ERP204第二部分采購管理

1、,企業(yè)資源計劃(ERP),Enterprise Resources Planning,采購管理,Page 2,報價,核對發(fā)票,請購單,收貨,采購單,報價,銷售管理,供貨商,開發(fā)票,經(jīng)銷商 客戶,訂單,交貨,詢價,進貨,出貨,倉庫管理,主 生產(chǎn)計劃,MRP,物料預(yù)測,生產(chǎn)計劃管理,采購管理,詢價,計劃訂單,采購/庫存/生產(chǎn)/品質(zhì)/銷售分析,庫存管理,核發(fā),應(yīng)付,應(yīng)收,總帳,總帳,核發(fā),銷售活動,銷售計劃,庫存管理,生產(chǎn)工單,生產(chǎn)控制,成本,ERP系統(tǒng)各模塊之間的關(guān)系,Page 3,采購管理的任務(wù) 采購管理業(yè)務(wù)流程 ERP采購管理子系統(tǒng)的功能,課程提綱,Page 4,掌握企業(yè)各種采購管理的主要流程

2、及各環(huán)節(jié)的主要職能 掌握采購管理子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的關(guān)系,教學(xué)目的,Page 5,庫存管理,發(fā)票校驗,物料主數(shù)據(jù) 物料 批量 供應(yīng)商 總分類帳 客戶 庫存地點,. . .,企業(yè)物料管理的基本功能,Page 6,采購管理是供應(yīng)鏈的重要環(huán)節(jié) ； 采購管理是嚴(yán)把質(zhì)量的第一關(guān) ； 采購管理是成本控制的第一關(guān) ；,企業(yè)采購管理的作用,Page 7,普通采購 受托代銷采購 就是企業(yè)受其他企業(yè)委托進行銷售，是一種先銷售后結(jié)算的采購模式。分銷商將商品提供給代理商，代理商可在雙方協(xié)議規(guī)定的期限內(nèi)銷售此商品，并在銷售后結(jié)算貨款；代理商可在規(guī)定期限內(nèi)將未銷售出去的商品返回，在結(jié)算貨款前商品所有權(quán)不發(fā)生轉(zhuǎn)移。,采購業(yè)

3、務(wù)的類型,Page 8,比較采購貨源,決定采購申請,選擇供應(yīng)商,采購訂單處理,采購訂單跟蹤,物料接收,發(fā)票校驗,4,7,5,6,1,2,3,采購管理,Order,Invoice,MRP,Order,付款處理,8,采購管理的基本業(yè)務(wù)流程,統(tǒng)計分析,9,Page 9,生產(chǎn),客戶,公司,客戶,發(fā)票,倉庫 03 的發(fā)貨,公司,系統(tǒng),庫存 轉(zhuǎn)儲,1.,2b.,2a.提貨,交貨,1.,2a、b、c.,2c.發(fā)票,倉庫 01,倉庫 03,確認(rèn),Page 10,第三方采購 也叫直運銷售，是指產(chǎn)品無需入庫即可完成的購銷業(yè)務(wù)。企業(yè)接到客戶的訂單后，向第三方供應(yīng)商簽訂采購訂單。第三方供應(yīng)商根據(jù)采購訂單，組織貨源直接

4、向客戶發(fā)運貨物。 長期計劃協(xié)議 對于物料的采購是定期的并按照準(zhǔn)確的計劃執(zhí)行的企業(yè)，可以設(shè)置一個長期計劃計劃協(xié)議。當(dāng)企業(yè)需要時，供應(yīng)商必須立即發(fā)貨。大批量生產(chǎn)的企業(yè)，原料采購時一般使用這種采購方法。,采購業(yè)務(wù)的類型,Page 11,集中采購 是指集團公司為了節(jié)約采購成本，根據(jù)各分支機構(gòu)的需求進行集中采購的業(yè)務(wù)模式。 外協(xié)加工 是指生產(chǎn)型企業(yè)委托供應(yīng)商進行的加工制造。根據(jù)外協(xié)制造的物料是產(chǎn)品還是產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的一道工序可以分為產(chǎn)品外協(xié)和工序外協(xié)。產(chǎn)品外協(xié)可以根據(jù)是否帶料分為帶料加工和不帶料加工。 來料加工采購,采購業(yè)務(wù)的類型,Page 12,（1）由需求部門根據(jù)自己的實際需要提出采購申請，審核的相

