同管理部門報告，并按照合同約定的爭議解決方式，通過調解、仲裁或訴訟等途徑解決糾紛。合同管理部門應參與合同糾紛的處理過程，提供法律支持和專業(yè)意見，維護企業(yè)的合法權益。

六、合同檔案管理1.檔案的收集與整理合同承辦部門應在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，及時收集相關的合同文本、審批文件、往來信函、會議紀要、履行記錄等資料，并移交合同管理部門進行整理。合同管理部門應按照檔案管理的要求，對收集到的資料進行分類、編號、裝訂，建立合同檔案。2.檔案的保管與查閱合同檔案應妥善保管，確保檔案的安全和完整。合同管理部門應建立檔案查閱制度，嚴格限定查閱范圍和查閱程序。因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)合同管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱人員不得擅自復制、涂改、銷毀合同檔案。3.檔案的借閱與歸還如需借閱合同檔案，借閱人員應填寫借閱申請表，經(jīng)合同管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應按時歸還檔案，歸還時應確保檔案的完好無損。

七、合同管理的信息化建設1.建立合同管理信息系統(tǒng)企業(yè)應建立合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理的信息化、規(guī)范化和自動化。合同管理信息系統(tǒng)應涵蓋合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止、檔案管理等各個環(huán)節(jié)，為合同管理提供便捷、高效的支持。2.信息系統(tǒng)的應用與維護合同管理部門及各相關部門應積極應用合同管理信息系統(tǒng)，及時錄入合同信息，跟蹤合同履行情況，實現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作。同時，應加強對信息系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。

八、考核與獎懲1.考核內容對合同管理工作的考核內容包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的情況、合同風險的防范、合同檔案的管理等方面。2.考核方式合同管理部門定期對各部門的合同管理工作進行考核評價，考核結果納入企業(yè)年度績效考核體系。3.獎勵與懲罰對于合同管理工作成績突出的部門和個人，企業(yè)給予表