工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神.ppt

1、2020/8/3，NVQ企業(yè)行政管理(二級(jí))課程講座孔昭林，2020/8/3，第五部分：工作交流， 個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神標(biāo)準(zhǔn)和大綱：修訂課程時(shí)間： 14根據(jù)交流目標(biāo)選擇不同的交流方式會(huì)議和遠(yuǎn)程會(huì)議的基本要求工作日志的管理和事務(wù)約會(huì)的安排制定簡(jiǎn)單的書(shū)面交流信件簡(jiǎn)單的表格的修訂和填寫(xiě)流程使用行動(dòng)圖等輔助手段幫助交流準(zhǔn)確滿足預(yù)定在指定日期完成工作的要求的重要性。2020/8/3、第五單元：工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神中心思想：辦公室是一個(gè)工作團(tuán)體，各成員必須具有團(tuán)隊(duì)工作精神，掌握必要的工作交流方法和技能，以達(dá)到個(gè)人和團(tuán)隊(duì)目標(biāo)，提高生產(chǎn)效率。 2020/8/3，主要內(nèi)容：一、正確的溝通方式(教材5.1

2、)二、各種會(huì)議組織(教材5.2 )三、日志管理工作時(shí)間(教材5.3 )四、書(shū)面溝通(教材5.4、5.5 )五、辦公室溝通公司的交流效率和團(tuán)隊(duì)精神、交流方式、會(huì)議組織、日志管理、書(shū)面交流、渠道工具、團(tuán)隊(duì)目標(biāo)、發(fā)送規(guī)定評(píng)價(jià)信息的方式和決定因素、利用電子郵件等電信工具，利用會(huì)議進(jìn)行交流，利用郵政服務(wù)進(jìn)行交流2020/8/3，1，正確的交流方式(教材5.1) 1，對(duì)于發(fā)送消息的方式和許多決定因素的緊急信息，請(qǐng)考慮使用電子郵件、傳真或電話。 (2)文件的大小和表現(xiàn)形式，如果一個(gè)文件由多頁(yè)構(gòu)成，考慮使用傳統(tǒng)的郵寄方法或者使用快遞服務(wù)。 (三)受益人是否需要原件或書(shū)面文本； 如有必要，請(qǐng)使用傳統(tǒng)的郵寄方法。

3、2020/8/3、(4)信息的保密程度，或者是否附有各種帳單。 如果收件人的設(shè)備有額外的安全功能，信息可以通過(guò)電子郵件或傳真發(fā)送。 如果沒(méi)有的話，郵寄服務(wù)和快遞服務(wù)比較合適。 如果附有發(fā)票或支票等票據(jù)，最好使用掛號(hào)郵寄或快遞服務(wù)。 (5)是否需要研究信息的內(nèi)容，如果是，最好打電話。 (6)有多少人正在接收信息？ 發(fā)給很多人時(shí)，可以使用傳真或電子郵件。 (7)在費(fèi)用比較中，如果可以通過(guò)兩種方法發(fā)送消息，則選擇費(fèi)用較低的發(fā)送方案。2020/8/3,2、2、使用電子郵件和其他電信工具進(jìn)行電子郵件交流的優(yōu)缺點(diǎn)：電子郵件在計(jì)算機(jī)終端上創(chuàng)建信息，通過(guò)電信系統(tǒng)發(fā)送到其他計(jì)算機(jī)終端。 可以輸入或掃描信息并將其

4、輸入，通過(guò)郵箱系統(tǒng)將其發(fā)送，并且可以在收件人的郵箱中存儲(chǔ)信息直到閱讀了郵件，用戶可以存儲(chǔ)、刪除和打印信息，并且返回、轉(zhuǎn)發(fā)和檢查同時(shí)發(fā)送的信息是否已經(jīng)被收件人接收到電子郵件的優(yōu)點(diǎn)有： (1)信息發(fā)送速度快；(2)費(fèi)用便宜，內(nèi)部局域網(wǎng)使用電子郵件免費(fèi)，外部網(wǎng)絡(luò)發(fā)送信息的費(fèi)用在本地電話費(fèi)以下，同時(shí)減少紙張使用量和發(fā)送紙張信息的郵費(fèi)，節(jié)約企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。 (3)向其他終端同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)信息，多個(gè)接收者能夠同時(shí)接收信息，方便快捷。 (4)通過(guò)使用密碼等功能可以確保信息的安全。 (5)可以發(fā)送文字信息、掃描輸入的圖表和照片等各種信息。 (6)旅行中的工作人員可以隨時(shí)在筆記本電腦上收發(fā)信息，達(dá)到流程辦公室的目的。

