物業(yè)公司培訓(xùn)資料第一章.ppt

1、物業(yè)公司培訓(xùn)課程,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,1、目標(biāo) 2、工作態(tài)度 3、物業(yè)的定義 4、物業(yè)管理 5、物業(yè)管理的對象 6、管理重點(diǎn) 7、物業(yè)管理的目標(biāo) 8、物業(yè)管理的內(nèi)容 9、管理處運(yùn)作 10、物業(yè)管理進(jìn)階,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,物業(yè)主要包括：已經(jīng)完成并具有規(guī)定使用功能和經(jīng)濟(jì)價(jià)值的各類房屋建筑；與這些房屋建筑相配套的設(shè)備和市政公共設(shè)施；房屋建筑所在的建筑地塊與場地(包括綠化)、庭院、停車場以及非主干交通道路。,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,4、物業(yè)管理,物業(yè)管理是有專門的機(jī)構(gòu)和人員，依法按照合同和契約，對前期開發(fā)和已經(jīng)竣工驗(yàn)收投入使用的各類房屋建筑和附屬配套設(shè)施及場地，以經(jīng)營的方式進(jìn)行管理，并

2、且對房屋周圍區(qū)域內(nèi)的環(huán)境、清潔衛(wèi)生、安全保衛(wèi)、公共綠化、道路養(yǎng)護(hù)等等統(tǒng)一實(shí)施專業(yè)化管理，以及對住用人多方面的綜合性服務(wù)。對象是物業(yè),1. 服務(wù)對象是人 2. 完善物業(yè)使用功能，提高使用效率及經(jīng)濟(jì)效率 3采用現(xiàn)代科學(xué)管理進(jìn)行專業(yè)化、企業(yè)化管理,物業(yè)公司培訓(xùn)資料物業(yè)管理.jpg,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,5、物業(yè)管理的對象,6、管理重點(diǎn),住宅:小區(qū)、多層大廈、高層大廈、別墅 商用:寫字樓、商場、倉庫、工業(yè)廠房、停車場、俱樂部、地鐵站、土地等等。 周圍環(huán)境：人、車、道的管理，綠化地的管理。 滿足客戶、搞好關(guān)系，以預(yù)防為主，增強(qiáng)工作主動性。,1.寫字樓 目標(biāo)在為辦公人員提供不受干擾及有氣派的工作環(huán)境.

3、 工作重點(diǎn) 公共走道的雅潔明亮、充裕及快速的電梯服務(wù)、辦公時(shí)間內(nèi)水、電、冷、暖氣的供應(yīng)來源，提供商務(wù)中心、便當(dāng)?shù)鹊姆奖恪?2.商場 工作重點(diǎn) 公共地方的管理，走火通道的暢通，行業(yè)編排，推廣活動，了解商戶。 3. 停車場 目標(biāo)為停車者提供一個(gè)安全而方便的環(huán)境，亦為業(yè)主發(fā)揮停車場的最高經(jīng)濟(jì)效益；,物業(yè)公司培訓(xùn)資料各處景色.jpg,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,7、物業(yè)管理的目標(biāo),1.建立系統(tǒng)化管理程序及隊(duì)伍，制定服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，控制開支； 2.確保提供優(yōu)質(zhì)管理服務(wù)，減少故障出現(xiàn)的機(jī)會，進(jìn)而延長物業(yè)壽命； 3.與客戶/租戶/住戶/業(yè)主/業(yè)主組織/街道里委會/政府部門/公用配套公司等保持良好的溝通及關(guān)系； 4.

