用友致遠(yuǎn)A6實施指南

1、北京用友致遠(yuǎn)軟件技術(shù)有限公司A6產(chǎn)品快速實施指南 （內(nèi)部資料）北京用友致遠(yuǎn)軟件技術(shù)有限公司2006年3月17日目 錄1.引言32.第一部分 為什么用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品要進行實施32.1為什么用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品要進行實施32.2實施的營銷42.3實施的成功要素52.第二部分 用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品實施過程82.1實施用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品的具體步驟82.2第一個階段：實施準(zhǔn)備階段82.3第二個階段：實施建設(shè)階段92.4第四個階段：系統(tǒng)試運行122.4第五個階段：項目驗收132.5實施用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品的特點133.第三部分 用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品實施中項目控制與管理143.1實施過程中項目的控制與

2、管理143.2實施中易犯的幾個錯誤和應(yīng)避免的問題153.3實施后延續(xù)性的問題技術(shù)交接163.4附件一：系統(tǒng)實施步驟表183.5附件二：OA系統(tǒng)實施計劃書193.6附件三：項目組成員名單203.7附件四：系統(tǒng)安裝確認(rèn)書213.8附件五：系統(tǒng)管理員培訓(xùn)確認(rèn)書223.9附件六：客戶檔案登記表241. 引言 在引入OA軟件的過程中，實施是一個極其關(guān)鍵也是最容易被忽視的環(huán)節(jié)。因為，實施的成敗最終決定著軟件產(chǎn)品思想的充分發(fā)揮。據(jù)不完全統(tǒng)計，我國目前已有近千家企業(yè)購買了OA軟件。而在所有的軟件系統(tǒng)應(yīng)用中，存在三種情況：按期按預(yù)算成功實施實現(xiàn)系統(tǒng)集成的只占10%- 20%；沒有實現(xiàn)系統(tǒng)集成或?qū)崿F(xiàn)部分集成的只有

3、30%-40%；而失敗的卻占50%。并且在實施成功的10%-20%中大多為外資企業(yè)。如此令人沮喪的事實無疑向我們表明： OA軟件實施情況已經(jīng)成為制約OA效益發(fā)揮的一大瓶頸因素。2. 第一部分 為什么用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品要進行實施2.1 為什么用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品要進行實施1） 幫助客戶優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，規(guī)范、完善現(xiàn)有的管理模式；OA軟件的應(yīng)用并不是簡單的替代手工的過程，在項目的實施過程中，咨詢顧問可以利用其豐富的行業(yè)知識積累與實施經(jīng)驗，為客戶提供規(guī)范、客觀的辦公流程優(yōu)化建議，而在客戶內(nèi)部，限于認(rèn)識的局限性以及不同單位、不同部門之間的利益沖突、長期利益與短期利益的沖突，都可能使辦公流程規(guī)劃走向偏頗，

4、管理層得不到真正合理得建議。在此基礎(chǔ)上的OA軟件應(yīng)用必定達(dá)不到其應(yīng)有的效果。 2） 提高客戶項目實施成功率，降低實施風(fēng)險，縮短實施時間；曾幾何時，“IT”黑洞的陰影籠罩在企業(yè)的頭上，投入上百、上千萬的資金卻看不到收益的增長。其問題不在于技術(shù)是否先進，功能是否齊全，關(guān)鍵在于項目實施的管理與控制。而隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，OA軟件的應(yīng)用也越來越復(fù)雜，傳統(tǒng)企業(yè)單靠自身力量已經(jīng)不能駕馭，必須依靠專業(yè)的外部力量來加強項目管理。咨詢顧問正是這樣一支提供項目管理、工作流程設(shè)計并于OA軟件結(jié)合的專業(yè)服務(wù)隊伍。3） 幫助客戶培養(yǎng)一批技術(shù)和業(yè)務(wù)能力兼?zhèn)涞南到y(tǒng)管理和應(yīng)用管理人員；通過與用友致遠(yuǎn)咨詢顧問在實施中的協(xié)同

5、工作可造就企業(yè)本身的支持、應(yīng)用人才，實現(xiàn)后期的自身支持維護，利于后期軟件的正常運行；同時也幫助企業(yè)培養(yǎng)一支內(nèi)部技術(shù)隊伍，以實現(xiàn)管理的持續(xù)改進。4） 使軟件與管理緊密結(jié)合，最大限度發(fā)揮軟件的管理思想；用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品軟件功能強大，具有多個功能模塊和插件，包括涉及到企業(yè)流程表單的定制、文檔管理、系統(tǒng)初始設(shè)置等。各模塊的應(yīng)用幾乎涉及到了企業(yè)的各個部門和所有的功能結(jié)點。系統(tǒng)設(shè)置多、設(shè)置靈活，表單流程控制較復(fù)雜，加大了軟件的應(yīng)用難度。5） 規(guī)范化的實施階段，保證了實施項目的順利推進；以現(xiàn)有的培訓(xùn)方式，僅僅通過簡單的系統(tǒng)培訓(xùn)，企業(yè)很難合理、充分地應(yīng)用用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同軟件；對于用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同軟件產(chǎn)品發(fā)

6、展由易到難，由標(biāo)準(zhǔn)到個性，逐步擴展企業(yè)應(yīng)用，雖相對其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)而言，OA功能相對易用，但要在企業(yè)成功的應(yīng)用，必須有一個規(guī)范的、系統(tǒng)的方法結(jié)合企業(yè)自身的特點，對軟件的應(yīng)用、實施的過程進行全面的指導(dǎo)，對實施活動的每一個環(huán)節(jié)進行系統(tǒng)的規(guī)范，才能達(dá)到企業(yè)預(yù)期的應(yīng)用效果。6） 替代簡簡單單的系統(tǒng)初始化服務(wù)；以現(xiàn)有客戶服務(wù)部對客戶、合作伙伴、各區(qū)反饋的產(chǎn)品問題的統(tǒng)計顯示，60%以上的反饋問題屬于應(yīng)用、操作、環(huán)境問題。目前很多客戶的軟件應(yīng)用還停留在系統(tǒng)初始化階段，對產(chǎn)品沒有一個合理、有序、優(yōu)化的實施應(yīng)用過程，之后將所有問題都移交到維護部門，僅僅是通過簡單的售后服務(wù)來維護軟件的運行。所以，基于以上企業(yè)自身根本

