使用技巧培訓

1、EXCEL使用技巧，左()函數，右()函數，左(文本，數字字符)右(文本，數字字符)文本是一個包含要提取的字符的文本字符串。Num_chars指定LEFT要提取的字符數。Num_chars必須大于或等于0。如果num_chars大于文本長度，LEFT將返回所有文本。如果省略num_chars，則假定為1。Mid()函數，mid (text，start _ num，num _ chars) text是一個包含要提取的字符的文本字符串。Start_num是要在文本中提取的第一個字符的位置。文本中的第一個字符的起始編號為1，依此類推。Num_chars指定希望MID從文本中返回的字符數。Num_by

2、tes指定希望MIDB從文本中返回的字符數(以字節(jié)為單位)。CONCATENATE()函數，concatenate (text1，text2，)文本1，文本2，將1到30個文本項合并成一個文本項。這些文本項可以是文本字符串、數字或對單個單元格的引用。Low()、Upper()函數和LOWER(文本)文本是要轉換成小寫字母的文本。函數LOWER不改變文本中的非字母字符。大寫(文本)文本是需要轉換成大寫的文本。文本可以是引用或文本字符串。函數，計算滿足給定條件的單元格數。語法：COUNTIF(范圍，標準)范圍是需要計算滿足條件的單元格數的單元格范圍。標準是決定哪些細胞將被計數的條件。它可以是數字、

3、表達式或文本的形式。應用：避免重復輸入數據。當公司制作員工花名冊和其他表格時，員工的身份證號碼應該是唯一的。我們可以通過“數據有效性”來防止重復輸入：選擇需要輸入身份證號的單元格區(qū)域(如D2至D101)，執(zhí)行“數據有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”標簽下，按右側的“允許”。在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“自定義”選項，然后在下面的“公式”框中輸入公式：=COUNTIF(D:D，D2)=1以確認返回。Excel演示。當在上述單元格中輸入重復的身份證號碼時，系統(tǒng)將彈出一個提示對話框(如圖1所示)，并拒絕接受輸入的號碼。注：為了正確顯示輸入的身份證號碼，請將單元格設置為文本格式。函數的

4、作用是：返回一個按指定位數舍入的數字。語法：ROUND(數字，數字位數)。Num_digits指定的位數，四舍五入。應用：警惕舍入引起的數據錯誤。在用Excel編輯和處理各種數據報表的過程中，經常會發(fā)現Excel自動計算的結果與我們手工計算的結果有誤差。例如，在Excel工作表中，B2=16.18，C2=12.69。將B2和C2之和乘以0.11，取整結果，保留兩位小數，將結果乘以3.12，然后取整，保留兩位小數。Excel的計算結果是9.91，而我們的手工計算結果是9.92。是什么導致了電子表格的計算錯誤？誤差的根本原因是“舍入”。當我們設置表格時，“單元格格式”窗口中設置的“小數位數”只能舍

5、入單元格中的數值“顯示內容”，而不能舍入存儲的數值。換句話說，顯示的內容與實際存儲的內容(即，參與操作的內容)不完全一致。因此，Excel計算結果與實際需求之間存在誤差的原因是單元格數據的顯示內容與計算涉及的內容不一致。有兩種解決方法，一種是使用舍入函數精確舍入小數位數，另一種是在Excel中進行簡單設置，達到精確計算的目的。單擊Excel菜單欄中的工具/選項，切換到彈出的“選項”窗口中的“重新計算”選項卡，并勾選“工作簿選項”列中的“以顯示值為準”復選框，然后單擊“確定”，圖選擇此選項以避免錯誤，舍入示例，sumif()函數，語法Sumif(范圍，條件，sum _ range)范圍是用于條件

6、判斷的單元格區(qū)域。標準是一個條件，用于確定要添加和求和的單元格。它可以是數字、表達式或文本的形式。例如，條件可以表示為32、32、32或蘋果。Sum_range是需要求和的實際單元格。Large()，Small()函數和LARGE(array，k) Array是需要從中選擇第k個最大值的數組或數據區(qū)域。(數據格式必須是數字。K是返回值在數組或數據單元格區(qū)域中的位置(從大到小)。小(數組，k)數組是需要找到第k個最小值的數組或數字數據區(qū)。k是返回數據在數組或數據區(qū)中的位置(從小到大)。在用Excel制作相關數據表時，我們可以利用其強大的排序功能來瀏覽、查詢和統(tǒng)計相關數字。下面，我們以圖1所示的“

