時(shí)間管理經(jīng)典版.ppt

1、時(shí) 間 管 理 培 訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容概要,時(shí)間的含義和特點(diǎn) 時(shí)間管理的本質(zhì) 時(shí)間管理的障礙 有效時(shí)間管理的好處 個(gè)人時(shí)間管理方式評(píng)估 時(shí)間管理不善的征兆和原因 掌握時(shí)間管理的要訣 時(shí)間管理的步驟 時(shí)間管理一些值得注意的要點(diǎn) 時(shí)間管理理論的發(fā)展 時(shí)間管理金科玉律,不可增減 不可缺少 不可儲(chǔ)存 不可替代,時(shí)間失控的原因,缺乏計(jì)劃 缺乏組織 缺乏分配 缺乏控制,浪費(fèi)時(shí)間的十個(gè)原因,1.缺乏明確的目標(biāo) 2.拖延 3.缺乏優(yōu)先順序，抓不到重點(diǎn)。 4.重過程，不重結(jié)果。 5.做事有頭無尾,6.缺乏條理與整潔 7.不懂授權(quán) 8.不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求 9.盲目行動(dòng) 10. 簡單的事情復(fù)雜化,時(shí)間管理是自我管理,管理

2、自己 改變個(gè)人工作習(xí)慣 做時(shí)間的主人，要么被時(shí)間管理,成 功 的 啟 示,生活現(xiàn)狀 生活越來越忙碌 工作壓力日甚一日,成功的要求 做得更多更好 使用資源更少更簡 加快腳步永往直前 走在他人的前面,時(shí)間的機(jī)會(huì)成本,時(shí)間 = 金錢 一小時(shí)看電視 = 一小時(shí)不閱讀報(bào)紙 一小時(shí)與人閑談 = 少了一小時(shí)的工作 機(jī)會(huì)成本與個(gè)人成就 機(jī)會(huì)成本與機(jī)構(gòu)成效,您的時(shí)間值多少錢？,時(shí)間管理的本質(zhì)是選擇管理 80%的效益來自于20%的工作掌握關(guān)鍵 “我沒有時(shí)間”，其實(shí)只是一個(gè)藉口,時(shí)間管理的本質(zhì),有效時(shí)間管理的好處,提高效率 更高的工作滿意度 人際關(guān)系的改善 減少緊張與焦慮,時(shí)間管理的障礙,電話干擾,不能集中工作 別

3、人打擾,要放下重要的工作 工作優(yōu)先次序不明,重要工作未能按時(shí)完成 多項(xiàng)重要工作須同時(shí)處理,時(shí)間出現(xiàn)沖突 不妥善處理文件,造成資料遺失 無力拒絕要求,不能兼顧個(gè)人工作 拖延工作,把重要工作押后,影響工作進(jìn)度 時(shí)間估計(jì)不切實(shí)際,未能有足夠時(shí)間完成工作 信息不足/不正確/延誤 溝通失誤/不足 猶豫不決,掌握時(shí)間管理要訣,找出問題的根源 改善管理習(xí)慣 開發(fā)時(shí)間領(lǐng)域,時(shí)間失控的根源,做了根本不需要做的事 做了能夠由別人做/應(yīng)該由別人做的事 因考慮不周而耗時(shí)過多 不能慣徹，致使重復(fù)工作 缺乏計(jì)劃/組織/授權(quán)/控制 沒有人愿意承認(rèn)浪費(fèi)了別人的時(shí)間,改善管理習(xí)慣,計(jì)劃 組織與授權(quán) 控制進(jìn)度 自我約束,改善管理

4、習(xí)慣計(jì)劃,定立目標(biāo) 確定優(yōu)先處理順序,定立目標(biāo)的意義,更有效地實(shí)現(xiàn)目標(biāo) 改進(jìn)績效 提高你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的動(dòng)機(jī) 提高你對(duì)成就的自豪和滿足 提高自信心 消除止步不前和不高興的想法 更有效地利用時(shí)間,命中是偶然的，打不中是必然的！,如 果 沒 有 目 標(biāo),正確目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)SMART原則,Specific 明確具體的 Measurable 可衡量評(píng)估的 Attainable 可達(dá)成的 Realistic 現(xiàn)實(shí)可行的 Timed 有時(shí)間限制的,您是先撿那些有興趣的事做嗎？ 是 否 您是先做容易的事再做困難的事嗎？ 是 否 您是先做緊急的事再做重要的事嗎？ 是 否 您是按事情發(fā)生的先后順序處理它們嗎？ 是 否 您

5、是到接近最后期限才真正投入項(xiàng)目嗎？ 是 否,下面哪些做法是對(duì)您的描述：,確定優(yōu)先處理順序,3,2,重要,急,不急,不重要,分析工作的輕重緩急,首先處理,盡量少做 盡可能委派或者借力,用大多數(shù)時(shí)間,最好別做 或有時(shí)間再做,1、把每天要做的事情列一份清單 2、確定優(yōu)先次序，從最重要的事情 開始做起 3、每天都這么做,三步藥方,通過計(jì)劃幫您有效利用時(shí)間,認(rèn)清主要工作目標(biāo)，圍繞主要工作目標(biāo)安排輕重緩急,改善管理習(xí)慣-組織及授權(quán),充分準(zhǔn)備 促進(jìn)合作 責(zé)權(quán)清晰 適當(dāng)人選,改善管理習(xí)慣控制進(jìn)度,定出完成時(shí)間 安排跟進(jìn),帕金森定律表明，工作往往會(huì)越拖越長， 最終耗盡所有可用時(shí)間。,改善管理習(xí)慣自我約束,處理電

