第六章、差旅安排.ppt

1、差旅安排,第六章,一、了解商務(wù)旅行的基本情況 1、了解商務(wù)旅行的基本目的 2、了解商務(wù)旅行的地點(diǎn) 3、了解商務(wù)旅行的時(shí)間 4、了解商務(wù)旅行的人員安排,第一節(jié) 國內(nèi)商務(wù)旅行的準(zhǔn)備,情景案例,在安排上司的差旅事務(wù)上，有兩件事讓經(jīng)理助理李強(qiáng)至今記憶猶新，教訓(xùn)深刻。 那一次是宏利公司肖總與金通公司經(jīng)理就某合作項(xiàng)目安排了約見，預(yù)定在7月9日下午1：00開始。當(dāng)時(shí)李強(qiáng)預(yù)訂了7月8日晚直飛金通公司所在A城的機(jī)票。但肖總說8號晚上有個(gè)宴約，恐怕不能飛往A城。于是李強(qiáng)改訂7月9日上午8：00的機(jī)票。但是，由于肖總晚上應(yīng)酬時(shí)間太晚，而早班飛機(jī)又比較早，所以最終沒能趕上班機(jī)。9號上午又只有那一次航班，于是，肖總只能

2、立即買飛往相鄰城市B城的機(jī)票，再乘大巴車趕到A城的金通公司。由于遲到，金通公司經(jīng)理不悅，認(rèn)為宏利公司對該項(xiàng)目的合作缺乏誠意。宏利公司差點(diǎn)失去了與金通公司合作的商機(jī)。,會說 會寫 會做事 會做人,情景案例,還有一次是肖總要出國出差一個(gè)星期。李強(qiáng)把整理好的具體的行程安排打印后交給肖總。他自認(rèn)為已經(jīng)做得很好，誰知肖總順口問他一句那里的天氣最近怎么樣？李強(qiáng)一時(shí)啞口無言。他趕緊邊上網(wǎng)查邊通知外銷公司負(fù)責(zé)這個(gè)區(qū)域的業(yè)務(wù)員幫他問問客戶。忙碌一陣，終于把未來一周的天氣趨勢交給肖總，他也暗暗松了口氣。誰知肖總又問李路明有沒有新的名片。他準(zhǔn)備帶一盒完整的名片出去。李強(qiáng)暗暗叫苦：印刷好的那么多名片偏偏在這個(gè)節(jié)骨眼上

3、沒有了。于是趕緊通知總務(wù)后勤緊急印刷。當(dāng)李強(qiáng)再一次交給肖總印好的名片時(shí)，真的怕他再問什么。但肖總偏偏又問了。肖總要去的國家包括美國，李強(qiáng)卻不知道普通雙頻手機(jī)在美國是不能用的。肖總問他的時(shí)候，李強(qiáng)只好回答說：“只要開通國際漫游就能用”。肖總卻說：“怎么我聽說，要什么3頻手機(jī)呢？”李強(qiáng)趕緊說，我去問問。李強(qiáng)立,會說 會寫 會做事 會做人,情景案例,刻打電話去本地的移動公司。對方非常熱情，回答說不能在美國用，但是他們可以提供出租手機(jī)服務(wù)，并列舉了一系列要辦的手續(xù)李強(qiáng)頭都大了，只能一一記錄，準(zhǔn)備幫肖總辦理租機(jī)。誰知等李強(qiáng)轉(zhuǎn)達(dá)這個(gè)信息時(shí)，肖總輕輕問他：“可以直接買一個(gè)這樣的3頻手機(jī)嗎？”李強(qiáng)又傻眼了，趕