5、關(guān)部門進行審核。 （2）采購部門（或采購組織）匯總各部門的需求，選擇供應(yīng)商并向供應(yīng)商下達采購訂單。 （3）到貨入庫。在生產(chǎn)型企業(yè)中，原材料或關(guān)鍵零部件需要經(jīng)過到貨、檢驗然后才入庫，辦公用品等則直接入庫；在商業(yè)企業(yè)中，采購商品一般直接入庫。 （4）接收發(fā)票。采購發(fā)票包括購貨發(fā)票和其他可以記入采購成本的其他費用發(fā)票（比如運輸發(fā)票、海關(guān)進口稅）。 （5）采購成本核算。如果月末結(jié)賬前，采購入庫物料的發(fā)票已到，則可以進行采購結(jié)算計算采購入庫成本；如果月末結(jié)賬前，采購入庫物料的發(fā)票還未到，則需要進行暫估處理，下月發(fā)票到之后再進行月初回沖、單到回沖或單到補差。,普通采購業(yè)務(wù)流程,Page 13,月初回沖：月

6、初回沖是指月初時系統(tǒng)自動生成紅字回沖單，報銷處理時，系統(tǒng)自動根據(jù)報銷金額生成采購報銷入庫單。 單到回沖：單到回沖是指報銷處理時，系統(tǒng)自動生成紅字回沖單，并生成采購報銷入庫單。 單到補差：單到補差是指報銷處理時，系統(tǒng)自動生成一筆調(diào)整單，調(diào)整金額為實際金額與暫估金額的差額。,普通采購業(yè)務(wù)流程,Page 14,普通采購業(yè)務(wù)流程,Page 15,（1）建立受托代銷合同。主要包括受托代銷商品、供應(yīng)價格、銷售指導(dǎo)價、固定銷售價格。 （2）受托方向委托方下達采購訂單 （3）到貨時，采購人員填寫到貨單，倉庫管理人員根據(jù)到貨單收貨入庫。這時，只記到貨的數(shù)量而不記到貨的成本，存貨的所有權(quán)仍然屬于委托方。 （4）受

7、托方銷售產(chǎn)品。 （5）根據(jù)銷售數(shù)量將受托代銷沒有記為自有資產(chǎn)的受托商品轉(zhuǎn)為自有資產(chǎn)。 （6）銷售出庫、開發(fā)票、收款等。 （7）采購人員根據(jù)銷售并轉(zhuǎn)為自有資產(chǎn)的數(shù)量與委托方進行結(jié)算，存貨的所有權(quán)轉(zhuǎn)移。,受托代銷業(yè)務(wù)流程,Page 16,受托代銷業(yè)務(wù)流程,Page 17,（1）企業(yè)和客戶簽訂銷售訂單。 （2）企業(yè)通知采購部門進行采購，創(chuàng)建第三方采購訂單。 （3）采購訂單進行審核批準(zhǔn)。 （4）打印采購訂單，并傳給供應(yīng)商。 （5）供應(yīng)商接收第三方采購訂單，組織貨源，直接向客戶發(fā)貨，并通知企業(yè)采購部門。 （6）客戶收到供應(yīng)商送到的貨物后，確認(rèn)并通知企業(yè)。 （7）給客戶開具發(fā)票，向客戶收款。 （8）供應(yīng)商

8、向我方開具發(fā)票，企業(yè)向供應(yīng)商付款。 （9）銷售成本的計算和結(jié)轉(zhuǎn)。,第三方采購業(yè)務(wù)流程,Page 18,第三方采購業(yè)務(wù)流程,Page 19,長期計劃協(xié)議與普通采購的區(qū)別在于：發(fā)運計劃必須基于一個長期計劃協(xié)議，而普通采購可以直接從采購訂單開始。發(fā)運計劃有嚴(yán)格的時效性，其余到貨、檢驗、發(fā)票及付款與普通采購一致。,長期計劃協(xié)議業(yè)務(wù)流程,Page 20,（1）各分支機構(gòu)填寫采購申請。 （2）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。 （3）負(fù)責(zé)集中采購的部門（采購組織）匯總采購申請。 （4）采購部門選定供應(yīng)商，簽訂采購訂單。 （5）采購到貨?？梢韵鹊讲少徑M織然后再分發(fā)給各分支公司，也可以直接發(fā)送到有需求的各分支機構(gòu)。 （6）采

9、購組織與供應(yīng)商之間的發(fā)票和結(jié)算。 （7）采購組織和各分支機構(gòu)之間的發(fā)票和結(jié)算。,集中采購業(yè)務(wù)流程,Page 21,集中采購業(yè)務(wù)流程,Page 22,（1）創(chuàng)建外協(xié)采購訂單。創(chuàng)建外協(xié)采購訂單時，要維護外協(xié)需要領(lǐng)用的物料。 （2）檢查外協(xié)訂單所需物料的可用量。 （3）外協(xié)采購訂單的審批、打印、供應(yīng)商確認(rèn)。如果批準(zhǔn)沒有通過，判斷是否修改，不能修改的通知申請者無法處理，可以修改的轉(zhuǎn)入修改程序。 （4）采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的外協(xié)采購訂單填寫外協(xié)產(chǎn)品的組件領(lǐng)料單，并到庫房領(lǐng)料。 （5）到貨時，采購人員填寫到貨單，如果需要檢驗，進行檢驗后填寫檢驗單。檢驗結(jié)束，倉庫管理人員根據(jù)檢驗單或到貨單收貨入庫。 （6）采購