7、無法克服的問題和各種外在因素的限制，對用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品應(yīng)用，需要專業(yè)的實施顧問的參與是有其必然性的，用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品成功應(yīng)用的前提條件就是：對應(yīng)用軟件進行規(guī)范化實施。2.2 實施的營銷實施服務(wù)的營銷過程可以分為三個部分：n 協(xié)同銷售人員推進實施服務(wù)1） 協(xié)助銷售人員向客戶介紹實施理念，產(chǎn)品實施后客戶的增值體現(xiàn)：為客戶提供的是完整的信息化建設(shè)，而不是簡單的系統(tǒng)初始化或者某個局部的工作改善，能夠更好的幫助客戶完成企業(yè)管理流程的優(yōu)化和參與信息化建設(shè)，本次實施體系建設(shè)過程中我們也整理了針對售前使用的實施PPT，從銷售前期就開始導(dǎo)入實施理念；2） 了解企業(yè)的現(xiàn)行管理模式，目前管理上存在的弊?。?

8、） 客戶方購買軟件后所期望的管理目標(biāo)；4） 可行性分析，針對客戶提出的管理目標(biāo)判斷通過用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品實施可以達(dá)到客戶期望值的多少，是否具有實施可行性。5） 介紹專業(yè)的實施隊伍和實施成功的典型案例，給客戶以專業(yè)、有效、真誠的合作開端。n 簽定實施服務(wù) 一般來說，當(dāng)客戶具有購買產(chǎn)品的初步意向時，銷售人員或售前顧問就應(yīng)適時地推出實施服務(wù)，當(dāng)與客戶確定合同后，應(yīng)通知實施部門的人員，由實施人員介入。實施人員通過到現(xiàn)場與客戶溝通，調(diào)查相關(guān)的需求信息并進行工作量估算后開始編制項目實施周期計劃書。里程碑（階段性成果）：用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品實施服務(wù)合同XX企業(yè)項目實施周期計劃書注意事項： 項目實施周期計劃

9、書作為實施服務(wù)合同的附件，具有法律上的效力。一旦實施服務(wù)合同簽訂，在進行項目實施時，客戶可以根據(jù)項目實施周期計劃書的相關(guān)規(guī)定而要求實施方開展工作、進行項目驗收、按規(guī)定付款等。因此，項目實施周期計劃書的編制、出具應(yīng)極為慎重。 編制項目實施周期計劃書的人員可以是銷售人員或者經(jīng)驗豐富的售前支持人員，最好請實施顧問參與編寫。在了解客戶的需求后，能夠本著盡量利于實施方的原則，在估算工作量并留有一定的余地后去編制。項目實施周期計劃書編寫后應(yīng)該經(jīng)過各區(qū)的實施部經(jīng)理審核確認(rèn)后，才能提交給客戶。n 與銷售部門內(nèi)部交接實施服務(wù)用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品銷售過程結(jié)束后，由實施經(jīng)理牽頭，組織與銷售部門進行內(nèi)部移交工作。實施

10、項目組成員要從銷售人員處盡可能多地了解客戶的情況，包括：1） 軟件銷售和系統(tǒng)實施銷售時，對客戶的承諾及承諾方式；2） 分析可行性，不可實現(xiàn)的需要在此分清責(zé)任并及時由銷售人員配合與客戶溝通協(xié)調(diào)。3） 客戶方的技術(shù)環(huán)境；合同復(fù)印件；與客戶的聯(lián)系方式和渠道；4） 客戶方所期望的管理目標(biāo)；5） 客戶方的關(guān)鍵人物及銷售人員的建議等等。上述信息必須以備忘錄的形式記錄下來并通報項目組成員，為后期的項目實施的展開奠定良好的基礎(chǔ)。2.3 實施的成功要素軟件的應(yīng)用成功=有準(zhǔn)備的企業(yè)+合適的軟件+成功實施：（1） 有準(zhǔn)備的企業(yè)具有明確的目標(biāo)許多客戶在軟件實施初期，往往只有一個模糊的、淺顯的概念，對于應(yīng)用了OA軟件后

11、，企業(yè)要完成什么管理目標(biāo)，到達(dá)什么樣的管理模式，并沒有一個明確的定義，而是在實施過程中或者實施結(jié)束后才逐漸明朗起來，致使實施進程中斷、反復(fù)。所以說作為一個有準(zhǔn)備的企業(yè)首先要確定明確實施目標(biāo)，為整個項目的實施提供確切的指導(dǎo)思想。（2） 獲得企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的強力支持1） 高層領(lǐng)導(dǎo)持續(xù)性的參與和明確的支持能明顯提高用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品實施成功的概率。因為OA軟件的實施是一項跨越功能的工程，是改變企業(yè)現(xiàn)有管理制度和人的思維方式的變革，必然對員工和其工作產(chǎn)生較大的影響。特別是常常伴隨著一些權(quán)利和利益的轉(zhuǎn)移，有時會引起一些人，甚至是中層領(lǐng)導(dǎo)的抵制，如果沒有高層領(lǐng)導(dǎo)的明確支持，則很難推行。2） 考慮到產(chǎn)品實施