4、保持或提高物業(yè)的價(jià)值，令投資者獲得更佳回報(bào)； 5.提高發(fā)展商的聲譽(yù)。 其中，保持或提高物業(yè)的價(jià)值，令投資者獲得更佳回報(bào)是物業(yè)管理的最終目標(biāo)。,物業(yè)公司培訓(xùn)資料物業(yè)隊(duì)伍.jpg,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,8、物業(yè)管理的內(nèi)容,1. 以預(yù)防為主，矯正性為輔的維護(hù)，保證公共設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)作。 2. 清潔衛(wèi)生 3. 綠化 4. 安全保衛(wèi) 保安重點(diǎn)在于保護(hù)使用人、建筑物、附屬設(shè)施、公共設(shè)施等。而保安職責(zé)在于通過值班、看守和巡邏，防止或中止任何危及或影響業(yè)戶生命財(cái)產(chǎn)及身體的外界因素，提高警惕，避免損失，或?qū)p失降至最低限度，發(fā)生突發(fā)性事件時(shí)妥善處理，以便確保用戶的生命財(cái)產(chǎn)安全，生活、工作安全和社區(qū)安定 5

5、.車輛管理 6.處理投訴 7.財(cái)務(wù)管理 8.保險(xiǎn)購備 9.客戶溝通 10.配套服務(wù) 11.物業(yè)檔案,1 規(guī)章制度 1） 確定安保人員的數(shù)目 2） 確定安保巡邏的范圍和線路 3） 確定安保工作的時(shí)間 4） 確定安保工作的要求 2 巡崗、查崗 3 儀表儀容 4 禮貌用語 5 規(guī)范動作,1 人車分道 2 車速控制 3 定點(diǎn)停放 4 防竊防盜 5 出入管制 6 標(biāo)識顯明 7 停車收費(fèi),第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,9、管理處運(yùn)作,1)管理日志,1.作用：設(shè)置管理日志，有利于部門之間相互協(xié)調(diào)、補(bǔ)給； 2. 內(nèi)容：重大事故的發(fā)生、投訴、保修、對外聯(lián)絡(luò)、跟進(jìn)情況、突發(fā)事件、意外、影響正常運(yùn)作的事故等等。 3.

6、閱讀及跟進(jìn)：經(jīng)理級人員必須每日閱讀管理日志，在旁簽署確認(rèn)，指導(dǎo)員工跟進(jìn)事項(xiàng)，安排特別工作；對重大事故更應(yīng)即時(shí)向上級匯報(bào)及作書面報(bào)告。,2)溝 通,部門例會:保安部、清潔部、維修部及物業(yè)部應(yīng)定期每星期一次與各領(lǐng)班進(jìn)行例會(如有需要可要求該部門全體員工參加)，以作檢討及訊息交流，由部門主管主持。會議須作正式會議記錄，須于三天內(nèi)完成及分發(fā)到每名領(lǐng)班。,物業(yè)公司培訓(xùn)資料管理日志.jpg,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,9、管理處運(yùn)作,3)事件報(bào)告途徑,管理處應(yīng)制定事件報(bào)告途徑，讓下屬員工清楚當(dāng)那類事件時(shí)應(yīng)向誰作出報(bào)告的逐級途徑，尤其是在非辦公時(shí)間內(nèi)發(fā)生重大事故或緊急情況所需的支援渠道。,4)緊急事件處 理程

7、序手冊,管理處應(yīng)制定緊急應(yīng)變處理程序手冊，圖文并茂，將重要閥門、開關(guān)等分列，除可作應(yīng)急用途外，亦能對有關(guān)員工及新聘員工作為培訓(xùn)工具。,5)規(guī)章制度,員工絕對有權(quán)了解每工種人員的應(yīng)知應(yīng)會，知道公司對每人的工作要求標(biāo)準(zhǔn)。所謂“無規(guī)矩不能成方圓”，規(guī)章制度的建立，亦可作為管理人員對下屬員工的監(jiān)控及工作評估的依據(jù)。,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,9、管理處運(yùn)作,6)員工考勤制度,上下班記錄，養(yǎng)成員工守時(shí)的習(xí)慣。如因公事離開工作崗位或單位，亦須有適當(dāng)紀(jì)錄。同時(shí)，須訂立告假及調(diào)休，作出嚴(yán)謹(jǐn)監(jiān)管。,7)工作評估,制定員工工作考核評估制度，公平及公正地由上級作出定期評估，讓員工了解自己的長短，給予機(jī)會讓其修正，亦