10、人員根據(jù)外協(xié)加工廠商的來料單檢查物料消耗的合理性。如果物料少消耗，則填寫返料單；如果物料需要追加，則填寫領(lǐng)料單。然后，將返料單或領(lǐng)料單發(fā)給外協(xié)廠商。 （7）財務(wù)結(jié)算。采購人員根據(jù)外協(xié)加工廠商開具的發(fā)票填寫報銷單 ， 并到財務(wù)部門領(lǐng)取支票。,外協(xié)加工業(yè)務(wù)流程,Page 23,外協(xié)加工業(yè)務(wù)流程,Page 24,來料加工采購與普通采購的不同之處在于總分賬上。 業(yè)務(wù)管理上與普通采購一樣。,來料加工采購業(yè)務(wù)流程,Page 25,系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護 采購管理子系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)有采購員資料、供應(yīng)商資料、采購提前期以及業(yè)務(wù)流程設(shè)置等，對這些數(shù)據(jù)應(yīng)及時加以維護。 供應(yīng)商管理：單到回沖是指報銷處理時，系統(tǒng)自動生成紅字

11、回沖單，并生成采購報銷入庫單。 采購計劃管理 ：采購請購是指企業(yè)內(nèi)部向采購部門提出采購申請，或采購部門匯總企業(yè)內(nèi)部采購需求提出采購清單，生成采購計劃。,采購管理子系統(tǒng)的功能,Page 26,采購訂單管理 ：詢價 、訂單處理 、采購訂單跟催 采購到貨管理 ：對于需要檢驗的采購件，首先需要填寫到貨單，然后進行質(zhì)量檢驗，檢驗合格后才能入庫轉(zhuǎn)為正式庫存。對于不需要進行檢驗的采購件，可以直接入庫。 采購入庫管理 ：采購入庫是通過采購到貨、質(zhì)量檢驗環(huán)節(jié)，對合格到貨的存貨進行入庫驗收。倉庫管理人員要根據(jù)檢驗報告填制采購入庫單，辦理采購入庫手續(xù)。,采購管理子系統(tǒng)的功能,采購發(fā)票管理 ：采購發(fā)票是供應(yīng)商開出的銷

12、售貨物的 憑 證，系統(tǒng)將根據(jù)采購發(fā)票確認(rèn)采購成本，并據(jù)以登 記應(yīng)付賬款。,Page 27,財務(wù)處理 ：應(yīng)付賬款處理、成本核算。 采購業(yè)務(wù)成本核算包括三種情況。 貨票同行：采購存貨與采購發(fā)票在同一會計期內(nèi)到，用戶可以根據(jù)采購發(fā)票得到采購入庫成本； 暫估業(yè)務(wù)：采購入庫的貨物發(fā)票未到，在不知道具體單價時，財務(wù)人員期末暫時按估計價格入賬； 采購在途：采購發(fā)票先到，采購商品尚未到達，用戶可以先掛賬，等貨到時再處理。,采購管理子系統(tǒng)的功能,Page 28,采購?fù)素浌芾?采購分析管理,采購管理子系統(tǒng)的功能,Page 29,SAP的采購管理,采購流程,SAP R/3 物料管理,Page 31,庫存管理,發(fā)票校

13、驗,物料管理/采購管理,Page 32,采購流程,MM,Page 33,比較采購貨源,決定采購需求,選擇供應(yīng)商,采購訂單處理,采購訂單跟蹤,物料接收,發(fā)票校驗,4,7,5,6,1,2,3,SAP 物料管理,Order,Invoice,MRP,Order,付款處理,8,采購,Page 34,采購流程,在 R/3 系統(tǒng)中，外部采購處理過程是按照以下流程組織的： 決定采購需求：相應(yīng)的用戶部門手工向采購部門遞交一份物料申請以及一份采購申請。如果您已經(jīng)在物料主數(shù)據(jù)中設(shè)置了一個物料需求計劃程序，R/3 系統(tǒng)會自動生成一個采購請求。 比較采購貨源: R/3 系統(tǒng)在確定貨源時有許多種用戶響應(yīng)方式。您可以在確定