12、的牽涉面廣以及它需要很多協(xié)調(diào)溝通的工作，客戶方的項目經(jīng)理要由既具有決策權(quán)利又懂內(nèi)部管理流程的高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。在實施過程中一旦出現(xiàn)了人員調(diào)度、意見分歧等情況，作為客戶方的項目經(jīng)理可以輕松協(xié)調(diào)。3） 實施隊伍的建立要在項目的實施之前，具體的組織機構(gòu)如下圖所示。 XX企業(yè)用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品實施組織機構(gòu)XX企業(yè)用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品實施組織機構(gòu)行政管理客戶實施方項目經(jīng)理部門關(guān)鍵客戶客戶方項目經(jīng)理系統(tǒng)管理人員技術(shù)咨詢顧問實施咨詢顧問客戶化人員（3） 4)專職的實施隊伍在產(chǎn)品的實施過程中，計算機人員是不能起到主導(dǎo)作用的，因為用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同軟件不僅是一個計算機系統(tǒng)，而主要是一個管理項目，有公司決策、協(xié)調(diào)、執(zhí)

13、行等各個層面組成，所以項目組的成員，也就是關(guān)鍵客戶，最好懂得計算機，又要懂得管理，熟悉企業(yè)內(nèi)的各種工作管理流程，要求是企業(yè)內(nèi)技術(shù)精湛、業(yè)務(wù)熟練、敬業(yè)負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)骨干。注意事項：在實施項目組里，用友致遠(yuǎn)實施組要能做到團隊層次作戰(zhàn)，有負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)溝通整體項目控制人員、有負(fù)責(zé)具體實施業(yè)務(wù)人員、客戶方要求有懂業(yè)務(wù)、懂計算機的關(guān)鍵用戶、以及系統(tǒng)維護人員，那么如何合理的分配人員，分配多少，這要根據(jù)企業(yè)的具體情況而定，有所側(cè)重，一般來講項目組的人員不要求多，要求精，要求每個人都要獨擋一面。（4） 1)規(guī)范化的實施過程和方法企業(yè)有了明確的目標(biāo)后，只有根據(jù)實施顧問提供的標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范化的實施過程和方法，才能按照預(yù)定的實

14、施計劃共同推進實施進程。交付文檔：（5） 2)企業(yè)軟件應(yīng)用環(huán)境的準(zhǔn)備在此，主要是檢查客戶的硬件、網(wǎng)絡(luò)配置情況、系統(tǒng)操作平臺是否符合用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品的運行環(huán)境的要求，是否需要進行改造，升級，并填寫下表。系統(tǒng)安裝預(yù)約表合同信息產(chǎn)品名稱版本名稱和版本號插件名稱及版本產(chǎn)品到位其它信息客戶信息安裝聯(lián)系人聯(lián)系電話客戶地址服務(wù)器到位及配置調(diào)查報告組織機構(gòu)人員名單常用流程文檔結(jié)構(gòu)安裝信息安裝日期實施工程師3. 第二部分 用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品實施過程3.1 實施用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品的具體步驟驗收系統(tǒng)管理員、項目組、關(guān)鍵用戶培訓(xùn)項目驗收試運行階段知識轉(zhuǎn)移階段實施準(zhǔn)備階段實施建設(shè)階段召開項目啟動會、制定實施計劃

15、、方案企業(yè)需求調(diào)研需求解決方案準(zhǔn)備系統(tǒng)安裝初始設(shè)置客戶化設(shè)置改進試運行現(xiàn)場支持領(lǐng)導(dǎo)層、普通客戶培訓(xùn)制訂培訓(xùn)計劃，編寫培訓(xùn)教材運行管理制度編寫產(chǎn)品實施是一個系統(tǒng)工程，涉及到的可變因素以及不可控因素都很多。因此，我們應(yīng)該有一個科學(xué)的方法作指導(dǎo)，來嚴(yán)格規(guī)范我們的實施過程，規(guī)避不可控因素造成的影響，以期達(dá)到最好的結(jié)果。在進行產(chǎn)品實施時可以根據(jù)不同的情況進行借鑒。產(chǎn)品實施進程簡圖3.2 第一個階段：實施準(zhǔn)備階段這個階段非常重要，關(guān)系到產(chǎn)品實施的成敗，但往往為實際操作所忽略。這個階段的工作主要是：第一， 召開項目啟動會議任務(wù)： 明確項目實施的意義，說明項目實施成功的關(guān)鍵因素，確定雙方的職責(zé)。項目啟動會除雙

16、方項目組成員及有關(guān)人員參加外，應(yīng)有客戶方最高領(lǐng)導(dǎo)層成員參加，大項目實施方高層也要參與。主要內(nèi)容：1、 由客戶方“一把手”作項目總動員，說明該項目背景、企業(yè)管理信息化建設(shè)的期望、領(lǐng)導(dǎo)的決心。對各部門的積極配合提出具體要求。宣布客戶方項目組成員組成。2、 理念宣講，由實施方項目經(jīng)理說明實施該項目的意義，OA軟件實施的理念、實施項目的風(fēng)險等，宣布實施項目組的成員組成。3、 由實施方項目經(jīng)理說明項目實施的關(guān)鍵因素、實施過程中各方的職責(zé)，及時解決實施過程中出現(xiàn)的問題。4、 定期檢查項目實施進度與階段目標(biāo)及階段成果，各方項目組成員及時簽字確認(rèn)。5、 確定項目實施計劃，啟動會上，實施方項目經(jīng)理應(yīng)就項目實施計

17、劃、實施方案等與客戶方充分交流和溝通，并最終確定項目實施計劃。責(zé)任人：用友致遠(yuǎn)實施方第二， 確定實施進度計劃，制定實施方案任務(wù)：由用友致遠(yuǎn)實施顧問編制項目實施計劃，并在項目實施過程中作及時的更新與維護，可以使用Microsoft Project軟件或EXCEL制定項目實施計劃。主要內(nèi)容：用友致遠(yuǎn)實施咨詢顧問通過前期的介入，分析企業(yè)的有關(guān)情況編制一張項目實施工時進度表，以供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層調(diào)配資源及確定項目總體進度的參考依據(jù)。實施計劃將是雙方項目組工作的日程準(zhǔn)則。除非有不可抗力等其他因素，實施計劃不能作變更。責(zé)任人：用友致遠(yuǎn)實施方里程碑（階段性成果確認(rèn)表單）：XX企業(yè)項目實施計劃表3.3 第二個階段：