5、2020/8/3，電子郵件的缺點(diǎn)是： (1)接收者必須具有兼容的設(shè)備；(2)因?yàn)榘l(fā)送容易，所以發(fā)生很多垃圾郵件，這浪費(fèi)了接收者的時(shí)間。 (3)要熟練使用電子郵件，必須接受一定的學(xué)習(xí)或者訓(xùn)練。 2020/8/3，使用電信工具進(jìn)行書(shū)面交流除了電子郵件，傳真、電傳等電信系統(tǒng)也可以進(jìn)行書(shū)面信息交流，電信機(jī)曾經(jīng)是信息交流的重要手段傳真機(jī)是現(xiàn)代企業(yè)常用的信息交換工具，2020/8/3，具有(1)快速、信息即可接收的優(yōu)點(diǎn)。 (2)可以作為書(shū)面文件、事實(shí)和數(shù)字的證明，同時(shí)存檔以備查詢，(3)郵寄費(fèi)用便宜。 (4)功能完備的傳真機(jī)也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)發(fā)送信息。 當(dāng)使用傳真機(jī)來(lái)發(fā)送信息時(shí)，存在(1)只能以某單位發(fā)送傳

6、真機(jī)信息的缺點(diǎn)。 (2)難以保證信息的保密和安全。 (3)想互相探討信息是很難的。 通常，發(fā)送消息后需要電話跟蹤確認(rèn)，2020/8/3，3，利用會(huì)議開(kāi)展交流會(huì)議是信息交換的重要手段之一，(1)參加者交流各自的意見(jiàn)和思想，(2)參加者研究關(guān)于某個(gè)主題的信息(3) 會(huì)議交流的主要功能有： (1)面對(duì)面交流，更好地理解彼此的意圖；(2)會(huì)議是管理者和員工相互交流推進(jìn)新規(guī)則的重要手段，同時(shí)提出問(wèn)題，討論問(wèn)題，最后達(dá)成協(xié)議的機(jī)會(huì)(3)現(xiàn)代會(huì)議可以通過(guò)投影儀等設(shè)備更形象地交換信息。 (4)會(huì)議后可作出議事錄或書(shū)面決定。 (5)參加會(huì)議的人也可以通過(guò)會(huì)議記錄更加深入地理解會(huì)議的內(nèi)容。 2020/8/3，會(huì)議

7、交流的缺點(diǎn)是(1)浪費(fèi)時(shí)間。 會(huì)議進(jìn)行中，有些人的坦率不會(huì)影響會(huì)議的進(jìn)行，有些人說(shuō)話，談?wù)摕o(wú)關(guān)的問(wèn)題，會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。 (2)浪費(fèi)金錢。 有些大型會(huì)議的交通費(fèi)和住宿費(fèi)花費(fèi)很多。 2020/8/3，4，4，郵件和快遞服務(wù)交流的優(yōu)缺點(diǎn)是什么？ 答：現(xiàn)在有很多發(fā)送信息的電子方法，但郵寄和快遞服務(wù)仍然是發(fā)送信息的重要手段，郵件和快遞服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)是： (1)將收到的紙質(zhì)信息歸檔以備查詢。 (2)機(jī)密信息可通過(guò)掛號(hào)郵遞或快遞服務(wù)直接交付給收信人，因此比電子方法更安全(3)可獲得收發(fā)證明書(shū)。2020/8/3，(4)可以收到文件原件(5)大量郵寄信息時(shí)，郵費(fèi)可以申請(qǐng)?zhí)厥鈨?yōu)惠郵件和快遞服務(wù)的缺點(diǎn)： (1)程序復(fù)雜費(fèi)時(shí)