4、緊又說：“我去問問”。當(dāng)時(shí)李強(qiáng)真是尷尬萬分！最搞笑的是，當(dāng)李強(qiáng)開始查詢關(guān)于3頻手機(jī)的介紹時(shí)才發(fā)現(xiàn)，并不是只有移動電信局才有3頻手機(jī)，現(xiàn)在很多上市比較晚的手機(jī)早就是3頻了?？衫顝?qiáng)只知道肖總用的是Nokia，什么型號卻不清楚。只有硬著頭皮去問。那一刻他真的想殺了自己，怎么就這樣笨!果然，最后肖總的手機(jī)功能非常強(qiáng)大，早就是3頻。,會說 會寫 會做事 會做人,項(xiàng)目任務(wù),宏利公司的經(jīng)理助理李強(qiáng)在安排上司的差旅事務(wù)上有何不當(dāng)之處？上司公務(wù)旅行，秘書應(yīng)該要做好哪些準(zhǔn)備工作？,會說 會寫 會做事 會做人,出差準(zhǔn)備,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,上司出差時(shí)，秘書應(yīng)準(zhǔn)

5、備些什么？,差旅準(zhǔn)備（一）選擇、預(yù)定交通工具,會說 會寫 會做事 會做人,1、 預(yù)定前要了解些什么？ 2、 如何預(yù)定？ 3、 注意事項(xiàng) 按公司規(guī)定辦事 索要報(bào)銷單據(jù) 明確接送工具,小技法,秘書在準(zhǔn)備預(yù)訂車票時(shí)，一定要查用最新的列車時(shí)刻表，車次很有可能因?yàn)榧竟?jié)等原因發(fā)生變化。出差途中換車，稍不注意就會誤車誤點(diǎn)，所以能直達(dá)的就最好不要換車。如要換車，在時(shí)間上一定要安排的寬裕些。 如果出差的地方是第一次去，在那里有子公司或自己的事務(wù)所的話，就請他們代為聯(lián)系安排住處。沒有的話，就請當(dāng)?shù)芈糜位蚪煌ú块T介紹，最好不要去找自己的客方或代理商。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做

6、事 會做人,差旅準(zhǔn)備（二）預(yù)定旅館,會說 會寫 會做事 會做人,1、了解預(yù)定途徑、預(yù)定方法 2、注意事項(xiàng) 按公司規(guī)定辦事 照顧上司的習(xí)慣 索取收據(jù)和認(rèn)可書 （見p197案例）,差旅準(zhǔn)備（三）預(yù)支差旅費(fèi),會說 會寫 會做事 會做人,可采用現(xiàn)金、 旅行支票、 信用卡等,差旅用品一覽表（一）,差旅準(zhǔn)備（四）準(zhǔn)備資料和行裝,差旅用品一覽表（二）,差旅準(zhǔn)備（五）制定商務(wù)旅行計(jì)劃和日程表,會說 會寫 會做事 會做人,思考 1、出差計(jì)劃主要包括哪些內(nèi)容？ 2、旅程表和出差計(jì)劃，哪個(gè)更詳細(xì)？ 3、制作旅行計(jì)劃有哪些注意事項(xiàng)？,出差計(jì)劃內(nèi)容,1、出差的時(shí)間、啟程及返程日期，接站安排 2、出差的路線、終點(diǎn)及途經(jīng)地

7、點(diǎn)和住宿安排 3、會晤計(jì)劃（人員、地點(diǎn)、日期和時(shí)間） 4、交通工具的選擇 5、需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料。 6、旅行內(nèi)容：行程安排，約會、會議計(jì)劃，會晤人員的名單背景，會晤主題 7、出差日程表 8、上司或接待人的特別要求 9、差旅費(fèi)用,制作商務(wù)旅行計(jì)劃,（1）、日期 （2）、時(shí)間 （3）、地點(diǎn) （4）、交通工具 （5）、具體事項(xiàng) （6）、備注,（一）旅行計(jì)劃 一份周密詳細(xì)的旅行計(jì)劃主要從以下幾方面進(jìn)行考慮： 1.時(shí)間 一是指旅行出發(fā)、返回的時(shí)間，包括因商務(wù)活動需要到兩個(gè)或兩個(gè)以上地點(diǎn)的抵離時(shí)間和中轉(zhuǎn)時(shí)間；二是指旅行過程中各項(xiàng)活動的時(shí)間；三是指旅行期間就餐、休息時(shí)間。 2.地點(diǎn) 一是指

