項目管理基本要素

1、1,項目管理 基本要素,項目組織 1,項目團隊 2,項目經(jīng)理 3,項目管理工具 4,2,一個項目或任務(wù)一旦確立，首先必須解決的問題是：一是確定項目或任務(wù)與公司或機構(gòu)整體任務(wù)的關(guān)系，即項目的組織結(jié)構(gòu)；二是必須確定項目內(nèi)部的組成，即項目團對。本節(jié)討論項目組織形式,第一節(jié) 項目組織,3,項目組織就是為了實現(xiàn)項目的特定目標(biāo)，優(yōu)化資源配置而建立的具有協(xié)作關(guān)系的結(jié)構(gòu)性系統(tǒng)。,4,項目組織具有特質(zhì)性。每個項目都是不同的，項目組織的形式因此而不同。建立一個什么樣的項目組織形式就要根據(jù)項目的目標(biāo)、特點、資源、時限等進行整體規(guī)劃安排。如果一個項目組織建立不夠科學(xué)合理，就可能使項目的進行出現(xiàn)種種困難甚至“流產(chǎn)”。,

2、項目組織具有變化性。在一個項目實施過程中，項目組織不是一成不變的。在項目開始階段，由于對項目把握不夠明晰或各種因素的制約，建立的項目組織隨著項目的發(fā)展顯現(xiàn)出不適應(yīng)性。因此，要根據(jù)項目的具體情況調(diào)整項目組織的結(jié)構(gòu)。,項目組織具有目標(biāo)性。項目組織的建立不是隨意性的， 首先，它是根據(jù)公司或機構(gòu)的總體目標(biāo)或職能的需要而有意識地組織起來的。任何脫離總體規(guī)劃或目標(biāo)而形式化建立一個項目組織必將帶來機構(gòu)臃腫，資源浪費。 其次，它是根據(jù)特定項目目標(biāo)而建立起來的。任何項目或任務(wù)都是前所未有的，因此，每個項目的組織都具有創(chuàng)新性。,項目組織的特點,5,6,7,8,9,10,主要項目組織結(jié)構(gòu)的特點與對項目的影響,11,

3、決定組織選擇的關(guān)鍵因素,12,職能式組織適宜于規(guī)模較小的、以技術(shù)為重點的項目，而不適宜時間限制性強或要求對變化快速反應(yīng)的項目。另外，如果一個項目需要在某類設(shè)備或廠房上進行大量投資，那么最好采用職能式組織結(jié)構(gòu)。研發(fā)機構(gòu)多采用這種組織形式。,如果一個公司中包括多個相似項目，如多個建筑項目，則應(yīng)選擇項目式組織結(jié)構(gòu)；另一方面，長期的、大型的、重要的和復(fù)雜的項目，更應(yīng)采取項目式組織形式。公共項目管理的組織形式經(jīng)常采取這種結(jié)構(gòu)。,如果一個項目需要利用多個職能部門的資源而且技術(shù)相對復(fù)雜，但又不需要技術(shù)人員全職為項目工作，這時，矩陣式組織形式是最好的選擇，特別是當(dāng)幾個項目需要同時共享這些技術(shù)人員的時候。但應(yīng)注

4、意到矩陣式組織形式的管理較為復(fù)雜，對項目經(jīng)理或負(fù)責(zé)人的綜合能力要求較高。IT行業(yè)、政府機構(gòu)多半采用這種組織形式。,一個項目究竟采用哪種組織形式，并沒有一個固定的模式。在實際生活中，人們總是靈活運用或者說不自覺地加以選擇，甚至更可能混合運用項目的組織形式。不管采用什么組織形式，只要實際有效，順利完成項目的目標(biāo)就行。,項目組織形式的選擇,13,項目組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計,14,項目組織設(shè)計的原則,15,第二節(jié) 項目團隊,項目團隊的組建 項目團隊的管理,16,1、項目的目的有意義嗎？它是否表明了團隊的存在能挑戰(zhàn)和激勵每一團隊成員？ 2、項目的目標(biāo)具體嗎？團隊是否同意其目標(biāo)是正確的？ 3、團隊成員的角色定義是

