檔案管理課件版.ppt

1、北京京城國(guó)際融資租貿(mào)有限公司檔案管理辦法,1.總 則,1.1 目的：為規(guī)范北京京城國(guó)際融資租售有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng) 京城國(guó)際）的檔案管理制度，提高檔案的利用率，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制訂本辦法。 1.2 要求：本辦法適用于京城國(guó)際公司各部門(mén)。各部門(mén)在檔案管理，移交，利用的過(guò)程中要嚴(yán)格執(zhí)行本辦法。,2.檔案管理部門(mén),2.1 京城國(guó)際綜合管理部負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查各部門(mén)的檔案管理情況。,2.2 京城國(guó)際綜合管理部按照集中統(tǒng)一管理的原則，對(duì)各部門(mén)形成的各種門(mén)類(lèi)，各種載體的所有所有檔案有關(guān)的資料實(shí)行統(tǒng)一管理。,2.3對(duì)于各部門(mén)的檔案文件，資料，主辦人負(fù)

2、責(zé)將其中已辦完的文件材料進(jìn)行整理.并移交至部門(mén)兼職檔案員.,3 檔案管理部門(mén)職責(zé),收集.整理.歸檔.鑒定.保管公司的文書(shū).聲像.電子.設(shè)備檔案 積極開(kāi)展檔案的提供利用工作 進(jìn)行檔案鑒定 進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì) 貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的保密，保衛(wèi)制度，確保檔案安全。 按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)入館的檔案,0000：00：00：00：00,發(fā)布日期:2012.3.30,片長(zhǎng):00”60,檔案管理,曹姐,孟克超,2012：3：27 NOW,4.文書(shū)檔案的歸檔,4.1 歸檔范圍 反映本公司工作，具有參考價(jià)值的文件。 部門(mén)在經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 京城國(guó)際市場(chǎng)部負(fù)責(zé)承辦簽訂的

3、合同，應(yīng)于鑒定后的次月由市場(chǎng)部轉(zhuǎn)交綜合管理部集中管理并交檔案室歸檔。如有使用需要，可利用復(fù)印件或借閱原件。,STEP,STEP,0,4.2 歸檔程序 4.2.1 部門(mén)內(nèi)部檔案整理：部門(mén)的兼職檔案管理人員，根據(jù)部門(mén)的檔案形成情況，對(duì)有價(jià)值的檔案材料要隨時(shí)收集.每月整理一次，根據(jù)整理情況督促部門(mén)其他人員，將辦理完畢的文件材料進(jìn)行部門(mén)內(nèi)部歸檔，并將全部整理完畢的檔案資料于次月交綜合管理部辦理歸檔。 4.2.2 每件文件的存檔，檔案管理員都要根據(jù)部門(mén)建立并登記。,STEP,STEP,1,歸檔范圍,歸檔方法： 裝訂 分類(lèi).排列方案 編號(hào) 編目,5 聲像 電子檔案的歸檔,5.1 歸檔范圍 所有需存檔的文書(shū)

4、檔案所附帶的電子版本；各部門(mén)或個(gè)人在工作中或社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有對(duì)國(guó)家，社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔之以文字說(shuō)話的歷史記錄。 5.2 歸檔程序 5.2.1 電子、聲響檔案的歸檔程序同文書(shū)檔案。聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門(mén)其他載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔;如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。 5.2.2 電子檔案藥在文書(shū)檔案形成的同時(shí)歸檔保存，不得隨意修改，如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。,5.3 歸檔方法 分類(lèi)、編號(hào)、文字說(shuō)明的編寫(xiě)、時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示 5.4 歸檔要求 （1）電子檔案是本公司的卷宗的組成部分。 （2）接受原版、原件，特殊情況下可接受復(fù)制件。

5、 （3）聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。 （4）文書(shū)檔案的電子版要根據(jù)文件的內(nèi)容歸檔時(shí)間建立文件夾，定期制成光盤(pán)永久保存。,STEP,STEP,2,6 檔案的保管,6.1 檔案保管貫徹，以防為主，防治結(jié)合的原則。 6.2 檔案保在地點(diǎn)：公司檔案室。 6.3 檔案庫(kù)房溫度應(yīng)達(dá)到國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)：溫度為1424度，相對(duì)濕度4560 6.4 檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離環(huán)境污染源，要配備必要的除塵、吸塵設(shè)備，提高庫(kù)房門(mén)窗的密封性能，除塵與防塵相結(jié)合。庫(kù)房定期打掃衛(wèi)生，保持清潔。 6.5 檔案室的消防設(shè)備需24小時(shí)工作。 6.6 檔案室要有防盜設(shè)施，要安裝防盜門(mén)和采取必要的鑰匙管理措施。 6.7

