設(shè)備采購(gòu)流程圖

1、邯鄲縣金源礦業(yè)有限責(zé)任公司采購(gòu)流程（初稿）二一三年二月編設(shè)備申購(gòu)、審批、采購(gòu)、報(bào)帳流程圖物品、設(shè)備申購(gòu) 大于10萬元小于2萬元 大于等于2萬元小于10萬元申購(gòu)設(shè)備總價(jià)需求部門填寫請(qǐng)購(gòu)單，公司成立督導(dǎo)組進(jìn)行督查，分管領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)電采購(gòu)部、物資部負(fù)責(zé)審核 報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批示 使用單位提出申請(qǐng)、負(fù)責(zé)人簽字生產(chǎn)、設(shè)備部門參與評(píng)審用途、選型，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理示大于40萬元采購(gòu)經(jīng)辦人自行與供貨方進(jìn)行商務(wù)談判 單件設(shè)備金額分管領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)電采購(gòu)部門共同與供貨方進(jìn)行商務(wù)談判機(jī)電采購(gòu)部室組織論證，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審核 小于40萬元 生產(chǎn)、機(jī)電部門參與評(píng)審用途、選型，主管負(fù)責(zé)人簽字、蓋章，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批示報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批示 與設(shè)備部簽定技術(shù)

2、協(xié)議使用單位寫招標(biāo)申請(qǐng)表或免招標(biāo)論證表和標(biāo)書技術(shù)文件交企管部制成招標(biāo)文件提交分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批示與機(jī)電采購(gòu)部簽定技術(shù)協(xié)議訂貨總價(jià)分管領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)電采購(gòu)部共同與供貨方進(jìn)行商務(wù)談判、簽定合同交機(jī)電采購(gòu)部主任審核、分管領(lǐng)導(dǎo)在合同上簽字交總經(jīng)理批準(zhǔn)蓋合同專用章與機(jī)電采購(gòu)部簽定技術(shù)協(xié)議企管部、機(jī)電采購(gòu)部、物資部對(duì)儀器、設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收企管部、機(jī)電采購(gòu)部、物資部對(duì)儀器、設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收 大于等于100萬元單臺(tái)件金額建立大型儀器檔案、確定專人保管 攜帶發(fā)票（需項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和經(jīng)手人簽字及公司蓋章）、經(jīng)費(fèi)本，專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)還需采購(gòu)計(jì)劃及供貨合同到機(jī)電設(shè)備部辦理固定資產(chǎn)登記注：1、采購(gòu)人員原則上不少于2人。 2、以上采購(gòu)金額限度僅

3、供參考。攜帶已辦手續(xù)的發(fā)票到財(cái)務(wù)處辦理報(bào)銷手續(xù)采購(gòu)工作流程一、需求提交階段第一步：需求部門領(lǐng)取并填寫請(qǐng)購(gòu)單第二步：需求部門負(fù)責(zé)人審批二、申請(qǐng)認(rèn)可階段第一步：采購(gòu)部經(jīng)辦人第二步：上報(bào)采購(gòu)部審批第三步：上報(bào)總經(jīng)理審批需求部門上交請(qǐng)購(gòu)單經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)辦人審批確認(rèn)，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后，進(jìn)入詢價(jià)階段；三、詢價(jià)搜索階段第一步：找供應(yīng)商、詢價(jià)、比價(jià)第二步：有權(quán)人審批第三步：董事長(zhǎng)審核第四步：簽訂合同1詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門溝通；2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu)；3對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；4所有采購(gòu)項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)

4、廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)就最好的；5對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品；6遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購(gòu)金額大于10萬的采購(gòu)情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，按照附表（擬報(bào)價(jià)）的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放訂單；7詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；8除固定資產(chǎn)外單次采購(gòu)金額在1萬元以下項(xiàng)目可以自行采購(gòu)；單次采購(gòu)金額預(yù)算金額在5萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價(jià)，價(jià)格在20萬元以上的項(xiàng)目由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在50萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理

5、招標(biāo)；9比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；10比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照附表（材料或設(shè)備詢價(jià)表）的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)；11在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。12對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；13對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出； 14收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格；15重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；1

6、6參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與以合作單位或以中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。 17比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總； 18比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表（比價(jià)/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核； 19如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。四、采購(gòu)跟蹤階段第一步：財(cái)務(wù)部核算第二步：采購(gòu)、跟蹤第三步：進(jìn)貨1財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)部提供的采購(gòu)憑據(jù)視不同情形做好核算處理：先預(yù)付部分貨款；全額付款后提貨；30/60天結(jié)算對(duì)直接購(gòu)買的物料，由采購(gòu)人員收到請(qǐng)購(gòu)單時(shí)對(duì)請(qǐng)購(gòu)的物料進(jìn)行審核及供應(yīng)商價(jià)格，數(shù)量及

