四、企業(yè)行政管理之檔案管理.ppt

1、企業(yè)行政管理,之企業(yè)檔案管理,企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟核算及科學研究等活動中直接形成有保存價值的真實記錄。主要包括文字、圖表、音像等。,企業(yè)檔案的含義,企業(yè)檔案的分類,企業(yè)檔案的分類,A 企業(yè)管理性檔案,一、檔案與文件的區(qū)別 尚未辦理完畢的文件不是檔案，凡處在文書處理過程中的文件，都不能歸檔。 對日后沒有查考價值的文件不是檔案 。,二、件的含義,單份文件，每份文件為一件； 各種報表、名冊、圖冊、書刊、會議記錄等，一冊（本）為一件；,二、件的含義,正本與定稿為一件； 正件與附件為一件； 正文與文件處理單為一件； 原件與復制件為一件； 轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件

2、；,二、件的含義,來文與復文、去文與復文（具體包括請示與批等）可作為組合件，或各為一件。,三、歸檔的主要步驟和要求,文件材料歸檔可分為11個步驟：,1、收集文件,把反映本單位主要活動的，應該歸檔的文件材料收集齊全、完整。 對不需歸檔的文件要進行剔除。 要注意“帳外”文件的收集，特別是各種上報圖表、花名冊、本單位出版的書刊和外出開會帶回的會議文件等。,2、區(qū)分年度,根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進行區(qū)分，即不同年度形成的文件材料要按年度具體分開。具體如下：,2、區(qū)分年度 具體如下：,一般的文件材料，放在其形成的年度歸檔。 計劃、預決算、總結、報告、統(tǒng)計報表等，放在文件內(nèi)容針對的年度。 多年的

3、總結、報告，放在文件針對的最后一年。 長遠規(guī)劃，放在文件內(nèi)容針對的頭一年。 跨年度的會議，放在閉幕年。 跨年度的案件，放在結案的一年。,3、劃分期限,準確地判定每一份文件和每一組文件的價值 保管期限分別定為： 永久（無限期）、 長期（1650年）、 短期（15年以下）,4、文件裝訂,修裱破損或頁幅過小的文件 復制字紙模糊或易褪變的文件，對以純藍墨水、紅墨水、復寫紙、圓珠筆、印臺油、鉛筆等字跡材料制成的文件材料及傳真件等進行復制。 對報表、圖樣等紙張幅面大于A4規(guī)格的文件，需要加以折疊。操作是要盡量減少折疊次數(shù)，文件頁數(shù)較多時，宜整份折疊 組合件內(nèi)的文件排列： 正本在前，定稿在后；正本在前，附件

4、在后；原件在前，復制件在后；譯文在前，原文在后，轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后。,4、文件裝訂,裝訂 采用左側、下側對齊方式 對，用不銹鋼釘裝訂或線裝訂。, ,不銹鋼釘, ,三點一線裝訂,5、文件排列,由單位檔案室集中歸檔的單位:先將歸檔的文件材料按三個保管期限分開，同一保管期限的文件材料按照“機構時間”或時間先后排列。 由各部門分別整理歸檔的單位：先將歸檔文件按機構分開，再將同一機構的文件按三個保管期限分開，同一保管期限內(nèi)按時間先后排列。 盡可能將關系密切的同一活動、工作、會議形成的文件材料排列在一起。,5、文件排列,統(tǒng)計報表、簡報、刊物、非訴訟性案件材料、來文與復文、去文與復

5、文等成套性文件可集中排列，該套文件內(nèi)部按文件形成的時間先后排列。 同一保管期限文件的排列順序應保持相對穩(wěn)定。 同一保管期限文件的排列順序應保持相對穩(wěn)定。,6、文件編號,歸檔文件應逐件在首頁上方空白處用紅色印泥或黑色墨水端正、清晰地蓋上檔號章，并填寫有關欄目的內(nèi)容。,全宗號：通常指國家綜合檔案館給立檔單位的代號（企業(yè)沒有全宗號的，可不填寫）,類別號：不同門類檔案的代號，如管理性檔案為A,期限：檔案的保管期限，分為：永久、長期、短期,年度：以四位阿拉伯數(shù)字標注文件形成年度的公元紀年。,機構：填寫文件形成或承辦部門的簡稱或代號（不分機構編檔號的單位此欄可空）。,件號：以年度為界限，由檔案室集中整理歸

6、檔的，一個保管期限編一個大流水號，由各部門分別整理歸檔的，每個部門內(nèi)按保管期限分別編三個流水號。件號應做到不重號，不空號。,不分機構編件號,分機構編件號,在每年歸檔工作結束后，如發(fā)現(xiàn)有其他應歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在相應年度已歸檔文件之后編目歸檔。,7、文件著錄,把歸檔文件的有關項目錄入檔案管理系統(tǒng)。 著錄項目必須準確、詳細，以提高利用文件的查準率、查全率。,必須著錄的項目有：文件題名、責任者、文號、成文日期、全宗號（沒有全宗號可留空）、頁數(shù)、件號、歸檔年度、保管期限等。（見圖樣）,歸檔文件目錄,件號：以年度為界限，一個保管期限編一個大流水號。,歸檔文件目錄,責任者：制發(fā)文件的組織或個