18、實施建設(shè)階段第一， 關(guān)鍵人員培訓(xùn)任務(wù)：制定關(guān)鍵客戶、系統(tǒng)管理員、項目組成員的培訓(xùn)計劃，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)教材對關(guān)鍵客戶、系統(tǒng)管理員、項目組成員進行不同層面培訓(xùn)。并明確下步調(diào)研工作內(nèi)容，需要各部門配合提供的調(diào)研表、調(diào)研單據(jù)等。主要內(nèi)容：1） 培訓(xùn)過程中結(jié)合企業(yè)自身的實際情況對標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)教材進行剪裁，涉及用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品管理工作流程、思想的培訓(xùn)，使企業(yè)的中上層領(lǐng)導(dǎo)干部掌握基本原理，理解用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品；2） 培訓(xùn)過程中以企業(yè)的實際例子進行講解。責(zé)任人：用友致遠(yuǎn)實施方階段性成果確認(rèn)表單：系統(tǒng)管理員培訓(xùn)確認(rèn)書XX企業(yè)培訓(xùn)計劃時間表（如下表）XX企業(yè)關(guān)鍵人員培訓(xùn)計劃時間表培訓(xùn)時間授課內(nèi)容授課地點參加人

19、員參加人員簽字實施方簽字：客戶方簽字：時間：第二， 系統(tǒng)調(diào)研任務(wù)：為了能實現(xiàn)客戶的需求，讓用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同軟件的管理思想及功能更好的應(yīng)用于企業(yè)的管理，實現(xiàn)軟件與企業(yè)管理的嫁接，必須對企業(yè)的整個管理制度、企業(yè)文化、管理相關(guān)表格、管理業(yè)務(wù)流程進行調(diào)研分析，對不合理的流程進行適當(dāng)修改設(shè)計，最后制定出詳細(xì)調(diào)研報告和實施方案。對不在OA軟件解決范疇的需求，做合理屏蔽和解釋，劃分。在這一階段通過調(diào)研，應(yīng)能回答以下問題：1） 實施的基本條件是否具備，還需要做哪些基礎(chǔ)工作？2） 產(chǎn)品實施的難點在哪里，能否解決，如何解決？3） 對實施工作量和進度如何估計？實施計劃制定的是否合理。主要內(nèi)容：1） 實施人員在調(diào)研、

20、分析過程中首先要從細(xì)著手，了解客戶核心部門的管理流程及其所涉及到的各種單據(jù)，以及單據(jù)在各個部門之間是如何傳遞的、各個崗位人員的職責(zé)是什么、每個人員干哪些工作等等，也就是說調(diào)研要對企業(yè)的管理制度了解足夠的細(xì)，只有這樣才能在軟件培訓(xùn)及軟件實施中有的放矢，制定出詳細(xì)的實施解決方案及客戶工作流程。2） 實施人員還應(yīng)對軟件的調(diào)研過程有一個總體的把握，也就是說實施人員不能僅僅局限于具體單個業(yè)務(wù)部門的需求調(diào)研，而應(yīng)該從總體的管理流程上提煉共性的應(yīng)用進行分析，以共性應(yīng)用推動單位組織內(nèi)的全局性應(yīng)用，部門個性業(yè)務(wù)流程通過培訓(xùn)關(guān)鍵用戶，讓他們邊學(xué)邊操作，解決實施人員的實施壓力和培訓(xùn)壓力，另外控制部分不合理的需求，規(guī)

21、避OA應(yīng)用與業(yè)務(wù)應(yīng)用的混淆，這也要求實施人員的思想必須達(dá)到一定的高度，只有這樣才能從宏觀的角度來把握調(diào)研、分析的進程，保證此階段工作順利完成。3） 調(diào)研過程中要結(jié)合企業(yè)實際情況，根據(jù)提供的標(biāo)準(zhǔn)調(diào)研表單進行，客戶確認(rèn)簽字。4） 流程分析要匹配軟件進行，不能一味的分析客戶的需求，而不考慮客戶需求所要達(dá)到的目標(biāo)。責(zé)任人：用友致遠(yuǎn)實施方階段性成果確認(rèn)表單：XX企業(yè)用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品實施調(diào)研表單XX企業(yè)調(diào)研需求報告XX企業(yè)用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品實施方案書軟件可以在實施之前就安裝和設(shè)置，可以幫雙方項目組成員提前設(shè)上，便于溝通。第三， 系統(tǒng)安裝初始化調(diào)試。任務(wù)：在組織結(jié)構(gòu)、人員、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)已經(jīng)準(zhǔn)備好的基礎(chǔ)上，

22、就可以將系統(tǒng)安裝或初始化設(shè)置，并進行客戶端訪問的調(diào)試活動，該工作可以邀請或安排客戶方的系統(tǒng)管理員共同參與。主要內(nèi)容：1） 檢查網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的準(zhǔn)備情況、硬件是否符合前期提出的要求；2） 安裝用戶購買的軟件版本到服務(wù)器上，并跟客戶確定產(chǎn)品包裝內(nèi)容是否完整，功能模塊是否求全；3） 進行軟件適配：主要包括組織結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)置、關(guān)鍵應(yīng)用設(shè)置等匹配，錄入；責(zé)任人：用友致遠(yuǎn)實施方第四， 客戶化設(shè)置和測試。任務(wù)：對調(diào)研需求報告和實施方案的合理性進行驗證。主要內(nèi)容：1） 由于用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同系統(tǒng)是標(biāo)準(zhǔn)化的管理系統(tǒng)，所以在調(diào)研完成后，整理調(diào)研報告和與管理流程相應(yīng)的解決方案，如通過協(xié)同模版、還是表單來實現(xiàn)等應(yīng)用配置，在設(shè)置

