公文處理知識講座.ppt

1、公文處理知識,主講人：李 杰,2012.3.27,目 錄,公文處理的指導(dǎo)思想 公文發(fā)布及傳遞 公文處理的基本內(nèi)容 公文處理的改進(jìn),.,中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處 理?xiàng)l例和國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法，是全國各級各單位公文處理工作的基本依據(jù)。,黨的機(jī)關(guān)公文與國家行政機(jī)關(guān)公文比較,一、公文處理的指導(dǎo)思想,1.公文的定義和作用 國家行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。,.,2.公文處理的要求 規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。,.,3.公文處理的任務(wù) 公文處理，包括辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列互相關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。,.,4.公文處

2、理的原則 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是，精簡、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。,.,5.公文處理與保密 公文處理要嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密法律、法規(guī)。重要公文一旦被泄露，會給黨和國家造成重大損失。,.,6.公文的領(lǐng)導(dǎo)者 各級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人是公文工作的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守公文處理辦法并加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和檢查。,.,7.公文的管理機(jī)構(gòu) 各級黨政機(jī)關(guān) 辦 公 廳（室）是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的公文處理工作,（一）收文辦理（內(nèi)部文件、外部文件） 1簽收與拆封：外查、核對 2登記：來源、內(nèi)容、處理情況 3審核： 4. 擬辦： 5批辦： 6分送 7承辦 8催辦

3、9注辦標(biāo)注辦理情況,二、公文發(fā)布及傳遞,（二）發(fā)文辦理 1. 發(fā)文處理：擬稿、審核、核稿、會簽、簽發(fā)、復(fù)核、登記、編號、印制、分發(fā)等。 2注發(fā)工作：發(fā)授范圍、閱讀級限、緊急程度、機(jī)密 等級、發(fā)出方式、公文格式、印刷要求 3發(fā)文登記：編號、成文日期、受文范圍、公文標(biāo)題、附件、密級、簽發(fā)人、份數(shù)、發(fā)出日期 4公文印刷：準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范、安全、保密等 5分發(fā)郵寄：電子,三、公文處理的基本內(nèi)容,簽收與拆封 擬辦的程序 閱文送呈的方法 請辦 傳閱 承辦 催辦,辦復(fù) 發(fā)文處理辦法 簽發(fā) 公文制發(fā)程序中存在的問題 公文的日常管理及存檔,（一）公文的簽收與拆封,1.簽收：主要是保證公文在處理過程中的明確雙方責(zé)

4、任，保證文件的安全可靠。一種為“外部收文”，另一種為“內(nèi)部收文”。主要有三種方式：簽字、蓋章、收條 2.拆封：注意私人信件及絕密件的拆封。,3.收到下級機(jī)關(guān)上報(bào)的公文，文秘部 門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是： 是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文 規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家的法律、法 規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門職 權(quán)范圍的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽；文 種、格式是否規(guī)范。,（二）擬辦程序,1 . 概述：對來文提出初步處理意見。辦公室領(lǐng)導(dǎo)對應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)審批，哪個(gè)部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項(xiàng)提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。 2 . 擬辦意見 ：擬辦的結(jié)果是形成擬辦意見，擬辦意見是否準(zhǔn)確恰當(dāng)，對

5、領(lǐng)導(dǎo)批辦、文件執(zhí)行和工作效率有直接影響。,（三）閱文送呈的方法,注傳法：注發(fā)和傳閱有機(jī)結(jié)合的辦文方法。注發(fā)意見寫給需要承辦和了解文件精神的有關(guān)部門（個(gè)人）。 存注法：存檔和注發(fā)有機(jī)結(jié)合的方法。適合處理下級來文，一般不傳閱，只分發(fā)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，辦完注發(fā)存檔。 閱注法：處理下級請示、報(bào)告的辦法。需要有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示處理。 擬辦批示：報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批示前，對報(bào)告、請示中提出的問題提出初步意見，形成擬辦意見。 摘要注辦：收發(fā)員把收文處理的主要經(jīng)過、處理結(jié)果及復(fù)文文號或交代人員、地點(diǎn)、時(shí)間、精神簡短注明。,（四）請辦,批抄法：包括“請批”和“抄發(fā)”兩層意思，主要是請誰批、送誰閱的問題。請主管領(lǐng)導(dǎo)批示，同時(shí)請對應(yīng)職