6、檔案庫(kù)房要符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的要求，庫(kù)房?jī)?nèi)檔案資料要按門(mén)類(lèi)和載體進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，檔案柜要排列合理，方便利用，編號(hào)一律從左至右，從上到下。 6.8 聲像、電子檔案應(yīng)比實(shí)物檔案保管時(shí)間長(zhǎng)，具有保管時(shí)間參照檔案保管期限表而定。,STEP,STEP,3,7 檔案移交,京城國(guó)際文書(shū)檔案歸檔工作按月度進(jìn)行。各種部門(mén)兼職檔案管理人員必須在每月15日前將整理好的歸檔文件向綜合管理部移交。,STEP,STEP,4,8 檔案的保密,8.1 檔案人員要加強(qiáng)組織觀念，遵守保密守則，執(zhí)行保密規(guī)定，保證公司本部的機(jī)密不被泄露，保證檔案的安全。 8.2 檔案庫(kù)房屬機(jī)要重地，未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)，不經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不能將涉密檔案

7、私自帶出室外或借給他人。 8.3 有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)綜合管理部部門(mén)經(jīng)理及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 8.4 不得私自摘抄、復(fù)制帶密級(jí)檔案的內(nèi)容。密級(jí)檔案的利用情況，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行登記。絕密文件不得復(fù)印。,8.5 凡涉及檔案秘密的人員一律不準(zhǔn)在家庭、子女及無(wú)關(guān)人員面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案內(nèi)容，不得在普通電話、明碼電報(bào)和私人通信中暴露檔案秘密。 8.6 檔案人員提供檔案利用時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱條款和本條款，必須做到不該借閱的絕對(duì)不借。 8.7 對(duì)上級(jí)發(fā)來(lái)的機(jī)密和絕密文件，歸檔后要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，一律不得翻印。,8.8 發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時(shí)，

8、要立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告。對(duì)違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)予以嚴(yán)肅處理。,73%,27%,82.1%,17.9%,78.42%,21.58%,9 檔案的借閱,9.2 借閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并由財(cái)務(wù)部門(mén)相關(guān)工作人員辦理借閱手續(xù)。 9.3借閱檔案的部門(mén)和個(gè)人應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借給他人。嚴(yán)禁在檔案上圈劃、涂抹、折疊或自行拍照，更不得將檔案拆散、撕毀。 9.4 外單位借閱，查閱檔案時(shí)，必須持本單位介紹信，如需復(fù)印，由檔案管理人員依照本辦法的相關(guān)條例辦理，原則上檔案案卷不能帶出檔案室。 9.5 如遇特殊情況，需借閱整卷或多卷檔案，借閱人按

9、規(guī)定辦理借閱手續(xù);借閱期最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月。 9.6 歸還案卷，注意清點(diǎn)檢查，方可在借閱本上填寫(xiě)歸還日期。,9.1 公司內(nèi)部員工借閱檔案時(shí)，必須填寫(xiě)檔案調(diào)閱登記單辦理必要的借閱手續(xù)并登記。,STEP,STEP,5,10 檔案的統(tǒng)計(jì) 1. 檔案統(tǒng)計(jì)工作內(nèi)容一般包括檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)和檔案管理情況統(tǒng)計(jì) 2. 檔案基本情況統(tǒng)計(jì)有： 2.1 各部門(mén)兼職檔案管理人員統(tǒng)計(jì)。 2.2 檔案接收情況統(tǒng)計(jì)（指綜合管理部接收公司各部門(mén)歸檔材料統(tǒng)計(jì)）。 2.3 檔案整理歸檔情況統(tǒng)計(jì)。 2.4 檔案保管情況統(tǒng)計(jì). 2.5 檔案借閱、利用情況統(tǒng)計(jì)。 2.6 檔案鑒定、銷(xiāo)毀情況統(tǒng)計(jì)。 2.7 檔案移交情況統(tǒng)計(jì)。 3.

10、檔案管理情況統(tǒng)計(jì)有： 3.1 檔案管理工作中各種專(zhuān)項(xiàng)統(tǒng)計(jì)。 3.2按照上級(jí)要求，及時(shí)填寫(xiě)、上報(bào)年度的統(tǒng)計(jì)年報(bào)。 4.檔案統(tǒng)計(jì)工作要嚴(yán)肅認(rèn)真、實(shí)事求是。,11 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀 11.1 檔案鑒定應(yīng)貫徹“審查從細(xì)、留存從寬”的原則，要按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，采取既考慮歷史發(fā)展的需要，又服從于現(xiàn)實(shí)工作的態(tài)度，進(jìn)行檔案鑒定銷(xiāo)毀工作。 11.2 檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作由公司綜合管理部及檔案人員和與形成檔案內(nèi)容有關(guān)的部門(mén)共同進(jìn)行。 11.3 檔案的鑒定應(yīng)采取直接鑒定法，對(duì)照公司的檔案保管期限表，以案卷為單位，根據(jù)文件內(nèi)容逐卷、逐件、逐頁(yè)地進(jìn)行審查鑒定。在鑒定中如發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不準(zhǔn)確的，應(yīng)進(jìn)行考證、修訂、在案卷備考表中說(shuō)明。 11.4 對(duì)超過(guò)保存期限并確已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)登記檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查確認(rèn)后方可銷(xiāo)毀。,耗時(shí)降低,11.6 應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案不得改作它用或當(dāng)做廢紙出售。 11.7 檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)由二人監(jiān)督核銷(xiāo)，并在指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀，防止檔案遺失和泄密，銷(xiāo)毀人、監(jiān)銷(xiāo)人、批準(zhǔn)人均應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)保管期限為25