8、旅行抵達(dá)的目的地（包括中轉(zhuǎn)地）。目的地名稱既可詳寫（即哪個(gè)地區(qū)、哪個(gè)公司），也可略寫（即直接寫到達(dá)的公司名稱）；二是指旅行過程中開展各項(xiàng)活動的地點(diǎn)；三是指食宿地點(diǎn)。,3.交通工具 一是指出發(fā)、返回的交通工具；二是指商務(wù)活動中使用的交通工具。這要求秘書了解這方面知識，如識別火車種類等。 4.具體事項(xiàng) 一是指商務(wù)活動內(nèi)容，如訪問、洽談、會議、宴請、娛樂活動等；二是指私人事務(wù)活動。 5.備注 見書上案例,商務(wù)旅行計(jì)劃的具體注意事項(xiàng)？ 1，復(fù)印三份：上司；上司家屬；辦公室存檔 2，時(shí)間不可太緊，應(yīng)留有余地； 3，了解目的地相關(guān)情況：氣候；交通等。 4，如有可能，應(yīng)多準(zhǔn)備幾份旅行計(jì)劃，供上司參考。,作業(yè)

9、,寶潔公司楊總經(jīng)理今年5月5日周三要從上海出差到北京，預(yù)訂了浦東機(jī)場上午9:50的DH851班機(jī)，飛機(jī)將在11:00到達(dá)，之后他將入住距離機(jī)場僅30分鐘的皇朝賓館，當(dāng)天下午14:00-16:00參觀北京天成公司，參考產(chǎn)品質(zhì)量，天成公司派車接機(jī)，之后楊總要應(yīng)酬一些商場上的朋友。5月6日9:00與天成公司進(jìn)行商務(wù)會談，隨后簽訂協(xié)約，下午五點(diǎn)坐火車趕往西安，入住西安飯店，5月7日周五，9:00楊總拜訪西安大地公司總經(jīng)理，并洽談商務(wù)，中午12點(diǎn)視察本公司駐西安的辦事處，下午兩點(diǎn)乘坐飛機(jī)返回上海，公司派車接機(jī)。 請根據(jù)上面內(nèi)容，擬定一份出差旅程表。,差旅準(zhǔn)備（六）上司出差期間的工作,會說 會寫 會做事

10、會做人,一、動身之前 動身當(dāng)天，無論上司是從公司走還是直接從家里走，都要安排好送站的車。 二、啟程之后 把上司送上火車或飛機(jī)之后，就要立即用電話通知對方接站的時(shí)間，特別是在改變原定的車次或航班的情況下，一定要將新的車次或航班告訴對方。 三、電話與郵件的處理 在上司出差期間，如果有找上司的電話，要認(rèn)真作好電話記錄，把電話的時(shí)間和內(nèi)容記錄下來。,上司出差期間，秘書應(yīng)做好以下工作： （一）盡快處理完因準(zhǔn)備上司出差而延誤的工作。 （二）準(zhǔn)備好專用的文件夾，把上司出差期間的信件、留言條等進(jìn)行專門保管，也可以用一個(gè)“待閱文件夾”，按日期順序保管好上司出差期間收到的文件和信件。 （三）在上司出差期間，如果收

11、到一些緊急的信件，上司又要求盡快給他寄去，就可使用特快專遞等方式郵寄，并在信封上寫上“親啟”等字樣。 （四）整理文件和名片。 （五）更換和補(bǔ)充辦公用品。 （六）為了提高辦公效率，熟悉和研究辦公設(shè)備的新性能和更多的使用方法。,補(bǔ)充：如果 與上司一起出差？,一、出差途中 如果秘書陪同上司一起出差，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： （一）如果是乘火車出差，一般不要挨著上司坐。 （二）快到目的地時(shí)，就要向?qū)Ψ酵ㄖ霾畹那闆r。 （三）當(dāng)上司與對方寒暄的時(shí)候要適當(dāng)離他們遠(yuǎn)一點(diǎn)兒，注意回避。,二、注意事項(xiàng) （一）辦理賓館入住手續(xù)后，應(yīng)了解上司的房間號碼及電話。 （二）第二天的日程怎么安排，應(yīng)在頭一天晚上與上司商量好或得到上