8、可作為獎勵(lì)或提升的依據(jù)，建議最少每年進(jìn)行一次,8)人事管理,員工福利架構(gòu)；員工崗位職責(zé)及權(quán)限；員工招聘；員工手冊、勞動合同；制服設(shè)計(jì)；員工培訓(xùn)（課程，實(shí)地培訓(xùn)；每六個(gè)月重溫）,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,保安： 培訓(xùn)、外來人員控制、二十四小時(shí)保安、監(jiān)控、消除、 巡邏制度、 貨物搬運(yùn)制度、 停車場管理、 二次裝修管理、緊急事故處理,清潔： 不同材料的處理方式；特別之處（大堂首層高）的清潔方式；垃圾房之位置、外判的原因； 外判合同的管理；清潔共安排（清潔內(nèi)容、程度及方法、每周進(jìn)度表 ）,工程管理 驗(yàn)收/跟進(jìn)、 保養(yǎng)/維修、緊急、 計(jì)劃性（大） 、 防范保養(yǎng)（小控）、 （節(jié)能、 二次裝修、 系統(tǒng)每周、

9、月、季、半年、一年檢查及保養(yǎng)、上門維修）,財(cái)務(wù)管理 會計(jì)手冊、財(cái)務(wù)權(quán)限、有效控制、 公約、法律來處理欠款、 制訂電腦化會計(jì)程序、 稅項(xiàng)及稅率、預(yù)算、年度審核,行政及公共關(guān)系 與業(yè)戶聯(lián)絡(luò)、 投訴處理、 購保險(xiǎn)、 通知一切突發(fā)事件、 與政府部門聯(lián)絡(luò)、 處理各項(xiàng)公約、 法律事務(wù)、 制定、修改公共守則,訂立規(guī)章制度 管理公約、業(yè)戶手冊、裝修手冊； 員工指引、員工手冊；崗位責(zé)任制； 管理工作匯總：入伙、收租、裝修、機(jī)電、消防管理制度，及保安、車場、會所、管理公司、清潔、財(cái)務(wù)、員工管理；入伙（手續(xù)、收費(fèi)）。,8)人事管理,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,10、物業(yè)管理進(jìn)階,物業(yè)的定義,物業(yè)： 是指土地及土地上建

10、筑物形式存在的不動產(chǎn)，概括地說，物業(yè)是指房屋建筑、附屬設(shè)施以及相關(guān)的場地。,物業(yè)管理行業(yè)定義： 各類有價(jià)值(經(jīng)濟(jì)價(jià)值和使用價(jià)值)的土地、房屋及附屬市政、公用設(shè)施、毗鄰場地等。如：未開發(fā)的土地、整個(gè)住宅小區(qū) 或單體建筑，包括高層、多層住宅樓、別墅、綜合辦公寫字樓、商業(yè)大廈、旅游賓館、工業(yè)廠房、倉庫、地鐵站等。,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,10、物業(yè)管理進(jìn)階,物業(yè)管理的定義,由使用或占用物業(yè)而衍生的人類間往來的行為來處理這些問題，物業(yè)可包括住宅、商業(yè)中心、辦公室、商場、工業(yè)樓宇、工業(yè)城、社區(qū)、俱樂部、運(yùn)動設(shè)施等。 受物業(yè)主的委托，運(yùn)用現(xiàn)代管理科學(xué)的先進(jìn)的專業(yè)維護(hù)技術(shù)，借助經(jīng)濟(jì)和法律手段，對房屋及附屬

11、設(shè)施、周圍環(huán)境實(shí)施統(tǒng)一的綜合管理，以祈為用房者創(chuàng)造一個(gè)整潔、安全、舒適、不受干擾、方便的居住或辦公環(huán)境。 運(yùn)用技能對物業(yè)作出看管、照料、保護(hù)、護(hù)理及為此而負(fù)責(zé)，此外亦須建立業(yè)主與租客、住戶與住戶、管理人與住戶間之良好關(guān)系。由此而令物業(yè)本身能對業(yè)主及住戶發(fā)揮最佳價(jià)值及滿足其不同的目的，包括：, 從業(yè)主角度而言：物業(yè)應(yīng)維護(hù)及管理在最高效能及經(jīng)濟(jì)效益為原則； 從住戶/租戶角度而言：物業(yè)應(yīng)能提供一個(gè)安全而舒適的“家”，及從較宏觀而言提供一個(gè)全面性服務(wù)及環(huán)境優(yōu)良的社區(qū)，令其享受到滿意的社交活動； 從商業(yè)用戶而言：物業(yè)應(yīng)能提供一個(gè)優(yōu)良而穩(wěn)定的生財(cái)環(huán)境令其獲得最佳回報(bào)。,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,住宅：小區(qū)