6、話干擾 應(yīng)付不速之客 改善拖延的習(xí)慣 整理文件 有效地進(jìn)行會(huì)議,有效地打電話,像準(zhǔn)備會(huì)議一樣準(zhǔn)備你的電話 集中打電話。如果一個(gè)號(hào)碼占線，試完其他號(hào)碼再重?fù)?按照一定的優(yōu)先順序打電話 掌握并主導(dǎo)交談 簡短，節(jié)省自己和他人的時(shí)間,有效地接聽電話,減少不重要的電話 詢問需要多長時(shí)間 轉(zhuǎn)給可以處理的人 集中精力，有效聆聽 控制接聽時(shí)間 留言電話,結(jié)束電話,在我走之前，還有什么需要討論的嗎？ 我有一個(gè)電話要接，以后再回電給你行嗎？ 進(jìn)一步的問題可以下次再談 我得去開會(huì)了，老板在等我呢 我得走了，同事正招呼我呢,如何應(yīng)付不速之客?,選擇到對(duì)方辦公室 不要坐下 事先說明 婉拒 “正在開會(huì)，謝絕打擾”,如何改

7、善拖延的習(xí)慣?,工作計(jì)劃 貫徹完成 定期檢討 化整為零,備忘錄和宣傳品放在電腦上,重要聯(lián)系人名單貼在電腦上,電話機(jī)被紙張淹沒了,廢紙溢出未清理,廢紙撒落在地上,閱讀文件塞入文檔中被遺忘了,文件數(shù)量在膨脹，卻未隨時(shí)更新,文件柜中充斥著無關(guān)的資料,整理文件-從清理辦公桌開始,只打開正在使用的文件,發(fā)函文件經(jīng)常清理,只保留當(dāng)前的來函文件,文件都是最新的,最頻繁使用的文檔極易拿到,電話伸手可及,常用文檔靠近辦公桌,無用的東西及時(shí)清除,清理辦公桌,如何有效進(jìn)行會(huì)議?,沒必要不開會(huì) 電話會(huì)議 明確目的 必要的人參加、準(zhǔn)時(shí) 用日程安排，緊扣主題 控制討論及進(jìn)程 結(jié)論簡單明了，措施可行 書面記錄、跟進(jìn)行動(dòng),掌

8、握時(shí)間管理要訣-開發(fā)時(shí)間領(lǐng)域,創(chuàng)造更多的時(shí)間,提高閱讀能力 加強(qiáng)決策能力 使用工具 提高工作效率，授權(quán) 定時(shí)運(yùn)動(dòng)，適時(shí)正確地?cái)z取營養(yǎng)，保持健康 增廣見聞，拓寬視野 早起晚睡 根據(jù)個(gè)人的節(jié)律安排時(shí)間,要做什么？-可以不做？/可以授權(quán)？ 按先后排序輕重緩急？ 分配時(shí)間 按計(jì)劃行動(dòng)自我約束 評(píng)估工作及時(shí)間效益,時(shí)間管理的步驟,時(shí)間管理一些值得注意的要點(diǎn),遵循20/80法則 記住帕金森定律 把不太重要的事集中起來辦 避免將整塊時(shí)間拆散 4D原則,4D原則,Do it now（親自做）： 不能丟掉不管、不能拖一拖再辦、不能授權(quán)的事，按照優(yōu)先順序自己親自去完成。 Delegate it（授權(quán)）： 學(xué)會(huì)授權(quán)

9、，將能派出去的事盡量派給他人干，這樣可以節(jié)約時(shí)間干最重要的工作。 Do it later（稍后再辦）： 把一些偏離目標(biāo)的精神情緒活動(dòng)，次要的工作、信息資料不全的工作，暫時(shí)掛在一邊，待有空時(shí)再去處理。 Dont do it（丟掉不管）： 把一些與目標(biāo)無關(guān)的事，無效益的事，應(yīng)差的事丟掉不管,時(shí)間管理理論的發(fā)展,第一代：利用便條和備忘錄 第二代：強(qiáng)調(diào)日歷與日程表 第三代：講求優(yōu)先順序 第四代：以原則和自然法則為重心，著眼個(gè)人計(jì)劃，兼顧重要性和緊急性，強(qiáng)調(diào)效果和效率齊頭并進(jìn),注重結(jié)果， 而不是注重忙忙碌碌。 （Concentrate on results, not on being busy）,時(shí)間管

10、理的十八種方法,1.策略第一。 2.分清輕重緩急，抓住重點(diǎn)。 3.馬上行動(dòng)-杜絕拖延。 4.明確的目標(biāo)與行動(dòng)計(jì)劃。 5.每個(gè)人的時(shí)間都有階值。 6.珍惜今天，今日事今日畢。 7.第一次做好，追求零缺點(diǎn)工作。 8.要求工作時(shí)，就必須要求時(shí)限。 9.善于授權(quán)。 10.養(yǎng)成整潔和條理的習(xí)慣。 11.養(yǎng)成快速的節(jié)奏感。 12.結(jié)果導(dǎo)向，掌控過程。 13.猴子管理。 14.不要讓人浪費(fèi)你的時(shí)間。 15.善用零碎的時(shí)間。 16.“第一”勝過更好。 17.記錄每一天做的每一件事的時(shí)間。 18.業(yè)余時(shí)間管理。,設(shè)立有挑戰(zhàn)但可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo) 設(shè)定所有工作的完成期限 建立固定的日常工作模式 在精力最充沛時(shí)做最用腦力的工作 不要推遲你不喜歡但重要的事情 不重要的事遲一點(diǎn)做 分析你在時(shí)間管理方面的障礙 確立你不希望被打擾的時(shí)間 一次只做一件事 如果你開始做一件事，盡可能做完它,時(shí)間管理金科玉律,做好電