7、員工基本信息登記表”為例，充分體驗一下Excel的排序功能。一、快速排序如果要根據某個列屬性(如“工作年限”從長到短)對員工數據進行排序，可以選擇“工作年限”列中的任意單元格(如I3)，然后點擊“標準”工具欄上的“降序排序”按鈕。提示：如果您按“標準”工具欄上的“升序排序”按鈕，服務年限將從短到長排序。如果排序的對象是漢字，則按照“漢語拼音”的順序進行排序。如果排序的對象是西文字符，它們將按照“西文字母”的順序排序。充分利用Excel強大的排序功能，排序和多條件排序。如果需要按照“學歷、工齡、職稱”對數據進行排序，可以這樣做：選擇數據表中的任意單元格，執(zhí)行“數據排序”命令，打開“排序”對話框(

8、圖1)，將“第一關鍵字、第二關鍵字、第三關鍵字”分別設置為“學歷”3。在對“姓名”進行筆畫排序時，中國人喜歡按“姓氏筆畫”排序：選擇姓名欄中的任意單元格，執(zhí)行“數據排序”命令，打開“排序”對話框(見圖2)，點擊“選項”按鈕，打開“排序選項”對話框(圖3)，選擇“筆畫排序”。提示：如果您需要根據一行的種類對數據進行排序，我們只需要在上面的“排序選項”對話框中選擇“按行排序”選項。用戶自定義排序當我們按拼音或筆畫對“職稱”列進行排序時，不符合我們的要求。對于這個問題，我們可以按照用戶自定義的順序進行排序：首先，按照排序的順序將相應的標題序列輸入到相應的單元格區(qū)域(如N2到N18)(右)；執(zhí)行“工具

9、選項”命令，打開“選項”對話框，切換到“自定義序列”選項卡，在“從單元格導入序列”右側的框中輸入“$N$2:$N$18”(也可以用鼠標選擇輸入)，然后點擊“導入”按鈕將相應的序列導入系統(tǒng)，并確認返回。提示：導入序列后，可以刪除原N2至N18區(qū)域輸入的數據，導入的序列可以直接在其他Excel文檔中使用。選擇“標題”欄中的任意單元格，執(zhí)行“數據排序”命令，打開“排序”對話框，點擊“選項”按鈕，打開“排序選項”對話框(見圖3)，按下“自定義排序順序”選項右側的下拉按鈕，在后續(xù)下拉列表中選擇上述“導入”順序，確認返回“排序”在Excel中輸入固定格式數據的技巧，當我需要在Excel的某些單元格中輸入固

10、定格式數據時，我應該怎么做？我們使用“數據有效性”來制作一個下拉列表，用于選擇性輸入。選擇需要建立下拉列表的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數據有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，按下“設置”欄下“允許”右側的下拉按鈕，在后面彈出的快捷菜單中選擇“序列”選項，然后在下面的“來源”框中輸入序列的每個元素(如董事長、總經理、副總經理、銷售主管)，在上面的區(qū)域選擇一個單元格，右側會出現一個下拉按鈕。點擊該按鈕，在后續(xù)的下拉列表中選擇相應的元素(如“副總經理”)，然后將該元素輸入到相應的單元格中。mod()函數，Mod(數字，除法器)，除兩個數的結果將余數作為被除數返回。除數是除數。如果除數為零，函數MOD返回

11、錯誤值#DIV/0！行()，列()函數，行(引用)引用是需要獲取行號的單元格或單元格區(qū)域。列(引用)引用是需要獲取其列標簽的單元格或單元格區(qū)域。1.選擇要著色的區(qū)域。參見圖1。應用：快速實現Excel表格中奇數行和偶數行的交錯著色；2.執(zhí)行格式化條件格式并打開條件格式對話框。單擊打開條件1的下拉列表，選擇公式，在右側文本框中輸入公式“=MOD(ROW)(2)=1”。然后單擊“格式”按鈕打開“單元格格式”對話框并指定顏色。公式的功能是選擇奇數行，所有符合公式條件的單元格都采用指定的顏色格式。3.單擊“添加”按鈕，添加第二個條件公式“=MOD(ROW)(2)=0”，然后根據上述方法指定第二種顏色。