23、期間應(yīng)邀請系統(tǒng)管理員和各個部門的關(guān)鍵客戶都應(yīng)該同時參與，完成后模擬工作流轉(zhuǎn)一遍，特別是協(xié)同表單和公文流程，確定流程的暢通和功能和流程之間相互的集成關(guān)系。2） 提出測試步驟、整理測試清單、結(jié)果，找出不足的方面，及時調(diào)整實施方案。責(zé)任人：客戶方里程碑（階段性成果確認(rèn)表單）：系統(tǒng)安裝確認(rèn)書第三個階段：知識轉(zhuǎn)移階段在完成必要的客戶化的工作、進入現(xiàn)場運行之前要經(jīng)過企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)的審批和驗收通過。本階段的工作主要包括兩個部分：第一，普通客戶培訓(xùn)任務(wù)：制定最終客戶培訓(xùn)計劃，協(xié)助關(guān)鍵客戶完成最終操作人員的培訓(xùn)。主要內(nèi)容：1） 以標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)手冊為藍(lán)本，根據(jù)最終客戶的崗位特性編寫培訓(xùn)計劃，并協(xié)助關(guān)鍵客戶分工作崗位制定

24、客戶化標(biāo)準(zhǔn)手冊，為每一個崗位的最終客戶明確在軟件系統(tǒng)中的操作流程、操作界面、注意事項目等；2） 對客戶進行培訓(xùn)，培訓(xùn)過程可根據(jù)客戶實際情況對培訓(xùn)內(nèi)容、日期進行培訓(xùn)調(diào)整；3） 培訓(xùn)完成后應(yīng)對客戶進行考核，考核合格通過率也將做為驗收標(biāo)準(zhǔn)之一。4） 可以建議客戶推行考核獎懲辦法，推動全員對系統(tǒng)學(xué)習(xí)的重視；責(zé)任人：客戶方階段性成果成果確認(rèn)表單XX企業(yè)最終客戶培訓(xùn)計劃表注意事項：最終客戶培訓(xùn)過程也是關(guān)系到項目前期的工作成果向最終操作者的轉(zhuǎn)移過程。它關(guān)系到項目上線的進度和日后的維護。作好最終客戶的培訓(xùn)工作，可以直接推進項目進程，也可以減少項目上線后的常規(guī)維護和支持。3.4 第四個階段：系統(tǒng)試運行系統(tǒng)試運行

25、是指系統(tǒng)設(shè)置完成后在經(jīng)過局部應(yīng)用運行后，流程流轉(zhuǎn)正常，經(jīng)項目組雙方簽字確認(rèn)系統(tǒng)達(dá)到客戶要求后，系統(tǒng)的正規(guī)使用。這個階段主要包括：第一， 運行制度建立任務(wù)：輔助客戶方建立系統(tǒng)推行的網(wǎng)上運行制度；主要內(nèi)容：1) 包括各類審批制度，公文流程制度，以及其他系統(tǒng)維護等制度；2) 包括推行的獎懲辦法，考核方式；責(zé)任人：客戶方第二， 技術(shù)支持，問題收集任務(wù)：當(dāng)系統(tǒng)成功正常運行后，實施顧問收集問題，并還可提供現(xiàn)場支持服務(wù)。提供技術(shù)支持的意義在于：（1） 理論的培訓(xùn)之后必須有實際操作的引導(dǎo)，在實際運行中才能理解理論的概念；（2） 根據(jù)企業(yè)的管理要求設(shè)定的各類流程，表單，經(jīng)過試運行才會發(fā)現(xiàn)問題，特別是出現(xiàn)實際流程

26、與設(shè)定的流程的差異，無法執(zhí)行；（3） 所謂實施風(fēng)險將在此階段有出現(xiàn)的可能。但是通過技術(shù)支持可以解決問題，化解一般的風(fēng)險；主要內(nèi)容：能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題，幫助客戶在最短的時間內(nèi)掌握新系統(tǒng)的應(yīng)用。責(zé)任人：用友致遠(yuǎn)實施方階段性成果確認(rèn)表單：試運行問題反饋與解決表注意事項：任何軟件在運行過程中難免要出現(xiàn)問題，出現(xiàn)產(chǎn)品問題時，在不影響客戶的產(chǎn)品運行的前提條件下，先給客戶一個變通的解決方案。不要因為軟件的問題而影響整個實施的進度。最好將產(chǎn)品問題與實施過程分開處理。3.5 第五個階段：項目驗收任務(wù)：項目實施進入正常狀態(tài)后，要進行業(yè)績評價項目實施終驗。主要內(nèi)容：1） 在項目正式驗收之前，項目經(jīng)理要安

27、排實施顧問整理項目實施文檔、驗收標(biāo)準(zhǔn)評估表等。待準(zhǔn)備工作完成后，項目經(jīng)理向客戶方提出終驗申請，確認(rèn)終驗時間、地點、與會人員等，一般地，終驗需客戶方高層領(lǐng)導(dǎo)、項目組全體成員、用友致遠(yuǎn)公司項目組全體成員等參加。2） 驗收會上，需介紹項目實施的歷程、移交所取得的各階段性成果、并對項目實施結(jié)果做出評估，最終完成項目驗收報告，雙方確認(rèn)簽字。3） 至此，項目實施工作完成，應(yīng)將項目移交客服部門，以利于日常維護。4） 運行1周后，大區(qū)實施質(zhì)控崗進行客戶回訪，了解客戶的滿意度，應(yīng)用狀況，實施質(zhì)量。責(zé)任人：用友致遠(yuǎn)實施方里程碑（階段性成果確認(rèn)表單）：XX企業(yè)用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品驗收合格單XX企業(yè)用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)