6、能部門辦理。 加抄法：對批抄分發(fā)之后，又要增發(fā)的單位（部門）和個(gè)人。主要原因是：批抄時(shí)考慮不周；情況發(fā)生變化；領(lǐng)導(dǎo)閱后批示。 請（批）辦法：公文內(nèi)容需要辦理的事項(xiàng)明確，直接送主管業(yè)務(wù)部門辦理。 請批法：送請領(lǐng)導(dǎo)批辦。 提出具體傾向性方案； 提不出具體方案； 對重大問題不便發(fā)表意見或不能確定的。,擬辦意見處理中應(yīng)注意的問題,對于必須辦理的，擬辦意見要肯定。如：“請 閱辦”、“請 辦理”、“請 批示”、“請 審示”等。 對于非必須辦理的，屬閱知性的，語氣不必肯定。如：“請 審閱”、“請 閱”、“請 閱酌”、“請 研究”、“請 閱處”等。,（五）傳 閱,分送傳閱 集中傳閱 設(shè)立閱文室 橫傳法 回傳法

7、 專傳法,傳閱-分送傳閱,由專人負(fù)責(zé)傳閱，其流程為：先送第一人應(yīng)閱人，第一應(yīng)閱人退回，再送第二人，依次傳閱。主要適用于涉密文件及控制閱文范圍的文件。,傳閱-集中傳閱,利用領(lǐng)導(dǎo)集中學(xué)習(xí)或開會及其他集中時(shí)間，會前或會后傳閱。適用于急而比較簡短的文件。,傳閱-橫傳法,又叫“接力式傳閱”，傳閱流程為：第一人閱完后直接傳遞給第二人，依次類推，直到傳遞到最后一個(gè)應(yīng)閱人為止。適用于比文件信息不涉密，應(yīng)閱人群集中的情況。缺點(diǎn)：容易失控。解決辦法：掛號、銷號，掌握去向。,傳閱-回傳法,后閱人批示意見需要向前邊已作過批示的領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)的情況，是倒流傳閱的過程。這是傳閱過程中不可缺少的傳閱形式。,傳閱-專傳法,由專人將

8、傳閱文件送給領(lǐng)導(dǎo)審批。主要在特殊情況下采用：一是特急件；二是絕密件。一般領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)批示后送第二個(gè)領(lǐng)導(dǎo)批示，時(shí)間短，安全。,（六）承辦,承辦部門（個(gè)人）根據(jù)輕重緩急程度安排處理。緊急公文按時(shí)限要求急辦，確有困難的應(yīng)當(dāng)說明。 根據(jù)批示意見或貫例，屬牽頭辦理的，提出意見后與協(xié)辦部門會商會簽，再由牽頭部門歸納意見，填寫承辦單，然后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。 承辦人員對已辦結(jié)的文件要“注辦”，如果是行文答復(fù)的，要注明行文文號。,（七）催 辦,1 . 催辦方法： 電話催辦；書面催辦；登門催辦； 承辦部門來匯報(bào)。 2 . 催辦要求：重視催辦工作；制度化；催辦登記；催辦檢查。,送負(fù)責(zé)人批示或者交 有關(guān)部門辦理的公文，文秘 部

9、門要及時(shí)催辦。,（八）辦 復(fù),函復(fù) 口頭答復(fù) 復(fù)印領(lǐng)導(dǎo)批示 就地處理 統(tǒng)籌安排,（九）發(fā)文處理辦法,發(fā)文內(nèi)容：請示、批復(fù)、指導(dǎo)性文件、報(bào)告、函、復(fù)函、轉(zhuǎn)發(fā)文件、簡報(bào)、刊物等。 行文及其要求：注意上行文、平行文、下行文。 發(fā)文處理：擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、復(fù)核、登記、編號、印制、分發(fā)等。 核稿要領(lǐng)：公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的重點(diǎn)：一是審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；二是附件材料是否齊全；三是公文格式、文種使用、文字表述是否統(tǒng)一、規(guī)范。,擬稿過程中應(yīng)該注意的事項(xiàng),文稿前要使用稿頭紙。認(rèn)真填寫。 文件發(fā)范圍要明確、具體。分兩種：單稱、全稱，注意簡稱。 擬稿人要把形成文稿有關(guān)的文字資料的依據(jù)