14、貨源時創(chuàng)建詢價單并輸入報價單。 選擇供應(yīng)商: 當(dāng)您在不同的報價單之間進行比較以選擇供應(yīng)商時，系統(tǒng)會給您提供幫助。例如，通過比較報價單，您可以確定最佳的供應(yīng)商。您還可以讓系統(tǒng)自動送出回絕信。 采購訂單處理： 當(dāng)您輸入訂單時，系統(tǒng)會幫助您進行輸入。,Page 35,采購流程,在 R/3 系統(tǒng)中，外部采購處理過程是按照以下流程組織的： 采購訂單跟蹤： 購買者可以在任何時間在線監(jiān)視采購訂單的處理狀態(tài)。例如，購買者可以確定是否已經(jīng)收到了與某采購訂單條目相應(yīng)的貨物或發(fā)票。系統(tǒng)還支持催款程序。 物料接收: 系統(tǒng)對物料接收上的貨物數(shù)量和采購訂單上的貨物數(shù)量進行比較。 發(fā)票校驗: 檢查供應(yīng)商發(fā)票中貨物價格和內(nèi)容

15、的準(zhǔn)確性。 付款處理： 財務(wù)會計按照普通方式向供應(yīng)商交付貨款。,Page 36,采購申請,采購流程,Page 37,采購申請-決定采購需求,對某種物料的需求 內(nèi)部使用文件 可以自動或手動地轉(zhuǎn)化為采購訂單 授權(quán)采購組織在指定時間內(nèi)購買指定數(shù)量的物料 采購申請需經(jīng)上級批準(zhǔn),Page 38,采購申請包括：,物料 地點 時間 數(shù)量,Page 39,采購申請流程,建立采購申請 根據(jù)采購申請，建立詢價 供應(yīng)商 供應(yīng)商報價 價格比較 選定供應(yīng)商,Page 40,貨源,貨源清單 配額協(xié)議 框架協(xié)議 總量合同 總值合同 計劃協(xié)議 采購信息記錄,Page 41,貨源清單,貨源清單對采購 提供決策支持,貨源清單包括

16、： 有效期 供應(yīng)某一物料的所有供應(yīng)商 對于某一物料優(yōu)先選擇的供應(yīng)商 已經(jīng)被凍結(jié)的供應(yīng)商,Page 42,配額管理,Vendor A,Vendor B,40 %,60 %,Page 43,配額管理例子,配額管理,供應(yīng)商,物料 : 1234,工廠: 0001,有效期從: 04/07/93,至： 12/31/93,供應(yīng)商 1 30% 150,供應(yīng)商 2 40% 180,供應(yīng)商 3 30% 100,. .,Page 44,詢 價,采購流程,Page 45,詢 價,供應(yīng)商 A,供應(yīng)商 B,供應(yīng)商 C,詢價包括： 物料價格 送貨時間 其它貿(mào)易條款,Page 46,定義 詢價（RFQ- request fo

17、r quotation）是一個采購組織對一個供應(yīng)商關(guān)于提供一定數(shù)量的物料或履行服務(wù)的邀請。 結(jié)構(gòu) 一個詢價單是由抬頭和項目組成. 詢價單抬頭包含一般信息，如供應(yīng)商的地址等。 項目包含物料的總量和交貨時間等或在詢價單中指定的服務(wù)。,詢 價,Page 47,你可以輸入一個詢價單，它可以有或沒有參考采購申請、另一個詢價單或框架協(xié)議。 要在最初的屏幕中維護組織一級和報價的最后期限。 對最初屏幕維護后，輸入項目的內(nèi)容。 要輸入供應(yīng)商（可以有供應(yīng)商主記錄也可以是一次性供應(yīng)商），選好的供應(yīng)商，系統(tǒng)會自動從相應(yīng)的供應(yīng)商主記錄中為您確定地址。而一次性供應(yīng)商你必須輸入地址數(shù)據(jù)。 然后您將詢價單發(fā)送給各個供應(yīng)商，他

18、們將相應(yīng)的給您發(fā)回報價單。您可以將與各個詢價單對應(yīng)的報價單和條件輸入系統(tǒng)中。,詢 價,Page 48,活動描述:詢價是對供應(yīng)商的邀請，通過提供報價表明他對物料供應(yīng)和服務(wù)提供的條款或條件(尤其是價格)。,創(chuàng)建詢價,Page 49,MRP,采購申請,供應(yīng)商甲,供應(yīng)商乙,供應(yīng)商丙,?,批核,比較 價格,采購申請,確定 貨源,報 價,報 價,Page 50,定義 一個報價是由一個供應(yīng)商對一個采購組織關(guān)于滿足對提供物料或履行服務(wù)條款的出價。,報價,Page 51,報價,在確定了需要的物料或服務(wù)后，采購部門需要把采購需求轉(zhuǎn)化成采購訂單。SAP R/3 系統(tǒng)支持采購部門在貨源確定的過程中使用報價單。 首先，