12、司的確認(rèn)。 （三）如果上司出現(xiàn)疲勞等身體不適癥狀，應(yīng)及時(shí)調(diào)整日程安排。 （四）在賓館期間如果需要外出，應(yīng)事先征得上司的同意。 （五）每天參加各項(xiàng)活動時(shí)，應(yīng)攜帶好上司的名片、必要的會議資料（報(bào)告、備忘錄、會談提綱等）。,第二節(jié) 出國商務(wù)旅行的準(zhǔn)備,（一）出國的手續(xù)： 護(hù)照 簽證 國際預(yù)防接種證書 出境登記卡 購買機(jī)票 保險(xiǎn)等,1、辦理出國申請。 出國申請的內(nèi)容，一般包括：出國事由、出國團(tuán)組的人數(shù)，出國路線（外國公司所在國名稱），出國日程安排 (出國時(shí)間、在國外活動時(shí)間、地點(diǎn)、回國時(shí)間)等。 申請文書后面要附出國人員名單(寫清出國人員姓名、年齡、性別、職務(wù)、職稱)以及外國公司所發(fā)的邀請函(副單)。

13、,2、辦理護(hù)照手續(xù) （1.）護(hù)照的作用 護(hù)照是主權(quán)國家發(fā)給本國公民出入境及到國外辦事旅行居留的合法身份證件和國籍證明。凡出國人員均應(yīng)持有護(hù)照。 （2.）護(hù)照的種類 我國政府現(xiàn)在頒發(fā)的有外交護(hù)照、公務(wù)護(hù)照和普通護(hù)照（包括國公普通護(hù)照和因私普通護(hù)照）三種。 （3.）護(hù)照的辦理 因公出國到外交部或其授權(quán)單位辦理護(hù)照；因私出國則由公安部授權(quán)機(jī)關(guān)辦理。,3、簽證的作用和種類 簽證是一國官方機(jī)構(gòu)對本國和外國公民出入國境或在本國停留、居住的許可證明。簽證一般可做在護(hù)照上，也有的做在其他身份證上。如果前往未曾建交的國家，則用單獨(dú)的簽證與護(hù)照同時(shí)使用。我國的簽證一般做在護(hù)照上。 簽證也分為外交、公務(wù)和普通三種。

14、根據(jù)不同使用情況可分為入境、入出境、出入境、過境簽證，另外還有居留簽證。我國政府規(guī)定，因公出國的公民出入國境憑有效護(hù)照，可不辦理簽證，而持因私普通護(hù)照出入國境的中國公民必須辦理中國的簽證 。,4、辦理國際預(yù)防接種證書又叫“黃皮書” 它是國際衛(wèi)生組織為了保障出入國境人員的人身健康，防止某些疾病傳染流行所要求的證明。 受理部門是：衛(wèi)生檢疫部門 5、辦理出境登記卡 在辦妥了上述各項(xiàng)手續(xù)后，再攜帶出國人員的護(hù)照、戶口簿、居民身份證 辦理臨時(shí)出境登記手續(xù)。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,護(hù)照、簽證、黃皮書,6、時(shí)差如何計(jì)算？ 國際規(guī)定以英國格林威治時(shí)間（GM