5、否清楚？每一成員將會承擔(dān)什么責(zé)任？ 4、團隊成員是否可以相互依靠？我們是否對整個項目的成功負(fù)責(zé)任？ 5、團隊的行動準(zhǔn)則是什么？ 6、團隊成員是否有互補技能（如解決問題，技術(shù)、職能）？ 7、團隊是否保持有效的激勵機制？,項目團隊的組建要素,17,18,項目團隊的發(fā)展,（一）形成階段 形成階段是項目團隊發(fā)展過程的最初階段，它將一些個體人員轉(zhuǎn)變成項目團隊成員。 （二）磨合階段 項目團隊成員發(fā)現(xiàn)現(xiàn)實與自己的期望不一致，越來越不滿意項目經(jīng)理的指導(dǎo)和命令，對項目所采用的設(shè)備和技術(shù)不熟悉，時常發(fā)生錯誤。 （三）規(guī)范階段 項目團隊的矛盾程度降低，同時隨時成員的期望和實際情形的統(tǒng)一，他們的不滿情緒也逐步降低。

6、（四）執(zhí)行階段 在這一階段，項目團隊成員對自己本職工作、相關(guān)技能已經(jīng)非常熟練，經(jīng)驗豐富，對自己的能力有信心，得到了項目經(jīng)理和其他成員的信任，可以自己處理自己工作。工作成熟度和心理成熟度都有很大的提高。,19,項目團隊建設(shè)的障礙,1、團隊成員之間不同的見解、優(yōu)先考慮事項和興趣 2、任務(wù)沖突。 3、項目目標(biāo)/結(jié)果不明確 4、動態(tài)的項目環(huán)境難以把握 5、團隊成員的選擇困難 6、項目經(jīng)理的信譽 7、團隊成員缺乏責(zé)任心 8、交流平臺和基礎(chǔ) 9、缺乏高級管理層的支持,20,第三節(jié) 項目經(jīng)理,項目經(jīng)理或項目負(fù)責(zé)人是項目團對的靈魂，是決定項目成功與否的關(guān)鍵人物。項目經(jīng)理的管理素質(zhì)、組織能力、協(xié)調(diào)能力、知識結(jié)構(gòu)

7、、經(jīng)驗水平、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)等都對項目管理的成敗有決定性的影響。,21,項目經(jīng)理與部門經(jīng)理比較,22,項目經(jīng)理與總經(jīng)理的關(guān)系,1）項目經(jīng)理管理項目首先要取得高層領(lǐng)導(dǎo)的支持。高層領(lǐng)導(dǎo)的支持程度體現(xiàn)了項目的重要程度，也體現(xiàn)獲得資源的容易程度。公共項目管理更是離不開高層領(lǐng)導(dǎo)的支持、特別是政府的支持，任何脫離政府的公共項目管理是不可能的。相反，如果政府對重大公共項目不予足夠的支持力度，項目必然失敗。,2）項目經(jīng)理一般由公司高層領(lǐng)導(dǎo)任命，項目經(jīng)理的管理績效由高層領(lǐng)導(dǎo)來評價，項目經(jīng)理需要由高層領(lǐng)導(dǎo)進行選拔與培養(yǎng)，因此項目經(jīng)理的職業(yè)發(fā)展道路由高層領(lǐng)導(dǎo)決定。,3）由于項目經(jīng)理的權(quán)力大小與公司的組織結(jié)構(gòu)形式有關(guān)部門，因

8、此項目經(jīng)理的權(quán)力范圍由公司的總經(jīng)理決定。通常情況下，賦予項目經(jīng)理的權(quán)力過大或過小都會影響項目的完成質(zhì)量，只有適度的權(quán)力才能更好地完成任務(wù)。,23,2、項目經(jīng)理的責(zé)任,1）對企業(yè)應(yīng)付的責(zé)任。保證項目的目標(biāo)與企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)、整體規(guī)劃相一致，使項目的成功實施以實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)為前提；對企業(yè)分配給項目的資源進行適當(dāng)?shù)墓芾?，保證在資源約束條件下所得資源能夠被充分利用；及時與高層領(lǐng)導(dǎo)溝通，匯報項目的緊張狀況，項目實施可能的結(jié)果，可能出現(xiàn)的問題預(yù)測等，以取得領(lǐng)導(dǎo)的支持與理解。,2）對項目應(yīng)付的責(zé)任。對項目成功負(fù)有主要責(zé)任，對項目實施計劃、監(jiān)督與控制，保證項目按計劃完成；保證項目的完整性，在解決各種沖突中起