12、、多層大廈、高層大廈、別墅； 商用：寫字樓、商場、倉庫、工業(yè)廠房、停車場、俱樂部、地鐵站、土地等等； 周圍環(huán)境：人、車、道的管理，綠化地的管理。,物業(yè)管理對象,管理重點(diǎn)：滿足客戶、搞好關(guān)系，以預(yù)防為主，增強(qiáng)工作主動性。,住宅：目標(biāo)在為住戶創(chuàng)造舒適的居住環(huán)境； 工作重點(diǎn)：安全保衛(wèi)、水電煤供應(yīng)保障、公共設(shè)施維護(hù)、清潔、園藝綠化、康樂設(shè)施的配備等； 寫字樓：目標(biāo)在為辦公人員提供不受干擾及有氣派的工作環(huán)境； 工作重點(diǎn)：公共走道的雅潔明亮、充裕及快速的電梯服務(wù)、辦公時(shí)間內(nèi)水、電、冷、暖氣的供應(yīng)來源，提供商務(wù)中心、便當(dāng)?shù)鹊姆奖悖?商場：目標(biāo)在為商場保持一個(gè)安全而舒適以及創(chuàng)造一個(gè)有特色而吸引力的購物及經(jīng)營環(huán)

13、境； 工作重點(diǎn)：公共地方的管理，走火通道的暢通，行業(yè)編排，推廣活動，了解商戶； 工業(yè)廠房：目標(biāo)為廠家保持一個(gè)安全而方便的生產(chǎn)環(huán)境； 工作重點(diǎn)：保證水、電的合理供應(yīng)，不受干擾；消防設(shè)備的可靠性，原料及貨物進(jìn)出時(shí)的運(yùn)輸安排等； 停車場：目標(biāo)為停車者提供一個(gè)安全而方便的環(huán)境，亦為業(yè)主發(fā)揮停車場的最高經(jīng)濟(jì)效益； 俱樂部：目標(biāo)在為用戶提供多元化而方便的康樂服務(wù)及配套設(shè)施最后達(dá)致盈利目標(biāo)； 其他：人、機(jī)、物、環(huán)境皆應(yīng)以安全為主、清潔為輔，同時(shí)兼顧方便性、合理性。,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,物業(yè)管理的目標(biāo),建立系統(tǒng)化管理程序及隊(duì)伍，制定服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，控制開支； 確保提供優(yōu)質(zhì)管理服務(wù)，減少故障出現(xiàn)的機(jī)會，進(jìn)而延長

14、物業(yè)壽命； 與客戶/租戶/住戶/業(yè)主/業(yè)主組織/街道里委會/政府部門/公用配套公司等保持良好的溝通及關(guān)系； 保持或提高物業(yè)的價(jià)值，令投資者獲得更佳回報(bào)； 提高發(fā)展商的聲譽(yù)。 其中，保持或提高物業(yè)的價(jià)值，令投資者獲得更佳回報(bào)是物業(yè)管理的最終目標(biāo)。,物業(yè)管理的內(nèi)容,1）以預(yù)防為主，矯正性為輔的維護(hù)，保證公共設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)作，包括,變配電設(shè)備 排水系統(tǒng) 照明系統(tǒng) 中央空調(diào)系統(tǒng) 電梯運(yùn)行系統(tǒng) 供暖系統(tǒng) 保安系統(tǒng) 消防系統(tǒng) 公共電視天線系統(tǒng) 廣播系統(tǒng) 自動監(jiān)察系統(tǒng) 各種器材、工具、應(yīng)急設(shè)備等。,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,2）清潔衛(wèi)生：在物業(yè)環(huán)境中，整潔及其所帶來的舒適和優(yōu)美，是物業(yè)管理中一個(gè)十分重要的