28、品驗收合格報告注意事項：驗收應(yīng)該以實施方案書約定的目標(biāo)的是否實現(xiàn)為準(zhǔn)繩，而不應(yīng)以客戶所有的需求、問題（包括潛在的需求和問題）的解決為標(biāo)準(zhǔn)，要記住一個成功的項目是在預(yù)算的時間，以預(yù)算的成本與資源，完成預(yù)定的目標(biāo)而不是以無限的耗費去滿足客戶所有的要求以求做到十全十美。因為不可能通過一個項目能解決客戶的所有問題。綜上所述，這些階段是密切相關(guān)的，一個階段沒有做好，決不可操之過急進入下一個階段。另外，根據(jù)企業(yè)的情況，規(guī)模，交付時間等因素決定，可以有選擇的進行，從而保障實施的周期，成本和規(guī)避風(fēng)險。值得注意的是，在整個實施進程中，培訓(xùn)工作是貫徹始終的。前面只是對第一個階段的領(lǐng)導(dǎo)層、關(guān)鍵客戶培訓(xùn)作了介紹。而那

29、些貫穿于實施準(zhǔn)備、系統(tǒng)建設(shè)及客戶化、知識轉(zhuǎn)移、新系統(tǒng)運行過程中的有關(guān)培訓(xùn)，如系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)、普通客戶的培訓(xùn)也都是十分重要的。因為只有員工才是系統(tǒng)的真正使用者，只有他們對產(chǎn)品及所要求的硬件環(huán)境有了一定的了解，才能夠保證系統(tǒng)最終的順利實施和應(yīng)用。在整個用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品實施過程中，還需要強調(diào)的一點是：實施進程中角色的逐漸轉(zhuǎn)換，并不是整個實施過程全部由實施專家或顧問完成，當(dāng)實施工作進行到一定程度的情況下，就要有意識地切換角色。3.6 實施用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品的特點1） 以“點”帶“面”，把共性應(yīng)用作為突破口進行實施，分步實施。用友致遠(yuǎn)A6產(chǎn)品是通用性產(chǎn)品，是屬于組織內(nèi)的全局應(yīng)用，協(xié)同工作的功能應(yīng)

30、用最廣泛。在每個單位都有共性或核心的業(yè)務(wù)需求，如報銷，自己申請，請假等。所以，以點帶面，推動全局應(yīng)用，也是有效規(guī)避系統(tǒng)推行的風(fēng)險。注意事項：實施策略決定實施的成敗，所以，我們推進以下幾點策略，特別在大項目的實施上：n 以用帶學(xué)：在實施管理、培訓(xùn)全部盡量開通的OA平臺進行。n 分層培訓(xùn)：關(guān)鍵用戶重點培訓(xùn)、帶動部門。n 緊抓核心管理業(yè)務(wù)的應(yīng)用、逐層推動、遞進推廣n 以關(guān)鍵部門帶動全局應(yīng)用2） 靈活性設(shè)置任何軟件系統(tǒng)即使功能再全，適應(yīng)性再強，當(dāng)面對不同企業(yè)千差萬別的具體情況和不同企業(yè)的特殊需求時，也不可能做到“以不變應(yīng)萬變”。所以，根據(jù)用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品的功能結(jié)合企業(yè)的特殊需求可以靈活設(shè)置各種管理

31、流程和管理表單是十分必要的。4. 第三部分 用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品實施中項目控制與管理4.1 實施過程中項目的控制與管理1、 項目實施計劃、進程的控制 在制訂項目實施計劃時我們都力求盡可能的完善，但在實施過程中，總是要隨著項目環(huán)境的變化作一些必要的、局部的調(diào)整，實施計劃調(diào)整是需要時間的，而執(zhí)行調(diào)整后的計劃，其時間顯然與最初估計的時間是不盡相同的。因此，最大程度上控制這些影響項目實施進度的因素，適應(yīng)環(huán)境的變化才能真正發(fā)揮項目實施計劃的最大效用。實施過程中，項目實施計劃管理一般包括以下幾點： 項目經(jīng)理編制實施計劃，并經(jīng)雙方共同討論、批準(zhǔn)、簽字。 在項目實施過程中及時更新與維護實施計劃，并經(jīng)雙方批準(zhǔn)、

32、簽字確認(rèn)。 作出工作小結(jié)，說明未完成原因及改進建議意見，并經(jīng)雙方批準(zhǔn)、簽字確認(rèn)。 工作量統(tǒng)計，質(zhì)量檢查，并由雙方簽字確認(rèn)。 實施過程中每個階段性成果提交后都要經(jīng)過雙方的簽字確認(rèn)，每個階段要明確到具體的責(zé)任承擔(dān)人，上一個階段不能沒有經(jīng)過簽字確認(rèn)，則不能開始下一個階段的工作。 控制整個項目實施進展?fàn)顩r，出現(xiàn)問題及時進行溝通解決。實施顧問應(yīng)提交： 階段性工作總結(jié)在實際實施過程中，肯定會出現(xiàn)由于各種人為和不可抗拒的因素造成實施工作的中斷和實施進度的延誤。對此，一定要及時發(fā)現(xiàn)，詳細(xì)分析原因，及時與客戶溝通、協(xié)調(diào)，重新調(diào)整人員及計劃安排。管理表格：實施總結(jié)表2、 項目實施過程中檔案的管理 在用友致遠(yuǎn)A6協(xié)

33、同產(chǎn)品實施過程中，由于項目的復(fù)雜性、多方人員的參加以及時間跨度比較長等因素的存在，所有與項目有關(guān)的需求、建議、解決方案和結(jié)論以及任何一次的會議記錄都必須文檔化、標(biāo)準(zhǔn)化，成為項目成果的一個組成部分，以便查閱、交流和引用。3、 實施過程的狀態(tài)跟蹤與控制 實施小組成員在遇到實施問題時，應(yīng)首先建立問題書面記錄，并有隨后的跟蹤記錄，經(jīng)過各種方式使問題得到解決以后，形成解決結(jié)果記錄，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，以便實施完畢有據(jù)可查。 實施小組成員應(yīng)首先在小組內(nèi)部討論解決問題，如不能解決應(yīng)按照項目組織結(jié)構(gòu)圖所列逐級向組長報告，向項目經(jīng)理報告乃至項目領(lǐng)導(dǎo)層匯報。及時有效地跟蹤問題的解決結(jié)果，避免不了了之，為最后的項目驗