19、您要為需要的物料或服務(wù)輸入一張詢價單，為此您可以手動輸入或參照購買請求輸入。若采用第二種方法，則您可以將購買請求中的信息直接引入到詢價單中去。然后為各詢價單分配選好的供應(yīng)商，系統(tǒng)會自動從相應(yīng)的供應(yīng)商主記錄中為您確定地址。 然后您將詢價單發(fā)送給各個供應(yīng)商，他們將相應(yīng)的給您發(fā)回報價單。您可以將與各個詢價單對應(yīng)的報價單和條件輸入系統(tǒng)中。,詢價/報價單,采購,報價單,詢價單,供應(yīng)商 A,供應(yīng)商 B,供應(yīng)商 C,Page 53,報價,輸入報價和價格條件,對報價進行價格比較,建立信息記錄和拒絕信,1,2,3,350/噸,480/噸,520/噸,450/噸,報價 1,報價 2,報價 3,平均報價,供應(yīng)商 A

20、,供應(yīng)商 B,供應(yīng)商 C,報價 1,物料 A,報價: RMB 400/噸,折扣: RMB 50,報價 2,物料 A,報價: RMB 400/噸,額外費用: 20%,報價 3,物料 A,報價: RMB 500/噸,額外費用: RMB 20,2噸鋼,價格,(A),(B),(c),供應(yīng)商 A,供應(yīng)商 C,B,-訂單-,-拒絕信-,物料,數(shù)量,價格,鋼,2 噸,350/噸,Page 54,小結(jié):詢價/報價單,通過向供應(yīng)商發(fā)出報價單申請，由供貨商提供報價單。報價單包括供貨商提供的特定物料和服務(wù)的價格、條件以及附加信息。 報價單申請可由請購單生成或手工輸入，傳送給若干個供貨商。報價單的數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中存儲

21、的各個報價單申請中。報價單申請和報價單組成一個單元。,Page 55,詢價/報價單的處理,采購員可以使用價格比較清單對報價單的價格和條件進行對比分析，以確定最優(yōu)惠的報價單，數(shù)據(jù)可自動存儲在采購信息記錄中，同時可以生成對報價不滿意的供貨商的回絕信。,Page 56,詢價/報價單的主要特點,用戶使用相關(guān)功能可以直接由請購單生成報價單申請。 供貨商的報價單數(shù)據(jù)輸入到報價單申請中。 報價單作為生成價格準(zhǔn)則的基礎(chǔ)。,Page 57,采購訂單,采購流程,Page 58,什么是采購訂單?,采購訂單是具有法律效應(yīng)的外部文件，它代表與供應(yīng)商之間的一個正式且經(jīng)批準(zhǔn)的采購業(yè)務(wù) 它包括: - 供應(yīng)商 - 物料 - 數(shù)

22、量 - 價格 - 要求送貨時間 - 貿(mào)易條款 - 付款條款,Page 59,采購,供應(yīng)商,另一個工廠,主數(shù)據(jù),采購訂單,Page 60,采購訂單是對供應(yīng)商正式的請求，要求在某種條件下提供某種物料或者服務(wù)。 采購訂單可以直接建立，也可以參照采購請求、詢價單或采購訂單來建立。 當(dāng)您輸入采購訂單的數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會給出建議值。例如，系統(tǒng)可以從物料主數(shù)據(jù)中提取訂貨地址，國際貿(mào)易條款中的付款和貨運條款等等。如果您已經(jīng)在 R/3 系統(tǒng)中為某一種特定的物料建立了物料主數(shù)據(jù)，那么系統(tǒng)將向您提示物料簡稱、物料組或其它信息。如果系統(tǒng)中已經(jīng)有了一個采購信息記錄，則系統(tǒng)將向采購訂單中復(fù)制一個缺省價格。 采購訂單將被送到一

23、個工廠，或者您可以在所屬公司或集團中的另一個工廠里執(zhí)行一個庫存調(diào)撥訂單。利用庫存調(diào)撥訂單，您可以在采購訂單中將相關(guān)貨運成本也考慮進去。,采購訂單,Page 61,采購訂單處理,采購申請,詢價/報價,合同,供應(yīng)商,一次性供應(yīng)商,信息記錄,1,價格,條件,$,%,訂單歷史,采購訂單,無參考,Page 62,在采購訂單處理階段，采購員的目的是用最少的時間和工作處理采購訂單。因此，一般使用系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)生成采購訂單。除減輕數(shù)據(jù)輸入的工作量外，SAP系統(tǒng)的有關(guān)功能還可以盡量減少發(fā)生錯誤的可能性，以保證數(shù)據(jù)的一致性。 參考 生成采購訂單時，采購人員可以參考請購單（采購申請），從一個清單中選擇請購單，并從