10、附在文稿后面。 主管部門擬以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)名義發(fā)文，要經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，涉及其他部門的，要送其他部門會簽。,.,凡送負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文，應(yīng)由文秘部門進(jìn)行校核（核稿）。校核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬寫公文的要求，格式是否規(guī)范等。,（十）簽 發(fā),簽發(fā)原則：按職權(quán)劃分的原則、集體負(fù)責(zé)的原則、授權(quán)代簽的原則；加簽的原則、會簽的原則。 簽發(fā)的格式：核準(zhǔn)意圖要具體（注意圈閱）。簽發(fā)人的姓名要寫全。簽發(fā)日期要寫全。,簽發(fā)過程中應(yīng)注意的問題,以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)

11、人簽發(fā)。,.,已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文稿， 應(yīng)制前應(yīng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)報(bào)原簽發(fā)人復(fù)審。,（十一）公文中的“倒流”現(xiàn)象,1 . 什么是“倒流”： 不按正常程序核稿、送審、簽發(fā)，而直接送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，文稿才轉(zhuǎn)到辦公室核稿。 2 . “倒流”的危害： 影響公文制發(fā)速度； 影響公文質(zhì)量； 容易出現(xiàn)原則上錯(cuò)誤和政策矛盾；容易出現(xiàn)文件丟失情況。 3 . 解決“倒流”的辦法： 送審過程由辦公室流轉(zhuǎn)； 業(yè)務(wù)部門及草擬人嚴(yán)格遵守核稿、送審、簽發(fā)程序。,（十二）公文的日常管理及存檔,1 . 來文收集：除少數(shù)沒有查考值的公

12、文外，絕大多數(shù)公文都需要收集。 來文收集的方法： （1）來文份數(shù)較多的留足歸檔份數(shù)。 （2）加蓋明顯戳記。 （3）領(lǐng)導(dǎo)有批示的，復(fù)印辦理。 （4）傳閱后及時(shí)收存。 （5）會議發(fā)放材料，要及時(shí)收集登記再交部門或個(gè)人使用，用畢及時(shí)收回。,2.公文日常管理 （1）原則：效用與保密， 統(tǒng)一管理 （2）閱讀傳達(dá)范圍：密級與大小 （3）公開發(fā)布 （4）復(fù)制 （5）匯編 （6）清退：時(shí)限、齊全 （7）銷毀,3.公文保密 （1）密級：絕密、機(jī)密、秘密 （2）標(biāo)識： （3）密期：不標(biāo)為長期，標(biāo)注最高為 30、20、10年,4.公文立卷 作用： 1維護(hù)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作真實(shí)歷史面貌 2保持公文之間的歷史聯(lián)系， 便于日后

13、查找和利用 3保持公文的完整與安全，便于管理 4為檔案工作奠定基礎(chǔ),5.公文歸檔 （1）擬寫標(biāo)題 （2）排列公文 （3）公文編號 （4）填寫目錄 （5）填寫封皮 （6）排列案卷 （7）編制目錄 （8）案卷移交,（十三）常見問題 1. 不是公文當(dāng)公文如內(nèi)部材料、自定“公文”等 2. 發(fā)文機(jī)關(guān)與公章要一致不能張冠李戴 3. 行文方向要準(zhǔn)確不能越級行文、不對個(gè)人 4. 文種要準(zhǔn)確不是報(bào)告當(dāng)報(bào)告、函不是信 5. 一事一議不能一文多事 6. 文字準(zhǔn)確錯(cuò)別字 7. 不用公文紙 8. 沒簽發(fā)人 9. 不蓋公章 10. 要注意保密 11. 時(shí)效性 12. 自動(dòng)化,（十四）涉密文件的處理 涉密文件的制作、收發(fā)、傳遞、承辦、使用、傳閱、復(fù)制、摘抄、保管、清退、移交和銷毀等環(huán)節(jié)，以及電子文件的存取、處理、傳遞都必須遵守文件保密與安全的相關(guān)規(guī)定。 涉密文件資料不準(zhǔn)帶出單位。確因工作需要攜帶外出的，履行審批手續(xù)；經(jīng)批準(zhǔn)攜帶的要采取保密措施。 在外參加會議、活動(dòng)等攜帶的涉密文件資料，有關(guān)人員回到單位后，應(yīng)立即送交本部門文件管理人員進(jìn)行登記。 涉密文件資料原則上不允許復(fù)制。確因工作需要復(fù)制的要履行審批手續(xù),涉密人員應(yīng)自覺增強(qiáng)保密意識。 認(rèn)真落實(shí)保密工作