9、到重要作用，化解矛盾，平衡利害；獨立行使職權(quán)范圍內(nèi)的權(quán)力，排除干擾，爭取各方面的支持力量。,3）對項目組成員的責(zé)任。項目管理專家們把項目經(jīng)理與項目組成員的關(guān)系比作魚和水的關(guān)系，“魚說：你看不見我的淚水，因為我在水中；水說：我能感覺到你的淚，只因你在我的心中”。項目經(jīng)理有責(zé)任為項目組成員提供良好的工作環(huán)境與氛圍，形成團對精神；有責(zé)任對成員進行績效考核，公正的考評制度也是激勵員工的一種手段；解決成員的后顧之憂。,24,3、項目經(jīng)理的權(quán)力,1）對項目進行組織，挑選項目組成員的權(quán)力。項目經(jīng)理通常在項目管理方面具有一定的專長，而且為了項目組的合理搭建，只要給他一定的權(quán)力，就可以組建起一支精干的隊伍。,2

10、）制定項目有關(guān)決策的權(quán)力。項目實施過程中必然會面臨各種決策，而制定決策是項目經(jīng)理所應(yīng)有的權(quán)力。,3）對項目所獲得的資源進行分配的權(quán)力。資源一旦分配給項目，其具體使用與分配，權(quán)力應(yīng)交給項目經(jīng)理。切忌項目經(jīng)理有名無權(quán)，甚至各方領(lǐng)導(dǎo)出于種種原因插手、干預(yù)。,25,二、項目經(jīng)理的能力要求,一個項目從啟動到收尾，歷經(jīng)五個過程。根據(jù)美國項目管理專家對美國100家企業(yè)、政府、咨詢機構(gòu)的調(diào)查，項目管理需要15種職能。,26,項目管理十五種職能,1、確定項目的范圍 2、識別項目干系人、決策人和逐級程序 3、制定詳細(xì)的任務(wù)清單（WBS） 4、估計時間要求 5、制定初步的項目管理流程圖 6、確定所需的資源和預(yù)算 7

11、、評估項目要求 8、識別和估計項目風(fēng)險,9、制定應(yīng)急計劃 10、明確溝通關(guān)系網(wǎng) 11、確認(rèn)并跟蹤項目關(guān)鍵 里程碑 12、參與項目各階段的評估 13、保障項目所需資源 14、管理變更控制過程 15、匯報項目狀態(tài),27,項目經(jīng)理應(yīng)具有的能力,28,任何團隊都由四部分人組成,領(lǐng)導(dǎo)型 管理型 技術(shù)型 事務(wù)型,29,項目經(jīng)理提高能力的方法,30,選拔項目經(jīng)理的程序和方法,31,第四節(jié) 項目管理工具,項目管理的復(fù)雜性要求有合適的工具輔助項目經(jīng)理及其他項目管理人員管理項目。隨著計算機技術(shù)應(yīng)用的普及，利用計算機對項目各方面相關(guān)信息進行集成管理已經(jīng)成為現(xiàn)代項目管理的一個重要組成部分。目前，存在120多種計算機項

12、目管理的軟件工具，每種工具都有其各自的特點，各有所長，在項目管理的過程中根據(jù)項目的具體情況和工具的功能又可以采用不同的軟件或工具組合。,32,決策樹（DMT）分析：制定項目決策 德爾菲（Delphi）法：收集意見并達成一致 力場分析：分析積極和消極的因素 SWOT分析：確定項目戰(zhàn)略 財務(wù)分析：評估項目的經(jīng)濟效益 敏感性分析：評估不確定因素對項目的影響 工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）：定義項目的工作范圍 活動網(wǎng)絡(luò)圖（AND）編排工作順序 關(guān)鍵路線法（CPM）：確定項目的工期及活動的時差 責(zé)任矩陣（RM）：人員分工 資源平衡：優(yōu)化資源 頭腦風(fēng)暴法：識別項目風(fēng)險 蒙特卡羅模擬：定量分析項目風(fēng)險 過程失效模式及后果分析（PFMEA）：制定項目的風(fēng)險管理計劃 自制與外購分析：制定采購決策 質(zhì)量功能展開（QED）：分析項目需求 因果圖（魚骨圖）：查明問題的原因 檢查表：檢查工作或者累計資料 排列圖（帕雷多圖）：確定問題的主要原因 直方圖：顯示數(shù)據(jù)的分布規(guī)律 控制圖：識別