24、中生成采購訂單的項目，也可以參考現(xiàn)有的采購訂單。 如果存在所需物料的合同（長期采購協(xié)議），采購員可以參考合同的項目生成下達訂單。在下達訂單中，只需輸入訂貨數(shù)量和發(fā)貨日期，其他細(xì)節(jié)如文本、價格、條件可從原合同中拷貝。,采購訂單,Page 63,生成采購訂單：選項 生成采購訂單時，采購人員可以使用一些選項 供貨商已知：當(dāng)已知從哪個供貨商采購物料時使用此程序 供貨商未知：當(dāng)不知從哪個供貨商采購物料時使用此程序。輸入采購的物料項目后，系統(tǒng)找出并建議可能的供貨商，將采購訂單的項目分配給選定的供貨商，然后可生成采購訂單。 查詢已分配的請購單：采購人員可以使用此程序列出所有已分配了貨源的請購單，可從此清單中

25、生成采購訂單。,采購訂單,Page 64,采購訂單,Page 65,采購訂單,Page 66,框架協(xié)議,合同 總量合同 總值合同,計劃協(xié)議,Page 67,什么是框架協(xié)議?,框架協(xié)議是一個SAP術(shù)語，它用于描述與供應(yīng)商之間的長期采購行為。 框架協(xié)議的兩種類型: 合同: 沒有指定送貨的時間和每一次送貨的數(shù)量。合同仍然需要使用采購訂單從供應(yīng)商處購買貨物. 計劃協(xié)議: 已經(jīng)具體確定每一次送貨的時間和數(shù)量.,Page 68,合同,合同 合同可以使用兩種基本形式：金額合同和數(shù)量合同。（注意在文字和實際中這種概念有多種說法，如“一覽子訂單”、“一覽子合同”、“主協(xié)議合同等） 金額合同 在金額合同中，按總金

26、額采購貨物或服務(wù) 數(shù)量合同 數(shù)量合同中，按總數(shù)量采購貨物或服務(wù),Page 69,批準(zhǔn)訂單,批準(zhǔn)訂單是一種參考合同的采購訂單. 批準(zhǔn)訂單復(fù)制合同上的所有數(shù)據(jù)到其訂單. 隨著批準(zhǔn)訂單的產(chǎn)生，合同也隨之更改(數(shù)量上或總值上).,Page 70,計劃協(xié)議 計劃協(xié)議是一種供貨商和用戶之間的長期采購協(xié)議，其中包括對協(xié)議中每個項目所說明的交貨進度的后續(xù)生成和定期更新。協(xié)議說明在協(xié)議有效期內(nèi)的交貨總數(shù)。,計劃協(xié)議,Page 71,交貨計劃（供貨商計劃） 當(dāng)采購按照計劃協(xié)議進行時，用戶不需要給供貨商發(fā)出另外的采購訂單，而是提供定期更新的交貨進度。交貨進度的每一行都表示一種交貨方式，說明交貨的數(shù)量、日期，這些行相

27、當(dāng)于采購訂單，根據(jù)交貨進度行是否在確認(rèn)、交換或計劃區(qū)內(nèi)來說明采購訂單已確認(rèn)、部分確認(rèn)或計劃。 以計劃協(xié)議為基礎(chǔ)的采購方式的優(yōu)點： 縮短處理時間，減少文件處理，交貨進度可以代替大量的采購訂單 做到無庫存或接近無庫存采購。 縮短供貨商發(fā)送每批貨物的準(zhǔn)備時間。供貨商不必一次備齊總的訂貨數(shù)量，可以在一定時期內(nèi)根據(jù)計劃逐批發(fā)送，使供貨商能更好地計劃貨源。,計劃協(xié)議,Page 72,送貨計劃,計劃協(xié)議,送貨計劃,Item 10 數(shù)量 170,12/12. 9.00am 100 12/21 1.00pm 50,Page 73,框架協(xié)議,物料 數(shù)量 價格 收貨時間,協(xié)議有效期,物料 數(shù)量 價格 收貨時間 (小