15、T）為標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間。地球的兩個(gè)半球分為東八區(qū)和西八區(qū)，東八區(qū)時(shí)間比GMT早，西八區(qū)比GMT晚。對于出國人員來說，調(diào)整時(shí)差必不可少。通常計(jì)算是以經(jīng)線劃分，即格林威治以東，每15度加1小時(shí)；格林威治以西，每15度減1小時(shí)。,7.訂購機(jī)票并檢查機(jī)票 需出示護(hù)照并仔細(xì)查對機(jī)票。 現(xiàn)在購買出國的機(jī)票都非常簡便，在拿到機(jī)票后一定要對票面進(jìn)行查驗(yàn)。首先查驗(yàn)姓名的拼音是否與本人護(hù)照或其他有效證件中的拼音相符；全部航程的每班航班是否都有乘機(jī)聯(lián), 每一聯(lián)的黑粗線框內(nèi)是否與原旅行計(jì)劃相一致；每個(gè)航班起飛和降落的時(shí)間, 機(jī)場名稱；是否在定座欄內(nèi)填好“OK”等。,8、通知接待方 如果所到國家有接待，這時(shí)候就可以發(fā)出通知，最

16、好以書面形式通知。內(nèi)容包括：航班號、到達(dá)機(jī)場名稱和時(shí)間。,9、辦理保險(xiǎn) 為了防止意外事故，如醫(yī)療及行李丟失等，在出國之前應(yīng)幫上司辦妥相應(yīng)的保險(xiǎn)。,（二）出入境手續(xù),邊防檢查 海關(guān)檢查 安全檢查 檢疫檢查,1、 動、植物及其產(chǎn)品，微生物、生物制品、 人體組織、血液制品; 2、居民旅客在境外獲取的總值超過人民幣5000元(含 5000元，下同)的自用物品; 非居民旅客擬留在中國境內(nèi)的總值超過2000元的物品; 3、 酒精飲料超過1500毫升(酒精含量12度以上)，或香煙超過400支，或雪茄超過100支，或煙絲超過500克; 4、人民幣現(xiàn)鈔超過20000元，或外幣現(xiàn)鈔折合超過5000美元; 5、分離

17、運(yùn)輸行李，貨物、貨樣、廣告品; 其它需要向海關(guān)申報(bào)的物品。,進(jìn)境需向海關(guān)申報(bào)物品：,出境需向海關(guān)申報(bào)物品：,1、文物、瀕危動植物及其制品、生物物種資源、金銀等貴重金屬; 2、 居民旅客需復(fù)帶進(jìn)境的單價(jià)超過5000元的照相機(jī)、攝像機(jī)、手提電腦等旅行自用物品; 3、人民幣現(xiàn)鈔超過20000元，或外幣現(xiàn)鈔折合超過5000美元; 4、貨物、貨樣、廣告品;,禁止入境攜帶的物品,1、各種武器、仿真武器、彈藥及爆炸物品； 2、偽造的貨幣及偽造的有價(jià)證券； 3、對中國政治、經(jīng)濟(jì)、文化、道德有害的印刷品、膠卷、照片、唱片、影片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)存儲介質(zhì)及其他物品； 4、各種烈性毒藥； 鴉片、嗎啡、海洛因、

18、大麻以及其它能使人成癮的麻醉品、精神藥物； 5、 新鮮水果、茄科蔬菜、活動物（犬、貓除外）、動物產(chǎn)品、動植物病原體和害蟲及其它有害生物、動物尸體、土壤、轉(zhuǎn)基因生物材料、動植物疫情流行的國家和地區(qū)的有關(guān)動植物及其產(chǎn)品和其它應(yīng)檢物； 6、 有礙人畜健康的、來自疫區(qū)的以及其它能傳播疾病的食品、藥品或其它物品。,禁止處境攜帶的物品,1、內(nèi)容涉及國家秘密的手稿、印刷品、膠卷、照片、唱片、影片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)存儲介質(zhì)及其他物品； 2、珍貴文物及其它禁止出境的文物； 3、瀕危的和珍貴的動植物（均含標(biāo)本）及其種子和繁殖材料。,（三）.出行前準(zhǔn)備 （1）編制旅行方案，供上司選擇； （2）了解外匯信息，辦理兌換； （3）準(zhǔn)備隨身攜帶物品； （4）根據(jù)旅行目的，準(zhǔn)備文件； （5）檢查相關(guān)證件； （6）收集所到國的背景資料 （7）準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)亩Y物,小技法,搜集文化習(xí)俗材料 到國外出差和在國內(nèi)出差的情況大體相同，只是由于存在