8、，需要裝料袋、信封封口、郵寄到郵局等(2)。 發(fā)送速度慢(4)郵件有可能丟失或錯(cuò)誤。 2020/8/3，2，各種會(huì)議組織(教材5.2) 1，會(huì)議類型如下： (1)正式會(huì)議，如董事會(huì)、股東大會(huì)等；(2)非正式會(huì)議，如部門工作會(huì)議等；(3)社團(tuán)會(huì)議，如俱樂(lè)部會(huì)議；(4)定期會(huì)議a :會(huì)議議題是會(huì)議討論的內(nèi)容及其順序的一覽表，通常在會(huì)議開(kāi)始之前發(fā)送給參加者議題上的項(xiàng)目有： (1)會(huì)議者的出席狀況介紹(2)上次會(huì)議記錄的簡(jiǎn)要回顧(3)上次會(huì)議記錄中存在的問(wèn)題(4)這次會(huì)議的主要議題(從財(cái)務(wù)項(xiàng)目開(kāi)始討論) (5) 本次會(huì)議議題中未列出的其他議題(6)下次會(huì)議的日期和時(shí)間(1)行政管理者在會(huì)議前的作用(2

9、)行政管理者在會(huì)議期間的作用(3)行政管理者在會(huì)議后的作用(2)在制作會(huì)議記錄前應(yīng)該做什么樣的準(zhǔn)備，會(huì)議記錄中包含什么樣的內(nèi)容(1)會(huì)議記錄中包含什么樣的內(nèi)容(3)。 在制作會(huì)議記錄之前，應(yīng)該做如下準(zhǔn)備(2)會(huì)議記錄的內(nèi)容一般為2020/8/3，(3)在企業(yè)內(nèi)舉行會(huì)議，如果是在企業(yè)外舉行會(huì)議，行政管理者安排外部會(huì)議時(shí)，會(huì)議場(chǎng)所的安排是非常重要的， 為了便于通常安排會(huì)議的討論，會(huì)議必須事先向國(guó)家電話服務(wù)機(jī)構(gòu)預(yù)約，使參加電話會(huì)議的各方的電話線路變得順暢。 2020/8/3，4，4 .視頻會(huì)議的特點(diǎn)，必要的設(shè)備及其優(yōu)缺點(diǎn)視頻會(huì)議是比電話會(huì)議更昂貴的會(huì)議方式，視頻會(huì)議因?yàn)槿藗兛梢韵嗷ビ^看，身體語(yǔ)言有助

10、于理解人們的觀點(diǎn)和感情。 視頻會(huì)議需要以下設(shè)備：多臺(tái)相機(jī)，多角度拍攝編程處理圖像的計(jì)算機(jī)通過(guò)電話線至少連接兩臺(tái)視頻監(jiān)視器，2020/8/3，教學(xué)方法：講義組織討論用各種適當(dāng)?shù)奈募?、記錄等模擬會(huì)議3、使用日志管理作業(yè)時(shí)間(教材5.3)1課1 .手工作業(yè)日志的使用方法(參照思考題13 ) 2電子作業(yè)日志的使用方法和優(yōu)缺點(diǎn)(參照思考題14、15 )教學(xué)方法：授課討論學(xué)生填寫(xiě)相應(yīng)的模擬日志，2020/8/34，5。5)4.5課1留言、郵件、備忘錄的制作方法(參照思考題16、17、18 ) 2表的制作方法(參照思考題19、20 )教學(xué)方法：制作要求學(xué)生和各種簡(jiǎn)單的書(shū)面交流練習(xí)教師提供表樣，說(shuō)明討論學(xué)生必須設(shè)定、修改，填寫(xiě)相應(yīng)的表5， 在辦公室中進(jìn)行交流的輔助工具(教材5.6)1.5課1 .使用流程圖進(jìn)行辦公室交流的方法(參照思考題21 )2.使用時(shí)間表進(jìn)行辦公室交流的方法(參照思考題22 )3.工作教學(xué)方法：組織討論學(xué)生制作各種圖表總結(jié)講義，2020/8/3，6，努力達(dá)到團(tuán)隊(duì)目標(biāo)(教材5.7 5.8)2課1 .要按時(shí)達(dá)到工作目標(biāo)(參見(jiàn)思路26 )2.要有團(tuán)隊(duì)工作精神(思路26 ) 七、公司規(guī)定和評(píng)價(jià)業(yè)績(jī)(教材5.9)1課1 .本公司的工作規(guī)定和質(zhì)量要求(參見(jiàn)思考題32、33 )2.嚴(yán)格評(píng)