28、時，天，周，月),Page 74,框架協(xié)議的特點： 長期供貨協(xié)議以規(guī)定條件為基礎(chǔ). 明確在規(guī)定時期內(nèi)的采購數(shù)量或采購金額. 明確框架(草案)協(xié)議是金額或數(shù)量合同還是交貨進度協(xié)議. 以采購訂單或交貨進度形式提供服務(wù)或物料時為特殊結(jié)構(gòu).,框架協(xié)議,Page 75,物料接收,采購流程,Page 76,物料接收,101,收貨地,101 X,101 S,采購訂單,按采購訂單,按生產(chǎn)訂單,貨物接收,Page 77,采購入庫,供應(yīng)商丙,供應(yīng)商評估 采購訂單記錄 采購信息系統(tǒng) 庫存控制,成本 核算,質(zhì)量 管理,項目 / 成本中心 總帳賬項輸入 質(zhì)量檢查,財務(wù) 會計,Page 78,根據(jù)采購訂單收貨,如果你已經(jīng)

29、收到了來自供應(yīng)商的交貨，而且你已經(jīng)做了基于采購訂單的交貨效驗，你可以在R/3 系統(tǒng)中輸入這筆收貨。 當(dāng)你收貨沒有訂單時，你仍然可以對收貨過帳，這種情況下，系統(tǒng)生成對這個供應(yīng)商的采購訂單，要在定制中為每個移動類型設(shè)置這個功能，收貨的價格取自采購信息記錄中的建議，這樣做，一個采購組織必須要指定給收貨工廠。使用這項功能，不能過帳給G/R 鎖定庫存。 在自動生成采購訂單處理中，收貨過帳后，馬上效驗發(fā)票，主要發(fā)生在急需的物料。,Page 79,物料接收,采用參照采購訂單將物料接收過帳到庫存的方法有許多優(yōu)點，包括： 收貨部門可以檢查交付的貨物是否是實際定購的。 當(dāng)您輸入物料接收時，系統(tǒng)可以根據(jù)采購訂單中的

30、數(shù)據(jù)進行出提示 (例如定購了什么物料，物料的數(shù)量等等)。這樣大大方便了物料接收的輸入，而且可以幫助在到貨時檢查是否有發(fā)貨不足或過量。 采購訂單可以隨交貨自動更新。采購部門還可根據(jù)交貨歷史向未按期交貨的供應(yīng)商發(fā)出交貨提醒。 當(dāng)遞交給倉庫的物料接收過帳時，系統(tǒng)會創(chuàng)建一個包含物料種類和數(shù)量等信息的物料憑證。您在相應(yīng)工廠倉庫中存儲物料的庫存地點也被記錄下來。 在與物料估價有關(guān)的業(yè)務(wù)中，至少創(chuàng)建了這樣一個會計憑證，其中記錄了物料轉(zhuǎn)移對庫存估價造成的影響。,物料接收,質(zhì)量檢查庫存,凍結(jié)的庫存,101,收貨地點,101 X,101 S,Page 81,物料接收,您可以確定物料接收中過帳一定數(shù)量的物料的庫存類

31、型。庫存類型與在物料計劃中確定可用庫存有關(guān)，可在庫存管理中用于提貨。 您可以將收至貨倉的物料過帳為三種庫存類型： -無限制使用庫存 -質(zhì)量檢查庫存 -凍結(jié)的庫存 對被估價的收貨，系統(tǒng)會創(chuàng)建一個會計憑證和一個物料文檔。同時，系統(tǒng)還會相應(yīng)的更新采購訂單歷史記錄。 您只能從無限制使用庫存中提取庫存用于消費。對于質(zhì)量檢查庫存和凍結(jié)的庫存，您只能提取一個樣本，或是將一定數(shù)量報廢，或是過帳到某一個庫存差異中。 如果您想從凍結(jié)的庫存或質(zhì)量檢查庫存中提取庫存，您必須將該庫存首先轉(zhuǎn)換到非限制使用庫存 ，這也用于庫存轉(zhuǎn)移。 GR101 收貨 GR103 凍結(jié) GR105 入庫,分批收貨,R3可以做到對一張采購訂單

32、分批交貨，可以從采購訂單 歷史中查看交貨情況,收貨的效力,采購訂單： 50 pcs UNI 2.00/pc 物料接收: 50 pcs,會計,庫存帳目,總分帳目,100,100,庫存值: +100,數(shù)量: +50,估價,Page 84,收貨的效力,輸入物料接收將會增加物料主數(shù)據(jù)中的庫存數(shù)量。庫存價值的增加量等于采購訂單中的價格乘以收貨數(shù)量。 物料接收會創(chuàng)建一個借方，該借方將過帳到由自動科目確定建立的庫存科目。系統(tǒng)會根據(jù)物料的采購訂單價格和物料接收數(shù)量算出總數(shù)。由于供應(yīng)商發(fā)票通常不包括在收貨單中，但是從收貨時開始物料就已經(jīng)被記入庫存，因此在收貨/收發(fā)票清算帳目中將會創(chuàng)建準(zhǔn)備金，直到發(fā)票被過帳為止。