34、收遺留不良的影響。4、 實施成本的控制 一個成功的項目是在預(yù)算的時間，以預(yù)算的成本與資源，完成預(yù)定的目標(biāo)。預(yù)定目標(biāo)的實現(xiàn)如果以超出預(yù)算時間或預(yù)算成本為代價就不是一個成功的項目實施。 實施過程中應(yīng)加強項目組成員的“成本”意識，控制好我方的各項費用，大項目應(yīng)單獨核算其成本（包括基本工資、項目補貼、差旅費等）。5、 實施過程中付款進程控制 在用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品實施過程中，除了前面介紹到的項目管理與控制點外，還有很重要的一點不能忽略，那就是，付款進程控制。嚴(yán)格按照與客戶簽定的實施服務(wù)合同控制付款情況?？梢灾贫ㄒ粋€付款進度表。其內(nèi)容可以包括： 階段里程碑 付款百分率 進度日期 數(shù)量和貨幣（例如：1，0

35、00，000 RMB） 修改日期 實際日期 實際數(shù)量和貨幣付款方式可以按以下方式確認(rèn)：1） 按階段里程碑；2）按固定的時間；3）按階段里程碑+固定的時間4.2 實施中易犯的幾個錯誤和應(yīng)避免的問題用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品是企業(yè)管理的靈丹妙藥 任何一種軟件都有它的應(yīng)用范圍，就象任何一臺先進的機器設(shè)備，它也有一定的使用范圍一樣。人們很少見到要求烤面包的機器能同時生產(chǎn)飲料的人，要求軟件無所不能，解決企業(yè)的所有問題是不現(xiàn)實的。作為實施專家或者顧問，要勇于適時地提出企業(yè)現(xiàn)有管理上或者手工狀態(tài)下的不合理情況，因為你是專家。徒有虛名的“一把手工程” 軟件的實施被稱為“一把手工程”。這說明了企業(yè)的決策者在OA軟件的

36、實施過程中的特殊作用。整個軟件的實施過程牽動了全局，如果沒有第一把手的參與和授權(quán)，很難調(diào)動全局；如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)僅僅停留在口頭上和形式上支持，用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同實施是不會成功的。 在80年代初，我國引進微機實施企業(yè)MIS失敗的原因是重硬件輕軟件，那么，現(xiàn)在軟件實施不成功的原因是重技術(shù)輕管理。對產(chǎn)品實施投入不足 軟件的實施需要大量的人力、物力和財力的投入。軟件是一種新興的“產(chǎn)品”，因此人們往往對它抱有幻想，認(rèn)為只要投入較少的資金，加上幾個微機人員或者剛畢業(yè)的大學(xué)生便可以實現(xiàn)了。這樣的做法是完全錯誤的，在沒有消除這種想法的情況下千萬不要開始投入實施。這也就是實施方法論中提到的實施項目組成員的確認(rèn)，尤其客

37、戶方項目經(jīng)理人選的確定，在企業(yè)中具備一定的發(fā)言權(quán)、調(diào)配權(quán)。 軟件的實施對于企業(yè)來說是一種革新，它既需要財力和物力，更需要人力的投入。人力投入包括各個核心的管理人員、操作人員和對這些業(yè)務(wù)口能起到協(xié)調(diào)和控制的業(yè)務(wù)骨干。業(yè)務(wù)骨干之所以為業(yè)務(wù)骨干，是因為他們了解公司的運做，經(jīng)驗豐富，踏實肯干。還有什么人比他們更適合擔(dān)負(fù)關(guān)鍵客戶的重任？關(guān)鍵客戶、最終客戶的培訓(xùn) 前面提到過的獲得企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持是用友致遠(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品實施成功的第一因素，那么，培訓(xùn)就是排在第二位的影響因素。但是關(guān)鍵客戶的培訓(xùn)和最終客戶的培訓(xùn)是不同的。關(guān)鍵客戶的培訓(xùn)是由實施顧問進行的，而最終客戶的培訓(xùn)應(yīng)該由關(guān)鍵客戶完成。這樣決定的好處是：1

38、） 鍛煉了關(guān)鍵客戶，因為關(guān)鍵客戶是在實施項目組撤離后的軟件正常運行的主要支撐者。自動地就培養(yǎng)起企業(yè)內(nèi)部的支持路徑。2） 更容易組織，實施顧問屬于企業(yè)的外部人員，其威懾力或者稱面子不夠大。3） 培訓(xùn)時不存在溝通障礙，實施顧問培訓(xùn)時經(jīng)常有很多專業(yè)術(shù)語。重要會議的協(xié)調(diào) 開好實施過程中的幾次重要協(xié)調(diào)、溝通會議，包括：項目啟動會、需求分析及應(yīng)用解決方案討論會、項目驗收總結(jié)會。包括項目組的工作例會。4.3 實施后延續(xù)性的問題技術(shù)交接 在前面的介紹中，還有一個很重要的環(huán)節(jié)一直沒有提到，那就是實施過程中階段性成果的驗收，實施過程中每個階段都要提供相應(yīng)的驗收報告，同時實施雙方簽字備案。這樣處理，一個是一旦發(fā)生實