15、評價(jià)指標(biāo)。由于清潔具有直觀性，會帶來心理上的直接感受，因而成為物業(yè)的第一印象和管理水平的重要標(biāo)志。整潔的物業(yè)環(huán)境需要常規(guī)性的清掃保潔服務(wù)來提供保障。,物業(yè)管理的內(nèi)容,2）清潔衛(wèi)生： 每日垃圾清運(yùn) 公共地方清潔 設(shè)備間清潔 防鼠滅蟲 墻清洗,3）綠化 定期澆水、施肥、修剪、除蟲； 培植花苗、更換花木品種； 擺放節(jié)日鮮花； 改善整體布置及布局,4）安全保衛(wèi) 保安重點(diǎn)在于保護(hù)使用人、建筑物、附屬設(shè)施、公共設(shè)施等。而保安職責(zé)在于通過值班、看守和巡邏，防止或中止任何危及或影響業(yè)戶生命財(cái)產(chǎn)及身體的外界因素，提高警惕，避免損失，或?qū)p失降至最低限度，發(fā)生突發(fā)性事件時(shí)妥善處理，以便確保用戶的生命財(cái)產(chǎn)安全，生活

16、、工作安全和社區(qū)安定。,4）規(guī)章制度 確定安保人員的數(shù)目 確定安保巡邏的范圍和線路 確定安保工作的時(shí)間 確定安保工作的要求 巡崗、查崗 儀表儀容 禮貌用語 規(guī)范動作,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,5）、車輛管理 人車分道； 車速控制； 定點(diǎn)停放； 防竊防盜； 出入管制； 標(biāo)識顯明； 停車收費(fèi)。,6）、 處理投訴 處理投訴一般程序 接到電話，首先要說：“你好，XX管理處?！?接訴人登記投訴時(shí)間，投訴者姓名，所屬公司，所屬單元。 用簡潔明確的文字記錄投訴內(nèi)容。 經(jīng)辦人立即通知相應(yīng)部門跟進(jìn)投訴內(nèi)容。 將解決投訴的進(jìn)程即時(shí)反饋客戶。 對于暫時(shí)無法解決的投訴要向客戶解釋原因，同時(shí)繼續(xù)跟進(jìn)相應(yīng)部門直到完成。

17、將每日投訴內(nèi)容匯總后輸入電腦存檔。 要定期回訪客戶，做好記錄。 解決投訴的關(guān)鍵在于要讓客戶覺得你對他的投訴表示理解，并始終站在他的立場上。,7）、理投訴要點(diǎn) 即時(shí)回應(yīng) 服務(wù)態(tài)度 跟進(jìn) 反饋 再跟進(jìn) 危機(jī)處理,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,8）、 財(cái)務(wù)管理 管理費(fèi)收入 其他各項(xiàng)收入 管理開支 財(cái)務(wù)預(yù)算 收支公布 維修基金,9）、保險(xiǎn)購備；物業(yè)公司一般應(yīng)購置的險(xiǎn)種： 財(cái)產(chǎn)一切險(xiǎn) 公眾責(zé)任險(xiǎn) 雇主責(zé)任險(xiǎn) 機(jī)器設(shè)備損壞險(xiǎn) 客戶溝通 增加透明度 問卷調(diào)查 客戶回訪 業(yè)主委員會,10）、配套服務(wù) 有償服務(wù) 交通設(shè)施 樂部 娛康樂活動 經(jīng)營管理,11）物業(yè)檔案 土地批文 建筑檔案 竣工圖 驗(yàn)收合格證 設(shè)備維修合