33、這樣就在收發(fā)票時創(chuàng)建了對供應(yīng)商的債務(wù)。,Page 85,庫存物料采購-物料接收,物料憑證,采購訂單,會計憑證,供應(yīng)商 另一個工廠,收貨地點,物料和會計憑證,會計憑證,物料移動的物料憑證和會計憑證同時創(chuàng)建,001 002,憑證項目,憑證表頭,物料 表頭 49000757,數(shù)量,日期 04/06,物料,10 liter 25 pcs,paint mirror,工廠,3000 3000,001 002 003,憑證項目,憑證表頭,會計表頭 4900000642,帳目,日期04/06,簡稱,300000 300000 400000,Stock Stock Consumption,金額,75- 400-

34、 475-,物料憑證,Page 87,物料和會計憑證,物料憑證中包含憑證表頭和至少一個項目。表頭信息包括過帳日期和創(chuàng)建者姓名。多少數(shù)量的什么物料被過帳到相應(yīng)工廠的哪個庫存地點這類信息則被記錄在項目級中。 會計憑證中記錄了物料移動引起的帳目改動。憑證表頭包括一般適用數(shù)據(jù)如憑證日期、過帳日期、過帳期限、憑證貨幣等?？?分帳目編號和相關(guān)的過帳數(shù)目則在項目級記錄。 物料和會計憑證是獨立的憑證。您可以根據(jù)物料憑證編號和物料憑證年號區(qū)分物料憑證。會計憑證則可以通過公司代碼、會計憑證編號加以區(qū)別。會計憑證所過帳的公司代碼從發(fā)生貨物移動的工廠中取得。,Page 88,收貨的影響,物料憑證 財務(wù)憑證 總帳 庫存

35、數(shù)量 采購數(shù)據(jù) 采購物料 歷史訂單,Page 89,采購和收貨對財務(wù)的影響,發(fā)票處理,付款程序,發(fā)票憑證,采購訂單,發(fā)票,發(fā)票校驗,物料接收的物料憑證,Page 91,發(fā)票所含信息,Thompson & Sons 39 Second St。 Tampa， Fl 24973 Motor Sports International 672 Lancaster Ave。 Radnor， PA 19010 04/03/98 With reference to your purchase order 45000895 of 03。02。98， we delivered the following good

36、s: VGE-raw 1 1。000 pcs $ 2，500 VGE-sem 1 300 kg $ 1，500 _ $ 4，000 plus 10% tax $ 400 _ $ 4，400_ _ Payable within 20 days of invoice date。 2% cash discount for payment within 10 days。 Account no。 11223344， Bank of Florida (code 300 210 55)。,T S,采購訂單,發(fā)票項目,物料,計量單位,付款方式,不同項目的金額,稅額,發(fā)票金額,稅率,銀行信息,開票方,數(shù)量,憑證

37、數(shù)據(jù),Page 92,發(fā)票確認(rèn),發(fā)票確認(rèn)功能顯示出了SAP系統(tǒng)的高集成度，提供了物料管理系統(tǒng)和財務(wù)會計、控制、固定資產(chǎn)管理之間的聯(lián)系。發(fā)票確認(rèn)功能訪問MM系統(tǒng)中的采購和收貨的數(shù)據(jù)。過帳一個發(fā)票時，票據(jù)中的信息傳送到會計模塊。 發(fā)票確認(rèn)按內(nèi)容、價格、計算進行發(fā)票正確性檢查，參照采購訂單或收貨單很重要。一張發(fā)票過帳時，系統(tǒng)在供貨商帳中創(chuàng)建一個未清項目，然后由財政會計在支付中結(jié)清。在MM系統(tǒng)定制（發(fā)票確認(rèn)）中，可以為每個用戶定義最多可過帳發(fā)票數(shù)量。,Page 93,發(fā)票處理,在物料管理中，采購過程的最后一步是發(fā)票校驗。在這一步中您要輸入發(fā)票與貸項憑證并檢查物料內(nèi)容和數(shù)量的準(zhǔn)確性。 但是，付款與發(fā)票評估并不是發(fā)票校驗中的步驟，其相關(guān)信息被送到其它部門了。 當(dāng)參照采購訂單輸入一張發(fā)票時，系統(tǒng)從采購訂單和相應(yīng)的物料接收中提取供應(yīng)商、物料、等待開發(fā)票的數(shù)量、付款方式等數(shù)據(jù)提示用戶。 如果采購訂單或物料接收和發(fā)票不一致，系統(tǒng)會在必要的時候警告用戶并鎖定付款發(fā)票。 發(fā)票過帳之后，發(fā)票校驗的過程就完成了。采購訂單記錄將被刷新，會計帳目中就可以對未清帳目進行付款了。,Page 94,發(fā)票校驗