39、施變動有據(jù)可查，二是為實施項目結(jié)束后為客服部門提供詳細(xì)的文檔資料，便于支持人員進行后續(xù)的支持工作?？偠灾糜阎逻h(yuǎn)A6協(xié)同產(chǎn)品的實施是一個艱苦的過程，任何版本的實施，它的結(jié)果只有兩種：“雙贏”或者“雙輸”，在產(chǎn)品實施初期就要正式這些問題，借助雙方的誠意和決心，才可能實施成功。_系統(tǒng)實施步驟表 責(zé)任工程師：_實施階段步 驟內(nèi) 容完成時間前期準(zhǔn)備訂購產(chǎn)品或確認(rèn)產(chǎn)品到貨按合同要求訂購實施計劃書按合同要求制定實施預(yù)約表了解服務(wù)器到位情況、約定進場施工時間等，需確認(rèn)項目組成員確認(rèn)表需確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)用調(diào)研表了解領(lǐng)導(dǎo)分工等情況咨詢調(diào)研表項目啟動項目小組會或領(lǐng)導(dǎo)溝通講項目小組會PPT，溝通OA對單位的作用及當(dāng)前

40、單位需求，實施階段、時間，需要領(lǐng)導(dǎo)怎么配合組建項目組確認(rèn)項目組成員，項目組成員包括單位領(lǐng)導(dǎo)、行政部門和信息部門負(fù)責(zé)人及網(wǎng)管實施計劃確認(rèn)提交項目組確認(rèn)召開項目啟動會領(lǐng)導(dǎo)參加，下發(fā)調(diào)研表， 明示時間進度安排，講解啟動會PPT系統(tǒng)安裝和數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)安裝、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入建立系統(tǒng)模板、印章系統(tǒng)模板需要與該流程管理部門研討確認(rèn)文檔設(shè)置需確認(rèn)關(guān)聯(lián)用戶設(shè)置數(shù)據(jù)備份，設(shè)置自動備份提交系統(tǒng)安裝確認(rèn)書雙方簽系統(tǒng)安裝確認(rèn)書系統(tǒng)培訓(xùn)系統(tǒng)管理員培訓(xùn)培訓(xùn)OA功能和維護技能，以及服務(wù)聯(lián)系方式、報錯規(guī)范等。雙方簽系統(tǒng)管理員培訓(xùn)確認(rèn)書用戶培訓(xùn)盡可能安排上機培訓(xùn)，培訓(xùn)后用任務(wù)書考核。雙方簽用戶培訓(xùn)確認(rèn)書試運行及服務(wù)交接試運行試運行3

41、5天，在正式運行前單位需發(fā)布OA運行制度服務(wù)交接交付給系統(tǒng)管理員服務(wù)指導(dǎo)手冊，告知系統(tǒng)管理員產(chǎn)品套裝中服務(wù)卡的作用，幫助用戶在網(wǎng)站上注冊服務(wù)帳號，幫客戶填寫反饋卡，并把反饋卡帶回公司，交大區(qū)實施服務(wù)部。確保用戶在系統(tǒng)運行過程中有任何問題時可以暢通地得到我們規(guī)范的服務(wù)。實施總結(jié)和內(nèi)部交付客戶檔案表填寫填寫標(biāo)準(zhǔn)的客戶檔案表。實施總結(jié)表填寫填寫標(biāo)準(zhǔn)的實施總結(jié)表。內(nèi)部文檔交付交付系統(tǒng)安裝確認(rèn)書系統(tǒng)管理員培訓(xùn)確認(rèn)書用戶培訓(xùn)確認(rèn)書客戶檔案表實施總結(jié)表客戶反饋卡給大區(qū)實施部。標(biāo)志實施結(jié)束。4.4 附件一：系統(tǒng)實施步驟表4.5 附件二：OA系統(tǒng)實施計劃書進程安排階段任務(wù)用戶方準(zhǔn)備實施方交付物2005.8.1-

42、2005.8.2實施立項、需求調(diào)研確定用戶OA項目相關(guān)協(xié)調(diào)人員服務(wù)器準(zhǔn)備到位確定項目小組會時間，通知全體到會人員。確定項目經(jīng)理、系統(tǒng)管理員、文檔管理員。咨詢調(diào)研表實施計劃書項目組成人員表用戶OA系統(tǒng)基本資料調(diào)研通訊、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等輔助設(shè)備到位情況項目小組會（成立項目小組）2005.8.3系統(tǒng)安裝系統(tǒng)安裝系統(tǒng)安裝確認(rèn)書系統(tǒng)管理員培訓(xùn)確認(rèn)書系統(tǒng)初始化、數(shù)據(jù)錄入文檔夾創(chuàng)建和授權(quán)、工作流程創(chuàng)建、表單創(chuàng)建系統(tǒng)管理員培訓(xùn)2005.8.4項目小組成員培訓(xùn)制定培訓(xùn)計劃聯(lián)系培訓(xùn)機房確定培訓(xùn)時間，通知全體培訓(xùn)人員。培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)大綱培訓(xùn)PPT、培訓(xùn)試題、系統(tǒng)簡易操作手冊用戶培訓(xùn)確認(rèn)書培訓(xùn)教材、環(huán)境準(zhǔn)備系統(tǒng)操作培訓(xùn)2005.8.5上午普通員工培訓(xùn)及答疑制定培訓(xùn)計劃聯(lián)系培訓(xùn)機房確定培訓(xùn)時間，通知全體培訓(xùn)人員。培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)大綱培訓(xùn)PPT、培訓(xùn)試題、系統(tǒng)簡易操作手冊用戶培訓(xùn)確認(rèn)書培訓(xùn)教材、環(huán)境準(zhǔn)備系統(tǒng)操作培訓(xùn)2005.8.8系統(tǒng)試運行系統(tǒng)試用系統(tǒng)應(yīng)用問題匯總應(yīng)用情況了解問題收集2005.8.9上午項目驗收項目文檔整理項目驗收報告系統(tǒng)使用規(guī)范客戶檔案登記表對項目實施進行驗收與客戶項目進行交接，準(zhǔn)備進入后續(xù)實施和維護階段4.6 附件三：項目組成員