7、交期等的確認(rèn)。如果是重復(fù)性的采購(gòu)，采購(gòu)直接在系統(tǒng)里生產(chǎn)采購(gòu)訂單并打印，經(jīng)采購(gòu)部主管經(jīng)理簽核后傳真給供應(yīng)商，如果是新物料或新供應(yīng)商，則進(jìn)行供應(yīng)商選擇和評(píng)估及樣品評(píng)估流程，進(jìn)行記錄。然后才能執(zhí)行采購(gòu)流程傳真給供應(yīng)商。采購(gòu)須進(jìn)行采購(gòu)追蹤及監(jiān)控采購(gòu)的物料，及時(shí)準(zhǔn)確的到達(dá)公司入庫(kù)，然后財(cái)務(wù)根據(jù)送貨單，入庫(kù)單進(jìn)行對(duì)賬。如供應(yīng)商無法按交期交貨時(shí)，采購(gòu)應(yīng)征求相關(guān)單位是否調(diào)料，或采取緊急對(duì)應(yīng)措施（自行提貨）如周期較長(zhǎng)的物料可先行訂貨，但要征求采購(gòu)部門主管及經(jīng)理的同意.間接物料采購(gòu)，由需求人員填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并寫申請(qǐng)單號(hào)后交采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)作業(yè)。采購(gòu)人員對(duì)申請(qǐng)單進(jìn)行審核以及交期確認(rèn)。如采購(gòu)的產(chǎn)品之質(zhì)

8、量對(duì)提交給客戶的產(chǎn)品質(zhì)量基本上無任何影響的物料采購(gòu)（如：文具，消耗品，勞保等）由需求部門根據(jù)其實(shí)際工作需要報(bào)經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審批，由采購(gòu)員直接進(jìn)行采購(gòu)作業(yè)。采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量要求應(yīng)在采購(gòu)單上說明，如所采購(gòu)的產(chǎn)品質(zhì)量無法描述清楚時(shí)，則需求部門或品質(zhì)部應(yīng)附上相關(guān)的采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，且采購(gòu)須與供應(yīng)商確認(rèn)采購(gòu)物料之版次是否相符.2. 企管部與供應(yīng)商簽合同及合同備案，一式三份（企管部部、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)部各執(zhí)一份），采購(gòu)人員填寫供應(yīng)商資料表和新品錄入資料表。3付款規(guī)定（1）所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司公司材料采購(gòu)付款及報(bào)銷流程及公司資金支出審批及報(bào)銷簽字權(quán)限及管理制中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（2）按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)

9、目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（3）財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3到5天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。合同執(zhí)行 (1) 已簽訂合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)； （2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約；（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；4采購(gòu)部門隨時(shí)跟蹤采購(gòu)物資的發(fā)貨、到貨時(shí)間、數(shù)量、種類、地點(diǎn)等信息，凡出現(xiàn)情況變化時(shí)

10、應(yīng)與有關(guān)各方及時(shí)溝通告知；五、入庫(kù)保管階段第一步：驗(yàn)收第二步：入庫(kù)第三步：保管 1、驗(yàn)收要有相應(yīng)負(fù)責(zé)人簽名； 2、憑入庫(kù)單與發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)賬。入庫(kù)單一式三份，第一聯(lián)保管單位留存，第二聯(lián)供應(yīng)商索取貨款憑證，第三聯(lián)采購(gòu)部； 3、保管人員應(yīng)做到定期與不定期對(duì)物資進(jìn)行盤點(diǎn)核對(duì)，物資保管部門、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部物資庫(kù)存數(shù)每月應(yīng)做到三方核對(duì)一致；次月5日前機(jī)電部和物資部指定人員填好物資進(jìn)銷存明細(xì)表，并與出入庫(kù)票據(jù)核對(duì)無誤和其他票據(jù)，一同交回財(cái)務(wù)部審核。附表一采 購(gòu) 申 請(qǐng) 表 申請(qǐng)部門： 填報(bào)日期： 年 月 日采購(gòu)類別： 材料 工程 服務(wù) 其他 購(gòu)置原因：序號(hào)名稱規(guī)格型號(hào)/工程概況數(shù)量/工程量估價(jià)（總價(jià)）交貨期/工期備注12345678備注：編制人： 部門經(jīng)理： 分管副總： 財(cái)務(wù)副總： 總經(jīng)理： 附表二物資采購(gòu)審批部門名稱 年 月 日序號(hào)項(xiàng)目名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額審批備注總經(jīng)理：財(cái)務(wù)副總財(cái)務(wù)審核：合計(jì)金額大寫：￥：經(jīng)辦人： 部門負(fù)責(zé)人： 復(fù)核人：附表三詢價(jià)單供應(yīng)商名稱： 聯(lián)系人：