設備采購流程圖

1、邯鄲縣金源礦業(yè)有限責任公司采購流程（初稿）二一三年二月編設備申購、審批、采購、報帳流程圖物品、設備申購 大于10萬元小于2萬元 大于等于2萬元小于10萬元申購設備總價需求部門填寫請購單，公司成立督導組進行督查，分管領導、機電采購部、物資部負責審核 報請總經(jīng)理批示 使用單位提出申請、負責人簽字生產(chǎn)、設備部門參與評審用途、選型，報請總經(jīng)理示大于40萬元采購經(jīng)辦人自行與供貨方進行商務談判 單件設備金額分管領導和機電采購部門共同與供貨方進行商務談判機電采購部室組織論證，分管領導負責審核 小于40萬元 生產(chǎn)、機電部門參與評審用途、選型，主管負責人簽字、蓋章，報請總經(jīng)理批示報請總經(jīng)理批示 與設備部簽定技術

2、協(xié)議使用單位寫招標申請表或免招標論證表和標書技術文件交企管部制成招標文件提交分管領導報請總經(jīng)理批示與機電采購部簽定技術協(xié)議訂貨總價分管領導和機電采購部共同與供貨方進行商務談判、簽定合同交機電采購部主任審核、分管領導在合同上簽字交總經(jīng)理批準蓋合同專用章與機電采購部簽定技術協(xié)議企管部、機電采購部、物資部對儀器、設備進行驗收企管部、機電采購部、物資部對儀器、設備進行驗收 大于等于100萬元單臺件金額建立大型儀器檔案、確定專人保管 攜帶發(fā)票（需項目負責人和經(jīng)手人簽字及公司蓋章）、經(jīng)費本，專項經(jīng)費還需采購計劃及供貨合同到機電設備部辦理固定資產(chǎn)登記注：1、采購人員原則上不少于2人。 2、以上采購金額限度僅

3、供參考。攜帶已辦手續(xù)的發(fā)票到財務處辦理報銷手續(xù)采購工作流程一、需求提交階段第一步：需求部門領取并填寫請購單第二步：需求部門負責人審批二、申請認可階段第一步：采購部經(jīng)辦人第二步：上報采購部審批第三步：上報總經(jīng)理審批需求部門上交請購單經(jīng)采購部經(jīng)辦人審批確認，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后，進入詢價階段；三、詢價搜索階段第一步：找供應商、詢價、比價第二步：有權人審批第三步：董事長審核第四步：簽訂合同1詢價請應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；2屬于相同類型或屬性近似的產(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購；3對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；4所有采購項目上必須向生產(chǎn)

4、廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構詢價就最好的；5對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；6遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報，按照附表（擬報價）的格式提報公司領導批準方可詢價或發(fā)放訂單；7詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價；8除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在5萬元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價，價格在20萬元以上的項目由公司相關領導參與監(jiān)督；單次采購金額預算價格在50萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方機構代理

5、招標；9比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；10比價采購或招標采購應按照附表（材料或設備詢價表）的格式或擬定完整的招標文件格式進行詢價；11在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。12對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行確認；13對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出； 14收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格；15重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；1

6、6參考目標或理想中標價格與以合作單位或以中標單位進行價格及條件的進一步談判。 17比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總； 18比價、議價結果匯總應按照附表（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核； 19如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。四、采購跟蹤階段第一步：財務部核算第二步：采購、跟蹤第三步：進貨1財務部根據(jù)采購部提供的采購憑據(jù)視不同情形做好核算處理：先預付部分貨款；全額付款后提貨；30/60天結算對直接購買的物料，由采購人員收到請購單時對請購的物料進行審核及供應商價格，數(shù)量及

7、交期等的確認。如果是重復性的采購，采購直接在系統(tǒng)里生產(chǎn)采購訂單并打印，經(jīng)采購部主管經(jīng)理簽核后傳真給供應商，如果是新物料或新供應商，則進行供應商選擇和評估及樣品評估流程，進行記錄。然后才能執(zhí)行采購流程傳真給供應商。采購須進行采購追蹤及監(jiān)控采購的物料，及時準確的到達公司入庫，然后財務根據(jù)送貨單，入庫單進行對賬。如供應商無法按交期交貨時，采購應征求相關單位是否調(diào)料，或采取緊急對應措施（自行提貨）如周期較長的物料可先行訂貨，但要征求采購部門主管及經(jīng)理的同意.間接物料采購，由需求人員填寫采購申請單，經(jīng)部門經(jīng)理批準并寫申請單號后交采購人員進行采購作業(yè)。采購人員對申請單進行審核以及交期確認。如采購的產(chǎn)品之質(zhì)

8、量對提交給客戶的產(chǎn)品質(zhì)量基本上無任何影響的物料采購（如：文具，消耗品，勞保等）由需求部門根據(jù)其實際工作需要報經(jīng)采購經(jīng)理審批，由采購員直接進行采購作業(yè)。采購產(chǎn)品的質(zhì)量要求應在采購單上說明，如所采購的產(chǎn)品質(zhì)量無法描述清楚時，則需求部門或品質(zhì)部應附上相關的采購產(chǎn)品的質(zhì)量標準要求，且采購須與供應商確認采購物料之版次是否相符.2. 企管部與供應商簽合同及合同備案，一式三份（企管部部、供應商、財務部各執(zhí)一份），采購人員填寫供應商資料表和新品錄入資料表。3付款規(guī)定（1）所有已簽訂合同付款時應參照公司公司材料采購付款及報銷流程及公司資金支出審批及報銷簽字權限及管理制中的相關規(guī)定執(zhí)行；（2）按照進度付款的采購項

9、目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（3）財務部門在接到付款審批單后應在3到5天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。合同執(zhí)行 (1) 已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導； （2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同；4采購部門隨時跟蹤采購物資的發(fā)貨、到貨時間、數(shù)量、種類、地點等信息，凡出現(xiàn)情況變化時

10、應與有關各方及時溝通告知；五、入庫保管階段第一步：驗收第二步：入庫第三步：保管 1、驗收要有相應負責人簽名； 2、憑入庫單與發(fā)票到財務部報賬。入庫單一式三份，第一聯(lián)保管單位留存，第二聯(lián)供應商索取貨款憑證，第三聯(lián)采購部； 3、保管人員應做到定期與不定期對物資進行盤點核對，物資保管部門、采購部、財務部物資庫存數(shù)每月應做到三方核對一致；次月5日前機電部和物資部指定人員填好物資進銷存明細表，并與出入庫票據(jù)核對無誤和其他票據(jù)，一同交回財務部審核。附表一采 購 申 請 表 申請部門： 填報日期： 年 月 日采購類別： 材料 工程 服務 其他 購置原因：序號名稱規(guī)格型號/工程概況數(shù)量/工程量估價（總價）交貨期/工期備注12345678備注：編制人： 部門經(jīng)理： 分管副總： 財務副總： 總經(jīng)理： 附表二物資采購審批部門名稱 年 月 日序號項目名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額審批備注總經(jīng)理：財務副總財務審核：合計金額大寫：￥：經(jīng)辦人： 部門負責人： 復核人：附表三詢價單供應商名稱： 聯(lián)系人：