18、約 供應(yīng)商資料 業(yè)主檔案 個(gè)別單元維修檔案,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括,管理處運(yùn)作,1）、管理日志 管理處的操作，屬于組織性行為而非個(gè)人行為，各管理處管理級員工須對物業(yè)內(nèi)每日運(yùn)作了如指掌，以便部門之間互相協(xié)調(diào)、補(bǔ)給，達(dá)致“分工不分家”的原則。因此，管理處日志的設(shè)置非常重要，將每天管理處及物業(yè)內(nèi)所發(fā)生的大小事情一一登記，包括：重大事故的發(fā)生、投訴、報(bào)修、對外聯(lián)絡(luò)、跟進(jìn)情況、突發(fā)事件、意外、影響正常運(yùn)作的事故等等。每員工亦須養(yǎng)成良好習(xí)慣，不時(shí)翻閱管理日志，對物業(yè)內(nèi)所發(fā)生的事情了解，而經(jīng)理級人員更必須每日閱讀管理日志，在旁簽署確認(rèn)，在適當(dāng)時(shí)采取跟進(jìn)行動，指導(dǎo)員工跟進(jìn)事項(xiàng)，安排特別工作；對重大事故更應(yīng)即

19、時(shí)向上級匯報(bào)及作書面報(bào)告。,2）、溝通 管理人員應(yīng)采取開明態(tài)度，鼓勵(lì)下屬員工提出困難，協(xié)助其解決，但切記要員工養(yǎng)成習(xí)慣，在提出困難的同時(shí)，先作出思考，提供其意見及解決辦法，然后適當(dāng)?shù)刈鞒黾m正，更佳地解決建議，或員工意見不被采納的原因，這是作為一名領(lǐng)導(dǎo)對下屬員工的培訓(xùn)、潛能發(fā)揮所采取的應(yīng)有態(tài)度。 為建立正常的溝通渠道，管理處應(yīng)執(zhí)行定期會議：- 每日早會：每日早上開始工作前的短敘，由物業(yè)經(jīng)理主持管理部主干人員共同參與，旨于檢討每天工作，提出困難，及提出當(dāng)日工作重點(diǎn)，分派工作。,第一章、物業(yè)管理培訓(xùn)概括, 每星期例會：在每星期工作完結(jié)的一天，由物業(yè)經(jīng)理主持，管理部主干人員及總經(jīng)理共同參與，旨于向總經(jīng)

20、理匯報(bào)一星期的工作概況及重大事故，提出值得檢討或討論事項(xiàng)共同研究，讓員工從經(jīng)驗(yàn)中學(xué)習(xí)，分享?？偨?jīng)理亦須藉此機(jī)會將公司所發(fā)放的消息向員工宣布。會議須作正式會議記錄，確定跟進(jìn)人員及預(yù)算完工時(shí)間，以方便跟進(jìn)及監(jiān)管。會議記錄以簡單為主，須于三天內(nèi)完成分發(fā)到每名與會者。 每月例會：物業(yè)經(jīng)理須每月提交書面的工作報(bào)告，報(bào)告在每月例會前完成及在會議中作出重點(diǎn)報(bào)告，每月例會須邀請委托人代表參加(如發(fā)展商代表)，會議由總經(jīng)理主持，參與人員應(yīng)包括物業(yè)經(jīng)理，工程經(jīng)理或各部門負(fù)責(zé)人。會議須作正式會議記錄，須于七天內(nèi)完成及要發(fā)到每名與會者。 部門例會：保安部、清潔部及維修部應(yīng)定期每星期一次與各領(lǐng)班進(jìn)行例會，如有需要可要求

21、該部門全體員工參加，以作檢討及訊息交流，由部門主管主持。會議須作正式會議記錄，須于三天內(nèi)完成及分發(fā)到每名領(lǐng)班。 業(yè)主管理委員會例會：由管理處組織，由業(yè)主管理委員會主席主持，參與人員包括管理委員會各委員、總經(jīng)理、物業(yè)經(jīng)理、部門主管等，以匯報(bào)物業(yè)內(nèi)的管理狀況，及對保安、清潔、維修方面作出重點(diǎn)報(bào)告，另財(cái)政報(bào)告亦藉此會議向業(yè)主管理委員會用出簡報(bào)。,會議日期由委員會主席決定，必須有七天的書面通知，開會通知內(nèi)容須包括： 開會日期、時(shí)間及地點(diǎn)；會議議程；其他臨時(shí)會議。 張貼于公告欄，讓有興趣出席旁聽的住戶向管理處報(bào)名參加。會議須作正式記錄，初稿于七天內(nèi)完成送委員會主席作最后修改，正稿須于三星期內(nèi)完成，分發(fā)到每名與會者及張貼于公告欄