12、也就是說，所選區(qū)域中所有偶數行都將填充這種顏色。參見圖2。使用條件格式來突出顯示特定的數據，在表格中，有時我們經常希望一些具有某些特征的分散數據以不同的格式顯示，以便于一目了然和便于查閱。Excel的條件格式功能可以很容易地實現這一點。具體方法是先選擇一個區(qū)域，然后選擇格式*條件格式，在打開的窗口中輸入條件，然后點擊格式按鈕，設置符合條件的數據的顯示格式(字體、邊框和圖案)。要添加條件，您也可以按添加按鈕添加下一個條件。這樣，符合所選區(qū)域條件的數據將以您設置的格式顯示。函數的作用是：將一個數向下舍入到最接近的整數。數字是需要向下舍入的實數。偏移()函數，偏移(參考、行、列、高度、寬度)參考作為

13、偏移參考系統(tǒng)的參考區(qū)域。引用必須是對一個單元格或一系列相連單元格的引用；否則，函數OFFSET返回錯誤值#VALUE！行數相對于偏移參考系統(tǒng)左上角單元格向上(向下)移動的行數。如果使用5作為參數行，這意味著目標引用區(qū)域的左上角單元格比引用低5行。行數可以是正數(低于起始參考)或負數(高于起始參考)。Cols是從偏移參考系統(tǒng)左上角單元格向左(右)偏移的列數。如果使用5作為參數Cols，這意味著目標引用區(qū)域左上角的單元格是引用右側的5列。列數可以是正數(在起始參考的右邊)或負數(在起始參考的左邊)。高度高度，即要返回的引用區(qū)域的行數。高度必須是正數。寬度寬度，即要返回的引用區(qū)域的列數。寬度必須是正

14、數。if()函數，IF(邏輯_測試，值_如果_真，值_如果_假)邏輯_測試表示任何評估為真或假的值或表達式。當值為真邏輯測試為真時返回的值。當值為假邏輯測試為假時返回的值。，應用程序：插入空白行(列)并復制行，在數據列表中插入空白行(列)以將“插入空白行”工作表更改為當前工作表，單擊A1單元格，并輸入公式“=IF(MOD(ROW)，2)=0，OFFSET(工資單！在$A$1、INT(ROW()/2)、COLUMN()-1”之后，選擇A1，拖動填充手柄水平向右填充，直到所有數據都出現，然后拖動填充手柄向下填充，直到所有數據都出現，從而完成空行的交錯插入(當然，您也可以先向下填充，然后向右填充)。

15、結果如圖2所示。同樣，在插入空列工作表的A1單元格中輸入公式：“=if (mod (column)，2)=0，偏移量(工資單！$A$1，ROW()-1，INT(COLUMN()/2)，將它填充到右邊，您可以每隔一列插入空列，如圖3所示。2。以交錯方式將兩個空行(列)插入數據列表，將“插入兩個空行”工作表更改為當前工作表。單擊A1單元格，然后輸入公式“=if (mod(第()行)，3)=0，(if (mod(第()行)，3)=2，偏移(工資單！$A$1，INT(ROW()/3)，COLUMN()-1)，選擇A1單元格，然后向右下方填充，交替插入兩行空行(或先向右下方填充)。同樣，在工作表A1的“

16、插入兩個空白列”中輸入公式：“=if (mod (column)，3)=0，(if (mod (column)，3)=2，offset(工資單！$A$1，ROW()-1，INT(COLUMN()/3)”，然后向右填充以完成兩個空列的交錯插入。在excel中，我們通過復制來隱藏不必要的行和列，但是當我們將它們粘貼到另一個工作表中時，隱藏的部分會自動顯示出來。有什么方法可以避免復制隱藏部分的內容嗎？經過短暫的探索，問題很快就解決了。請參見下面的解決方案。避免在Excel中復制隱藏的內容，首先隱藏不必要的行或列，然后選擇所有顯示的內容。然后點擊菜單欄中的“編輯定位”命令，點擊彈出對話框中的定位條件按鈕，進入“定位條件”對話框(如圖)，選擇“可見單元格”并確認。然后，指向要復制的選定內容，切換到另一個工作表，并執(zhí)