7、人，即文件的署名者或發(fā)文機關；聯(lián)合發(fā)文的，可只著錄第一責任者。,歸檔文件目錄,文號：文件的發(fā)文字號，如“從府2005X號”,歸檔文件目錄,題名：即文件的標題，一般應照實抄錄，不做隨意改動。如文件沒有題名或有題名但無實質(zhì)內(nèi)容，無法揭示文件的實際內(nèi)容或成份，應加擬或重擬，附于原題之后，外加“ ”號,歸檔文件目錄,日期：指文件形成日期。,歸檔文件目錄,頁數(shù)：指歸檔文件的有效頁面數(shù)，文件處理單也要統(tǒng)計頁數(shù)。,歸檔文件目錄,備注：用以標注歸檔文件的變化情況或參見檔號。,8、填寫備考表,盒內(nèi)文件情況說明：主要用于填寫本盒文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。 整理人：

8、由負責本盒文件整理歸檔的人員簽名。 檢查人：由負責本盒文件歸檔質(zhì)量審核的人員簽名。 日期：填寫歸檔的年、月、日。,9、文件裝盒,將整理好的歸檔文件按照編號順序裝入檔案盒，文件松緊要適當，盒滿為限。同一盒內(nèi)同一年度，同一保管期限。 在檔案盒的背脊上填上以下項目：全宗名稱、全宗號、類別號、年度、期限、機構（不分機構的單位可空）、起止件號。（詳見下圖）,檔案盒背脊式樣,已填好的檔案背脊事例,10、打印目錄,按不同的保管期限打印并裝訂歸檔文件目錄，一式一份。 “檔案目錄”由“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”三部分組成。,（1）目錄夾封面,（2）目錄夾背脊,（3）填寫歸檔情況登記表,單位

9、名稱：公司,歸檔情況登記表,內(nèi)容包括： 本年度立檔單位主要工作概況， 本年度內(nèi)設機構及單位領導人變化情況 本年度管理性檔案（文書）歸檔情況 例如（見后）,（4）擬寫歸檔說明,一、主要工作概況 （此部分內(nèi)容可在本單位年終總結內(nèi)抽出主要內(nèi)容填寫） 二、機構、領導人變化情況 1、本公司內(nèi)設5個部門（、.）共有職工人。 2、領導人變化情況 任總經(jīng)理 任財務總監(jiān) 任技術總監(jiān) 三、本年度文書歸檔情況 本公司本年度企業(yè)管理檔案歸檔按照有關規(guī)定，收集齊全，嚴格劃分保管期限，及時歸檔，編制了檔案目錄，共歸檔308件，其中永久108件，編號1108件；長100件，編號從100件；短期100件，編號1100。 二四

10、年月,公司二三年歸檔說明,歸檔文件目錄,（5）打印歸檔文件目錄,裝訂“檔案目錄” 如果每年文件數(shù)量不多，形成目錄頁數(shù)較少，可將若干年度的同一保管期限的歸檔文件目錄裝入一本目錄夾中（每年的歸檔文件須另起一個流水號）。,具體裝訂時，先放置“歸檔情況登記表”，再按時間先后順序?qū)⑷舾赡甑摹皻w檔說明”排在前面，在按順序接排相應年度的歸檔文件目錄。,11、入庫裝箱柜,室?guī)靸?nèi)檔案箱柜裝具應排列有序，統(tǒng)一編號。有利于提供利用。 一般要求采用分保管期限排架方法，這種方法便于檔案按年度、保管期限進行檢索。檔案存放方式采用豎放方式，從上到下，從左到右有序排列存放，它的優(yōu)點是便于存放和拿取檔案。,G 企業(yè)經(jīng)濟合同管理

11、類,經(jīng)濟合同檔案是本企業(yè)對各類企業(yè)和客戶授信活動中形成的，反映信用業(yè)務工作情況并且有保存價值的文件材料的總稱。主要指企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、銷售合同及客戶管理檔案。 根據(jù)企業(yè)的實際情況可設置為經(jīng)濟合同、客戶管理檔案類。,合同材料的分類整理 1可按合同形成的地區(qū)排列。 2可按合同形成的時間順序進行排列。 3可按合同形成的內(nèi)容種類進行排列。,類目標識編制： （1） 適用中小型企業(yè)、合同材料不多： G 1 1 案卷號（順序號） 目錄號（第1本目錄） 大類代字 （企業(yè)經(jīng)濟合同管理 類）,（2）適用大中型企業(yè)，合同、客戶材料較多的,根據(jù)本單位的實際工作中產(chǎn)生的合同材料而定，類目設置可增可減。,4.合同檔案保管期限分為